- 相關(guān)推薦
物業(yè)管理安全應(yīng)急預(yù)案
為科學(xué)有效應(yīng)對(duì)物業(yè)管理區(qū)域可能出現(xiàn)的安全突發(fā)事件，規(guī)范應(yīng)急處置工作，切實(shí)消除我市物業(yè)管理區(qū)域安全隱患，保障物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的公共安全，下面是物業(yè)消防安全應(yīng)急預(yù)案，歡迎參考閱讀！
物業(yè)管理應(yīng)急預(yù)案（一）
第一章：管理項(xiàng)目調(diào)研
對(duì)于“頤園世家”（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“頤園世家”）的開(kāi)發(fā)建設(shè)，我公司保持了長(zhǎng)期的關(guān)注，與此同時(shí)我們對(duì)項(xiàng)目客戶(hù)對(duì)物業(yè)管理的需求進(jìn)行了初步調(diào)研，將本項(xiàng)目的調(diào)研歸納如下：
一、地理位置：
“頤園世家”合肥高新技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)，東臨懷寧路，南依習(xí)友路，是政務(wù)新區(qū)的真正核心地帶。
二、經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)：
“頤園世家”總占地面積7.9萬(wàn)平方米，總建筑面積18.2萬(wàn)平方米，其中多層約6000平方米；小高層127000平方米；商業(yè)32000平方米；地下停車(chē)場(chǎng)面積為21000平方米。容積率為2.03，綠化率35%。電梯數(shù)量57部，車(chē)位數(shù)量671輛（地面：125個(gè)，地下：546個(gè)）
三、交通組織與智能化配置：
小區(qū)設(shè)兩個(gè)出入口，一期一個(gè)，車(chē)位充足。公共區(qū)域機(jī)動(dòng)車(chē)泊車(chē)位集中在小區(qū)周?chē)偷叵峦＼?chē)場(chǎng)，主干道旁劃定零星臨時(shí)泊車(chē)位。基本遠(yuǎn)離住宅樓，減少了對(duì)居民的影響，組團(tuán)區(qū)道路設(shè)計(jì)同時(shí)亦充分考慮無(wú)障礙設(shè)計(jì)。
“頤園世家”實(shí)行智能化配套聯(lián)網(wǎng)，按星級(jí)配置，設(shè)：聯(lián)網(wǎng)式彩色可視對(duì)講、進(jìn)口帶云臺(tái)監(jiān)控、紅外線防越報(bào)警、電子巡更、小區(qū)背景音樂(lè)。
四、休閑
小區(qū)設(shè)有多功能休閑會(huì)所，會(huì)所內(nèi)設(shè)有體育健身中心，醫(yī)療室，兒童游戲場(chǎng)所，老人活動(dòng)中心、景觀水池等。每個(gè)組團(tuán)有充足的活動(dòng)場(chǎng)地，中央長(zhǎng)廊與水系貫穿小區(qū)的中央，方便了業(yè)主的日常生活與休閑。
五、商辦樓：
規(guī)劃總建筑面積為32000㎡的休閑商辦樓，與住宅完全分隔又完美配套，與街景容為一體，使住戶(hù)的生活便利無(wú)憂。
六、周遍配套
政務(wù)新區(qū)是合肥較為成熟的新興高檔居住區(qū)，周遍公共配套齊全，宜商宜住，“頤園世家”周?chē)鷮W(xué)校、醫(yī)療、旅游、餐飲、超市、農(nóng)貿(mào)及生活服務(wù)等配套設(shè)施一應(yīng)具全，最大程度了滿(mǎn)足了業(yè)主的生活需求。
七、物業(yè)管理重點(diǎn)和難點(diǎn)
基礎(chǔ)性服務(wù)提供與差異性服務(wù)提供
對(duì)小區(qū)內(nèi)部實(shí)行封閉式管理
小區(qū)安全性、便利性、舒適性高度共融
要成功達(dá)到“頤園世家”的管理目標(biāo)，需要管理者具備優(yōu)秀的管理服務(wù)體系。在“頤園世家”，我們將在管理系統(tǒng)、服務(wù)系統(tǒng)、文化系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)全面導(dǎo)入長(zhǎng)城模式，并不斷改善和提升。
第二章：前期物業(yè)管理
一、前期介入管理的設(shè)想，物業(yè)服務(wù)設(shè)計(jì)方案
前期介入是現(xiàn)代物業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其核心是把物業(yè)管理的思想注入到物業(yè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工過(guò)程中，并幫助開(kāi)發(fā)商進(jìn)行樓盤(pán)銷(xiāo)售，提供物業(yè)管理咨詢(xún)，使物業(yè)最大限度地滿(mǎn)足業(yè)主的需求。
對(duì)物業(yè)管理前期介入的基本思路是：通過(guò)組建專(zhuān)案工作小組對(duì)頤園世家的前期介入，提前對(duì)頤園世家進(jìn)行全面深入的了解，為即將開(kāi)始的物業(yè)接管驗(yàn)收掌握第一手原始資料，為將來(lái)的物業(yè)管理工作順利開(kāi)展打下基礎(chǔ)；以專(zhuān)業(yè)的物業(yè)管理視角和立場(chǎng)，依據(jù)專(zhuān)業(yè)調(diào)研人員對(duì)當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)、物業(yè)管理等相關(guān)市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果，提出一系列基于最大限度發(fā)揮頤園世家各項(xiàng)配套設(shè)施使用功能，滿(mǎn)足未來(lái)客戶(hù)群體的使用需求的合理化建議；并力臻制定出定位準(zhǔn)確、內(nèi)容完善、有效適用的符合頤園世家特點(diǎn)的物業(yè)管理方案。
根據(jù)頤園世家的具體特點(diǎn)，制定的前期物業(yè)管理服務(wù)設(shè)計(jì)方案包括了以下幾點(diǎn)：
（一）、組建“前期物業(yè)管理顧問(wèn)團(tuán)”，根據(jù)物業(yè)特點(diǎn)，提出合理建議
根據(jù)目前合肥市房地產(chǎn)的發(fā)展趨勢(shì)及頤園世家市場(chǎng)定位，基于頤園世家系高檔次的住宅樓，對(duì)工作環(huán)境和生活品質(zhì)均有著較高的需求，將依托公司總部強(qiáng)大的技術(shù)力量以及與我們合作多年、極具專(zhuān)業(yè)見(jiàn)解及工作經(jīng)驗(yàn)的各相關(guān)專(zhuān)業(yè)專(zhuān)家，組建“項(xiàng)目前期顧問(wèn)團(tuán)”。
“項(xiàng)目前期顧問(wèn)團(tuán)”依據(jù)我們已建立并有效運(yùn)作的管理體系，對(duì)小區(qū)的給排水、電力供應(yīng)、消防、安保、園林綠化、停車(chē)場(chǎng)、水景、智能化系統(tǒng)、標(biāo)識(shí)系統(tǒng)、管道天然氣系統(tǒng)、公共配套設(shè)施、管理用房等的規(guī)劃及施工，從物業(yè)管理的專(zhuān)業(yè)視角提出科學(xué)合理的建設(shè)性意見(jiàn)，提交《頤園世家物業(yè)規(guī)劃建議書(shū)》、《物業(yè)前期介入施工建議書(shū)》、《頤園世家垃圾收集系統(tǒng)配置建議書(shū)》、《VI系統(tǒng)配置方案建議書(shū)》，使物業(yè)能夠更加滿(mǎn)足業(yè)主以及使用人的需要，同時(shí)力求節(jié)約與實(shí)用，省去不必要的開(kāi)支和重復(fù)建設(shè)。
�。ǘf(xié)助頤園世家做好銷(xiāo)售工作
為使業(yè)主在購(gòu)房的過(guò)程中就能夠感受物業(yè)管理的質(zhì)素，項(xiàng)目前期顧問(wèn)團(tuán)將在前期介入期配合售樓部開(kāi)展如下工作：
1.安排一名現(xiàn)場(chǎng)物業(yè)顧問(wèn)配合售樓部受理物業(yè)管理咨詢(xún)，協(xié)助簽訂《業(yè)主臨時(shí)公約》《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》同時(shí)對(duì)售樓人員進(jìn)行物業(yè)管理相關(guān)法律法規(guī)、服務(wù)內(nèi)容、契約的培訓(xùn)；對(duì)銷(xiāo)售人員的各項(xiàng)承諾文書(shū)從物業(yè)管理視角予以審核，避免入伙后口實(shí)不符導(dǎo)致糾紛。
2.高標(biāo)準(zhǔn)做好售樓中心、樣板房、停車(chē)場(chǎng)和室外廣場(chǎng)的保潔工作；
3.提供售樓中心、樣板房和室外廣場(chǎng)的安全護(hù)衛(wèi)以及車(chē)輛停放的疏導(dǎo)、指引服務(wù)；
（三）、開(kāi)展業(yè)主服務(wù)需求調(diào)查
業(yè)主需求是我們提供服務(wù)的重要依據(jù)，項(xiàng)目前期顧問(wèn)團(tuán)將在銷(xiāo)售部門(mén)的幫助下，在入住前開(kāi)展業(yè)主需求調(diào)查，以求了解頤園世家業(yè)主的年齡結(jié)構(gòu)、文化層次、興趣愛(ài)好及各類(lèi)服務(wù)需求，并對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，以此對(duì)客戶(hù)服務(wù)體系進(jìn)行精心設(shè)計(jì)，確定服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，使今后的物業(yè)管理工作更加貼進(jìn)業(yè)主。同時(shí)，與開(kāi)發(fā)商共同舉辦準(zhǔn)業(yè)主聯(lián)誼活動(dòng)，集中收集、了解業(yè)主反饋的信息。
�。ㄋ模�、進(jìn)行物業(yè)交付前的實(shí)操性工作
在較深入了解物業(yè)及業(yè)主需求的基礎(chǔ)上，與開(kāi)發(fā)商攜手做好以下各項(xiàng)前期準(zhǔn)備工作：
1、對(duì)園林布置及景觀設(shè)計(jì)方案提供專(zhuān)業(yè)建議；
2、協(xié)助制訂交通管制方案及保安崗?fù)ぴO(shè)置方案；
3、對(duì)智能化系統(tǒng)提出專(zhuān)項(xiàng)建議；
4、收集工程圖紙，建立設(shè)備檔案，參與設(shè)備的安裝調(diào)試；
5、對(duì)設(shè)備設(shè)施及各類(lèi)管線的隱蔽工程進(jìn)行跟蹤并建檔管理；
6、參與房屋裝修的過(guò)程管理和驗(yàn)收工作；
7、與開(kāi)發(fā)商協(xié)商建立維保機(jī)制，力求在工程款項(xiàng)支付、維修管理流程等方面建立有效的措施以確保施工單位維修的高效率，使客戶(hù)在維修方面的需求能夠得到快速響應(yīng)；
8、收集裝修裝飾材料以及相關(guān)設(shè)備的備品備件，初步確立物料供應(yīng)商，以滿(mǎn)足日后維修中的材料供應(yīng)；
9、建立與社會(huì)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，開(kāi)展如通郵、通電、通水、通氣、電話申請(qǐng)等準(zhǔn)備工作；
10、針對(duì)未來(lái)需要完善的物業(yè)管理問(wèn)題建立專(zhuān)項(xiàng)檔案。
11、聯(lián)系品質(zhì)好、信譽(yù)佳的建材、家具、電器供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)辦公，展示供應(yīng)商的聯(lián)絡(luò)方式、服務(wù)內(nèi)容以及貨樣的款式、規(guī)格、功能、價(jià)格等相關(guān)資料，使業(yè)主節(jié)約時(shí)間、集中訂購(gòu)，由供應(yīng)商及時(shí)按需送貨上門(mén)安裝。
12、確認(rèn)裝修單位、搬家單位的名單，駐場(chǎng)辦公，方便業(yè)主裝修和入住。
�。ㄎ澹匆�(guī)范實(shí)施接管驗(yàn)收
充分利用前期介入取得的各種資料和數(shù)據(jù)，以及對(duì)物業(yè)的了解，本著“對(duì)業(yè)主負(fù)責(zé)，對(duì)開(kāi)發(fā)商負(fù)責(zé)”的宗旨，根據(jù)國(guó)家驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)頤園世家進(jìn)行嚴(yán)格、細(xì)致、全面的接管驗(yàn)收，如實(shí)填報(bào)質(zhì)量驗(yàn)收單，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，記錄在案，書(shū)面要求施工單位整改，明確復(fù)檢時(shí)間與罰則。協(xié)調(diào)施工單位留存部分材料，尤其是外部裝修部分，以便日后維修，做好后續(xù)保障。
對(duì)于已經(jīng)接收的房屋，管理處從接收簽字起，即需組織人員對(duì)已接收項(xiàng)目進(jìn)行環(huán)境整理和護(hù)管。
�。�、入伙方案策劃及實(shí)施
1、入伙儀式：配合地產(chǎn)商策劃樓房交付及業(yè)主入伙儀式，以營(yíng)造出一種喜氣熱情的氛圍，體現(xiàn)物業(yè)管理公司及地產(chǎn)商對(duì)業(yè)主的尊敬和重視；
2、入伙時(shí)的工作：
A、建議開(kāi)發(fā)商先期制作入伙流程光盤(pán)，與入伙通知書(shū)同時(shí)送交業(yè)主，詳細(xì)介紹入伙流程，告知手續(xù)辦理方法以及小區(qū)概況；
B、合理安排業(yè)主的入伙時(shí)間，分批通知不同單元的業(yè)主辦理入伙，錯(cuò)開(kāi)高峰時(shí)間；節(jié)約業(yè)主辦理手續(xù)時(shí)間，加強(qiáng)節(jié)假日的入伙辦理；
C、場(chǎng)景布置：協(xié)助策劃公司、禮儀公司，包括擺放花籃、盆景，懸掛條幅，張燈結(jié)彩，插放彩旗，高掛氣球等，給人以隆重、喜慶的感受。
D、設(shè)置導(dǎo)向路標(biāo)，安排引導(dǎo)人員，同時(shí)對(duì)根據(jù)實(shí)際需要，在入伙辦公現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置入伙流程圖及其他注意事項(xiàng)展牌，使業(yè)主明確辦理入伙手續(xù)、收樓的過(guò)程和相關(guān)要求。
E、在業(yè)主辦理入伙手續(xù)前，管理處向業(yè)主發(fā)放相關(guān)資料。
F、公司財(cái)務(wù)人員、協(xié)助驗(yàn)樓人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)（供氣、供電、供水、電信、銀行等）現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)合辦公，設(shè)立入伙服務(wù)流程臺(tái)，一條龍辦理入住手續(xù)，隨到隨辦，簡(jiǎn)潔高效，并由銷(xiāo)售中心、管理處合作，對(duì)客戶(hù)提供一對(duì)一入住服務(wù)。
3、入伙工作程序：
入伙程序以一條龍的形式有序開(kāi)展，盡可能在最短的時(shí)間內(nèi)提供最周到的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)潔高效之目的。先由管理處向業(yè)主發(fā)放資料袋（包括入伙流程、裝飾裝修流程、費(fèi)用收取標(biāo)準(zhǔn)、房屋接管驗(yàn)收單、防盜網(wǎng)樣式和材質(zhì)要求、室內(nèi)管線圖、便民服務(wù)卡），填寫(xiě)《業(yè)主情況登記表》之后，再到財(cái)務(wù)部結(jié)清入伙費(fèi)用，手續(xù)辦理完畢發(fā)放鑰匙，并安排專(zhuān)人引導(dǎo)業(yè)主入室驗(yàn)收，將業(yè)主提出的房屋質(zhì)量方面的合理意見(jiàn)，逐項(xiàng)記錄在相關(guān)的表單上，并負(fù)責(zé)與開(kāi)發(fā)商或施工單位聯(lián)系，限期修好，保證業(yè)主按時(shí)入住，最后按檔案管理規(guī)定將業(yè)主入伙資料收集歸擋。
第三章：管理模式及管理制度
一、頤園世家管理模式及設(shè)想：
綜合考慮頤園世家的特點(diǎn)，結(jié)合長(zhǎng)城物業(yè)多年的管理經(jīng)驗(yàn)精心設(shè)計(jì)頤園世家將要推行的管理模式與管理設(shè)想。
�。ㄒ唬┕芾砟Ｊ街唬嘿|(zhì)量成本雙否決
緊密?chē)@“質(zhì)量、成本雙否決”的運(yùn)作核心，以“預(yù)算管理”為基礎(chǔ)，提供“質(zhì)價(jià)相符、合理取酬”的優(yōu)質(zhì)系統(tǒng)服務(wù)。（見(jiàn)下圖）
�。ǘ�、管理模式之二：三大管理體系
我們將在頤園世家的管理服務(wù)中全面導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量管理、ISO14001環(huán)境管理及OHSAS18001職業(yè)安全衛(wèi)生管理三大體系。以不斷提高管理服務(wù)水平，持續(xù)的滿(mǎn)足客戶(hù)的需求，達(dá)到客戶(hù)滿(mǎn)意。
激勵(lì)機(jī)制遵從“正激為主，負(fù)激為輔”，“全面實(shí)施考核，注重績(jī)效評(píng)估”的原則，通過(guò)完善管理處的獎(jiǎng)懲體系、薪酬體系和管理制度體系得以實(shí)施，從而達(dá)到充分肯定員工個(gè)人成績(jī)，建立純潔高效的團(tuán)隊(duì)合作精神，吸引高素質(zhì)人才的管理目的。
�。ㄎ澹�、計(jì)劃控制機(jī)制
管理處將在工作進(jìn)行前，對(duì)工作內(nèi)容和過(guò)程進(jìn)行設(shè)計(jì)，形成工作的進(jìn)度計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算，提交到相關(guān)部門(mén)審批后再實(shí)施。并根據(jù)實(shí)施中的實(shí)際情況進(jìn)行計(jì)劃內(nèi)容調(diào)整，使計(jì)劃目標(biāo)能充分實(shí)現(xiàn)。管理處常規(guī)提交的詳細(xì)計(jì)劃項(xiàng)目參見(jiàn)管理處定期報(bào)告計(jì)劃與內(nèi)容。
（六）、監(jiān)督機(jī)制
管理處的外部監(jiān)督主體包括政府主管部門(mén)、業(yè)主委員會(huì)和業(yè)主三個(gè)方面。管理處將嚴(yán)格按照建設(shè)部及合肥市頒發(fā)的物管法規(guī)對(duì)社區(qū)進(jìn)行依法管理和依法建賬，如與外部監(jiān)督主體就管理事宜產(chǎn)生分歧時(shí)，將以政府的有關(guān)法規(guī)條例以及委托管理合同為準(zhǔn)繩加以協(xié)商和解決。例如：管理處財(cái)務(wù)核算部將根據(jù)管理處實(shí)際發(fā)生的財(cái)務(wù)收支情況每季度或半年交一份財(cái)務(wù)收支報(bào)表，根據(jù)季度工作情況，每季度交一份詳細(xì)的管理工作報(bào)告，提交業(yè)主委員會(huì)并張貼公布，廣而知之，主動(dòng)接受業(yè)主及業(yè)主委員會(huì)的監(jiān)督，并隨時(shí)接受業(yè)主委員會(huì)對(duì)管理處工作的檢查。
管理處將通過(guò)參加市小區(qū)物業(yè)管理辦公室組織的物業(yè)考評(píng)工作，不斷改進(jìn)和完善自身的物業(yè)管理水平，并達(dá)到合同要求。同時(shí)，將認(rèn)真參加政府主管部門(mén)組織的各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)檢查（如環(huán)衛(wèi)，園林，消防，物價(jià)等）對(duì)管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)整改。
�。ㄆ撸⒆晕壹s束機(jī)制
公司每年將與管理處經(jīng)理簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)，管理處各部門(mén)主管每月向管理處經(jīng)理遞交月度績(jī)效目標(biāo)，管理處主管每日檢查所屬部門(mén)員工的工作情況并檢查現(xiàn)場(chǎng)工作記錄。三級(jí)管理的考核結(jié)果將作為職員月度績(jī)效工資發(fā)放的基數(shù)，也作為職員晉升的依據(jù)。
公司總部品質(zhì)管理部每年一次的內(nèi)部質(zhì)量審核將確保質(zhì)量管理體系的正常運(yùn)行，對(duì)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)限時(shí)關(guān)閉，并對(duì)責(zé)任人或部門(mén)作出相應(yīng)處分。對(duì)管理處的職員，管理處將每月開(kāi)展評(píng)比“服務(wù)明星、優(yōu)秀員工”的評(píng)比活動(dòng)，鼓勵(lì)職員積極上進(jìn)，不斷提高自我的服務(wù)質(zhì)量。
（八）、信息反饋機(jī)制及處理機(jī)制
信息的雙向管理是信息反饋的基礎(chǔ)，在下列圖表中，我們列出部分同管理處工作相關(guān)的信息源，與客戶(hù)相關(guān)的信息一般反饋到客戶(hù)服務(wù)中心，再由客戶(hù)服務(wù)中心將信息分解到后臺(tái)的各執(zhí)行部門(mén)，執(zhí)行部門(mén)實(shí)施完畢后，交回客戶(hù)服務(wù)中心，并由客戶(hù)服務(wù)中心負(fù)責(zé)回訪，并根據(jù)客戶(hù)的滿(mǎn)意程度決定是否再次將信息往后臺(tái)傳遞。
從政府、媒體等載體獲得的涉及整個(gè)管理處經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的信息，如符合法規(guī)精神，將由管理處修改相關(guān)作業(yè)文件，指導(dǎo)員工開(kāi)展工作。同時(shí)也體現(xiàn)出持續(xù)改進(jìn)的管理精神。
二、針對(duì)頤園世家特點(diǎn)的獨(dú)特管理辦法
頤園世家位置優(yōu)越，定位明確，迎合了市民的需求，從而決定了服務(wù)區(qū)內(nèi)業(yè)主（使用人、租戶(hù)）群體需求將會(huì)呈現(xiàn)共性趨同和個(gè)性鮮明的特征�；谀壳昂戏饰飿I(yè)管理的狀況和對(duì)客戶(hù)特點(diǎn)的理解，結(jié)合我們多年的物業(yè)管理服務(wù)實(shí)踐，我們認(rèn)為，只有提供切實(shí)有效的針對(duì)性服務(wù)，才能滿(mǎn)足該區(qū)客戶(hù)現(xiàn)實(shí)的需求及潛在的需求，從而達(dá)到頤園世家的社會(huì)定位。
為頤園世家提供有針對(duì)性的物業(yè)管理服務(wù)，我們認(rèn)為，主要應(yīng)從安全、舒適、規(guī)范、快捷著手。
�。ㄒ唬踩裕�
1、加強(qiáng)護(hù)衛(wèi)員的培訓(xùn)，融警惕于平常，營(yíng)造社區(qū)安全氛圍
結(jié)合我們對(duì)住宅樓的管理服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，社區(qū)的安全氛圍對(duì)于企行不軌的人員有著威懾的作用。護(hù)衛(wèi)員日常工作的一切舉動(dòng)，都會(huì)給人留下深刻印象。通過(guò)各種方式加強(qiáng)對(duì)護(hù)衛(wèi)員的日常培訓(xùn)，從技能和心態(tài)上加以調(diào)整，能使護(hù)衛(wèi)員保持良好的精神面貌，提高觀察能力，煅煉護(hù)衛(wèi)員獨(dú)到的操作技能。這是小區(qū)安全最根本的基礎(chǔ)。
2、出入管理三級(jí)識(shí)別，促安全于全員，區(qū)別對(duì)待不同客戶(hù)
出入管理是能否成功實(shí)現(xiàn)“封閉式管理”的關(guān)鍵，除了硬件設(shè)施的配置上，另外對(duì)出入口的人流設(shè)計(jì)專(zhuān)門(mén)的分類(lèi)方法，并進(jìn)行了詳細(xì)的分類(lèi)，形成了一套行之有效的辦法，提高了出入管理識(shí)別效率，是由為重要的。它不但能有效控制違法亂紀(jì)行為的發(fā)生。同時(shí)使客戶(hù)獲得了應(yīng)有的尊重，降低了客戶(hù)的抱怨和不滿(mǎn)，
以訪客進(jìn)入小區(qū)為例：訪客通過(guò)可視對(duì)講事先聯(lián)系區(qū)內(nèi)客戶(hù)，獲得客戶(hù)的許可并知會(huì)出入口護(hù)衛(wèi)員方可進(jìn)入小區(qū)，護(hù)衛(wèi)員在對(duì)外來(lái)人員登記的過(guò)程中識(shí)別來(lái)訪客人，提高客戶(hù)出入小區(qū)的效率，減少對(duì)客人不必要的干擾。針對(duì)各類(lèi)出入人群，實(shí)行“三級(jí)識(shí)別”制度，即門(mén)崗識(shí)別、巡邏工作人員識(shí)別和業(yè)主識(shí)別，顯得非常必要。
3、特殊時(shí)段加強(qiáng)巡邏，防事故于未然，確保顧客財(cái)產(chǎn)安全。
上班時(shí)間和夜間（主要是住戶(hù)外出的房屋）是住宅樓盜竊案件易發(fā)生的重點(diǎn)時(shí)段。加強(qiáng)這一時(shí)段的巡邏，盤(pán)查可疑人員，確保為區(qū)內(nèi)客戶(hù)提供一個(gè)放心的生活環(huán)境。
4、監(jiān)控中心全天值班，兼顧事前事后處理
對(duì)小區(qū)的環(huán)境實(shí)行24小時(shí)監(jiān)控，并要求圖像資料保留一個(gè)月以上，監(jiān)控中心除了常規(guī)的監(jiān)視、記錄功能以外，并負(fù)責(zé)管理信息的處理，發(fā)揮晚班工作指揮所的作用，調(diào)動(dòng)各類(lèi)資源及時(shí)地處理和反饋管理信息，是安全保障的又一道屏障。
5、建立消防快速反應(yīng)分隊(duì)
結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，我們將在護(hù)衛(wèi)員中選拔一批隊(duì)員組建頤園世家管理處“消防快速反應(yīng)分隊(duì)”，并進(jìn)行強(qiáng)化訓(xùn)練（包括選派人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化學(xué)習(xí)），以保證一旦出現(xiàn)火警時(shí)，我們能迅速作出反應(yīng)，立足“自救”，最大限度地減少火災(zāi)損失。以消防快速分隊(duì)為基礎(chǔ)，在區(qū)內(nèi)尋找合適的時(shí)機(jī)，組織客戶(hù)一道參加消防演習(xí)，掌握必備消防知識(shí)。
6、安防等設(shè)備設(shè)施的定期檢測(cè)
在實(shí)際工作中，我們經(jīng)常遇到安防設(shè)施的誤報(bào)、天然氣泄露的誤報(bào)等事故，為客戶(hù)日常生活以及物業(yè)管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了極大的不便，為此我們將應(yīng)客戶(hù)需要，對(duì)客戶(hù)室內(nèi)的安防設(shè)施以及大型的電器設(shè)備、電路定期進(jìn)行檢測(cè)，防范未然。
�。ǘ�、舒適性：
1、服務(wù)力求“零干擾”
我們認(rèn)為，最好的服務(wù)，就是在客人未到來(lái)以前，準(zhǔn)備好客人所需要的一切。在辦理入伙手續(xù)時(shí)，我們將發(fā)放客戶(hù)需求調(diào)查表，力求在第一時(shí)間掌握客戶(hù)的共性需求及個(gè)性需求，以及共性和個(gè)性不喜歡的事情，制定措施，形成制度，追求服務(wù)“零干擾”。避免服務(wù)過(guò)程中為客戶(hù)提供客戶(hù)不喜歡的服務(wù)，管理處不以任何方式向客戶(hù)推銷(xiāo)產(chǎn)品，也不允許推銷(xiāo)人員進(jìn)入小區(qū)，經(jīng)業(yè)主許可的促銷(xiāo)人員，將會(huì)由巡邏崗陪同，防止其對(duì)其它住戶(hù)的茲擾。護(hù)衛(wèi)員除應(yīng)具備的治安管理功能外，也充當(dāng)迎賓及代客提物等職能。
2、推行“首問(wèn)責(zé)任制”
對(duì)客戶(hù)服務(wù)過(guò)程中的任何一個(gè)失誤，我們都將花十倍甚至更多的力氣和成本去糾正。因此，我們鼓勵(lì)職員第一次就把事情做對(duì)，倡導(dǎo)讓客戶(hù)第一次就滿(mǎn)意。每一位職員在客戶(hù)面前都代表著公司的形象，因此，每一位職員都必須勇于承擔(dān)責(zé)任。面對(duì)客戶(hù)的咨詢(xún)和請(qǐng)求，第一位被咨詢(xún)或請(qǐng)求的職員都必須立即受理，并指引和幫助客戶(hù)尋找解決的最快途徑，絕不可相互推逶或?qū)?nèi)部管理上的矛盾暴露在客戶(hù)面前。
3、提供“一站式服務(wù)”構(gòu)建服務(wù)平臺(tái)——客戶(hù)服務(wù)中心
結(jié)合頤園世家的情況，我們將在管理處設(shè)立客戶(hù)服務(wù)中心，構(gòu)建“一站式”客戶(hù)服務(wù)體系，設(shè)置客戶(hù)助理14小時(shí)服務(wù)，日常事務(wù)即時(shí)受理即時(shí)解決，作為服務(wù)平臺(tái)的客戶(hù)服務(wù)中心，對(duì)外采用酒店式接待全方位面向客戶(hù)；對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)各項(xiàng)目組，構(gòu)建成為信息中心和指揮中心，一站式解決客戶(hù)需求。
4、提供房屋租賃服務(wù)
項(xiàng)目購(gòu)買(mǎi)人群中，會(huì)有部分客戶(hù)將物業(yè)用于中長(zhǎng)期投資，頤園世家以其極為優(yōu)越的地理位置和鮮明的功能定位必將吸引部分的投資者，我們將在客戶(hù)服務(wù)中心與相關(guān)中介機(jī)構(gòu)聯(lián)手，提供房屋租賃服務(wù)，實(shí)現(xiàn)客戶(hù)利益最大化。
5、提供個(gè)性化有償服務(wù)
通過(guò)充分利用內(nèi)部資源，為客戶(hù)提供保潔、維修等服務(wù)；同時(shí)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)查，收集能提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的物資供應(yīng)商和服務(wù)提供商，建立通暢的合作渠道，讓客戶(hù)足不出戶(hù)即可獲得上門(mén)服務(wù)的便利。
6、利用科技，提高服務(wù)效率
針對(duì)合肥市目前的停車(chē)管理狀況，對(duì)于業(yè)主和消費(fèi)人員的車(chē)輛管理，我們的管理思路是“快進(jìn)快出，簡(jiǎn)化識(shí)別”，具體的服務(wù)措施是，建議開(kāi)發(fā)單位在車(chē)場(chǎng)道閘上選用功能先進(jìn)，性能可靠的設(shè)備，同時(shí)向業(yè)主發(fā)放專(zhuān)用出入卡，自助刷卡，自動(dòng)開(kāi)啟道閘，自主進(jìn)出，縮短進(jìn)出口停留時(shí)間，享受無(wú)干擾進(jìn)出服務(wù)。
�。ㄈ�、規(guī)范性
1、顧客過(guò)往記錄
在介入頤園世家的物業(yè)管理伊始，我們將對(duì)與開(kāi)發(fā)商的各種溝通過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行記錄，按照合同的內(nèi)容規(guī)范處理。入伙后，我們將對(duì)與客戶(hù)所有交流溝通的過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行記錄，客人一旦在區(qū)內(nèi)工作或生活，所發(fā)生的請(qǐng)修、溝通、投訴、參與社區(qū)建設(shè)情況、對(duì)區(qū)內(nèi)環(huán)境和秩序有重大影響的行為等都會(huì)在我們的資料上找到相應(yīng)的歷史記錄。通過(guò)使用先進(jìn)的客戶(hù)關(guān)系管理軟件，使客戶(hù)的過(guò)往記錄更加完整。
2、房屋裝修
對(duì)客戶(hù)進(jìn)行的房屋裝修，我們將本著“合情、合理、合法”的原則，嚴(yán)把裝修“申請(qǐng)、過(guò)程、驗(yàn)收”三關(guān)；留存裝修施工方案、施工圖表；重點(diǎn)審查拆改項(xiàng)目、門(mén)面裝飾、管道變更及環(huán)保措施；每天不少于兩次的裝修巡查，核查新增項(xiàng)目及隱蔽工程進(jìn)行；嚴(yán)格按章驗(yàn)收，以保障公共設(shè)備設(shè)施的正常使用功能不受影響，保障毗鄰部位利益。
3、“五個(gè)一”工程
服務(wù)態(tài)度是決定服務(wù)行為的內(nèi)在因素。為了規(guī)范地向客戶(hù)提供上門(mén)服務(wù)，我們將在維修等作業(yè)人員進(jìn)入客戶(hù)室內(nèi)作業(yè)時(shí)，實(shí)施五個(gè)一工程，即：一個(gè)工具箱，一雙拖鞋，一個(gè)毛刷，一張抹布，一張笑臉。力求除了維修工作本身外，盡量不要留下任何作業(yè)痕跡，不留尾巴。
4、持續(xù)改進(jìn)
對(duì)任何一項(xiàng)作業(yè)，均要求形成閉環(huán)。一個(gè)客戶(hù)需求和管理處的指令發(fā)出，到執(zhí)行完畢必須是完整的，且有處理人和督導(dǎo)人的記錄，一旦出現(xiàn)不合格項(xiàng)，管理處將以跟蹤的形式確保所有不合格項(xiàng)整改，以驗(yàn)收的方式確保該項(xiàng)已整改，直到關(guān)閉為止。
5、統(tǒng)一廣告區(qū)
商辦樓的經(jīng)營(yíng)單位根據(jù)其商業(yè)要求，需要設(shè)置廣告牌來(lái)展示自己的商品，為了在方便客戶(hù)的同時(shí)維護(hù)樓面和諧統(tǒng)一的外觀形象。我們將聘請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)單位統(tǒng)一規(guī)劃，由經(jīng)營(yíng)單位（也可委托管理處）在區(qū)內(nèi)規(guī)定的位置上設(shè)置統(tǒng)一形式的廣告牌。
�。ㄋ模┛旖菪�
1、限時(shí)服務(wù)
對(duì)于維修方面的有效投訴，我們要求維修人員在接報(bào)后的三十分鐘內(nèi)趕至現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行處理，客戶(hù)服務(wù)中心將跟蹤并對(duì)作業(yè)人員的效率進(jìn)行記錄和考核。對(duì)于其他方面的投訴，我們要求在受理的三日內(nèi)給予解決。
2、客戶(hù)識(shí)別
我們將要求員工對(duì)客戶(hù)名稱(chēng)及通訊方式盡量熟悉，力求張口就報(bào)。對(duì)于處理不了的問(wèn)題，一定要給出一個(gè)以上的建議，幫助客戶(hù)做出選擇，以期給客戶(hù)留下深刻印象。
三、管理制度：
將結(jié)合當(dāng)?shù)氐奈飿I(yè)管理狀況導(dǎo)入長(zhǎng)城物業(yè)整套管理制度及編制公眾制度。
第四章：人力資源管理
一、管理處組織架構(gòu)及人力資源配備
物業(yè)管理作為第三產(chǎn)業(yè)的組成部分，它提供的產(chǎn)品不同于制造業(yè)和農(nóng)業(yè)，實(shí)物形體和功能尤為突出，它的產(chǎn)品是服務(wù)，是無(wú)形的，主要是通過(guò)人提供的服務(wù)來(lái)達(dá)到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的目的，為建立科學(xué)完善的管理服務(wù)體系，打造一支能夠提供高品質(zhì)服務(wù)的員工隊(duì)伍，保障各部門(mén)的運(yùn)作順暢，提高服務(wù)效率，在頤園世家我們堅(jiān)持精簡(jiǎn)、高效的原則設(shè)置組織結(jié)構(gòu)，配備人力資源。
（一）、頤園世家管理處內(nèi)部管理架構(gòu)
�。ǘ�、管理組織架構(gòu)描述：
頤園世家管理處組織架構(gòu)的設(shè)置原則是精簡(jiǎn)高效、一專(zhuān)多能，實(shí)行管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)制，負(fù)責(zé)指揮和協(xié)調(diào)各部門(mén)工作。管理處與公司總部簽訂經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)責(zé)任書(shū)，獨(dú)立核算。內(nèi)部機(jī)構(gòu)采用直線職能制，減少中間管理環(huán)節(jié)，提高工作效率，保證信息渠道的暢通。
1.全體員工統(tǒng)一著公司制服，佩帶工牌，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。
2.各崗位所需人力資源配置實(shí)行完全雙向選擇，以保證管理處經(jīng)理建立一支高效、協(xié)調(diào)的團(tuán)隊(duì)。
3.客戶(hù)服務(wù)中心作為管理處的信息中心，接受理客戶(hù)的咨詢(xún)、請(qǐng)修、投訴、費(fèi)用交繳等事宜，通過(guò)對(duì)管理處所設(shè)置部門(mén)及人員進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度，綜合處理各種信息，同時(shí)負(fù)責(zé)客戶(hù)關(guān)系、社區(qū)商務(wù)、社區(qū)文化等。建立管理處與客戶(hù)之間的服務(wù)平臺(tái)。
4.工程部的職責(zé)是負(fù)責(zé)小區(qū)各種設(shè)備、設(shè)施的維護(hù)、檢修、分包方管理以及客戶(hù)請(qǐng)修服務(wù)。
5.環(huán)境部負(fù)責(zé)小區(qū)公共設(shè)施的巡查，小區(qū)環(huán)境保潔和綠化養(yǎng)護(hù)，衛(wèi)生消殺，環(huán)保監(jiān)測(cè)和居民委托的保潔服務(wù)項(xiàng)目。
6.護(hù)衛(wèi)部負(fù)責(zé)區(qū)內(nèi)治安和交通管理事務(wù)，包括小區(qū)日常的公共秩序的維護(hù)、道路的暢通、車(chē)輛的停放以及消防安全管理。
7.行政部主管負(fù)責(zé)管理處的日常行政事務(wù)、財(cái)務(wù)、后勤和資料檔案管理及協(xié)助客戶(hù)服務(wù)中心進(jìn)行社區(qū)文化活動(dòng)策劃、組織、實(shí)施。
8.我們將根據(jù)公司的制度并結(jié)合頤園世家的需要制定適用的《物業(yè)管理處職位說(shuō)明書(shū)》。
第五章：客戶(hù)關(guān)系與檔案管理
一、客戶(hù)關(guān)系管理：
在物業(yè)管理過(guò)程中，建立良好的客戶(hù)關(guān)系是保障物業(yè)管理的良好運(yùn)作，獲得客戶(hù)的認(rèn)可和支持，創(chuàng)造優(yōu)秀住宅小區(qū)的關(guān)鍵。無(wú)論是推行某一項(xiàng)管理措施、還是管理費(fèi)用的收繳，只有具備良好的客戶(hù)關(guān)系，才能得以順利開(kāi)展。
（二）、客戶(hù)關(guān)系管理措施：
1、通過(guò)使用長(zhǎng)城物業(yè)特有的客戶(hù)關(guān)系管理軟件，建立客戶(hù)檔案，了解客戶(hù)的基本情況和喜好，記錄客戶(hù)的個(gè)性化需求及管理過(guò)程中的請(qǐng)修、投訴、咨詢(xún)、費(fèi)用收繳，以及參與社區(qū)管理情況。
A、客戶(hù)調(diào)查
通過(guò)每年至少一次的的客戶(hù)滿(mǎn)意率、需求調(diào)查（調(diào)查人數(shù)不低于總戶(hù)數(shù)的80%），確認(rèn)管理狀態(tài)和存在問(wèn)題，以及客戶(hù)需求，利用所收集的客戶(hù)信息，掌握客戶(hù)的情況，通過(guò)溝通、改進(jìn)增進(jìn)了解和滿(mǎn)意，獲取支持。
B、加強(qiáng)溝通：
住戶(hù)是我們主要的公共關(guān)系對(duì)象，溝通方式為適時(shí)回訪，媒介宣傳，座談會(huì)，信息調(diào)查反饋，需求分析，期望滿(mǎn)足，開(kāi)展社區(qū)文化活動(dòng)，節(jié)慶日上門(mén)拜訪等。
日常事務(wù)處理程序，財(cái)務(wù)收支，管理狀況，設(shè)施設(shè)備完好率評(píng)估進(jìn)行公布。
工程更新改造計(jì)劃和實(shí)施情況，組織業(yè)主觀看大廈的設(shè)施設(shè)備，了解大廈狀況。
特約服務(wù)，以良好的工作態(tài)度，及時(shí)高效地提供便利服務(wù)。
統(tǒng)計(jì)老人、兒童、教師人口，分析人員結(jié)構(gòu)狀況，有針對(duì)性的通過(guò)慰問(wèn)、祝賀等方式提供超出客戶(hù)期望的服務(wù)，（在其需要幫助和情感上或精神上給予額外的驚喜）。提倡更人性，更友好，更溫暖的交流接觸。拉近距離，提高客戶(hù)滿(mǎn)意率。
有針對(duì)性作回訪溝通，消除不理解和誤解，明確客戶(hù)意圖，并滿(mǎn)足客戶(hù)，
（三）、客戶(hù)投訴處理
投訴處理是物業(yè)管理環(huán)節(jié)中一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)而極富技巧性的工作，迅速、及時(shí)、合理地處理客戶(hù)的投訴能贏得客戶(hù)的高度信賴(lài)，反之將傷及管理處形象及企業(yè)信譽(yù)，損害客戶(hù)對(duì)管理處的信任度。為此必須制訂詳細(xì)的投訴處理流程管理規(guī)定。
1、投訴受理
客戶(hù)投訴一般通過(guò)電話、來(lái)訪、書(shū)信或其他形式，客戶(hù)服務(wù)中心客戶(hù)助理按投訴的內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)于非管理處職責(zé)所在或非管理原因而導(dǎo)致的投訴，將委婉向客戶(hù)說(shuō)明緣由并協(xié)助客戶(hù)進(jìn)一步通過(guò)其他渠道予以解決；對(duì)客戶(hù)的有效投訴，由值班人員填寫(xiě)《投訴受理登記表》，并安排有關(guān)項(xiàng)目組及時(shí)處理，重大投訴向客戶(hù)主任匯報(bào)，由客戶(hù)主任按權(quán)限處理。
2、投訴處理
為實(shí)現(xiàn)投訴處理的高效率，管理處24小時(shí)無(wú)時(shí)限接受業(yè)主投訴，值班人員填寫(xiě)好投訴受理登記表。同時(shí)與開(kāi)發(fā)商客戶(hù)服務(wù)部門(mén)鏈接，確保投訴處理的及時(shí)性。如屬業(yè)主請(qǐng)修，我們要求工程維修人員接到客戶(hù)服務(wù)中心傳來(lái)的業(yè)主維修需求后，十分鐘內(nèi)趕到現(xiàn)場(chǎng)，零修及時(shí)處理，急修不過(guò)夜，大項(xiàng)目維修不超過(guò)七天；如有投訴在接報(bào)后予以解決，同時(shí)對(duì)責(zé)任人給予相應(yīng)處分。對(duì)于其它方面的投訴，我們將及時(shí)分派至相關(guān)項(xiàng)目組，并要求與業(yè)主約定回復(fù)時(shí)間（最長(zhǎng)回復(fù)時(shí)間不超過(guò)三個(gè)工作日），暫時(shí)無(wú)法解決的問(wèn)題將制定相關(guān)計(jì)劃向業(yè)主進(jìn)行解釋?zhuān)毡樾酝对V問(wèn)題由管理處在居住區(qū)公告欄或小區(qū)寬帶網(wǎng)上管理處建立的信息平臺(tái)上公告解決措施。
3、投訴回訪
客戶(hù)有效投訴處理完畢后，由行政主管電話或上門(mén)的形式回訪，以征求客戶(hù)意見(jiàn)，同時(shí)在《投訴受理登記表》上做好回訪記錄，要求投訴回訪率100%，確保有投訴必有回應(yīng)、處理必有結(jié)果。
�。ㄋ模⒖蛻�(hù)須知及用戶(hù)手冊(cè)詳見(jiàn)附件：《服務(wù)指南》
明確物業(yè)公司與業(yè)主的管理權(quán)利和義務(wù)，小區(qū)管理的公眾制度以及必要的生活和工作指引，規(guī)范物業(yè)公司和住戶(hù)的行為，避免管理過(guò)程中因權(quán)責(zé)模糊或無(wú)知而導(dǎo)致糾紛，從而損壞客戶(hù)關(guān)系。
�。ㄎ澹⒖蛻�(hù)滿(mǎn)意度測(cè)評(píng)預(yù)測(cè)分析
物業(yè)管理在中國(guó)作為一個(gè)新興服務(wù)行業(yè)，其發(fā)展時(shí)間較短，較之其它成熟行業(yè)仍屬于幼稚行業(yè)，尤其是對(duì)客戶(hù)滿(mǎn)意度測(cè)評(píng)的標(biāo)準(zhǔn)和方式普遍存在認(rèn)識(shí)不足，方法簡(jiǎn)單的缺陷。由于測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)及測(cè)評(píng)方式不同，其測(cè)評(píng)的結(jié)果區(qū)別也較大。
我們將采用目前世界上較為先進(jìn)的客戶(hù)滿(mǎn)意度測(cè)評(píng)體系，即聘請(qǐng)第三方中介機(jī)構(gòu)對(duì)服務(wù)過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行測(cè)評(píng)，并采用十級(jí)評(píng)分法進(jìn)行量化打分，同時(shí)將各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行權(quán)重劃分，最后得出客戶(hù)的綜合滿(mǎn)意指數(shù)和各單項(xiàng)的滿(mǎn)意指數(shù)。
以頤園世家較為先進(jìn)的設(shè)計(jì)理念、明確的市場(chǎng)定位和完善的硬件配置，通過(guò)我們的努力，我們預(yù)測(cè)在正式入伙的第一年內(nèi)，客戶(hù)滿(mǎn)意度指數(shù)可達(dá)到78，在入伙的第二年內(nèi)，客戶(hù)滿(mǎn)意度指數(shù)將達(dá)到81，我們力爭(zhēng)在入伙的第三年內(nèi)，使客戶(hù)滿(mǎn)意度指數(shù)達(dá)到85。
二、檔案的建立與管理
�。ㄒ唬㈩U園世家檔案的建立和管理
知識(shí)經(jīng)濟(jì)的悄然崛起，使信息的重要性日益凸現(xiàn)，信息資源已成為物業(yè)管理中不可缺少的組成部份。在頤園世家的檔案建立與管理中，我們將采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行集中有序、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理，配合先進(jìn)的資料檢索軟件以達(dá)到信息共享、合理利用的目的，同時(shí)，在信息資料收集中將廣開(kāi)渠道，對(duì)頤園世家內(nèi)所有物業(yè)項(xiàng)目從主體到配套，從建筑到環(huán)境，從硬件到軟件都建立起相應(yīng)的檔案，有效保證物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量，提升物業(yè)管理的整體水平。為此，我們建立了一整套從檔案收集、分類(lèi)、歸檔、使用到銷(xiāo)毀的管理制度，以保證檔案管理滿(mǎn)足物業(yè)管理的需要。
1、資料的收集
我們?cè)陬U園世家管理處將設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，并由綜合部負(fù)責(zé)管理。在資料收集時(shí)應(yīng)保證內(nèi)容的豐富及渠道的廣泛。按照檔案的不同類(lèi)別，我們將通過(guò)四個(gè)途徑進(jìn)行收集。首先在物業(yè)接管移交與開(kāi)發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位積極合作，力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)等原始資料。第二是在業(yè)主入伙、進(jìn)行房屋裝修階段收集業(yè)主、客戶(hù)資料。第三是在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄等以及其它相關(guān)資料，并將檔案的收集形成制度化；第四是通過(guò)政府主管部門(mén)、公司總部以及國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)等獲取相關(guān)信息。
2、資料的整理和分類(lèi)
在收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無(wú)效的記錄，修補(bǔ)破損的文檔，然后按類(lèi)別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè)，做到條理清晰、分類(lèi)合理、易于檢索。
3、資料的歸檔管理
A、對(duì)于分類(lèi)整理好的信息資料進(jìn)行分類(lèi)保存即為歸檔。在頤園世家的檔案管理中我們將實(shí)行原始文字資料和電腦檔案雙軌制，并采用先進(jìn)的思源客戶(hù)檔案管理軟件對(duì)業(yè)主基本資料、房屋管理、設(shè)備設(shè)施管理、業(yè)主投訴、業(yè)主維修等方面檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，確保儲(chǔ)存及查閱方式的多元化，盡可能將資料轉(zhuǎn)化為電腦磁盤(pán)儲(chǔ)存以便于查找。同時(shí)運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。
B、對(duì)業(yè)主和管理處利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這些檔案在電腦中按授權(quán)級(jí)別檢索，對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。
C、檔案管理員將編制統(tǒng)一的檔案分類(lèi)說(shuō)明書(shū)及檔案總目錄，并按內(nèi)容、部門(mén)、年度、保存期限及保密程度的分類(lèi)順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)，登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。業(yè)主檔案資料的分類(lèi)原則是組團(tuán)按柜、每棟按位、每單元按盒、每戶(hù)按冊(cè)建檔。
D、為保證檔案的安全和完善，檔案室應(yīng)隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔，并加裝防盜門(mén)和防盜網(wǎng)。同時(shí)配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等，確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮等要求并定期巡查。
E、檔案室應(yīng)避免無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出，檔案室鑰匙交由檔案管理員專(zhuān)門(mén)保管。
4、檔案的使用
利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進(jìn)檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。內(nèi)部員工可通過(guò)管理處內(nèi)部局域網(wǎng)，對(duì)文件檔案按授權(quán)范圍查閱。業(yè)主、公司總部可通過(guò)Internet與管理處聯(lián)網(wǎng)，對(duì)管理處的相關(guān)資料進(jìn)行查詢(xún)。對(duì)借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級(jí)由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，并辦理借閱手續(xù)。
工程檔案的應(yīng)用：
A、保證所有設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)均有分布圖和控制接線原理圖，每一個(gè)控制設(shè)備有明確的走向標(biāo)識(shí)，沒(méi)有圖紙的以文字標(biāo)注。
B、在可能的條件下，在現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)明設(shè)備正常的技術(shù)參數(shù)范圍，標(biāo)明設(shè)備的圖紙資料號(hào)和來(lái)源。
C、工程檔案的借閱需履行借閱登記手續(xù)，防止圖紙丟失和損壞。
D、涉及到后期更改的圖紙資料，應(yīng)用紅筆在相關(guān)位置標(biāo)明，注明更改內(nèi)容和時(shí)間，同時(shí)相關(guān)存放地也應(yīng)相應(yīng)更正。
5、檔案的銷(xiāo)毀
根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，定期對(duì)過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷(xiāo)毀，防止檔案的堆積和混淆。對(duì)于已過(guò)存檔期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可銷(xiāo)毀，同時(shí)建立已銷(xiāo)毀文檔清單備查。
第六章：社區(qū)服務(wù)與社區(qū)文化管理
一、社區(qū)服務(wù)：
以客戶(hù)需求為基礎(chǔ)，提供便利、經(jīng)濟(jì)、優(yōu)質(zhì)的社區(qū)服務(wù)和特約服務(wù)，是日常物業(yè)管理工作的一項(xiàng)主要內(nèi)容。頤園世家在規(guī)劃設(shè)計(jì)和服務(wù)定位上具有如下一些特點(diǎn)：小區(qū)配套設(shè)施齊全，具有相對(duì)的獨(dú)立性；規(guī)模較大，客戶(hù)較多，對(duì)社區(qū)服務(wù)的潛在需求較大；客戶(hù)素質(zhì)高，對(duì)特約服務(wù)的品位和深度要求亦高。
有鑒于此，需要建立一個(gè)完整的社會(huì)化服務(wù)體系，提供全方位、多層次的綜合性服務(wù)，方可保證客戶(hù)日常生活舒適、便利。
�。ㄒ唬�、頤園世家的服務(wù)思路是：
1、確保每一項(xiàng)服務(wù)的輸出都能快速響應(yīng)，渠道通暢，讓客戶(hù)享受優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)；
2、提供種類(lèi)齊全的服務(wù)項(xiàng)目，內(nèi)容涵蓋客戶(hù)日常的衣、食、住、行、用等每一個(gè)方面。同時(shí)根據(jù)客戶(hù)需求的變化，在實(shí)際操作中不斷設(shè)計(jì)和推出滿(mǎn)足客戶(hù)個(gè)性要求的服務(wù)項(xiàng)目，不提供過(guò)剩的服務(wù)產(chǎn)品。
3、注重統(tǒng)籌與組織，確保無(wú)償服務(wù)項(xiàng)目提供的可行性。充分考慮客戶(hù)的承受能力，有償服務(wù)按略低于市場(chǎng)平均價(jià)格的標(biāo)準(zhǔn)向客戶(hù)提供。
4、與社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)公司攜手，在小區(qū)內(nèi)定點(diǎn)定員服務(wù)，通過(guò)社會(huì)力量，開(kāi)展專(zhuān)業(yè)化的各類(lèi)特約服務(wù)。
5、對(duì)所有的服務(wù)人員提供的服務(wù)過(guò)程規(guī)范化，并通過(guò)監(jiān)督機(jī)制來(lái)控制糟糕服務(wù)的輸出，以達(dá)到預(yù)想效果。
二、社區(qū)文化：
社區(qū)文化是不同層次的城市居民精神生活必不可少的文化，也是反應(yīng)物業(yè)管理品質(zhì)好壞的一個(gè)重要依據(jù)，我們對(duì)社區(qū)文化定位，要求物業(yè)管理者以生動(dòng)有趣的社區(qū)活動(dòng)為載體，展現(xiàn)傳統(tǒng)文化的韻味與現(xiàn)代文化的新銳視角，活躍為社區(qū)文化建設(shè)提供精彩展現(xiàn)的廣闊舞臺(tái)。
高居住生活品質(zhì)。一個(gè)設(shè)計(jì)合理，美觀適用的生活空間，需要用文化的元素點(diǎn)綴才顯得豐滿(mǎn)完美。社區(qū)文化是物業(yè)管理者和社區(qū)成員共同創(chuàng)造的具有社區(qū)特色的精神財(cái)富和物質(zhì)形態(tài)的完美結(jié)合，是衡量物業(yè)管理水平優(yōu)劣的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。
（一）、頤園世家管理文化及特色管理設(shè)想
倡導(dǎo)“人人齊獻(xiàn)力，愛(ài)心滿(mǎn)家園”的文化理念，通過(guò)精彩紛呈的社區(qū)文化活動(dòng)，促進(jìn)物業(yè)管理人與客戶(hù)之間以及客戶(hù)與客戶(hù)之間的正常溝通，使“長(zhǎng)幼有序，睦鄰親善”的傳統(tǒng)社區(qū)概念得以理性回歸。
1、構(gòu)建“溫馨社區(qū)”
中國(guó)將步入小康水平，生存需要已經(jīng)得到了解決，人們渴望的是情感上的交流和和諧的生活，開(kāi)展物業(yè)管理工作，就必須高度重視他們的情感需求、服務(wù)需求及主動(dòng)參與社區(qū)建設(shè)的愿望。
小區(qū)的環(huán)境規(guī)劃也強(qiáng)調(diào)人與自然、人與人之間的和諧，所以我們擬構(gòu)建的“溫馨社區(qū)”的人居理想模式，強(qiáng)調(diào)由物化管理上升到文化管理，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)家居工作理念與現(xiàn)代生活方式高度共融。
文化管理涉及兩個(gè)層面，一是通過(guò)多種交流形式促進(jìn)物業(yè)管理人與小區(qū)成員之間的正常溝通，激發(fā)社區(qū)成員共同參與建設(shè)社區(qū)人文環(huán)境的積極性。二是通過(guò)多種宣傳形式培養(yǎng)社區(qū)成員集體主義觀念，進(jìn)而深入到他們?cè)谑褂梦飿I(yè)尤其是在使用共用部分物業(yè)中，進(jìn)行約束和引導(dǎo)，以降低管理難度，提升管理效果。
我們的設(shè)想通過(guò)以下方式來(lái)實(shí)現(xiàn)人文的建立和維持：
規(guī)范文化：用1~2年時(shí)間，形成對(duì)社區(qū)成員的思想、心理和行為具有約束和規(guī)范作用的文化氛圍、行為準(zhǔn)則、道德規(guī)范、規(guī)章制度等。重在讓業(yè)主和住戶(hù)建立規(guī)范意識(shí)和安全管理，明確責(zé)任和權(quán)利。
營(yíng)造社區(qū)觀念文化：以傳統(tǒng)美德和現(xiàn)代生活理念為基礎(chǔ)，以文明公約、行為準(zhǔn)則、道德規(guī)范為內(nèi)容，通過(guò)圖文宣傳、講座、知識(shí)競(jìng)猜，日常管理過(guò)程中的灌輸，運(yùn)用群眾意識(shí)、小區(qū)社會(huì)輿論、共同的習(xí)俗等觀念的東西，造成強(qiáng)大的個(gè)體行為從眾化的群體心理壓力和動(dòng)力，使社區(qū)成員產(chǎn)生心理共鳴，繼而產(chǎn)生行為的自我控制。
建設(shè)社區(qū)制度文化：社區(qū)制度文化是由管理處制定，要求社區(qū)成員必須遵守的規(guī)章制度，具有強(qiáng)制的性質(zhì)。制度文化建設(shè)是頤園世家社區(qū)文化不可缺少的重要組成部分，只有它，才能保障既定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)制度文化本身也是一種文化，充分傳達(dá)著頤園世家個(gè)性化的文化內(nèi)涵。
引導(dǎo)文化：用1~2年時(shí)間，通過(guò)一系列的社區(qū)文化活動(dòng)，培育住戶(hù)間的自治和自律意識(shí)，發(fā)揮住戶(hù)間的互相監(jiān)督，自我約束的作用。引導(dǎo)人與人之間加強(qiáng)溝通，加深了解，消除隔閡，逐步沉淀情感，倡導(dǎo)住戶(hù)自律。
親睦文化：用2~3年時(shí)間，通過(guò)前面的規(guī)范和引導(dǎo)，構(gòu)筑情感家園，自發(fā)性讓大家關(guān)心社區(qū)，關(guān)愛(ài)社區(qū)成員，相互依存，共同營(yíng)造溫馨家園，創(chuàng)造優(yōu)美、整潔、舒適的`生活和辦公環(huán)境。
A、倡導(dǎo)“全員參與”的管理文化：
在管理處內(nèi)部我們強(qiáng)調(diào)職員在合理分工基礎(chǔ)上的充分合作，例如在保潔方面提倡“人過(guò)地凈，全員保潔”，安全管理方面提倡“全員防范，全員消防”等，以多層面的共同參與和協(xié)作來(lái)彌補(bǔ)管理上的缺項(xiàng)和漏項(xiàng)。在社區(qū)內(nèi)，我們推崇“為客戶(hù)節(jié)約每一分，讓客戶(hù)滿(mǎn)意多一分”的管理理念，實(shí)現(xiàn)“管理開(kāi)放，開(kāi)放管理”。把熱心社區(qū)公益事業(yè)的社區(qū)成員組織起來(lái)，參與社區(qū)的安全管理和社區(qū)文化建設(shè)。此外，我們還將借鑒行業(yè)內(nèi)的成功經(jīng)驗(yàn)，實(shí)施“管理報(bào)告制度”，如實(shí)向客戶(hù)報(bào)告綜合管理服務(wù)費(fèi)的收支使用情況，以及治安、保潔、綠化、社區(qū)文化等各專(zhuān)項(xiàng)工作的運(yùn)作情況，同時(shí)通過(guò)組織“管理處開(kāi)放日”活動(dòng)、公布管理處主管人員的聯(lián)系電話、公布有效投訴處理結(jié)果等全方位溝通等措施，自覺(jué)接受客戶(hù)的監(jiān)督，真正做到尊重客戶(hù)權(quán)益。