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員工個人檔案管理制度
一、目的：
為規(guī)范員工在公司內(nèi)部及外部的資料管理，特制訂本辦法。
二、范圍：
天津某實業(yè)有限公司所有員工的檔案管理均需按本辦法執(zhí)行。
三、定義：
1.外部檔案指員工在人才服務(wù)中心存檔的人事檔案；
2.內(nèi)部檔案指員工從入職到離職，所有崗位異動、薪酬異動、身份證明、資料、資質(zhì)證明等資料；
四、權(quán)責(zé)：
1.人事企劃部負(fù)責(zé)對本辦法的修訂及執(zhí)行；
2.員工負(fù)責(zé)個人資料的提供；
3.人事企劃部負(fù)責(zé)對員工資料的整理、記錄及保管；
五、管理要點：
1.內(nèi)部檔案
1)為使公司全面掌握解員工的基本情況，從員工進(jìn)入公司之日起，人事企劃部應(yīng)為每名員工建立個人內(nèi)部人事檔案。
2)內(nèi)部人事檔案包括以下員工本人資料：
a.基礎(chǔ)資料（復(fù)印件）：
身份證
戶口本
學(xué)歷證書、學(xué)位證書
專業(yè)技術(shù)職稱證書
職業(yè)資格證書
退休證
與原單位的《解除/終止勞動合同證明書》
b.應(yīng)聘資料：
《入社志愿書》
應(yīng)聘資料（簡歷等）
某防疫站出具的“健康檢查報告”、照片等相關(guān)資料；
c.錄用、轉(zhuǎn)正手續(xù)：
《試用期滿考核表》
員工簽字的《入職確認(rèn)書》
員工簽字的《個人檔案及社會保險關(guān)系確認(rèn)書》
d.異動資料：崗位異動記錄、薪酬異動記錄、辭職/辭退資料；
e.獎懲記錄、考核記錄、培訓(xùn)記錄等資料；
f.其它有價值的資料。
3)員工人事檔案中包含的資料內(nèi)容發(fā)生變化時，員工本人應(yīng)及時報告人事企劃部；
4)如果員工提供了虛假信息（如：學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷等），一經(jīng)查證，做解除勞動合同處理；
5)人事檔案的保管應(yīng)遵守保密規(guī)定，借閱人事檔案須經(jīng)人事企劃部同意；
6)為保護(hù)員工隱私，未經(jīng)同意不得隨意出示人事檔案、不得將人事檔案帶出公司、不得復(fù)印。下列情況除外：
a.因工作需要查閱、使用人事檔案的；
b.公安、保衛(wèi)部門由于特殊需要，查閱、使用人事檔案的；
c.其它必須出具人事檔案的情況；
7)員工檔案、信息保管人員如將員工檔案信息內(nèi)容泄露，做解除勞動合同處理；
8)員工離開公司時，內(nèi)部人事檔案由公司保存。
2.外部檔案
1)員工應(yīng)在轉(zhuǎn)正后30日內(nèi)將檔案調(diào)入公司，特殊原因無法調(diào)入的應(yīng)提交存檔證明原件；
2)人事企劃部擔(dān)當(dāng)負(fù)責(zé)將員工檔案轉(zhuǎn)入“某人才服務(wù)中心”存檔，公司負(fù)擔(dān)存檔期間所發(fā)生的費用；
3)員工離職后15日內(nèi)，須將人事檔案轉(zhuǎn)出。逾期不轉(zhuǎn)者，須支付由此產(chǎn)生的各項費用。
六、參考文件
《入社志愿書》 《入職確認(rèn)書》 《試用期滿考核表》 《員工異動申請表》《員工獎懲審批表》 《辭職書》 《個人檔案及社會保險關(guān)系確認(rèn)書》
七、政策之解釋及修改
1.此辦法的任何修改，公司將以書面公告形式通知。
2.事企劃部負(fù)責(zé)此政策之解釋。
3.此規(guī)定自發(fā)布之日起生效，之前相關(guān)規(guī)定文件作廢。
員工檔案管理制度
員工檔案分為原始檔案和業(yè)績、培訓(xùn)檔案。
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書面說明材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：
⑴ 查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。
⑵ 查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
⑶ 員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
⑷ 非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
⑸ 員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案：
員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對員工評價、考核等。
⑴ 人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。
⑵ 員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓(xùn)、業(yè)績檔由人事文員管理。
⑶ 部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案。
⑷ 員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
⑸ 員工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。
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