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檔案利用與安全管理制度
人民銀行基層行大量的檔案信息資源不僅有潛在的使用價(jià)值，而且起到了現(xiàn)實(shí)憑證的重要作用。在實(shí)際工作中如何做到既能有效利用檔案，又能保證檔案的完整與安全保密，是擺在檔案工作人員面前的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。
加強(qiáng)制度建設(shè)，切實(shí)落實(shí)檔案的安全管理責(zé)任
一是建立健全檔案安全管理基礎(chǔ)制度體系。要以《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》及其相關(guān)的法規(guī)，以及人民銀行有關(guān)檔案安全管理的規(guī)章制度為依據(jù)，以《檔案管理規(guī)定》為核心，在檔案的保管環(huán)節(jié)，按照文書檔案、基建檔案、科技檔案、聲像圖片檔案、實(shí)物檔案、電子檔案、會(huì)計(jì)檔案等檔案類別，針對(duì)不同載體、不同材質(zhì)、不同性質(zhì)的檔案，按照合理歸類、科學(xué)保管、安全保密、責(zé)任清晰、要求明確的原則，分別制定管理辦法。二是建立健全檔案安全管理監(jiān)督檢查機(jī)制。要把檔案安全保密工作作為中心支行內(nèi)部控制管理及業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制管理工作的重要內(nèi)容，檔案部門要設(shè)立檔案安全保密工作的“內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)檢查崗”，建立檢查登記簿，嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控管理“月查季報(bào)年總結(jié)”制度。三是建立健全檔案安全管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制。要按照人民銀行檔案安全保密工作規(guī)范，結(jié)合地方檔案及保密主管部門的要求，建立健全檔案安全管理評(píng)價(jià)制度，并將其納入中心支行目標(biāo)管理體系。
加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案的安全保障能力
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案安全保密工作的保障。要結(jié)合檔案及保密工作形勢(shì)發(fā)展的需要，不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，嚴(yán)格按照安全保密工作和檔案的規(guī)范化管理要求建設(shè)檔案庫房，配備相關(guān)設(shè)施和器材，提高檔案的安全保密性保障能力。
要按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)中心支行檔案工作辦公室、閱覽室和檔案庫房，嚴(yán)格做到“兩室一庫”“三分開”。檔案庫房建設(shè)既要做到符合安全保密的要求，又要便于管理使用；既要有足夠的空間滿足當(dāng)前及未來檔案工作發(fā)展變化的需要，又要符合節(jié)儉辦事業(yè)的總體要求。 為檔案庫房配備檔案柜（架）時(shí)，還要充分考慮檔案的類別、載體及其保密性要求和防磁化要求等因素。要按照檔案庫房防盜、防火、放光、防塵、防污染、防潮、防鼠、防蟲等“八防”要求，通過采取為檔案庫房安裝防盜門，窗戶上加裝防護(hù)欄及遮光窗簾，裝備滅火器、溫濕度器和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)施，配備驅(qū)蟲防鼠藥具，安裝監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)等措施，確保檔案庫房建設(shè)安全無隱患。為閱覽室、辦公室配備必需的辦公設(shè)備，購置復(fù)印機(jī)及電子檔案閱讀設(shè)備等其他專用設(shè)施，既要保障檔案工作人員日常工作的需要、職工借閱檔案的需要，還要符合檔案工作安全保密防范的要求。
公司檔案管理制度
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管-理-員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管-理-員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管-理-員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管-理-員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管-理-員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管-理-員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條 二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條 本制度從二O 一一年十月一日起執(zhí)行。
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