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文秘人員管理制度
秘書部管理制度
財(cái)務(wù)管理細(xì)則
為有效合理的使用學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi),使財(cái)務(wù)管理制度化、規(guī)范化,特制定此細(xì)則。
一、費(fèi)用申請細(xì)則
1、經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)本著務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則。
2、記者社內(nèi)部各部申辦活動(dòng),首先必須有詳細(xì)可行的活動(dòng)策劃書,并附活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算表一式三份(社委會(huì)一份、秘書處一份、自留一份)。
3、若活動(dòng)經(jīng)費(fèi)在100元以下,經(jīng)確認(rèn)確為有益的可操作性活動(dòng),社委會(huì)可批準(zhǔn)實(shí)施,并申請經(jīng)費(fèi)予以支持。
4、若活動(dòng)經(jīng)費(fèi)超過100元,活動(dòng)確實(shí)可行,并預(yù)計(jì)在我社及其他學(xué)生產(chǎn)生較大的良好的效果,經(jīng)社委會(huì)審核后,由社長報(bào)黨委宣傳部老師審批,研究決定。
二、經(jīng)費(fèi)使用細(xì)則
1、各項(xiàng)費(fèi)用專人負(fù)責(zé),包括采購物品及其它各項(xiàng)支出,需向供應(yīng)商索要發(fā)票。
2、經(jīng)費(fèi)支出需將明細(xì)賬目、每一項(xiàng)支出需注明事由、費(fèi)用、時(shí)間、經(jīng)手人。
3、如若活動(dòng)中有意想不到的額外支出,各部應(yīng)立即聯(lián)系社委,協(xié)商解決。
三、報(bào)賬說明
1、每項(xiàng)活動(dòng)由負(fù)責(zé)人收集所有發(fā)票交給秘書長統(tǒng)一報(bào)賬。
2、秘書部核實(shí)情況后遞交黨委宣傳部報(bào)銷 ,并在財(cái)務(wù)檔案中做好登記。
6、若各部組織的活動(dòng)無計(jì)劃無預(yù)算,活動(dòng)支出則不予報(bào)銷.
該細(xì)則自2015年4月10日起施行。
該細(xì)則最終解釋權(quán)歸華南農(nóng)業(yè)大學(xué)校報(bào)學(xué)生記者社。
檔案管理制度
第一章 總則
第一條 制定目的
為客觀、全面地反映本社各部門及成員的工作情況,使記者社的制度完善規(guī)范,作到真正的有章可循,獎(jiǎng)懲分明,保障檔案的安全保管和開發(fā)利用特制定本制度。
第二條 檔案的意義
記者社檔案是記者社的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字及實(shí)物資料,為以后的工作提供必要的參考資料,是記者社至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。
第三條 檔案內(nèi)容
本制度包括總則、檔案分類制度、檔案管理制度、檔案借閱制度和附則五部分。
第二章 檔案分類制度
檔案按內(nèi)容劃分為:部門檔案、人事檔案、活動(dòng)檔案、會(huì)議檔案、財(cái)務(wù)檔案、外來資料檔案及記者社相關(guān)制度檔案。
第一條 部門檔案
(一) 檔案范圍
本檔案共五冊(包括社委人事檔案),并按部門劃分。包括各部門職能介紹、成員相關(guān)資料(簡介、個(gè)人獲獎(jiǎng)情況說明等)、成員名單和通訊錄。
(二)檔案建立
1)本社成員的人事檔案由秘書部成員為其建立,其中的個(gè)人履歷等基礎(chǔ)資料由個(gè)人及部門填寫。
2)部門檔案是社委會(huì)對各部門日常工作的考核紀(jì)錄,作為先進(jìn)評選、獎(jiǎng)勵(lì)的主要依據(jù)。
第二條 人事檔案
(一)檔案范圍
包括記者社指導(dǎo)老師簡介,社委會(huì)簡介及各部門部長、副部長、成員名單。
(二)檔案建立
記者社指導(dǎo)老師、社委會(huì)檔案在每年換屆后由秘書部成員為其建立,其中的個(gè)人履歷等基礎(chǔ)資料由個(gè)人填寫。
第三條 活動(dòng)檔案
(一)檔案范圍
檔案按內(nèi)容劃分為:招新活動(dòng)檔案、換屆活動(dòng)檔案、外出聯(lián)誼交流活動(dòng)檔案、評報(bào)活動(dòng)檔案。各類檔案包括各相關(guān)活動(dòng)的活動(dòng)策劃書、活動(dòng)通知、活動(dòng)流程、發(fā)言稿、活動(dòng)工作安排表、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)成果等相關(guān)文件。
(二)檔案建立
1)記者社各部門在舉辦大型活動(dòng)后的7天之內(nèi),需把本次活動(dòng)的所有相關(guān)文件一并提交,由秘書部存檔。
2)舉辦大型活動(dòng)時(shí),攝影部要注意保存各種文字圖像資料,要及時(shí)采集活動(dòng)圖片,及時(shí)將照片、相關(guān)宣傳稿件存檔,并在秘書部工作人員收集時(shí)及時(shí)提交。
第四條 會(huì)議檔案
(一) 檔案范圍
會(huì)議記錄本、部長例會(huì)流程、會(huì)議下發(fā)資料、發(fā)言稿、會(huì)議PPT、資料圖片。
(二) 檔案建立
1) 秘書部對每次學(xué)生會(huì)全體成員會(huì)議在會(huì)議記錄本上進(jìn)行記錄,并于會(huì)后收集本次會(huì)議所有相關(guān)資料進(jìn)行整理存檔。
2) 社委會(huì)例會(huì)資料由秘書長進(jìn)行收集,月末交給檔案管理人員收集存檔。
第五條 財(cái)物檔案
(一) 檔案范圍
活動(dòng)預(yù)算表、活動(dòng)結(jié)算表、學(xué)生會(huì)財(cái)務(wù)帳目、發(fā)票、學(xué)生會(huì)集體獲得的獎(jiǎng)品、紀(jì)念品、文具、展板、條幅、裝飾品等。
(二) 檔案建立
1)各部門舉辦活動(dòng)前,根據(jù)活動(dòng)計(jì)劃書,本著節(jié)約務(wù)實(shí)、具體詳盡的原則編制預(yù)算申請,然后交由社委會(huì)審核通過,再上報(bào)分管老師審核簽字。
2)發(fā)票填寫所購物品、時(shí)間要符合實(shí)際。背面注明經(jīng)手人、所購具體物品及時(shí)間,做到詳實(shí)具體,以便登記入賬。最后主辦部門將預(yù)算申請和發(fā)票一并交秘書部報(bào)銷、存檔。
3)秘書部專門設(shè)立財(cái)務(wù)賬目本,每月應(yīng)作賬目整理,并向社委會(huì)匯報(bào)批示,接受社委會(huì)監(jiān)督。
4)秘書部為每一件辦公物品都建立檔案,詳細(xì)記錄其管理、使用情況。
第六條 外來資料檔案
(一) 檔案范圍
校各學(xué)生組織及外校組織的通訊錄、報(bào)刊等外來資料。
(二) 檔案建立
秘書部每次領(lǐng)取資料后,進(jìn)行資料整理,重要資料備份存檔。
第七條 記者社制度檔案
(一) 檔案范圍
CI系統(tǒng)、場地借用流程、物資借用辦法、值班制度等相關(guān)文檔。
(二) 檔案建立
1)記者社秘書部在學(xué)生會(huì)內(nèi)部制度修訂后進(jìn)行收集,并整理歸檔。
2)對于上級下發(fā)制度文檔進(jìn)行復(fù)印下發(fā)各部門,并備份存檔。
第三章 檔案管理制度
第一條 檔案管理人
1)檔案收集與管理總監(jiān)督人為秘書。秘書部內(nèi)委任檔案管-理-員,由檔案管-理-員對各個(gè)部門進(jìn)行跟蹤負(fù)責(zé)。在活動(dòng)頻繁時(shí)可適當(dāng)在秘書部內(nèi)成立檔案小組進(jìn)行一對一跟蹤負(fù)責(zé)。
2)檔案管-理-員于各部門舉行大型活動(dòng)后主動(dòng)聯(lián)系相關(guān)部門提交檔案所需文檔,并對檔案的收集進(jìn)行監(jiān)督。
3)各部門應(yīng)確定一名委員作為檔案收集工作的聯(lián)系人,負(fù)責(zé)收集活動(dòng)的相關(guān)資料。重要文件(包括工作計(jì)劃、總結(jié)以及某些重要活動(dòng)的文件資料),各部門信息員除了上交一份文字資料外,還應(yīng)將文件用WORD形式存入磁盤上交或發(fā)到秘書部的郵箱中。秘書部郵箱為: http://m.emrowgh.com
4)檔案管-理-員負(fù)責(zé)文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。堅(jiān)持平時(shí)整理,根據(jù)不同種類文件材料的形成特征,合理分類存放,便于利用和歸檔。管-理-員一學(xué)期須作一次檔案統(tǒng)計(jì)匯報(bào)工作,并將本學(xué)期的重要文件及活動(dòng)照片統(tǒng)一錄入磁盤,以便保管及查閱。
5)歸檔做到排放合理,頁號編寫準(zhǔn)確,案卷目錄清楚,案卷標(biāo)題簡明扼要。按歸檔時(shí)間在檔案首頁檔案目錄中進(jìn)行登記,方便檢索。
6)各部所需收集范圍具體請參見《校報(bào)學(xué)生記者社檔案》里各部門業(yè)已歸檔的資料。除此之外,各部門還可以增加收集對學(xué)生會(huì)今后工作有參考利用價(jià)值的資料。另外,工作計(jì)劃書與各大型活動(dòng)的工作總結(jié)也應(yīng)在收集范圍之內(nèi)。
第二條 歸檔時(shí)間
1)各部門的檔案收集工作的聯(lián)系人,在活動(dòng)結(jié)束后七天內(nèi)把相關(guān)資料交給檔案管-理-員進(jìn)行歸檔。
2)對于年度工作總結(jié)、各種年報(bào)、成員名冊,應(yīng)于每個(gè)學(xué)期末進(jìn)行歸檔。
3)每個(gè)學(xué)期末進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔,各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交秘書部歸檔。
第三條 歸檔范圍
按各檔案的檔案范圍進(jìn)行。
第四條 檔案格式
1)各部門上交歸檔文檔統(tǒng)一運(yùn)用應(yīng)屆學(xué)生會(huì)模板,并用A4紙打印后提交。
2)外來文檔原件歸檔。
3)每冊檔案首頁為檔案目錄,檔案本每頁張貼頁碼,并要求對更新的文檔內(nèi)容在檔案目錄進(jìn)行登記,方便檢索。
4)每冊檔案側(cè)面填寫檔案名稱、冊數(shù)。
第四章 檔案借閱制度
為了加強(qiáng)本單位檔案管理,搞好各門類檔案的提供利用工作,特制定以下制度:
第一條 記者社各部門借閱檔案,必須經(jīng)檔案管理人員同意并在檔案借閱登記表上進(jìn)行登記,注明借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式、借閱內(nèi)容,并記錄歸還時(shí)間,是否完整歸還等具體事項(xiàng)。特殊情況需借出的,需經(jīng)檔案管理人批準(zhǔn),但借出時(shí)間不得超過一周,不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù),確保檔案的完整與安全。
第二條 外單位來人查閱本單位檔案,需經(jīng)秘書長簽字批準(zhǔn),方可查閱,不得抄錄或借出。
第三條 對于借閱、借用的檔案,未經(jīng)允許不得圈畫、涂改、折卷、裁剪、撕毀、抽調(diào)、翻印、轉(zhuǎn)借、公開引用、增刪檔案中的任何材料及文件等。
第四條 如發(fā)現(xiàn)檔案錯(cuò)漏請及時(shí)與檔案管理人員聯(lián)系,由檔案管理人員核實(shí)后進(jìn)行修正,不得私自修改。
第五條 對所有借檔案或經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)印的材料要妥善保存。違反要及時(shí)追查,并追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第六條 珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
第五章 附則
第一條 學(xué)生會(huì)每年換屆時(shí),以往文件移交下屆成員作為參考,由秘書部成員接管檔案。
第二條 本制度自頒布之日起施行。
第三條 其他未盡事宜由秘書部請示社委會(huì)后決定。
公司文秘檔案管理制度
1.目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。對文秘檔案的管理,理順工作程序,工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。
2.管理職責(zé)
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理,文秘檔案管理制度的及在各的檢查,對文秘檔案室的和工作實(shí)務(wù)。
2.2各所的內(nèi)部檔案資料,應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)本制度所規(guī)定的條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機(jī)構(gòu),在行政管理部的下,其管理的主要職責(zé)為:
2.3.1制定或制定關(guān)于文秘檔案管理的規(guī)章制度。
2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能文件資料歸檔管理的監(jiān)督。
2.3.3對永久行文秘檔案向檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。
2.3.4總結(jié)經(jīng)驗(yàn),工作方法,管理技能和工作,使公司文秘檔案資料能夠,為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。
3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容
3.1計(jì)劃性文件資料
包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能的工作規(guī)劃、計(jì)劃。
3.2批示性文件材料
包括公司標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo),如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的命令、工作指示、調(diào)度記錄等。
3.3法規(guī)性文件
包括、行業(yè)、制定和頒發(fā)的需公司和的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度。
3.4公司的重大決議
包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及的行政辦公會(huì)議所的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3.5總結(jié)性文件
包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的總結(jié)報(bào)告。
3.6憑證性材料
包括公司各職能在經(jīng)營活動(dòng)中的原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)記錄,材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。
3.7匯報(bào)性材料
包括公司向各主管的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等;公司在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的文書資料等
3.8勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等資料。
3.9調(diào)研性資料
包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的(更多精彩文章來自“秘書不求人”)技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。
3.10聲像制品資料
包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外的以聲像記錄下來的對公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的資料。
3.11證件性文書資料
包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
3.12饋贈(zèng)行資料
包括、名人、友人、協(xié)作和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的工藝制品等。
4.文件資料的立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度條所涵蓋的文件資料,均應(yīng)歸檔管理,各應(yīng)資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔;會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后,由財(cái)務(wù)編造清冊,每兩年歸檔一次。
4.1.2銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存;報(bào)表(應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等)報(bào)閱后由專人回收并即刻銷毀,只財(cái)務(wù)部立卷留存。
4.1.3要貨計(jì)劃、往來函等傳真、資料由部立卷留存。
4.1.4外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室立卷留存;內(nèi)部文件原則上各傳閱后,即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集信息資料,并匯總到各檔案管-理-員,員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)會(huì)議回到公司后,應(yīng)將資料移交檔案管-理-員。
4.2立卷歸檔的
4.2.1凡已辦理完畢的保存價(jià)值的文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2某些文件,或駐地分散在外的的文件,為日常工作,立卷歸檔可情況延長。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各兼職檔案員在規(guī)定的歸檔內(nèi),把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
4.3.3歸檔的文件資料完整、、,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件歸在一起。
4.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá),裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。
4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、。
4.3.6立卷應(yīng)以本的文件為主,文件的特點(diǎn),文件間的歷史,照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主,特征的方法組卷,把有密切的文件組合在一起。
4.3.8立卷應(yīng)把文件于本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
4.3.9立卷歸檔后,還有需立卷的文件資料,可按立卷原則插卷。
4.3.10文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)規(guī)律排列,系統(tǒng)地反映問題,查找。
4.3.11實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔有條件,并其完好無損。
4.3.12聲像檔案攝錄詳細(xì)記錄事由、、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業(yè),不外借。如情況特殊,外人需須持介紹信,并經(jīng)公司批準(zhǔn),可查閱無密級檔案。
5.2各工作人員可直接查閱屬于本工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本得文件和有密級檔案,須經(jīng)公司或原檔案得批準(zhǔn),方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)檔案得完整和完好,私自影印、復(fù)印、翻印,擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語,轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。
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