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管理者如何做好計(jì)劃
通過幾年的實(shí)踐，總結(jié)出了一套工作計(jì)劃與工作日志的方法，特總結(jié)如下，希望大家提出寶貴意見。
第一步，做好個(gè)人年度工作計(jì)劃。年度計(jì)劃很重要，需要統(tǒng)攬全年工作，既要全面，又要有細(xì)節(jié)。年度計(jì)劃應(yīng)分為兩個(gè)層次來準(zhǔn)備，一是工作思路，二是具體工作。一般來說，這就是你的領(lǐng)導(dǎo)要求書面上報(bào)的你的年度工作計(jì)劃。要提高工作績效，那就要 知道 ，這不是報(bào)完就結(jié)束了，盡管可以根據(jù)實(shí)際作調(diào)整，一旦公開，它將成為你全年的工作的指導(dǎo)，或者領(lǐng)導(dǎo)要依據(jù)此來考核，因此須十分慎重。
第二步，做好月度計(jì)劃。把你的工作計(jì)劃分解到全年每個(gè)月里，并盡可能詳細(xì)地列出每月計(jì)劃。要對你今年工作從1-12 月份按月盡量列清楚，還有針對可能遇到情況的處理措施。不能確定哪個(gè)月做但必須做的事情，可以列在12 月份后。
第三步，做好工作流水帳。在月度計(jì)劃的下面寫好每個(gè)月、每天所干的重點(diǎn)工作。即每月有計(jì)劃、有實(shí)施，計(jì)劃做的時(shí)間過了就成為了流水帳。臨時(shí)新增的工作可以寫上，因情況特殊未做的事件繼續(xù)在下個(gè)月或某一時(shí)間點(diǎn)增加該工作。如2 月份你的一項(xiàng)任務(wù)是要去基層調(diào)研，可是等到月底那一天你在完成工作計(jì)劃/ 進(jìn)度日志時(shí)發(fā)現(xiàn)這項(xiàng)工作因?yàn)槊Ω揪蜎]做，那么你就得再次思考一下應(yīng)該何時(shí)做，是在接下來的3 月份還是安排到別的月份。如你覺得應(yīng)該安排在3 月份做，大概在什么時(shí)間？比如中旬，那么你就應(yīng)該在3 月份的工作計(jì)劃里，寫上一條“中旬到基層調(diào)研”，當(dāng)然能確定到日、到幾點(diǎn)更好。比如3 月12 日上午8 ：30 分到基層某單位調(diào)研。到上旬的時(shí)候，你將會(huì)通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備，中旬你也許將會(huì)成行，這項(xiàng)工作就會(huì)結(jié)束，3 月份這項(xiàng)工作計(jì)劃就會(huì)實(shí)施完畢。
有了這樣的工作計(jì)劃和日志就很方便了。部門領(lǐng)導(dǎo)寫日志，并且要求部門內(nèi)每一個(gè)人寫日志，這樣可以隨時(shí)對工作、部門工作整體情況和下屬工作情況都非常了解。無論是領(lǐng)導(dǎo)了解情況或者因工作需要提供這些資料時(shí)都會(huì)對答如流。管理最基本的事就是“何人、何時(shí)、做何事”。這個(gè)表一樣的流水帳，則體現(xiàn)了每個(gè)人、每件事在全時(shí)間所做的所有的重點(diǎn)事，無論何時(shí)安排、總結(jié)工作時(shí)就會(huì)得心應(yīng)手。
管理者如何做好團(tuán)隊(duì)規(guī)劃
之前看過一篇文章，講述的是孫正義如何設(shè)定目標(biāo)及如何達(dá)成目標(biāo)， 具體的原話忘了， 大概的思路是： 先設(shè)想自己10年后想達(dá)成的狀態(tài)和目標(biāo)，之后再分析要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)， 在第8年的時(shí)候需要哪些資源， 需要達(dá)成怎樣的狀態(tài)， 之后不斷倒推， 直到當(dāng)前；當(dāng)然， 這么牛叉的目標(biāo)設(shè)定方法， 不是每個(gè)人都能掌控的。。。
以前也曾經(jīng)聽一個(gè)Google資深產(chǎn)品經(jīng)理的講座，介紹Google的產(chǎn)品設(shè)計(jì)理念時(shí)，也提到Google一開始會(huì)將產(chǎn)品設(shè)想得比較宏大， 之后從某一個(gè)小點(diǎn)入手推進(jìn)該產(chǎn)品，直到將該產(chǎn)品越做越大， 直到影響幾乎全人類。。。
進(jìn)行團(tuán)隊(duì)規(guī)劃時(shí)，也是如此。下邊就來介紹在百度關(guān)鍵詞搜索推薦團(tuán)隊(duì)中， 我們一般是怎么做團(tuán)隊(duì)規(guī)劃的。
簡單來說，團(tuán)隊(duì)規(guī)劃，是不斷回答完善以下一系列問題的過程，這些問題需要在工作推進(jìn)的過程中定期review和調(diào)整：
希望你的團(tuán)隊(duì)成為怎樣的團(tuán)隊(duì)？現(xiàn)在離理想狀態(tài)還有多遠(yuǎn)？
分幾個(gè)階段，每個(gè)階段如何做，才可以做到？
需要哪些資源，才能做到這樣的團(tuán)隊(duì)？
希望你的團(tuán)隊(duì)成為怎樣的團(tuán)隊(duì)？
這個(gè)問題，解決的是目標(biāo)問題， 我們經(jīng)常說‘指哪打哪’， 這個(gè)問題就是回答‘指哪？ 以及是否指對’ 的問題。 這個(gè)過程相當(dāng)于為團(tuán)隊(duì)明確定位， 例如需要明確團(tuán)隊(duì)的職責(zé)， 理想的團(tuán)隊(duì)梯隊(duì)和組織架構(gòu)， 團(tuán)隊(duì)的意識和價(jià)值體系， 理想的團(tuán)隊(duì)氛圍， 團(tuán)隊(duì)能夠?qū)Ω蠓秶a(chǎn)生的影響和輸出價(jià)值。
明確團(tuán)隊(duì)的職責(zé)和定位： 這個(gè)相當(dāng)于是限定了團(tuán)隊(duì)所要做的工作的范圍以及價(jià)值， 例如之前我們對位團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)百度搜索變現(xiàn)流量的挖掘，以便提升公司搜索變現(xiàn)效率。 這就是團(tuán)隊(duì)的職責(zé)，符合該職責(zé)的工作， 都需要考慮是否去做。 在這樣的目標(biāo)設(shè)定下，首先可以選擇一些當(dāng)前認(rèn)為重要的， 且可以做到的事去做，量力而行，逐步推進(jìn)。 之后可以設(shè)定設(shè)定一些未來看起來有希望的能夠做到的重點(diǎn)工作作為中期目標(biāo)進(jìn)行推進(jìn)。在設(shè)定中期目標(biāo)的時(shí)候，一定要抓住重點(diǎn)，例如以前我的老大就跟我說過： 抓住最重要的3件事，避免大而全。
團(tuán)隊(duì)一般還會(huì)有其他的一些目標(biāo)，但這些目標(biāo)一定是圍繞著團(tuán)隊(duì)的職責(zé)來設(shè)定的，例如組織架構(gòu)是為了更高效地完成團(tuán)隊(duì)的職責(zé)，而且好的組織架構(gòu)可以用一張清晰的圖就能表述清楚；團(tuán)隊(duì)的價(jià)值體系也是使用簡單明了的話就能進(jìn)行介紹； 最好還能夠形成幾句比較好記，瑯瑯上口的團(tuán)隊(duì)口號， 這樣能夠讓團(tuán)隊(duì)，員工更有凝聚力， 這個(gè)很重要。 例如經(jīng)常說百度的使命是：‘讓人們更便捷地獲取信息，找到所求’， 我們團(tuán)隊(duì)會(huì)經(jīng)常類比， 說我們的職責(zé)是：‘讓廣告主更高效準(zhǔn)確地覆蓋適合他的流量’， 簡單地一句話就能概括團(tuán)隊(duì)的職責(zé)。
如何確定團(tuán)隊(duì)職責(zé)和定位是正確的：這個(gè)可以從多個(gè)角度來驗(yàn)證，例如和自己的上級， 下級， 平級的同事討論。這個(gè)非常重要，團(tuán)隊(duì)的職責(zé)很多時(shí)候只有得到老大的認(rèn)可這是必須的，如果老大都不認(rèn)可這樣的定位， 那后續(xù)的工作幾乎能難開展（或者從某種程度上也沒必要開展： 畢竟誰出錢誰拍板�。埠軈f(xié)調(diào)到資源來做。 與下級討論的主要目的有兩方面， 一方面下級對團(tuán)隊(duì)也會(huì)有自己的看法， 可以讓管理者從另外一個(gè)角度來看團(tuán)隊(duì)定位職責(zé)是否正確， 因?yàn)橛行┵Y深員工還是會(huì)有自己非常獨(dú)到的看法，從技術(shù)的角度來對這個(gè)問題進(jìn)行審視； 另外一個(gè)主要的作用，就是可以看下下級對團(tuán)隊(duì)職責(zé)定位的認(rèn)可程度， 畢竟他們是這些職責(zé)定位的落實(shí)者， 他們具體做事，只有他們認(rèn)可，后續(xù)的工作才能順暢開展（當(dāng)然即使某人不認(rèn)可， 也可以通過多次溝通進(jìn)行說服）
另外需要注意，這個(gè)階段更主要的是確定近期目標(biāo)， 例如半年或一年目標(biāo)， 所以需要確定的事既要比較實(shí)際，又要有所拔高； 同時(shí)也需要往前看一兩年， 心里邊要有一個(gè)大致的譜： 一兩年后，自己的團(tuán)隊(duì)會(huì)走到哪里。
現(xiàn)在離理想狀態(tài)有多遠(yuǎn)？分析團(tuán)隊(duì)現(xiàn)狀：在指定這些目標(biāo)的時(shí)候， 非常重要的一點(diǎn)，就是需要分析團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)狀： 例如團(tuán)隊(duì)現(xiàn)在的梯隊(duì)，組織架構(gòu)， 氛圍， 相當(dāng)于我們設(shè)定目標(biāo)的時(shí)候是從當(dāng)前的實(shí)際情況去做拔高，這個(gè)非常重要，如果起點(diǎn)很低，而將目標(biāo)設(shè)定的非常高，也不是說不能實(shí)現(xiàn)，但有可能會(huì)出現(xiàn)目標(biāo)過高導(dǎo)致不可能實(shí)現(xiàn)（具體設(shè)多少，是個(gè)技術(shù)問題，有時(shí)像又是個(gè)藝術(shù)問題）
例如11年團(tuán)隊(duì)調(diào)整的時(shí)候， 當(dāng)時(shí)關(guān)鍵詞搜索推薦團(tuán)隊(duì)分為工程， 策略團(tuán)隊(duì)（當(dāng)時(shí)的現(xiàn)狀）， 后來考慮到這種組織架構(gòu)會(huì)導(dǎo)致策略調(diào)研和策略上線之間存在斷層（分析‘現(xiàn)狀’）， 出于提高團(tuán)隊(duì)策略迭代速度的考慮， 后來就將工程團(tuán)隊(duì)和策略團(tuán)隊(duì)進(jìn)行合并， 且重新制定開發(fā)流程， 即后續(xù)很多項(xiàng)目， 都是從策略調(diào)研， 開發(fā)， 到最終推上線小流量乃至全流量都是由唯一負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)， 這樣就避免了原來策略團(tuán)隊(duì)策略調(diào)研完畢后， 工程開發(fā)同學(xué)還要向策略同學(xué)了解具體策略考慮的代價(jià)， 同時(shí)工程同學(xué)也不會(huì)再覺得自己就是個(gè)外包， 避免了那種幫別人實(shí)現(xiàn)算法的失落感。 當(dāng)架構(gòu)有非常大的調(diào)整時(shí)， 才會(huì)引入外部純工程團(tuán)隊(duì)， 一起合作推進(jìn)架構(gòu)的重構(gòu)。
規(guī)劃時(shí)，排除干擾因素：在很多公司我們都會(huì)說： 擁抱變化， 或是說： 世界上唯一沒變的， 就是變化。 的確很多時(shí)候我們在做規(guī)劃的時(shí)候， 都是在一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的節(jié)點(diǎn)對未來進(jìn)行預(yù)見，會(huì)有很多變數(shù)。 例如13年就碰到兩次大的團(tuán)隊(duì)調(diào)整， 而且第二次調(diào)整時(shí)， 團(tuán)隊(duì)調(diào)整方案已經(jīng)定下來了， 而且已經(jīng)和團(tuán)隊(duì)成員溝通了團(tuán)隊(duì)調(diào)整方案后， 突然接到老大通知， 調(diào)整方案有變， 整個(gè)團(tuán)隊(duì)會(huì)很快被劃到另外一個(gè)部門， 后來不得不重新進(jìn)行規(guī)劃。 在這樣變化的環(huán)境中， 會(huì)有很多的干擾因素， 但規(guī)劃的時(shí)候， 其實(shí)可以在一定程度上先排除這些干擾， 否則考慮太多這種干擾因素， 會(huì)導(dǎo)致規(guī)劃無法進(jìn)行。
分幾個(gè)階段達(dá)到理想狀態(tài)，每個(gè)階段如何做，才能做到分幾個(gè)階段做： 每次做年度規(guī)劃的時(shí)候， 都覺得第一季度的事是相對比較明確的，第二季度的也還基本可以預(yù)知，但第三，第四季度的就很難把握了， 而前面也提到， 指定規(guī)劃后， 需要定期review和調(diào)整， 所以每個(gè)階段，最好不要超過一個(gè)季度，否則可能出現(xiàn)有些方向走偏但沒有意識到的情況。每個(gè)階段進(jìn)行review，之后根據(jù)當(dāng)前的進(jìn)度進(jìn)行目標(biāo)的調(diào)整。 如果有些目標(biāo)的達(dá)成需要太長時(shí)間， 則可以將這個(gè)目標(biāo)達(dá)成再進(jìn)行分解，避免某個(gè)節(jié)點(diǎn)持續(xù)時(shí)間過長。
需要哪些資源才能達(dá)到這樣的團(tuán)隊(duì)水平設(shè)定了上述預(yù)見的遠(yuǎn)景外， 就可以分析， 要達(dá)到該遠(yuǎn)景，需要哪些資源了。
資源可以從幾個(gè)維度去區(qū)分：自己團(tuán)隊(duì)需要那些人， 需要上級的哪些支持， 需要兄弟團(tuán)隊(duì)的哪些支持，需要更大環(huán)境的哪些支持。
例如， 我們在進(jìn)行百度關(guān)鍵詞搜索推薦引擎團(tuán)隊(duì)規(guī)劃時(shí)，認(rèn)為后續(xù)需要在機(jī)器學(xué)習(xí)上進(jìn)行加強(qiáng)， 于是開始聯(lián)系HR，讓其幫忙招聘更多機(jī)器學(xué)習(xí)方面的同事，同時(shí)開始聯(lián)系擅長機(jī)器學(xué)習(xí)的團(tuán)隊(duì)， 一方面希望從兄弟團(tuán)隊(duì)引入對我們的項(xiàng)目感興趣的同學(xué)，另一方面也了解他們團(tuán)隊(duì)中的機(jī)器學(xué)習(xí)工具和技術(shù)。
再比如之前團(tuán)隊(duì)調(diào)整過程中， 覺得關(guān)鍵詞搜索推薦應(yīng)該加強(qiáng)與百度檢索投放系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)，所以后來與老大討論后， 將底層涉及基礎(chǔ)技術(shù)的topic model 方向劃到了關(guān)鍵詞搜索推薦小組。 這就是需要上級支持的典型。
還有一個(gè)大原則， 就是上述的規(guī)劃，并不是一經(jīng)制定后就是一成不變的，我們經(jīng)常說計(jì)劃趕不上變化，那為什么還要做規(guī)劃？ 規(guī)劃的更大的作用是能讓我們能將這些事在現(xiàn)階段想清楚， 就類似于說拿破侖雖然每次戰(zhàn)爭都不是按照作戰(zhàn)計(jì)劃進(jìn)行， 但每次戰(zhàn)前他都會(huì)制定周密的作戰(zhàn)計(jì)劃。 所以， 我們要對規(guī)劃懷著開放的心態(tài)，做好調(diào)整的準(zhǔn)備。
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