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采購報銷制度
為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。
一、采購權(quán)限劃分
1、請購部門： 工程項目部，辦公室及其他有關(guān)部門。
2、范圍：
（1）與工程施工有關(guān)的對外采購的材料、輔料、機械設(shè)備及設(shè)備配件等。
（2）對外采購使用的辦公用品、工具。
3、權(quán)責：
（1）需求部門：負責材料、設(shè)備及配件、工具、辦公用品等申請及驗收。
（2）采購：負責采購作業(yè)執(zhí)行及物料采購費用的報銷。
（3）庫房：負責數(shù)量點收及貨品驗收合格后辦理入庫手續(xù)。
（4）財務(wù)部：負責費用報銷、原始憑證的審核和付款。
（5）項目總負責人：負責制定物料采購計劃及大宗物料采購供應(yīng)商聯(lián)系。
（6）總經(jīng)理：負責對物料采購計劃、大宗采購供應(yīng)商及費用報銷批準。
二、采購流程：
1、辦公用品、工具采購：由需求部門將采購計劃報辦公室主任或總經(jīng)理知曉后，指定專人采購。
2、工程采購計劃：
（1）項目總負責人參酌工程進度和庫存情況，提前1～2周指定采購計劃，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、工程技術(shù)要求、需求日期及注意事項。
（2）采購人員根據(jù)項目總負責人下達的采購物料計劃，并根據(jù)工程進度
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和需要，與施工單位、工程部經(jīng)理、項目總負責人協(xié)商確定實際采購數(shù)量，并將采購單報總經(jīng)理知曉。
3、詢價比價議價：
（1）詢價前必須審閱采購單的品名、規(guī)格、數(shù)量，了解材料及設(shè)備的工程技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與項目總負責人溝通；
（2）屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中采購；
（3）尋找3家以上供應(yīng)商進行詢價，對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認；
（4）在滿足需求、保證質(zhì)量的前提下，選擇合適的供應(yīng)商，進行談判議價，最終確定成交價格。
4、采購價審批：
（1）零星采購：采購員將市場成交價格報項目總負責人或總經(jīng)理知曉，經(jīng)批準后執(zhí)行。
（2）大宗采購：采購員或項目總負責人將商定合同價報總經(jīng)理知曉，經(jīng)批準后執(zhí)行。
5、采購執(zhí)行：由采購員制定采購合同，總經(jīng)理或委托代理人在合同上簽字確認。合同制定完畢后，采購人員應(yīng)及時追蹤合同執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商及時發(fā)貨，確保貨物能夠按時到達。
6、交貨驗收：貨物到達倉庫后，由采購員向檢驗人員請驗。
7、使用追蹤：貨物在使用過程中，工程技術(shù)人員進一步追蹤，確認使用中的異�，F(xiàn)象。
三、倉庫管理：
1、材料入庫：
（1）質(zhì)量檢驗：公司所有工程材料設(shè)備，須查驗質(zhì)量檢驗報告、合格證、工程技術(shù)要求；
（2）對單驗收：采購物資抵庫后，庫管員要按照已核準的“采購單”和“送貨單”，仔細核對物資的品名、規(guī)格、型號、數(shù)量及外包裝是否完好無損；
（3）入庫手續(xù)：所有材料必須在每次驗收合格后由庫管開具入庫單，入庫單由庫管員、采購員、項目總負責人簽字，入庫單一式三聯(lián)，存根聯(lián)由庫管留存，記帳聯(lián)由經(jīng)手人或?qū)Ｈ诉B同發(fā)票送交財務(wù)，一聯(lián)由報銷人留存；
（4）差異及破損的處理：如發(fā)現(xiàn)單貨不符、外包裝破損或其他質(zhì)量問題，要及時向上級反映，同時通知采購部門和廠家代表（如有），共同現(xiàn)場鑒定；
（5）倉庫保管帳：每日業(yè)務(wù)終了，庫管員必須將當日入庫單登記倉庫保管帳，入庫時號碼必須按順序排列，并填寫入庫號碼單備查。
2、材料出庫：
（1）辦理出庫時要認真審核“出庫單”或“材料進場檢驗單”，核查出庫批準手續(xù)是否齊全；手續(xù)齊全后再辦理出庫；
（2）出庫單手續(xù)包括庫管員、工程部經(jīng)理、項目總負責人或總經(jīng)理簽字，收料單位（施工方）簽字；
（3）材料進場檢驗單手續(xù)包括業(yè)主、施工單位、監(jiān)理單位三方簽字蓋章；
（4）由項目總負責人或總經(jīng)理批準的出庫單，可根據(jù)工程實際情況補辦出庫手續(xù)。
3、倉庫管理：
（1）當日發(fā)生的入庫單、出庫單，庫管員需當日登記庫存臺帳。經(jīng)常進行盤點，做到日清月結(jié)；
（2）每月須對庫存物資進行實物盤點一次，并填報庫存盤點表。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損或變質(zhì)，須查明原因，分清責任，寫出書面報告，提出處理建議，呈報上級和有關(guān)部門，未經(jīng)批準不得擅自調(diào)賬；
（3）積極配合財務(wù)部做好全面盤點和抽點工作，定期與財務(wù)部門對帳。
四、采購費支付及報銷：
1、零星采購：
（1）以市場確定價，采取現(xiàn)金支付。
（2）報銷憑證：報銷單、入庫單轉(zhuǎn)交財務(wù)部辦理報銷。
2、大宗采購：
（1）根據(jù)訂購合同規(guī)定支付相應(yīng)貨款；
（2）報銷憑證：對外付款單、發(fā)票張貼單、入庫單、訂購合同轉(zhuǎn)交財務(wù)部；
3、簽字流程： 采購員部門經(jīng)理 總經(jīng)理。
物品采購與報銷制度
上海市田林三中物品采購與報銷制度
1、學(xué)校物品的采購，分學(xué)期采購計劃和臨時采購計劃。執(zhí)行先請購、后采購，先入財產(chǎn)賬、后財務(wù)報銷的制度。
2、物品采購采用預(yù)報申領(lǐng)制度，每學(xué)期開學(xué)初由各處室、年級組、教研組負責人填寫《田林三中物品采購請購單》，預(yù)報學(xué)期采購計劃。要如實填寫采購物品的名稱、數(shù)量、用途、金額等，由部門負責人或主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，報校長室。臨時采購計劃作為學(xué)期采購計劃的補充。
3、物品請購流程：
（1）各處室、年級組、教研組制定學(xué)期采購計劃或臨時采購計劃，填寫物品請購單。
（2）物品請購單送交校長審批。
（3）校長同意后，交總務(wù)處采購經(jīng)辦。
（4）采購物品驗收入庫。
（5）物品請購人到財產(chǎn)保管員處填寫物品領(lǐng)用單或借用單，領(lǐng)取采購的物品。
4、總務(wù)處主任收到預(yù)報的物品請購單后，會同財產(chǎn)保管員，清點庫存物品，確定需要采購的物品清單。
5、總務(wù)處物品采購原則
（1）一般性的、急需的且金額較小的教學(xué)用品、辦公用品等物品的采購，采取就近采購。
（2）凡采購數(shù)量較多、金額較大在1000元以上，10000元以下的一般性教學(xué)用品、辦公用品、學(xué)生生活用品、學(xué)習用品，采取定點購買的方式，由總務(wù)處主任、保管員、外勤人員共同選擇2—3家交通便利、信譽良好、質(zhì)量可靠、價格公道、商品齊全的較大型的商店作為對口采購單位。
（3）凡采購物品金額在10000元以上的采購計劃，必須由三人以上有關(guān)人員組成采購小組，采用背靠背報價形式，貨比三家后再定價購買。必要時，校長室應(yīng)組織人員進行市場調(diào)查，及時掌握市場行情。
6、專業(yè)性較強或選擇性較活的物品采購時，請使用部門派出專業(yè)管理人員協(xié)同采購，以保證采購物品的質(zhì)量。
7、采購人員必須具備高度責任感，認真負責地做好采購工作，嚴格遵守財務(wù)制度。做到以下幾點：
（1）了解產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)性能、規(guī)格、廠商信譽、價格等情況，擇優(yōu)擇廉選購。
（2）實際價格超過預(yù)算價格20%以上的，應(yīng)先請示后購置。
（3）沒有嚴格的經(jīng)濟合同手續(xù)及負責產(chǎn)品質(zhì)量三包的不購。。
（5）未經(jīng)批準或批準手續(xù)不全的不購。
（6）計劃外項目，經(jīng)費不落實的不購。
8、在特殊情況下，經(jīng)校長同意，可委托有關(guān)人員進行專項采購。
9、非常規(guī)性物品，特殊需要的物品，確需購置時需事先申請經(jīng)費，待校長批準落實經(jīng)費后，專款采購。
10、所有采購物品，都必須經(jīng)過總務(wù)處財產(chǎn)保管人員清點驗收入庫登記入冊簽名后，每張發(fā)票報總務(wù)主任簽字同意后再報校長簽字同意，才能進行財務(wù)報銷手續(xù)。
材料采購的報銷制度
為加強工程材料設(shè)備采購的管理,根據(jù)國家有關(guān)的法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本公司的實際情況，制定本制度：
一、由項目經(jīng)理提前向公司材料部提供需購買的材料，材料上必須注明所購材料的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號等詳細內(nèi)容；
二、材料部有關(guān)經(jīng)辦人核實簽字后交主管領(lǐng)導(dǎo)簽字；
三、將以上簽字資料和承包合同一并交財務(wù)部，在結(jié)算時應(yīng)該由供貨方拿材料請購單到財務(wù)部結(jié)算（注：請購單上必須有收貨人簽字→我公司材料部經(jīng)辦人簽字→總經(jīng)理簽字），財務(wù)部必須核實供貨方提貨單和我公司負責經(jīng)辦人提供的1、2條的內(nèi)容一致方可付款，否則不予結(jié)算；
四、如沒有合同的材料報銷，也必須由供貨方拿請購單到財務(wù)部結(jié)算（注：提貨單上必須要有材料的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號等詳細內(nèi)容。且提貨單上必須有收貨人簽字→我公司材料部經(jīng)辦人簽字→部門負責人簽字→總經(jīng)理簽字），財務(wù)方可受理。
五、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
長沙海平面裝飾工程有限公司
財務(wù)部
2015年4月13日
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