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電視電話會議系統(tǒng)方案
收教所
電視 電話會議系統(tǒng)
設(shè)
TeleConference是一個先進(jìn)的電話會議系統(tǒng),提供使用者省時又經(jīng)濟(jì)的方式,計劃及設(shè)定電話會議,不管身處何地都能簡單方便的參加會議。TeleConference的特點(diǎn)有：
1. 使用簡單
有了TeleConference后,所有與會人員皆可主動撥入系統(tǒng)參加會議不用再被動的等待會議召集人一個一個的通知。參加電話會議就像是加入一個聊天室般的簡單。
2. 電話內(nèi)線、外線與VoIP之間的連結(jié)
TeleConference允許以不同的外線界面參加會議,所以與會者有可能是在同一辦公室利用內(nèi)線參加會議,也可以是其它分公司的員工利用外線參加會議,若與TeleSynergy VoIP 網(wǎng)關(guān)(Gateway) 整合,則可利用VoIP外線連結(jié),也就是透過網(wǎng)絡(luò)節(jié)省電話費(fèi)而參加會議。
3. 節(jié)省外線資源
在同一分公司之與會人員可先串聯(lián)進(jìn)行電話會議,之后再使用一條外線或VoIP與其它地區(qū)之電話會議室連結(jié),連結(jié)之后即可二方共同進(jìn)行會議。
4. 網(wǎng)頁化的管理及設(shè)定
系統(tǒng)中之每一分機(jī)都可以在網(wǎng)絡(luò)瀏覽器上事先計劃和預(yù)訂一個虛擬的電話會議室。 TeleConference擁有這種網(wǎng)頁化的管理特性及友善的操作畫面,使得電話會議容易規(guī)劃及召開,再也不用額外使用其它電話公司的設(shè)備或系統(tǒng),也不用付費(fèi)召開會議。TeleConference可以隨時使用,沒有時間限制及費(fèi)用的問題。
(1)TeleConference可定義電話會議之機(jī)密性程度
a.一般性的電話會議
允許系統(tǒng)中的任一人隨意進(jìn)出會議,沒有與會人員或會議時間的限制。會議主席可依需求設(shè)置虛擬會議室及會議開始時間。
b.非公開性的電話會議
電視電話會議制度
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范**分行電視、電話會議管理，根據(jù)總行及省分行視頻會議系統(tǒng)使用與管理的有關(guān)規(guī)定和要求，依照《**分行電視電話會議管理辦法》，特制定本管理辦法。
第二條 本辦法所稱電視電話會議有：總行召開至省分行的視頻會議，總行召開至省分行和二級分行的視頻會議，省分行召開至二級分行的視頻會議，省分行召開至二級分行和縣級支行的電視電話會議。
第三條 通過視頻會議系統(tǒng)組織召開的應(yīng)是全行性或涉及面較廣的重要會議和培訓(xùn)活動；同一工作內(nèi)容或相近工作安排，應(yīng)合并舉行；凡可通過文件、網(wǎng)訊、NOTES郵件或?qū)I(yè)工作園地等其他方式進(jìn)行的，一般不召開視頻會議進(jìn)行安排。
第四條 合理控制參加視頻會議人員的層級和范圍，盡量減少參加人員數(shù)量，凡一般性工作安排或具體業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不應(yīng)要求各級行領(lǐng)導(dǎo)參加。
第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第五條 總行及省分行召開的綜合性會議的主辦部門為辦公室，總行及省分行召開的專業(yè)性會議和培訓(xùn)的主辦部門為各專業(yè)部門。
第六條 視頻會議的協(xié)辦部門為辦公室、信息科技部、
后勤服務(wù)公司及相關(guān)專業(yè)部門。
第七條 主辦部門職責(zé)
（一）發(fā)出會議通知。省分行召開的會議，應(yīng)以正式文件發(fā)出通知；總行開至二級分行、文件直接發(fā)二級分行的，應(yīng)通過“Notes”向主辦部門發(fā)出通知，明確參會人員及相關(guān)事項。
（二）收集、確定參會人員名單，準(zhǔn)備座簽，安排座次。
（三）通知參會行領(lǐng)導(dǎo)。通過大廳通知欄或郵件、電話等形式通知本部部門。
（四）與總行或省行聯(lián)系會議材料，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見印發(fā)本部，并通過NOTES系統(tǒng)發(fā)各支行。
（五）準(zhǔn)備貫徹意見。
（六）會場設(shè)置等相關(guān)事宜。
（七）隨時掌握會議的視頻效果，協(xié)助科技部門及時解決出現(xiàn)的問題。
第八條 協(xié)辦部門主要職責(zé)
（一）辦公室：按照使用電視電話會議系統(tǒng)優(yōu)先順序為總行、省分行、二級分行的原則，確認(rèn)會議不發(fā)生沖突，負(fù)責(zé)全行性會議材料的接收及傳遞，照相攝像；
（二）信息科技部：負(fù)責(zé)全轄電視電話會議系統(tǒng)運(yùn)行的組織協(xié)調(diào)工作，提前測試視頻系統(tǒng)，會議中及時處理視頻故障，保證會議效果；
（三）后勤服務(wù)公司：負(fù)責(zé)分行會場電源、燈光的保障與維護(hù)、音響的操作維護(hù)及相關(guān)服務(wù)（衛(wèi)生、桌椅、空調(diào)）
等工作。
第四章 組織紀(jì)律和會場秩序
第九條 需要支行行長和各部室經(jīng)理參加的視頻會議，因故不能出席的要提前通過主辦部門向市分行行領(lǐng)導(dǎo)請假。其他會議或培訓(xùn)的應(yīng)參加人員，因故缺席應(yīng)向主辦部門負(fù)責(zé)人請假。因故不能參加會議的其他人員，必須提前履行請假手續(xù)。
第十條 各行、各部門召開的會議與總行及省分行召開的工作會議時間沖突，原則上服從上級行工作會議的要求。
第十一條 所有與會人員要著裝整齊。要遵守會議時間，所有與會人員要按照要求提前15分鐘入場，按次序就座。會議開始后進(jìn)入會場者，一律視為遲到。
第十二條 會議期間，參加人員須將手機(jī)調(diào)整為靜音或關(guān)閉狀態(tài)。如無特殊要求，會議進(jìn)行過程中嚴(yán)禁相互間交頭接耳、隨意走動，不準(zhǔn)翻看與會議無關(guān)的資料、無故不得長時間離開會場或從事與會議和培訓(xùn)無關(guān)的活動。其他無關(guān)人員不得隨意進(jìn)入會場。
第十三條 由主辦科室負(fù)責(zé)維護(hù)會場秩序。如有特殊情況需中途退場的，須經(jīng)主辦科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第五章 會場布置
第十四條 會場布置力求莊重、樸素、大方。會議桌原則上要采用排式擺放，確保攝像機(jī)攝像清晰且不留死角，首
排桌面中間部位要放置分會場桌牌，名稱要規(guī)范、清晰；會場內(nèi)光線要充足。
第六章 檢查監(jiān)督
第十五條 辦公室、人力資源部負(fù)責(zé)對視頻會議或培訓(xùn)情況進(jìn)行檢查和通報，促進(jìn)全行精簡會議和培訓(xùn)的數(shù)量，提高質(zhì)量和效果。
第十六條 信息科技部辦負(fù)責(zé)全轄視頻會議系統(tǒng)的檢查和維護(hù)。
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