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學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)議服務(wù)方案
我從1998年參與全國(guó)中西醫(yī)結(jié)合肝病學(xué)術(shù)會(huì)議和全國(guó)中醫(yī)肝膽病學(xué)術(shù)會(huì)議的籌備工作，至今已十年有余，對(duì)于會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)組織及會(huì)后安排等有一些體會(huì)，在此簡(jiǎn)要介紹以方便于后來(lái)者。
一、會(huì)前準(zhǔn)備
1. 擬定會(huì)議計(jì)劃：①擬定會(huì)議主題、名稱(chēng)、地點(diǎn)、規(guī)模等(常常由總會(huì)在前一年11月份前后征求各分會(huì)意見(jiàn)確定)，確定特邀嘉賓(含專(zhuān)題講座專(zhuān)家)和贊助商;②確定會(huì)議日期、日程及議程及預(yù)備會(huì)議內(nèi)容(如委員會(huì)議、換屆選舉會(huì)議等);③排出會(huì)議作息時(shí)間及注意事項(xiàng);④做出會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算和籌資方案;⑤成立會(huì)務(wù)組，明確會(huì)務(wù)分工。
2. 發(fā)出會(huì)議通知：①會(huì)議征稿(各委員、委員單位、雜志社);②第一輪通知(告知會(huì)議具體時(shí)間、地點(diǎn)、學(xué)術(shù)委員會(huì)名單、演講專(zhuān)家及講題等);③正式通知及回執(zhí)(包括會(huì)址、交通、報(bào)道和接站時(shí)間、回執(zhí)時(shí)間、住宿要求、返程票預(yù)訂、是否大會(huì)發(fā)言、會(huì)議壁報(bào)準(zhǔn)備等等)。
3. 準(zhǔn)備會(huì)議材料：①會(huì)議審稿，確定大會(huì)發(fā)言名單;②編輯出版論文集(包括投稿論文、講座論文、會(huì)議日程、贊助商致謝、廣告等;③確定開(kāi)幕式議程、開(kāi)幕詞或致詞稿代擬稿;④編印會(huì)議指南(包括會(huì)議日程、代表須知等);⑤準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要和通訊錄。
4. 準(zhǔn)備會(huì)議標(biāo)識(shí)：①代表證;②會(huì)場(chǎng)背景幕布、會(huì)標(biāo)(賓館門(mén)口)、指引標(biāo)志(會(huì)議和就餐)、海報(bào)、會(huì)議日程(報(bào)到處)等;③參展商的展覽布置(宣傳標(biāo)語(yǔ)、廣告牌、充氣拱門(mén)等);④壁報(bào)。
5. 安排會(huì)議生活：①預(yù)定交通工具;②預(yù)訂賓館，安排住宿、餐飲、會(huì)場(chǎng);③聯(lián)系安排參觀、訪問(wèn)、旅游活動(dòng);④確定財(cái)務(wù)、接待、保衛(wèi)人員;⑤安排茶歇和娛樂(lè)活動(dòng)。
6. 選定布置會(huì)場(chǎng)：①排定會(huì)議座次;②布置環(huán)境;③檢查并配置電化設(shè)備;④展臺(tái)安排。
二、會(huì)議接待
1. 會(huì)議報(bào)到：①接站;②填寫(xiě)報(bào)到單;③分發(fā)會(huì)議材料，安排住宿;④收取代表費(fèi)用;⑤通知有關(guān)事項(xiàng)。
2. 會(huì)場(chǎng)組織：①檢查會(huì)議設(shè)備;②接待嘉賓;③保證會(huì)議主持人、發(fā)言人到位;④調(diào)動(dòng)與會(huì)者提問(wèn)和討論;⑤會(huì)議記錄;⑥評(píng)選優(yōu)秀論文或優(yōu)秀壁報(bào)。
3. 會(huì)議生活服務(wù)：①及時(shí)定購(gòu)代表回程票;②印刷并分發(fā)會(huì)議代表通訊錄;③檢查住房設(shè)施;④征求膳食意見(jiàn);⑤保證參觀、訪問(wèn)及娛樂(lè)活動(dòng)順利進(jìn)行。
三、會(huì)后安排
1. 整理會(huì)議文件：①整理會(huì)議記錄;②形成會(huì)議決定(簡(jiǎn)報(bào)、紀(jì)要);③寫(xiě)總結(jié)向上級(jí)匯報(bào)情況或發(fā)布;④將會(huì)議材料分類(lèi)、立卷、歸檔;⑤向總會(huì)和情報(bào)信息單位提交論文集。
2. 送別會(huì)議代表：①分發(fā)回程票;②結(jié)清會(huì)議費(fèi)用;③根據(jù)返程時(shí)間安排車(chē)輛;④發(fā)放會(huì)議學(xué)分、照片和通訊錄。
3. 會(huì)后工作：①結(jié)算會(huì)議開(kāi)支費(fèi)用;②歸還會(huì)議所借物品。
學(xué)術(shù)會(huì)議的主體是與會(huì)代表，組織好代表是開(kāi)好會(huì)議最重要的環(huán)節(jié)。我們的會(huì)議一般規(guī)范較小(因?yàn)闀?huì)議頻繁)，參會(huì)代表并不僅僅局限在入選論文的作者，也可通過(guò)廠家或公司特邀一些專(zhuān)業(yè)人員參會(huì)，盡量保證會(huì)場(chǎng)人員。特別是會(huì)議選擇在風(fēng)景區(qū)，往往開(kāi)幕式人數(shù)不少，閉幕式則寥寥無(wú)幾，成為典型的虎頭蛇尾。
學(xué)術(shù)會(huì)議的順利召開(kāi)，往往取決于一些必不可少細(xì)節(jié)方面的充分準(zhǔn)備。如會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)盡量選擇環(huán)境較好，交通便利，接待能力較強(qiáng)或與會(huì)議研討內(nèi)容相關(guān)的地區(qū)，最好在當(dāng)?shù)赜幸劳袉挝弧?huì)場(chǎng)的布置，包括主席臺(tái)的設(shè)置、橫幅標(biāo)語(yǔ)、背景幕布、桌簽的擺放、投影設(shè)備的安裝使用、茶水服務(wù)、位置安排等，一定要安排周到。另外，經(jīng)過(guò)充分準(zhǔn)備的學(xué)術(shù)會(huì)議，一定要按期召開(kāi)。會(huì)議期間應(yīng)當(dāng)就討論的主題進(jìn)行廣泛深入的研討。學(xué)術(shù)會(huì)議要安排緊湊，緊扣主題，對(duì)會(huì)上所作的大會(huì)報(bào)告和宣讀的主要論文，要圍繞重點(diǎn)議題認(rèn)真組織評(píng)議，通過(guò)討論力求解決一些理論問(wèn)題和實(shí)際問(wèn)題。要貫徹雙百方針，倡導(dǎo)學(xué)術(shù)民-主，提倡各種不同學(xué)術(shù)觀點(diǎn)的碰撞，對(duì)與會(huì)者應(yīng)一視同仁，努力營(yíng)造學(xué)術(shù)自由、平等的氣氛。要注意發(fā)現(xiàn)和選拔優(yōu)秀人才，參加學(xué)術(shù)會(huì)議的資深專(zhuān)家要注意發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的青年人才，并向有關(guān)部門(mén)進(jìn)行舉薦，使
優(yōu)秀人才更好地成長(zhǎng)。學(xué)術(shù)會(huì)議期間，除進(jìn)行學(xué)術(shù)討論外，還要根據(jù)情況，組織專(zhuān)家針對(duì)科學(xué)發(fā)展問(wèn)題(如診療規(guī)范、共識(shí)等)提出意見(jiàn)和建議。在會(huì)議的形式上，也要力求多樣化，要靈活采用大會(huì)報(bào)告、墻報(bào)、辯論會(huì)、學(xué)術(shù)沙龍、設(shè)問(wèn)和答辯、自由發(fā)言、圓桌座談、冷餐會(huì)、成果展示等多種學(xué)術(shù)會(huì)議形式，營(yíng)造學(xué)術(shù)會(huì)議的寬松氛圍，提高交流成效。
以上這篇是就為您介紹到這里，希望它對(duì)您有幫助。如果您喜歡這篇文章，請(qǐng)分享給您的好友。
學(xué)術(shù)研討會(huì)總體方案
一、學(xué)術(shù)研討會(huì)原則和目的
本屆學(xué)術(shù)研討會(huì)由 、畢節(jié)地區(qū)行署主辦（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“地區(qū)行署”），赫章縣人民政府、貴州昌昊中藥發(fā)展有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）承辦，本著“繁榮學(xué)術(shù)、凝聚力量、引領(lǐng)學(xué)科”的辦會(huì)宗旨，為努力實(shí)現(xiàn)中藥材半夏合理開(kāi)發(fā)利用和社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略服務(wù)。利用學(xué)術(shù)研討活動(dòng)交流各地半夏中藥產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，增強(qiáng)公司與地方、公司與公司、公司與客戶(hù)之間的聯(lián)系。會(huì)議主題是加強(qiáng)產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，促進(jìn)中藥資源產(chǎn)業(yè)化發(fā)展。
二、會(huì)議舉辦前
1、參會(huì)代表會(huì)議期間的酒店的預(yù)定（ 酒店（★★★））。 2、2015年 月 日全天設(shè)立 個(gè)接待站：
畢節(jié) （ 酒店）：工作人員（兩人） 時(shí)間（10∶00—21∶30） 貴陽(yáng)龍洞堡機(jī)場(chǎng)（二至四輛大型客車(chē)）：工作人員（兩人） 時(shí)間（12∶00—22∶00）
3、在畢節(jié) 酒店設(shè)立會(huì)議報(bào)到處。
4、學(xué)術(shù)研討會(huì)會(huì)議室的選定。（含會(huì)議室內(nèi)燈光、音響、座位的布臵、會(huì)議用品的準(zhǔn)備等）
主會(huì)場(chǎng)一個(gè)，分會(huì)場(chǎng)兩個(gè)。建議： 為主會(huì)場(chǎng)， 為分會(huì)場(chǎng)。
5、研討會(huì)邀請(qǐng)人員名單的擬定（包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、制藥單位及媒體記者等）：由兩會(huì)和地區(qū)行署確定。
6、會(huì)議期間代表們的用餐地點(diǎn)。
1
（1） （早、中、晚）、 （早、中、晚）、 （早、中）、日（早）在 酒店 樓大廳（自助餐）；
（2） 日晚地區(qū)行署設(shè)晚宴（地點(diǎn)：待定）
（3） 日參觀基地（中、晚） 賓館
7、會(huì)議期間車(chē)輛的安排（四至五輛大型客車(chē)接送）。
8、在會(huì)議舉辦前是否制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。
9、準(zhǔn)備會(huì)議期間資料。（含參會(huì)代表通訊錄，會(huì)議中所需資料等）
10、其它相關(guān)準(zhǔn)備。（如會(huì)議期間的噴繪、背景、酒店、會(huì)場(chǎng)彩球拱門(mén)等）
11、會(huì)后參觀考查的路線及相關(guān)費(fèi)用。
A線：車(chē)輛（待定）
B線：
三、會(huì)議舉辦中
（一）首屆貴州（赫章）2015中藥材半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì) 1、首屆貴州（赫章）2015中藥材半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)議程
（1）研討活動(dòng)日程：
月 日 全天， 酒店報(bào)到
月 日 上午，開(kāi)幕式；大會(huì)特邀報(bào)告
月 日 下午，大會(huì)特邀報(bào)告
月 日 學(xué)術(shù)交流
月 日 下午16:00，閉幕式
2
月 日 會(huì)后考察
（2）宣傳報(bào)道：本次學(xué)術(shù)研討活動(dòng)主要通過(guò)相關(guān)媒介、公司網(wǎng)站、公司刊物進(jìn)行宣傳報(bào)道，通過(guò)各種有效形式宣傳畢節(jié)地區(qū)和赫章縣。
2、參加人員：約180人
（二）會(huì)議期間注意事項(xiàng)
1、根據(jù)前來(lái)的參會(huì)代表的實(shí)際情況，機(jī)場(chǎng)、車(chē)站專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)分批分時(shí)段按預(yù)計(jì)計(jì)劃接站。
2、會(huì)議酒店現(xiàn)場(chǎng)安排專(zhuān)人分發(fā)會(huì)議資料和來(lái)客接待。
3、會(huì)場(chǎng)的會(huì)務(wù)服務(wù)。
4、在會(huì)議報(bào)到處協(xié)助酒店人員確認(rèn)和分發(fā)房間，整理記錄有關(guān)信息。分發(fā)會(huì)議禮品及領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)專(zhuān)家房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。
5、確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。
6、提前確認(rèn)會(huì)議代表的娛樂(lè)項(xiàng)目、娛樂(lè)場(chǎng)所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。
7、確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購(gòu)、娛安排事宜（日程安排、導(dǎo)游等安排）。
8、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。
9、確認(rèn)特殊客人（領(lǐng)導(dǎo)、政府官員及重要客商等）的安排及接待工作。
10、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。
11、代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。
四、會(huì)議舉辦后
1、根據(jù)報(bào)到時(shí)參會(huì)代表的選擇，會(huì)后為考察代表提供考察服務(wù)。
2、特邀領(lǐng)導(dǎo)、政府官員人員一同考察。
3、根據(jù)考察路線安排好考察代表的食宿。
五、會(huì)議緊急事故處理
1、緊急醫(yī)療：緊急事件可能在任何時(shí)間發(fā)生，但是有些參加會(huì)議的人比其他人更容易受傷與生病，比較可能性的病癥是心臟疾病、中風(fēng)和其他有危害生命的病癥，有些與會(huì)者因?yàn)楦淖冿嬍场⒑染啤⑺卟蛔�、疲勞、面臨不熟悉環(huán)境、孤獨(dú)、遠(yuǎn)離親人所致，因此要使那些人得到照顧。成立一個(gè)緊急醫(yī)療系統(tǒng)，與當(dāng)?shù)蒯t(yī)院聯(lián)絡(luò)，一旦有緊急病人立即安排救護(hù)車(chē)送醫(yī)院急救。并在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)安排醫(yī)療人員，在會(huì)場(chǎng)再和醫(yī)師聯(lián)絡(luò)，確定他(她)愿意短時(shí)間內(nèi)來(lái)看診，在大會(huì)手冊(cè)以及其他資料中印上緊急事件聯(lián)絡(luò)電話號(hào)碼。
2、火災(zāi)：每一個(gè)與會(huì)者都要知道在活動(dòng)中遇到火災(zāi)的逃生技能，濃煙和驚慌往往比火災(zāi)本身造成的死亡還高。飯店有責(zé)任告知客人逃生步驟例如緊急逃生口，但是會(huì)議籌辦人扮演著更重要的角色，保護(hù)與會(huì)者并提供這方面足夠的資料。很多主辦單位印制了防火手冊(cè)，放在資料袋中一起給與會(huì)者參考。
六、籌備領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)
（一）成立活動(dòng)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組：
組 長(zhǎng)：
常務(wù)副組長(zhǎng)：
成 員：
領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審定活動(dòng)總體方案和具體實(shí)施方案；研究決定活動(dòng)中的有關(guān)重大問(wèn)題；討論提出活動(dòng)所需經(jīng)費(fèi)預(yù)算報(bào)總辦會(huì)審定。
領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)三個(gè)工作小組負(fù)責(zé)承擔(dān)相關(guān)具體工作：
1、后勤組。由 負(fù)責(zé)，成員：
（1）制定活動(dòng)總體方案、7月12日學(xué)術(shù)研討活動(dòng)詳細(xì)實(shí)施方案、7月12-13日中、晚宴方案、來(lái)賓迎送、食宿、禮品方案、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制；
（2）匯總邀請(qǐng)來(lái)賓的具體名單，經(jīng)審定后負(fù)責(zé)發(fā)函并跟蹤落實(shí)；
（3）負(fù)責(zé)票務(wù)工作；
（4）車(chē)輛保障。
（5）負(fù)責(zé)安全工作。
2、現(xiàn)場(chǎng)組。由 負(fù)責(zé)，成員： 。
根據(jù)研討會(huì)議程，負(fù)責(zé) 日上午開(kāi)幕式的會(huì)場(chǎng)布臵，含分會(huì)場(chǎng)布臵、背景搭建、音響、環(huán)境及衛(wèi)生等等。
3、宣傳、資料組。由 負(fù)責(zé)，成員：
（1）制作請(qǐng)柬、回執(zhí)、代表證樣式和參會(huì)須知，經(jīng)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組審定后印制；
（2）負(fù)責(zé)草擬在 月 日上午研討會(huì)上的致辭；
（3）制定系列宣傳報(bào)道方案，經(jīng)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組審定后組織實(shí)施；
（4）組織宣傳資料，經(jīng)審定后印制；
（5）樂(lè)隊(duì)、禮儀小姐、橫幅、鮮花的準(zhǔn)備。
4、學(xué)術(shù)研討籌備組。由 負(fù)責(zé)，成員： 。
負(fù)責(zé)學(xué)術(shù)研討的內(nèi)容、參與人員、具體時(shí)間、地點(diǎn)、資料的準(zhǔn)備等，提出學(xué)術(shù)研討籌劃方案。
七、籌備時(shí)間安排
1、 后勤組負(fù)責(zé)提供：
（1） 月 日前，在兩會(huì)和地區(qū)行署意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，擬出本次研討會(huì)參與人員名單；
（2） 月 日前，提供研討會(huì)內(nèi)容和食宿、禮品等詳細(xì)方案。
2、宣傳、資料組負(fù)責(zé)提交：
月 日前，宣傳報(bào)道初步方案和代表證樣式。學(xué)術(shù)研討籌備組負(fù)責(zé)提交學(xué)術(shù)研討籌劃方案。 月 日，籌備組討論上述方案；
3、 月 日前，根據(jù)確定的參會(huì)人員名單，各工作組提出完成本組各項(xiàng)工作的經(jīng)費(fèi)預(yù)算；
4、 月 日前，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)組負(fù)責(zé)提出：研討會(huì)會(huì)場(chǎng)布臵初步方案。
5、 月 日以前，組織專(zhuān)家來(lái)黔考察，向大會(huì)提交畢節(jié)地區(qū)和赫章縣半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略論壇討論意見(jiàn)稿
7、 月 日前，禮品及資料袋準(zhǔn)備到位；
8、 月 日前，各小組的工作基本準(zhǔn)備就緒；
9、 月 日，籌備組對(duì)各工作組的方案、致辭、工作準(zhǔn)備情況再過(guò)一遍，對(duì)有的工作及時(shí)補(bǔ)救。同時(shí)，著手布臵會(huì)場(chǎng)、會(huì)議資料裝袋；
10、 月 日，根據(jù)分工，開(kāi)始迎接來(lái)賓的工作，必要時(shí)籌備組應(yīng)再次碰頭。
二○一○年 月 日
學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)方案樣板
茲定于×年×月×日，特別邀請(qǐng)×××擔(dān)任嘉賓，舉辦以“××××”為主題的專(zhuān)場(chǎng)學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)。本次活動(dòng)在×××（地址）舉行，×××代表（填入主要參與領(lǐng)導(dǎo)）等均將參加此次盛會(huì)。
一、 概述
【主辦單位】×××
【承 辦】×××
【時(shí) 間】×××年×××月×××日11:00—12:30 （改為具體時(shí)間）
【地 點(diǎn)】×××
二、 議程
主題：×××
×××-×××（填寫(xiě)具體時(shí)間） 簽到
×××-×××（填寫(xiě)具體時(shí)間） 主持人宣布學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)開(kāi)始，介紹主講嘉賓。
×××-×××（填寫(xiě)具體時(shí)間） ×××做主題講演 ×××-×××（填寫(xiě)具體時(shí)間） 聽(tīng)眾與嘉賓進(jìn)行互動(dòng)
×××-×××（填寫(xiě)具體時(shí)間） 主持人總結(jié)學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)成果，宣布結(jié)束。
×××-×××（填寫(xiě)具體時(shí)間） 合影留念
×××-×××（填寫(xiě)具體時(shí)間） 午餐
三、 邀請(qǐng)嘉賓
本次報(bào)告會(huì)級(jí)別高、范圍廣，與會(huì)的嘉賓主要涉及到×××、××
×、×××、×××等。 擬邀請(qǐng)嘉賓： （待定） ×××
×××
×××
×××
四、 人員安排
1. 工作組成員： 總顧問(wèn)：××× 總負(fù)責(zé)：××× 總協(xié)調(diào)：××× 出席領(lǐng)導(dǎo)：××× 項(xiàng)目秘書(shū)：××× 項(xiàng)目組成員：××× 工作布置：
（詳見(jiàn)下表）
“學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)”工作計(jì)劃安排表
項(xiàng)目負(fù)責(zé)：××× 監(jiān)督檢查：×××
學(xué)術(shù)會(huì)議方案設(shè)計(jì)
一、會(huì)前準(zhǔn)備
1. 擬定會(huì)議計(jì)劃：
①擬定會(huì)議主題、名稱(chēng)、地點(diǎn)、規(guī)模等，確定講者。
主題、名稱(chēng)：較新學(xué)術(shù)關(guān)注點(diǎn)或較熱的學(xué)術(shù)論點(diǎn)、最新文獻(xiàn)，能引起老師的聽(tīng)會(huì)興趣，有利于達(dá)到舉行會(huì)議的目的
地點(diǎn)：老師容易找到，交通便利，有學(xué)術(shù)交流的氛圍，教師的學(xué)術(shù)會(huì)議一般在一個(gè)大學(xué)之中。
講者：區(qū)域知名教授，有較高學(xué)術(shù)地位或是有較高的學(xué)校行政職務(wù)；會(huì)前和講者過(guò)溝通，確認(rèn)需要他重點(diǎn)講解的內(nèi)容
②確定會(huì)議日期、日程及議程及預(yù)備會(huì)議內(nèi)容。
時(shí)間：盡量有利于老師參會(huì)，如節(jié)假日，周末。
③排出會(huì)議作息時(shí)間及注意事項(xiàng)。
會(huì)議吃住行：
餐飲：根據(jù)會(huì)議預(yù)算定制不同的餐標(biāo)，提前確認(rèn)好菜單，確認(rèn)是否可自帶酒水，容納人數(shù)，餐廳布置
住宿：
分房單間：VIP單間的預(yù)留，標(biāo)間客戶(hù)的分配
房間內(nèi)的安排設(shè)置，放置水果、歡迎信等
接送站：
制作接送站表：參會(huì)人員信息，具體到達(dá)離開(kāi)時(shí)間，航班班次
用車(chē)：根據(jù)到達(dá)離開(kāi)時(shí)間及人數(shù)安排車(chē)型
④做出會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算和籌資方案。
⑤成立會(huì)務(wù)組，明確會(huì)務(wù)分工。
2. 發(fā)出會(huì)議通知：
①第一輪通知（告知會(huì)議具體時(shí)間、地點(diǎn)、演講專(zhuān)家及講題等）；②在會(huì)議的前幾天正式確認(rèn)嘉賓是否能夠參加會(huì)議。
3. 準(zhǔn)備會(huì)議材料：投影儀、相機(jī)、橫幅、簽到表、專(zhuān)家意見(jiàn)反饋表、禮品、場(chǎng)
地租用合約、電腦（電源線鼠標(biāo)等）、排插、數(shù)據(jù)線、水筆、
4．布置會(huì)場(chǎng)：
①排定會(huì)議座次；
會(huì)議室：與參會(huì)人數(shù)匹配，大小適中，隔音效果好，會(huì)議室溫度及燈光能調(diào)節(jié) 參會(huì)人數(shù)：確認(rèn)參會(huì)區(qū)域及人數(shù)
②布置環(huán)境；
茶休：水果點(diǎn)心，數(shù)量按照參會(huì)人數(shù)的2/3安排即可 儀器：電腦、投影機(jī)、光筆、無(wú)線話筒 簽到表： 桌卡：講者、大會(huì)主席 引導(dǎo)牌：會(huì)議張貼海報(bào)、帶有箭頭的引導(dǎo)牌
③檢查并配置電化設(shè)備；
④展臺(tái)安排。
掛旗/橫幅/：和大會(huì)主題相關(guān)的
會(huì)議工具：相機(jī)及資料、本子、筆、袋子（數(shù)量與參會(huì)人數(shù)一致） 獎(jiǎng)品：備有會(huì)議提問(wèn)及有獎(jiǎng)問(wèn)答的獎(jiǎng)品
二、會(huì)議進(jìn)行中
1. 會(huì)議報(bào)到：
① 接待；
接送站
接站：和客戶(hù)確認(rèn)到達(dá)時(shí)間，以免錯(cuò)過(guò)接車(chē)時(shí)間
送站：客戶(hù)入住后和請(qǐng)客戶(hù)確認(rèn)撤離時(shí)間和交通工具
② 填寫(xiě)報(bào)到單；
③ 發(fā)會(huì)議材料，安排住宿；
住宿
房卡及胸卡的發(fā)放，根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置簽到臺(tái)或者是交予負(fù)責(zé)人
房間內(nèi)：放置好水果及歡迎信，退房前放置好特產(chǎn)及歡送信
叫早服務(wù)：每天晚上與酒店確認(rèn)設(shè)置叫早時(shí)間和房間
④ 通知有關(guān)事項(xiàng)。
2. 會(huì)場(chǎng)組織：
① 檢查會(huì)場(chǎng)安排和會(huì)議設(shè)備；
會(huì)場(chǎng)內(nèi)布置：桌椅擺放方式（課桌、圓桌等），電腦、投影儀的擺放和調(diào)試，空調(diào)的開(kāi)放，音響、話筒的調(diào)試，投影屏幕的掛置，資料的擺放，掛旗和橫幅的張貼，主席臺(tái)及講課臺(tái)的擺放，分發(fā)禮品的位置
會(huì)場(chǎng)外布置：海報(bào)的張貼，引導(dǎo)牌的放置，條幅橫幅的懸掛
② 接待嘉賓引導(dǎo)其到正確的位置上；
③ 會(huì)場(chǎng)巡視
保證會(huì)議主持人、發(fā)言人到位；照相、會(huì)場(chǎng)燈光、音響的調(diào)控，為演講者及會(huì)場(chǎng)照相以提高教師的注意力
④ 調(diào)動(dòng)與會(huì)者提問(wèn)和討論并給與講者所需的幫助；
有獎(jiǎng)問(wèn)答設(shè)置：讓演講者得到休息，同時(shí)調(diào)動(dòng)教師的積極性、參與性及給與思考時(shí)間，重復(fù)演講內(nèi)容的關(guān)鍵信息，達(dá)到學(xué)術(shù)交流的目的
⑤ 會(huì)議記錄；
3. 會(huì)議生活服務(wù)：
① 及時(shí)定購(gòu)代表回程票；
② 印刷并分發(fā)會(huì)議代表通訊錄；
③ 檢查住房設(shè)施；
④ 征求膳食意見(jiàn)；
膳食
主桌安排：可以放置鮮花等做標(biāo)識(shí)
代表分散入座：最好每桌設(shè)預(yù)留位以方便我們的人照顧客戶(hù)
上菜：注意督促服務(wù)員的上菜速度
酒水安排：之前和服務(wù)員去任好放置的種類(lèi)和數(shù)量
⑤ 保證參觀、訪問(wèn)及娛樂(lè)活動(dòng)順利進(jìn)行。
三、會(huì)后安排
1. 整理會(huì)議文件：①整理會(huì)議記錄；②形成會(huì)議決定（簡(jiǎn)報(bào)、紀(jì)要）；③寫(xiě)總結(jié)向上級(jí)匯報(bào)情況或發(fā)布；④將會(huì)議材料分類(lèi)、立卷、歸檔；
2. 送別會(huì)議代表：①分發(fā)回程票；②結(jié)清會(huì)議費(fèi)用；③根據(jù)返程時(shí)間安排車(chē)輛；④發(fā)放會(huì)議照片和通訊錄，講者的講稿與其確認(rèn)征得同意后可拷貝講述內(nèi)容。
3. 會(huì)后工作：①結(jié)算會(huì)議開(kāi)支費(fèi)用；②歸還會(huì)議所借物品。
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