如何擬定會(huì)議議程

一、、日程

（一）相關(guān)知識(shí)

1.會(huì)議議程的內(nèi)容：會(huì)議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。

大中型會(huì)議的議程一般安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)做報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)，宣讀決議；閉幕式。

2.會(huì)議日程的內(nèi)容：會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

3.會(huì)議議程和日程的作用：通過了解會(huì)議議程和日程，與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。會(huì)議議程更是一個(gè)溝通的平臺(tái)，一個(gè)高效的市場(chǎng)管理工具。

（三）工作程序

1.會(huì)議議程的制定程序

（1）明確目標(biāo)和參加者：要清楚為什么要開會(huì)以及哪些人將到會(huì)。

①明確目標(biāo)②在會(huì)議議程上陳述目標(biāo)③列出會(huì)議參加者。

（2）安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間①會(huì)議長(zhǎng)短②敏感話題。

編排議程應(yīng)注意兩個(gè)原則：一是按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序；二是第一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并清楚地標(biāo)示出來。

（3）確定每一項(xiàng)議程

①目標(biāo)②準(zhǔn)備及貢獻(xiàn)③時(shí)間安排④演講者⑤提前分發(fā)會(huì)議議題。

（4）決定會(huì)議討論形式

①典型的會(huì)議形式。

②頭腦風(fēng)暴形式。3條準(zhǔn)則：Ⅰ在會(huì)議開始之前進(jìn)行準(zhǔn)備，想出盡可能多的辦法——想法越特殊、越有創(chuàng)意、越與目前政策不一致越好；Ⅱ在會(huì)議進(jìn)行過程中，追問其他人的想法，進(jìn)行自由地聯(lián)想，并思考出其他新的想法；Ⅲ不要批評(píng)或是評(píng)論其他任何的建議或想法，要等到所有的想法都說完之后再進(jìn)行評(píng)論。

③團(tuán)隊(duì)列名方法。

④小型團(tuán)隊(duì)。

⑤決定會(huì)議決策的方式。

2.會(huì)議日程的編制方法：

（1）制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

（2）制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。多采用

表格形式。

（3）宣布議程，然后說明一些有關(guān)些次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容，之后再安排討論的問題。

（4）盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便宜于有關(guān)列席人員到會(huì)和退席。

（5）保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

（四）注意事項(xiàng)

1.會(huì)議議程和日程的區(qū)別：

（1）會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來。會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。

（2）會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午、下午、晚上3個(gè)單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后，會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。

（3）會(huì)議議程和日程的功能不同，議程的編制應(yīng)在前，議程一旦確定，就不應(yīng)再變。會(huì)議日程在時(shí)間、地點(diǎn)、人員等問題上，如遇變化，可相應(yīng)調(diào)整。

2.正確處理會(huì)議臨時(shí)動(dòng)議：一般情況下（緊急情況下例外）不應(yīng)搞臨時(shí)動(dòng)議。如果有一些特殊的原因需要研究臨時(shí)動(dòng)議，應(yīng)該先與會(huì)議主要負(fù)責(zé)人及時(shí)溝通，要考慮議題的內(nèi)容、會(huì)議進(jìn)度、時(shí)間、與會(huì)者對(duì)該議題的反映和關(guān)系程度等許多方面，如果確定要搞臨時(shí)動(dòng)議，也要和與會(huì)代表、相關(guān)人士解釋清楚，盡量節(jié)省時(shí)間，控制好節(jié)奏，提高效率。

（五）相關(guān)連接

1.會(huì)議議題的作用：

（1）準(zhǔn)確具體地體現(xiàn)會(huì)議電影票，為會(huì)議目標(biāo)服務(wù)。

（2）引導(dǎo)和制約會(huì)議的發(fā)言。

2.會(huì)議議題的審核：

（1）“一支筆”原則。

（2）唯一性原則。

（3）計(jì)劃原則。

（4）可行原則。

關(guān)于會(huì)議議程制定的相關(guān)闡述2017-04-08 12:12 | #2樓

會(huì)議是人類自古就有的一種社會(huì)現(xiàn)象。即使在這個(gè)信息化飛速發(fā)展的社會(huì)中，人們交流信息的工具方式多種多樣，會(huì)議這種最為普遍的交流形式并沒有退出歷史舞臺(tái)，反而扮演著愈來愈重要的角色。它可以滿足人們深層次的需求，人們?cè)谟龅椒N種難題和問題時(shí)都會(huì)選擇用會(huì)議來解決。

一、會(huì)議流程與內(nèi)容

任何一次會(huì)議的過程都可以大致分為會(huì)議籌備、會(huì)議組織和會(huì)議善后三個(gè)階段。我主要闡述會(huì)議籌備階段工作。

（一）確定會(huì)議內(nèi)容

開展會(huì)議籌備工作的前提，就是在明確會(huì)議目標(biāo)之下合理確定會(huì)議的內(nèi)容，其重心就是確定會(huì)議的議題。這其中包括確定會(huì)議名稱和會(huì)議議題。

（二）確定會(huì)議時(shí)間

會(huì)議在什么時(shí)間召開，開多久，這與會(huì)議的性質(zhì)、議題、與會(huì)人員情況等因素息息相關(guān)。其中需要考慮到的有選擇會(huì)議召開的時(shí)間、確定長(zhǎng)短適中的會(huì)期和安排和擬制會(huì)議日程。

（三）選擇會(huì)議地點(diǎn)

1、選擇會(huì)議舉辦地點(diǎn)，考慮因素：政治經(jīng)濟(jì)等因素、交通環(huán)境等因素

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2、選擇會(huì)議舉辦場(chǎng)所，考慮因素：交通便捷度、場(chǎng)所大小、配置精良度、環(huán)境舒適度、成本是否合理以及服務(wù)是否周全。

（四）確定與會(huì)人員

與會(huì)人員的數(shù)量決定了會(huì)議的規(guī)模，與會(huì)人員的職級(jí)決定了會(huì)議的規(guī)格，同時(shí)會(huì)影響到會(huì)議的成本開銷。所以，對(duì)與會(huì)人員的身份和人數(shù)作出對(duì)與會(huì)議內(nèi)容相符合的限定，并在會(huì)議通知中予以明確，是不可忽略的工作。

確定與會(huì)人員意味著一要確定與會(huì)人員的名單，二要對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行分組。

（五）組建分配工作機(jī)構(gòu)

本次我們所開的是省級(jí)大型會(huì)議，會(huì)成立相應(yīng)的會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)分工，這樣才能保證會(huì)議籌備工作有條不紊地進(jìn)行。

我們的分工如下：學(xué)術(shù)組、行政組、財(cái)務(wù)組、現(xiàn)場(chǎng)管理組、宣傳與節(jié)目組、其他服務(wù)組。

（六）編制會(huì)議預(yù)算

編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，就是將會(huì)議支出與收入作出科學(xué)的測(cè)算，列出明細(xì)，經(jīng)上級(jí)審批后供辦會(huì)過程使用，以保證會(huì)議的順利進(jìn)行。

1、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算原則：節(jié)儉辦會(huì)、總量控制、確保重點(diǎn)、留有余地

2、做好會(huì)議預(yù)算：交通費(fèi)用、場(chǎng)地租金、設(shè)備租金、住宿餐飲費(fèi)、資料費(fèi)、宣

傳聯(lián)絡(luò)費(fèi)、文娛活動(dòng)費(fèi)用、人工費(fèi)用、其他雜費(fèi)。

3、做好會(huì)議收入預(yù)算：會(huì)務(wù)費(fèi)、贊助費(fèi)、會(huì)議�？�

4、形成經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案：會(huì)議基本信息、會(huì)議開支項(xiàng)目

（七）布置會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)

布置會(huì)場(chǎng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)與主題、規(guī)格與規(guī)模、會(huì)期與要求會(huì)議類型等多種因素綜合考慮，精心布置，合理布局。

布置會(huì)場(chǎng)需要把選擇會(huì)場(chǎng)的座位格局、排列會(huì)場(chǎng)的座次、排列其他人員座次、做好會(huì)場(chǎng)的裝飾、擺好會(huì)場(chǎng)物品考慮進(jìn)去。

（八）準(zhǔn)備會(huì)議資料

任何一次會(huì)議的召開都離不開各種各樣的資料，特別是此次的大型會(huì)議要準(zhǔn)備的資料更是非常繁雜。舉辦會(huì)議文件性資料、準(zhǔn)備會(huì)議宣傳手冊(cè)和會(huì)刊、準(zhǔn)備會(huì)議服務(wù)性資料這些都是會(huì)議成功的必要條件。

（九）制作會(huì)議證件

會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員的身份、權(quán)利和義務(wù)的證明。會(huì)議證件起到便于安全管理、交流聯(lián)系、統(tǒng)計(jì)人數(shù)等作用。

（十）做好其他工作

除了前面介紹的會(huì)前工作，還有一些細(xì)節(jié)也不能忽略，比如對(duì)會(huì)議嘉賓的禮貌邀請(qǐng)，對(duì)禮儀服務(wù)人員的合理安排，特別是在會(huì)議籌備臨近尾聲時(shí)對(duì)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的綜合檢查。

二、會(huì)議內(nèi)容

（一）全體大會(huì)

1.結(jié)合玩具發(fā)展業(yè)的現(xiàn)狀，介紹對(duì)玩具產(chǎn)業(yè)新發(fā)展的戰(zhàn)略性思考

（二）并行會(huì)議

1.蕩起雙槳、回味童真、金色夕陽(yáng)——玩具發(fā)展新方向

2.安全第一，質(zhì)量為先——玩具產(chǎn)業(yè)責(zé)任與義務(wù)

3.拓寬渠道，多元化發(fā)展——玩具產(chǎn)業(yè)鏈發(fā)展

（三）交流會(huì)

1.國(guó)內(nèi)外玩具產(chǎn)業(yè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)

2.玩具產(chǎn)業(yè)面臨的困境、問題及對(duì)策的探討

（四）學(xué)習(xí)參觀

1.行業(yè)優(yōu)秀產(chǎn)品展示與交流

（五）旅游

1.揚(yáng)州瘦西湖半日游

三、崗位職責(zé)

我此次扮演的角色是制定會(huì)議議程。其實(shí)我對(duì)于這一塊不陌生，早在之前我們就學(xué)過了秘書實(shí)務(wù)這門課，其中的制定接待外來賓客的行程也是一個(gè)重點(diǎn)。這塊內(nèi)容我把握的比較好，所以上手也快。雖說三日會(huì)議的議程與以前所學(xué)的有所區(qū)別，但用到的知識(shí)大同小異，再加上參考老師課上講解的一日會(huì)議和三日會(huì)議表，把它們結(jié)合起來就可以了。

并行會(huì)議以前我們沒有怎么接觸過，所以就靠翻閱一些辦會(huì)實(shí)務(wù)書和課上所講內(nèi)容來作業(yè)。

我們學(xué)術(shù)組的任務(wù)本來就比較少，也不是很復(fù)雜，由組長(zhǎng)分工好后，各自執(zhí)行，互相交流修改，基本都是很順暢的合作完成。

四、問題與解決

上述講到我們的任務(wù)比較輕松，沒遇到什么難題，所以我認(rèn)為用問題這個(gè)詞更好。在最開始的時(shí)候，我所知道的消息就是領(lǐng)導(dǎo)組只確定了開會(huì)地點(diǎn)和會(huì)議的主題，這個(gè)地點(diǎn)還是比較概念話的，沒有具體落實(shí)到酒店等其他信息。而我作為會(huì)議議程指定人這一重要角色，在不知道全面信息的情況下就要被催著說交出一份表格的初稿。剛被下達(dá)“命令”時(shí)，我覺得不可思議也有些搞笑，畢竟這算是一個(gè)真實(shí)地點(diǎn)真實(shí)會(huì)議的模擬，我需要酒店的具體到會(huì)議廳、餐廳、宴會(huì)廳這種名稱信息，而最關(guān)鍵的是我連在什么酒店開會(huì)都不知道。我覺得這個(gè)會(huì)議表制的也算有趣的，無奈之下我也就只能把地點(diǎn)模糊化，就寫大會(huì)廳、餐廳這種，一邊做一邊還要抱怨領(lǐng)導(dǎo)組的下發(fā)消息的力度和敲定會(huì)議基本情況的進(jìn)度又弱又慢。

所以事后，我又跟領(lǐng)導(dǎo)組反應(yīng)了這個(gè)問題，讓他們及時(shí)把我需要的信息匯總給我，好在最后在他們的修改下圓滿完成。

五、總結(jié)

我們本次的會(huì)議也算圓滿落幕，大家合作的還是蠻愉快地。但通過這次大會(huì)和大合作，我發(fā)現(xiàn)每一級(jí)之間的下發(fā)指令的力度這一環(huán)節(jié)做的不好，單就我們一組就出現(xiàn)好幾次失誤。同時(shí)也很感謝老師給我們這么一次實(shí)踐的機(jī)會(huì)，讓每個(gè)人都能參與到。

該結(jié)束的終會(huì)結(jié)束，該記得的最終都會(huì)記得。

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