業(yè)主檔案管理制度

　　隨著社會不斷地進(jìn)步，需要使用制度的場合越來越多，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編為大家收集的業(yè)主檔案管理制度，歡迎大家分享。

　　一、目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　三、職責(zé)

　　1、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

　　2、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。四、程序要點(diǎn)

　　1、業(yè)主檔案內(nèi)容

　　(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

　　(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

　　(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

　　(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

　　(6)《業(yè)主入住驗房表》。

　　(7)《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

　　(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

　　(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

　　(10)其他應(yīng)保存的資料。

　　2、檔案盒(夾)的制作

　　(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

　　(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

　　×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。

　　(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

　　3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

　　4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)�檔案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

　　5、業(yè)主檔案的跟蹤:

　　(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

　　a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

　　b、業(yè)主發(fā)生更替時。

　　(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

　　6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

　　8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

　　9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。

　　五、記錄

　　《業(yè)主檔案目錄》

　　六、相關(guān)支持文件

　　《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

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