檔案管理制度范本9篇【精華】
在快速變化和不斷變革的今天,制度使用的頻率越來(lái)越高,制度對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展,對(duì)社會(huì)公共秩序的維護(hù),有著十分重要的作用。相信很多朋友都對(duì)擬定制度感到非?鄲腊桑旅媸切【帪榇蠹艺淼臋n案管理制度范本,僅供參考,歡迎大家閱讀。
檔案管理制度范本1
第一章 總則
為了規(guī)范公司檔案管理工作,加強(qiáng)文件、資料的歸檔、保管、查詢(xún)和利用管理,特制定本制度。
第二章 范圍
本制度適用于公司內(nèi)所有文件、資料、檔案的管理。
第三章 目的
本制度的目的是為了保證公司檔案的'完整、準(zhǔn)確、及時(shí)、方便地提供給有關(guān)方面使用,維護(hù)公司的法定權(quán)益和利益。
第四章 內(nèi)容
4.1 文件、資料的歸檔
公司接收、發(fā)出、自編、抄寫(xiě)的各種文件、資料,應(yīng)按照一定的排序方法,按時(shí)、按件、按類(lèi)別分別檢索、標(biāo)注檔案號(hào)、整理編目,經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽署后存入檔案庫(kù),并及時(shí)登記入檔案簿和目錄。
4.2 文件、資料的保管
檔案庫(kù)保管檔案應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé),起止日期明確、分類(lèi)齊全、檔案號(hào)可辨別。同時(shí),將電子檔案同步保存并做好安全備份工作。
4.3 文件、資料的查詢(xún)和利用
為了更好地利用檔案,發(fā)揮檔案的價(jià)值,減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān),檔案庫(kù)應(yīng)配有完整的檔案目錄,并對(duì)外開(kāi)放目錄查詢(xún)、借閱和利用檔案的服務(wù)。
4.4 落實(shí)責(zé)任
各部門(mén)應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件、資料的歸檔、保管、查詢(xún)和利用,建立檔案管理職責(zé)制度和日常工作考核制度,確保工作任務(wù)完成情況的公開(kāi)、透明、有記錄、有證據(jù)。
第五章 責(zé)任主體
5.1 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)檔案管理的最高領(lǐng)導(dǎo)工作。
5.2 檔案管理員:負(fù)責(zé)公司檔案庫(kù)的日常管理工作。
5.3 各部門(mén)主管人員:負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、資料的歸檔、保管、查詢(xún)和利用工作。
第六章 執(zhí)行程序
6.1 檔案管理工作應(yīng)按照《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)合同法》和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,嚴(yán)格按照檔案管理制度工作要求進(jìn)行。
6.2 每年需進(jìn)行一次檔案清理和鑒定工作,將已經(jīng)失效或不合規(guī)的檔案嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定予以銷(xiāo)毀或轉(zhuǎn)到檔案管理中心進(jìn)行長(zhǎng)期保管。
第七章 責(zé)任追究
7.1 檔案管理員未認(rèn)真履行職責(zé),導(dǎo)致檔案遺失、毀損或泄漏等不良后果的,按照責(zé)任人管理制度進(jìn)行處理。
7.2 檔案保管者不認(rèn)真履行職責(zé),導(dǎo)致檔案受損、丟失及泄密等后果的,按法律法規(guī)、公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理及賠償。
7.3 責(zé)任者涉嫌工作失職、瀆職或違紀(jì)違規(guī)的,將被依法追究相關(guān)法律責(zé)任。
第八章 附則
8.1 本制度解釋權(quán)歸本公司所有。
8.2 本制度自頒布之日起執(zhí)行,如有補(bǔ)充、修改或廢除,經(jīng)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
檔案管理制度范本2
第一章 總則
第一條 目的和范圍
為規(guī)范公司檔案管理行為,確保公司檔案的安全、完整和保密性,制定本管理制度。
本管理制度適用于公司所有部門(mén)、員工檔案的管理。 第二條 制度制定程序
本管理制度制定和修改由公司管理層負(fù)責(zé),并征求公司員工的意見(jiàn)和建議。經(jīng)公司管理層審批通過(guò)后,由公司人事部負(fù)責(zé)公布和實(shí)施。
第二章 檔案管理的基本原則
第三條 文件分類(lèi)制度
根據(jù)檔案的性質(zhì)、用途、保存期限和密級(jí),將檔案進(jìn)行分類(lèi)管理。檔案應(yīng)嚴(yán)格按照文件分類(lèi)制度存放和管理。
第四條 檔案保存期限制度
依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定,對(duì)各類(lèi)檔案的保存期限進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定,并定期進(jìn)行鑒定和審查。
第五條 檔案的保密制度
對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案,嚴(yán)格采取保密措施,在必要情況下須得到相關(guān)部門(mén)的`授權(quán)和許可方可查閱。
第六條 檔案查詢(xún)和使用制度
公司員工可以在相關(guān)部門(mén)申請(qǐng)查詢(xún)和使用自己的檔案。對(duì)于他人檔案的查詢(xún)和使用,應(yīng)根據(jù)檔案管理制度和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行,必要時(shí)取得授權(quán)和許可。
第七條 檔案鑒定制度
對(duì)于檔案的完整性、真實(shí)性和合法性進(jìn)行鑒定,確保檔案信息的準(zhǔn)確和可靠。
第八條 檔案借閱和歸還制度
公司員工可以在相關(guān)部門(mén)申請(qǐng)借閱檔案,必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。逾期未歸還的檔案,將進(jìn)行追究責(zé)任。
第三章 檔案管理的具體內(nèi)容
第九條 員工檔案的建立和管理
公司應(yīng)建立和管理員工檔案,包括個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、薪資福利等信息,保證員工檔案的信息真實(shí)、完整和保密性。
第十條 合同檔案的管理
公司應(yīng)管理勞動(dòng)合同檔案,包括勞動(dòng)合同的簽約、變更、終止等相關(guān)法律文件和文件備案,并按照規(guī)定的期限進(jìn)行鑒定和存儲(chǔ)。
第十一條 業(yè)務(wù)檔案的管理
公司應(yīng)建立和管理業(yè)務(wù)檔案,包括公司重要業(yè)務(wù)交流文件、會(huì)議議題和會(huì)議紀(jì)要、公文收發(fā),以及其他業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要文件和記錄,保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息真實(shí)、完整和保密性。
第四章 責(zé)任追究
第十二條 違反管理制度的責(zé)任追究
對(duì)檔案管理制度的違反行為,應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行整改,采取相應(yīng)的糾正措施。對(duì)于違反檔案管理制度,造成經(jīng)濟(jì)損失或損害公司的形象的,應(yīng)當(dāng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行追究責(zé)任。
第十三條 對(duì)不實(shí)信息的處理
對(duì)于檔案中存在不實(shí)信息的,責(zé)任人應(yīng)當(dāng)立即糾正,并對(duì)不實(shí)情況和原因進(jìn)行說(shuō)明,如果造成客觀(guān)損失的,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
第五章 附則
第十四條 相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策
本管理制度應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定的要求,對(duì)于新發(fā)布的相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定,應(yīng)當(dāng)及時(shí)修改和完善本管理制度。
第十五條 未盡事宜
本管理制度未涉及的事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)參照相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定辦理。對(duì)本管理制度所產(chǎn)生的問(wèn)題,應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行審議,及時(shí)進(jìn)行完善和補(bǔ)充,保證其有效性和適用性。
檔案管理制度范本3
一、編寫(xiě)規(guī)章制度的目的:
本制度的制定旨在規(guī)范公司檔案管理制度,保護(hù)公司檔案資料的完整性、秘密性和安全性,規(guī)范公司檔案管理工作的各項(xiàng)制度,確保檔案的管理工作符合國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定,提高公司工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
二、范圍:
本制度適用于公司全體員工、包括管理人員、技術(shù)人員、文員、實(shí)習(xí)生等。
三、制度制定程序:
1、相關(guān)人員調(diào)查研究和起草制度草案;
2.制度草案內(nèi)部審閱、修改、完善;
3制度草案討論及制度頒布。
四、制度名稱(chēng):
《公司檔案管理制度》
五、制度范圍:
本制度適用于公司及其分支機(jī)構(gòu)、辦事處,適用于公司所有檔案,包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。
六、制度目的:
為保護(hù)公司的檔案資料安全和機(jī)密性,規(guī)范管理公司的檔案工作,確保公司的檔案工作符合國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定。
七、制度內(nèi)容:
1.檔案的管理:
。1)公司檔案的分類(lèi)、整理、歸檔和借閱等管理工作;
(2)對(duì)公司檔案的密級(jí)及保密等級(jí)確定;
(3)資料的歸檔、銷(xiāo)毀、轉(zhuǎn)移等管理工作。 2.檔案的保護(hù):
。1)建立檔案保護(hù)制度,對(duì)檔案資料進(jìn)行備份和防護(hù),防止丟失和泄露;
(2)對(duì)于檔案資料的電子存儲(chǔ),要求采取措施保護(hù)其機(jī)密性和安全性。
3.檔案使用:
。1)制定檔案調(diào)閱申請(qǐng)制度,通過(guò)填寫(xiě)申請(qǐng)書(shū)、經(jīng)過(guò)審核后方可進(jìn)行檔案調(diào)閱;
。2)為了保證檔案的機(jī)密性和安全性,未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨意進(jìn)行調(diào)閱;
。3)對(duì)于調(diào)閱的檔案資料,要簽署保密協(xié)議并登記備案。
4.檔案的檔案編纂:
(1)檔案編纂要客觀(guān)、真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄公司的發(fā)展歷程和經(jīng)營(yíng)情況;
。2)對(duì)于檔案資料的編纂,要審慎地進(jìn)行審核和修訂,確保其真實(shí)性和完整性。
5.檔案的借閱:
。1)檔案借閱要求提前三個(gè)工作日通過(guò)申請(qǐng)機(jī)構(gòu)申請(qǐng),并經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行借閱,并及時(shí)歸還。對(duì)于特殊情況的請(qǐng)求,員工需提前向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行調(diào)閱。
。2)檔案借閱時(shí),需要填寫(xiě)借閱單,并登記借閱日期、借閱人、借閱目的等信息。
。3)借閱期限以一個(gè)月為限,逾期不歸還的,將責(zé)令其歸還,并根據(jù)相關(guān)規(guī)定予以相應(yīng)處罰。
八、責(zé)任主體:
1.公司領(lǐng)導(dǎo)是指定制度執(zhí)行的主要責(zé)任人;
2.部門(mén)負(fù)責(zé)人是公司檔案管理責(zé)任實(shí)施的`具體責(zé)任人; 3.部門(mén)員工是公司檔案管理執(zhí)行者。 九、執(zhí)行程序:
1.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作負(fù)總責(zé),并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理;
2.各部門(mén)應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的檔案管理人員,并建立檔案管理制度和檔案管理流程;
3.公司內(nèi)部要定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查,對(duì)違反檔案管理制度的行為給予相應(yīng)的處罰。
十、責(zé)任追究:
對(duì)于違反本制度規(guī)定的人員,將按公司內(nèi)部規(guī)定和國(guó)家法律法規(guī)進(jìn)行相應(yīng)的處理。
以上就是公司檔案管理制度的制定規(guī)范,公司將嚴(yán)格按照制度執(zhí)行,確保檔案工作的安全性和順利完善的開(kāi)展。
檔案管理制度范本4
一、目的
為了規(guī)范企業(yè)的檔案管理工作,保障企業(yè)信息安全、提高企業(yè)管理效率和效益,制定本制度。
二、范圍
本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有的檔案管理工作。
三、制度制定程序
制定、修訂本制度由本企業(yè)檔案管理部門(mén)提出,經(jīng)全體管理人員討論,并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)。
四、制度內(nèi)容
1.檔案定義
檔案是指公司及其下屬部門(mén)或個(gè)人所制作、接收、保管、利用和保存的各類(lèi)書(shū)籍、文件、圖紙、照片、錄音、錄像、數(shù)據(jù)等材料的集合。
2.檔案分類(lèi)管理
公司檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)、用途和價(jià)值等因素進(jìn)行分類(lèi)管理,明確保管責(zé)任及檔案的存放地址。
3.檔案?jìng)浞莨芾?/p>
檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)重要檔案及檔案變更進(jìn)行備份,并進(jìn)行定期檢查和更新。
4.檔案保密管理
涉密檔案應(yīng)向負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批,并實(shí)施嚴(yán)格的保密措施,遵守國(guó)家關(guān)于檔案保密的相關(guān)法律法規(guī)。
5.檔案借閱管理
檔案管理部門(mén)對(duì)外借閱應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審批,明確借閱內(nèi)容及歸還期限,并維護(hù)借閱日志。
6.檔案銷(xiāo)毀管理
針對(duì)不合法不規(guī)范的檔案,應(yīng)予以銷(xiāo)毀處理;涉及個(gè)人隱私或公司保密性的`檔案,應(yīng)經(jīng)過(guò)管理員審批后再進(jìn)行銷(xiāo)毀。
7.檔案使用管理
檔案管理部門(mén)應(yīng)保證檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性,正確指導(dǎo)員工的檔案使用,并及時(shí)進(jìn)行檔案核對(duì)、補(bǔ)全和整理工作。
8.檔案轉(zhuǎn)移管理
對(duì)于有需要轉(zhuǎn)移的檔案,應(yīng)由確定負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批,明確傳送部門(mén)、檔案名稱(chēng)、存入日期和接受單位,并記錄檔案流轉(zhuǎn)情況。
9.檔案保管管理
檔案管理部門(mén)應(yīng)建立完整的檔案保管制度和檔案保管機(jī)房,對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和保養(yǎng),保證檔案安全。
10.檔案歸檔管理
檔案歸檔應(yīng)注明檔案管理人員、檔案分級(jí)方式、歸檔日期和存儲(chǔ)地址,并對(duì)其進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)注檔案名稱(chēng)。
五、責(zé)任主體
檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)本制度的執(zhí)行,其他管理部門(mén)對(duì)其有配合義務(wù)。
六、執(zhí)行程序
依照本制度執(zhí)行檔案管理工作。
七、責(zé)任追究
對(duì)于違反本制度的行為應(yīng)依法追究責(zé)任,要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任或內(nèi)部紀(jì)律責(zé)任。
八、附則
本制度由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。
本制度的制定、修改及解釋權(quán)歸公司所有。本制度自發(fā)布之日起生效。
檔案管理制度范本5
一、制度目的
為了規(guī)范企業(yè)檔案管理工作,加強(qiáng)對(duì)企業(yè)信息的保護(hù)、損毀和使用,保證企業(yè)檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性,增強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管理。
二、適用范圍
本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門(mén)的檔案管理工作,其中包括紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理。
三、制度制定程序
1、下發(fā)任務(wù):公司領(lǐng)導(dǎo)層下發(fā)制定檔案管理制度的任務(wù)。
2.成立編寫(xiě)小組:公司指定專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)制定此制度的編寫(xiě)小組。
3.征求意見(jiàn):編寫(xiě)小組應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況,征求相關(guān)部門(mén)和人員的意見(jiàn)和建議。
4.審核:經(jīng)企業(yè)主管部門(mén)審核后,報(bào)批文號(hào)并施行。 四、相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定
1.國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范國(guó)家檔案管理工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》
2.國(guó)家檔案局《檔案管理規(guī)定》
3.國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)信息公開(kāi)工作的通知》
4.《勞動(dòng)合同法》
5.《勞動(dòng)法》
6.《勞動(dòng)保障監(jiān)察條例》
7.《行政管理法》
五、制度內(nèi)容
1.名稱(chēng):檔案管理制度
2.范圍:適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門(mén)的檔案管理工作。
3.目的:
(1)規(guī)范企業(yè)檔案管理工作;
。2)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)信息的保護(hù)、損毀和使用;
。3)保證企業(yè)檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性;
。4)增強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管理。
4.主要內(nèi)容
。1)企業(yè)檔案的分類(lèi)管理:設(shè)置檔案分類(lèi)目錄,對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理。
。2)企業(yè)檔案的管理程序:對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、保護(hù)、利用和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理。
。3)電子檔案管理:規(guī)范企業(yè)內(nèi)部電子檔案的管理工作。
。4)檔案借閱:管理企業(yè)內(nèi)部檔案借閱的程序和流程。
。5)檔案安全管理:規(guī)范企業(yè)內(nèi)部檔案安全管理,對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行保密措施。
。6)檔案銷(xiāo)毀:對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案銷(xiāo)毀進(jìn)行規(guī)范管理。
5.責(zé)任主體
。1)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo):要加強(qiáng)對(duì)檔案的`管理和監(jiān)督,確保企業(yè)檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性。
(2)檔案保管員:負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的存儲(chǔ)、保護(hù)、利用和銷(xiāo)毀等工作。
。3)員工:應(yīng)當(dāng)遵守本制度的各項(xiàng)規(guī)定,積極參與企業(yè)檔案管理工作。
6.執(zhí)行程序
。1)企業(yè)內(nèi)部檔案的存儲(chǔ)、保護(hù)、利用和銷(xiāo)毀等工作應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)管理制度進(jìn)行操作。
(2)企業(yè)檔案借閱應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)授權(quán),并按照相關(guān)流程進(jìn)行。
。3)企業(yè)檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定程序進(jìn)行,并由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人簽字確認(rèn)。
7.責(zé)任追究
。1)對(duì)違反檔案管理制度的員工,應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。
。2)檔案保管員因管理不當(dāng)造成檔案損失的,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
。3)對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)因管理不當(dāng)造成檔案損失的,應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。
此制度為本企業(yè)檔案管理制度,如需修改或添加,請(qǐng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)行。
檔案管理制度范本6
一、制度目的
為規(guī)范企業(yè)檔案管理工作,保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和合法性,提高檔案利用率,保障企業(yè)的合法權(quán)益,制定本制度。本制度適用于企業(yè)各相關(guān)部門(mén)的檔案管理工作。
二、范圍
本制度適用于企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)和職能部門(mén)的檔案管理工作,包括企業(yè)文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、技術(shù)檔案、市場(chǎng)檔案等。
三、制度制定程序
本制度由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子研究后通過(guò),具體執(zhí)行和監(jiān)督由企業(yè)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)。
四、制度內(nèi)容
。ㄒ唬n案管理基本原則
1.檔案應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、合法,保障檔案資料的安全。
2.制定檔案管理規(guī)定應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)的規(guī)定以及企業(yè)的實(shí)際情況。
3.檔案管理應(yīng)當(dāng)按照積極開(kāi)放、有序保密的原則進(jìn)行。
4.檔案管理應(yīng)當(dāng)做到分類(lèi)管理、定期整理、定時(shí)清理。
5.檔案管理應(yīng)當(dāng)實(shí)行責(zé)任制,明確檔案負(fù)責(zé)人及其職責(zé)。
。ǘn案管理責(zé)任主體
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督檔案管理工作。
2.企業(yè)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門(mén)和職能部門(mén)的檔案管理工作,對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸納、保存、查詢(xún)和借閱。
3.各業(yè)務(wù)部門(mén)和職能部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照要求對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行管理,包括:編制檔案管理制度、定期整理、保護(hù)機(jī)密信息、維護(hù)檔案?jìng)鞒械裙ぷ鳌?/p>
。ㄈn案管理程序及操作規(guī)范
1.檔案的管理程序:建檔-收集-整理-歸類(lèi)-登記-存儲(chǔ)-檢索-使用-銷(xiāo)毀。
2.檔案的收集原則:完整收集、及時(shí)收集、合法收集、便于登記管理。
3.檔案的整理原則:規(guī)范命名、分類(lèi)歸納、內(nèi)容齊全、條理清晰。
4.檔案的登記原則:實(shí)名登記、指定責(zé)任人、完整登記。
5.檔案的存儲(chǔ)原則:分類(lèi)存放、數(shù)字化存儲(chǔ)、安全存放、定期檢查。
6.檔案的檢索原則:規(guī)范檢索、及時(shí)反饋、保障信息安全。
7.檔案的'使用原則:根據(jù)需要使用、安全保密、及時(shí)反饋。
8.檔案的銷(xiāo)毀原則:符合法律法規(guī)、定期清理、保障機(jī)密信息安全。
(四)檔案管理的責(zé)任追究
對(duì)于檔案管理中出現(xiàn)的失誤、疏漏等問(wèn)題,應(yīng)當(dāng)及時(shí)、公正地追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任,并做好記錄,嚴(yán)禁隱瞞。
五、法律依據(jù)
本制度制定的法律依據(jù)為《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)保障監(jiān)察條例》、《中華人民共和國(guó)行政管理法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)要求,嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度,保障企業(yè)和職工的合法權(quán)益。
六、附則
本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,有關(guān)條款可以根據(jù)需要進(jìn)行修改和補(bǔ)充,修改和補(bǔ)充后的內(nèi)容同樣具有法律效力。
檔案管理制度范本7
第一章 總則
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理,保護(hù)企業(yè)利益,制定本制度。
第二條 本制度適用于公司內(nèi)所有部門(mén)、員工及外部合作伙伴。
第三條 公司檔案管理制度嚴(yán)格遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》等國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定。
第四條 公司檔案管理系統(tǒng)涉及機(jī)密信息,所有管理人員應(yīng)保密操作,并對(duì)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)和監(jiān)督。
第五條 公司檔案管理流程包括檔案收集、整理、保存、歸檔、銷(xiāo)毀及匯報(bào)等過(guò)程,所有員工應(yīng)按規(guī)定操作,不得私自處理檔案。
第六條 檔案管理小組應(yīng)逐年評(píng)估公司檔案管理工作效果,對(duì)制度進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。
第二章 檔案收集
第七條 公司所有部門(mén)負(fù)責(zé)收集本部門(mén)的相關(guān)檔案,保證檔案的真實(shí)性、完整性與準(zhǔn)確性。
第八條 公司所有部門(mén)應(yīng)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步分類(lèi)和整理,保證信息的清晰明了。
第九條 公司所有部門(mén)應(yīng)對(duì)文件、合同等文件進(jìn)行編號(hào),以便歸檔和查找。所有文件應(yīng)標(biāo)注日期、文件編號(hào)、起草人及審核人等信息。
第三章 檔案保存
第十條 公司所有部門(mén)應(yīng)按照檔案保存期限進(jìn)行歸檔,各類(lèi)檔案保存期限如下:
1. 經(jīng)濟(jì)合同:10年
2. 財(cái)務(wù)憑證:15年
3. 公司章程、規(guī)章制度等:永久保存
4. 職工檔案:在職員工保存至離職之后,離職員工保存至退休或死亡等原因終止勞動(dòng)關(guān)系之后。
第十一條 歸檔前應(yīng)將檔案進(jìn)行層層審核,保證檔案的真實(shí)性、完整性與準(zhǔn)確性。所有檔案應(yīng)標(biāo)注歸檔時(shí)間、檔案號(hào)、保存期限等信息。
第十二條 公司檔案保存應(yīng)采用專(zhuān)門(mén)的歸檔柜,柜內(nèi)根據(jù)檔案編號(hào)進(jìn)行分類(lèi)。
第四章 檔案銷(xiāo)毀
第十三條 檔案銷(xiāo)毀應(yīng)經(jīng)過(guò)評(píng)估、審核、報(bào)批、執(zhí)行等程序,并由檔案管理員進(jìn)行銷(xiāo)毀。
第十四條 歸檔時(shí)間已滿(mǎn)的檔案應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案銷(xiāo)毀時(shí),應(yīng)由公司檔案管理小組進(jìn)行記錄,保留銷(xiāo)毀記錄30天。
第十五條 涉及機(jī)密信息的檔案應(yīng)采用特殊的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀,確保安全。
第五章 檔案管理流程
第十六條 檔案管理小組由企業(yè)管理人員組成,負(fù)責(zé)公司檔案管理評(píng)估、監(jiān)督、調(diào)整、改進(jìn)等工作。
第十七條 公司所有部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的收集和整理,并交由檔案管理員進(jìn)行歸檔和保存。
第十八條 檔案管理員應(yīng)按照規(guī)定的`操作程序進(jìn)行檔案維護(hù)和更新,并定期報(bào)告檔案管理小組。
第六章 違規(guī)責(zé)任與處理
第十九條 對(duì)于違反本制度的行為和操作,公司將依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司制度予以嚴(yán)肅處理,情節(jié)嚴(yán)重的,將追究其法律責(zé)任。
第二十條 違規(guī)責(zé)任處理包括口頭警告、書(shū)面警告及解除勞動(dòng)合同等措施。
第七章 附則
第二十一條 此制度解釋權(quán)歸公司所有。
第二十二條 本制度自頒布之日起生效,對(duì)此前已發(fā)生的檔案管理事項(xiàng),適用本制度規(guī)定處理。
第二十三條 本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)審批和維護(hù),任何人員不得擅自修改和丟失。
編制人:xx公司人力資源部
審批人:xx公司管理層
生效日期:xxxx年xx月xx日
檔案管理制度范本8
一、檔案分級(jí)管理
。ㄒ唬┓旨(jí)制度:
檔案分為三級(jí),分別為機(jī)密、秘密和一般。
。ǘ┟芗(jí)劃分:
根據(jù)檔案確定該檔案的密級(jí),進(jìn)行分類(lèi)管理。
。ㄈ┟芗(jí)的標(biāo)識(shí):
檔案密級(jí)、保密期限、機(jī)構(gòu)和檔號(hào)等應(yīng)明顯標(biāo)示于檔案外包裝上,方便管理。
二、檔案的收集和整理
(一)檔案收集:
檔案收集應(yīng)按照規(guī)定的流程和程序進(jìn)行,目的是確保檔案的真實(shí)性、泄露程度和保密性,同時(shí)摧毀重要文件之前,應(yīng)交給有資格的專(zhuān)業(yè)人員確認(rèn),然后進(jìn)行銷(xiāo)毀。
。ǘn案整理:
檔案整理是經(jīng)過(guò)認(rèn)證的專(zhuān)業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行必要的整理工作,包括準(zhǔn)確地標(biāo)識(shí)出檔案編號(hào),拍攝檔案圖片、對(duì)檔案進(jìn)行整理、完善檔案,及時(shí)預(yù)防檔案遺漏或錯(cuò)誤,確保檔案的真實(shí)性和完整性。
三、檔案的保管與利用
。ㄒ唬n案保管:
檔案保管應(yīng)按照規(guī)定的方式和程序進(jìn)行,包括用鑰匙鎖住存放檔案的房間,設(shè)置密碼保證室內(nèi)檔案的保密性。如果需要檔案借用時(shí),必須經(jīng)過(guò)檔案管理員確定,同時(shí)對(duì)借閱檔案人員的身份證進(jìn)行復(fù)印備案、對(duì)被借檔案出具出借單等。在檔案借閱過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)確保檔案不被損壞或遺失。
。ǘn案利用:
檔案利用應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持保密原則,并嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和程序進(jìn)行,以確保檔案利用的合法性和保密性。檔案利用中的任何修改、刪除或添加要求,必須由檔案管理員授權(quán)并進(jìn)行相應(yīng)的記錄和保存。
四、檔案的`銷(xiāo)毀
(一)檔案銷(xiāo)毀:
檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在嚴(yán)格保證檔案的真實(shí)性和安全性的情況下,按照相關(guān)程序進(jìn)行。
。ǘ╀N(xiāo)毀方式:
檔案銷(xiāo)毀方式包括機(jī)密級(jí)檔案交由安全有保密資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)銷(xiāo)毀輕型法規(guī)規(guī)定的檔案殺毒軟件徹底刪除。
。ㄈ╀N(xiāo)毀記錄:
對(duì)所有銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行記錄并妥善保存銷(xiāo)毀文件。 五、責(zé)任追究
對(duì)于違反檔案管理制度的行為,根據(jù)情況可以采取口頭警示、書(shū)面警示、扣減獎(jiǎng)金、解除勞動(dòng)合同等相應(yīng)的處罰措施。對(duì)于檔案遺失、損壞、泄露等事件,相關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任,并對(duì)公司造成的經(jīng)濟(jì)損失進(jìn)行賠償。
六、其他事項(xiàng)
本制度未列出的相關(guān)事項(xiàng),按照《檔案法》、有關(guān)行政法規(guī)及公司其他制度進(jìn)行處理。對(duì)于本制度中可能存在較大漏洞的事項(xiàng),公司應(yīng)及時(shí)完善相關(guān)的制度。
檔案管理制度范本9
一、制度目的
為了規(guī)范企業(yè)檔案管理工作,加強(qiáng)檔案保管管理和利用,確保檔案安全、真實(shí)、完整、準(zhǔn)確,維護(hù)企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)和員工合法權(quán)益。
二、適用范圍
本制度適用于本企業(yè)所有檔案類(lèi)別的管理,包括但不限于員工檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。同時(shí),適用于企業(yè)所有員工參與檔案管理的行為。
三、制度制定程序
本制度的制定,需要參照中國(guó)的法律法規(guī)以及公司內(nèi)部政策規(guī)定,經(jīng)過(guò)管理層討論、修訂、審核和發(fā)布等程序。
四、制度內(nèi)容
(一)檔案管理范圍及目的
本公司所有檔案,都必須按照法律法規(guī)和公司政策規(guī)定進(jìn)行管理,以保障檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和安全。檔案管理目的:為決策提供依據(jù)、保護(hù)權(quán)益、反映歷史真相、服務(wù)職工、傳承企業(yè)文化。
(二)檔案管理原則
1、保障檔案安全,嚴(yán)格遵守機(jī)密規(guī)定;
2、檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確性;
3、按照規(guī)定期限保留檔案;
4、檔案管理應(yīng)當(dāng)做到及時(shí)、高效、科學(xué)、系統(tǒng)。
(三)檔案管理規(guī)定
1、員工檔案管理:所有員工入職前、入職后,要統(tǒng)一錄入電子檔案系統(tǒng),同時(shí)備有紙質(zhì)檔案,包括但不限于身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)、勞動(dòng)合同、離職證明等。
2、財(cái)務(wù)檔案管理:按照國(guó)家和公司財(cái)務(wù)管理要求,公司應(yīng)當(dāng)做好所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備案、檔案保管和查詢(xún)工作。所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目備案,確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不被篡改或遺漏。
3、業(yè)務(wù)檔案管理:公司各部門(mén)要做好業(yè)務(wù)檔案的管理和保管工作,確保業(yè)務(wù)檔案完整、準(zhǔn)確、及時(shí)的保存并便于查閱。
4、檔案查詢(xún)和使用:公司內(nèi)部員工可以查閱檔案,但必須符合公司和法律法規(guī)的規(guī)定,個(gè)人不得隨意查看他人檔案。公司領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)過(guò)授權(quán)后,可以使用檔案進(jìn)行決策、糾紛解決和業(yè)務(wù)開(kāi)展等。
。ㄋ模┴(zé)任主體和執(zhí)行程序
1、檔案管理負(fù)責(zé)人:指派一名專(zhuān)責(zé)檔案管理的負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)制定、執(zhí)行檔案管理制度,負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織和監(jiān)督。
2、每個(gè)部門(mén)均設(shè)有檔案管理人員,保管和管理本部門(mén)的`檔案,同時(shí)每一份檔案都應(yīng)有負(fù)責(zé)人明確管理。
3、公司每年對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查和評(píng)估,全面掌握檔案管理情況,及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和修繕。
(五)責(zé)任追究
1、檔案管理人員未按照制度規(guī)定進(jìn)行檔案管理的,由領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)進(jìn)行批評(píng)和鼓勵(lì)教育,并要求其改正。
2、檔案管理人員有故意、玩忽職守等行為,造成嚴(yán)重后果的,將按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行追究法律責(zé)任。
五、制度執(zhí)行與監(jiān)督
1、所有員工都必須嚴(yán)格按照制度進(jìn)行操作和管理檔案。
2、強(qiáng)化后續(xù)督促和檢查,確保檔案管理制度有效、可行。
3、定期召開(kāi)員工會(huì)議,將檔案管理制度的內(nèi)容、執(zhí)行情況進(jìn)行通報(bào),提高員工的檔案管理意識(shí)。
4、定期收集大家的意見(jiàn)和建議,對(duì)制度進(jìn)行完善和修訂。
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