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WPSoffice實(shí)用簡單教程
知不足者好學(xué),恥下問者自滿。以下是小編為大家搜索整理的WPSoffice實(shí)用簡單教程，希望能給大家?guī)韼椭?更多精彩內(nèi)容請及時(shí)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生考試網(wǎng)!
強(qiáng)大的文字處理系統(tǒng)
在WPS Office中，傳統(tǒng)的文字處理系統(tǒng)增加了不少的新功能，下面就日常辦公中的使用模板快速創(chuàng)建應(yīng)用文檔、創(chuàng)建自己的文檔模板和新增加的功能舉例說明。
使用模板快速建立應(yīng)用文檔
在現(xiàn)代辦公中，少不了上送、下傳各種各樣的應(yīng)用文檔，利用WPS Office中的模板可以幫助你快速建立需要的應(yīng)用文檔，模板實(shí)際上是指為文檔形成提供基本格式和工具的特殊文檔，它保存在Kingsoft\Winwps\Template\目錄下面，分四大類：
第一大類為文字處理方面的模板(即文件夾Wps下的以wpt為后綴的文檔模板，又分為“公文”等十二種共140余個(gè)模板);第二大類為電子表格方面的模板(即ET文件夾下以ett為后綴的電子表格模板，其中包含“財(cái)務(wù)表”和“家庭應(yīng)用表”兩類共36余個(gè)模板);第三大類是電子幻燈模板(即Wps文件夾下以dpt為后綴的電子幻燈片模板，其中包含“外觀模板”和“主題模板”兩類共19余個(gè)模板);第四類為有關(guān)電子郵件的模板(即文件夾Mail下的以wpt為后綴的模板，有“新郵件”、“回復(fù)郵件”和“轉(zhuǎn)發(fā)郵件”等類型)。
要使用這些模板，只要選擇“文件/新建”菜單命令(不要直接點(diǎn)擊工具欄上的“新建”按鈕，因?yàn)橹苯狱c(diǎn)擊工具欄上的“新建”按鈕將會啟用一個(gè)系統(tǒng)默認(rèn)的空的模板)，這時(shí)系統(tǒng)會彈出一個(gè)“建立新文件”窗口，在這個(gè)窗口中，WPS Office把上述介紹的四大類模板都羅列出來，選擇其中一大類時(shí)，此類所有的模板則分門別類地放置好了。需要某種類型的某個(gè)模板時(shí)，可以單擊展開它們某一類，窗口右側(cè)則可以預(yù)覽模板或閱讀它的說明。對于現(xiàn)代辦公來說，復(fù)雜的應(yīng)用文的格式，不用您刻意去記，只需要選擇相應(yīng)的模板文件，再進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷木涂梢酝瓿梢粋�(gè)文檔。如您需要擬一份招聘啟事，只要選取“wps模板”選項(xiàng)卡，再單擊“告示、啟示”類模板，然后選取“招聘啟事”模板，即可在打開的啟事模板中，輸入啟事的有關(guān)內(nèi)容，一份規(guī)范的招聘啟事很快就完成了，這才是現(xiàn)代辦公的效率。
制作自己的模板
制作自己的模板，比較容易的有二種方式：一是創(chuàng)建或修改一篇文檔，使它具有某種專用文檔的格式，然后作為模板保存;二是修改和精加工某一專用模板，把它作為新模板保存。舉個(gè)簡單的例子，在日常辦公中，按我們的習(xí)慣，過年過節(jié)時(shí)，單位都要向退休的老同志致以節(jié)日的問候。不管是以書信形式還是電子郵件，如果能制作好一個(gè)問候式模板，你的辦公效率將大大地提高。下面介紹做一個(gè)簡單模板(慰問信模板)的方法。如圖(^60090107a^)所示。
(1)頁面的設(shè)置。制作一個(gè)模板，要根據(jù)實(shí)際情況，首先設(shè)置頁面的大小。先新建一個(gè)空文檔，再單擊“文件”菜單，選擇“頁面設(shè)置”。在“紙張類型”欄，選擇一種類型，如日常辦公中最常用的“16開”紙
(2)設(shè)置文字。根據(jù)慰問信的格式輸入文字，需要使用時(shí)再輸入文字內(nèi)容的地方以“×”代替，如稱呼、事由、落款等等。
(3)其它修飾。一個(gè)模板，你可以根據(jù)需要盡情地修飾(很多書籍或網(wǎng)站中都有這方面的介紹，如背景、對文字的各種修改、排版的各種技巧等等)。這里只插入一個(gè)圖像，并設(shè)置為“水印”的效果的方法。
首先，選擇“插入/圖像”菜單中的“金山素材”，然后選擇Kingsoft\Winwps\ImLib\目錄下的love文件夾中的love10文件;然后單擊圖像以選定它，再單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中，在“繞排方式”中選擇“兩邊繞排”;把此圖像拖動(dòng)到合適的位置，再按下右鍵，在快捷菜單中選擇“對象層次”的“在文字下”(經(jīng)過這樣的設(shè)置后，圖像就處于文字的下方，記住不能再被編輯了，也不能拖動(dòng)了，所以類似這樣的設(shè)置，應(yīng)該是最后一項(xiàng)設(shè)置);保存為模板，選擇“文件/存為模板”，在彈出的“保存模板文件”對話框中，在“WPS模板”中選擇“書信”，再在“模板名：”中輸入保存模板的名稱“節(jié)日慰問信”。在“描述信息”中可輸入“這是一個(gè)我國傳統(tǒng)佳節(jié)的慰問信模板”。然后單擊“確定”按鈕，即可完成一個(gè)簡單模板的制作。以后你再使用“文件/新建”命令時(shí)，在“建立新文件”對話框中的“WPS模板”的“書信”類，就可以找到“節(jié)日慰問信”模板。
當(dāng)然在上述保存模板的對話框中，你也可以創(chuàng)建一新的模板類型，如“我的模板”，然后把自已建立的模板保存在此類目，方便管理。
WPS Office的幾項(xiàng)新功能
在WPS Office產(chǎn)品，新增加了許多新功能。下面兩個(gè)新增加的功能更豐富了我們的現(xiàn)代辦公的需要。
(1)定制表單功能
在“查看/工具欄”菜單中選擇“表單域工具”，就可以找開表單域工具欄了。在表單域工具欄中，有如下幾個(gè)按鈕：“單行文字型表單域”、“多行文字型表單域”、“復(fù)選型表單域”、“下拉型表單域”、“單選型表單域”、“日期型表單域”、“表單域背景”，還有“回復(fù)郵件”(實(shí)際為“提交”按鈕)和“保護(hù)文檔”。我們可以利用上述的表單控件制作表單，制作完成后，可借助文檔保護(hù)功能，可使表單的結(jié)構(gòu)形式不可更改。再利用“提交”按鈕，用戶填完表單后很方便地把文檔發(fā)到指定的郵箱里，這非常適用于填表、問卷等多種用途。下面以一個(gè)“問卷”調(diào)查表單為例，說明表單的建立及使用方法，要求你的下級用戶在填完表單后，按“提交”按鈕就可以把表單發(fā)送到你指定的郵箱。
設(shè)置你的郵箱。假如你要定制一個(gè)上述的“問卷”調(diào)查表單，或假如你是第一次使用WPS Office中的“金山電子郵件”模塊，那么WPS Office會首先要求你添加新賬戶，這是一個(gè)真正中文的操作向?qū)�，每一步都有詳�?xì)的提示，各步驟與在Outlook Express中的操作也基本相類似，按照向?qū)嘈拍憧梢暂p松配置好你的金山電子郵件的通訊環(huán)境。
按需要制作好表單。假如要制作一個(gè)對某項(xiàng)事物的一個(gè)調(diào)查，你可以制作一個(gè)多行文字型的表單。操作步驟是，在編輯狀態(tài)中，首先輸入“請輸入你的意見，再按提交按鈕”的說明，再單擊表單工具中的“多行文字表單域”，這時(shí)在上述文字后面就出現(xiàn)了一個(gè)表單區(qū)域，雙擊此區(qū)域，則會彈出一個(gè)“文字型填充域選項(xiàng)”對話框，在對話框中你可以輸入表單中默認(rèn)的文字和在表單中輸入文字的最大長度。
設(shè)置“提交”按鈕。單擊“表單域工具欄”中的“回復(fù)郵年”按鈕，這時(shí)在上述“多行文字表單域”后出現(xiàn)一個(gè)“提交”按鈕，雙擊此按鈕，在彈出“郵件對話框”中，可在其中分別輸入主題是什么(如你對×××的看法)、別人回復(fù)郵件時(shí)的地址(如liuzong@263.net)、抄送郵件的地址。確定后，設(shè)置完成。
設(shè)置文檔保護(hù)。當(dāng)所有表單域與提交按鈕都設(shè)置完成后，為了使其它用戶不能修改，設(shè)置文檔保護(hù)就可以了。單擊“表單域工具欄”中的“保護(hù)文檔”按鈕，這時(shí)彈出一個(gè)“文檔保護(hù)”對話框，在其中你輸入保護(hù)文檔的密碼，確定后就完成。
(2)鏈接功能
此功能使WPS Office更加完善和適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代辦公的需要。比如使用它可以從文檔中直接跳轉(zhuǎn)到指定的網(wǎng)頁和文件，或是鏈接到郵件地址。通過對一個(gè)文檔進(jìn)行書簽設(shè)置，再利用超級鏈接還可以實(shí)現(xiàn)文中不同部分之間的跳轉(zhuǎn)，這樣的鏈接對制作一些如產(chǎn)品說明、一個(gè)事情過程的介紹等等是非常有用的。下面以一個(gè)介紹地方特點(diǎn)的例子，說明利用書簽制作鏈接的方法。
如一篇文檔標(biāo)題為“×××地區(qū)的概況”，文中包含了如下幾項(xiàng)內(nèi)容：“一、自然概況(●地理與氣候，●區(qū)域與人口，●主要資源)。二、經(jīng)濟(jì)社會概況(●工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，●名、優(yōu)、特產(chǎn)品，●科教文衛(wèi))●旅游名勝。三、對外開放概況(●外資規(guī)模，●對外貿(mào)易、●優(yōu)惠政策)。四、投資環(huán)境(●交通運(yùn)輸，●郵政電信，●金融保險(xiǎn))。”
要求把以上的大小標(biāo)題所在的位置制作成標(biāo)簽，并把這些標(biāo)題排列在大標(biāo)題的下方，而且把這些文字鏈接至相應(yīng)的文檔內(nèi)容，如圖(^60090107b^)所示。
在文檔中設(shè)置標(biāo)簽。在文檔中設(shè)置標(biāo)簽，是一項(xiàng)常用的操作。方法是，首先把插入點(diǎn)移到需要設(shè)置標(biāo)簽的地方(即把鼠標(biāo)至需要設(shè)置標(biāo)簽的地方后單擊左鍵即可完成)，如移到文檔中的“一、自然概況”所在的行(一般為行首)，然后選擇“插入/書簽”菜單，這時(shí)彈出“設(shè)置書簽”對話框，你在其中輸入一個(gè)書簽名(默認(rèn)為插入點(diǎn)開始所在行的所有文字)，“確定”后就完成了這個(gè)書簽的設(shè)置。其它需要設(shè)置書簽的地方都采用同樣的方法進(jìn)行設(shè)置。
添加鏈接。文檔中部分內(nèi)容的書簽都設(shè)置好的，那么如何實(shí)現(xiàn)由圖2所示的大小標(biāo)題的鏈接呢?以小標(biāo)題“名、優(yōu)、特產(chǎn)品”的鏈接為例，操作方法是：選取小標(biāo)題“名、優(yōu)、特產(chǎn)品”，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“添加鏈接”命令;在彈出的“設(shè)置鏈接”對話框中，單擊“B.書簽”項(xiàng)右側(cè)的箭頭，這時(shí)我們可以看到剛才設(shè)置的所有書簽都出現(xiàn)在其中，現(xiàn)在選定上述設(shè)置的書簽“名、優(yōu)、特產(chǎn)品”，“確定”后這個(gè)鏈接就完成了，這時(shí)剛才選取的標(biāo)題就以藍(lán)色下劃線顯示了，這是系統(tǒng)默認(rèn)的鏈接特征。這時(shí)你可以試一試了，回到文檔后，撤消則才選取的文檔，再按住Ctrl鍵后，把鼠標(biāo)移到剛才設(shè)置過的標(biāo)題中，這時(shí)光標(biāo)變?yōu)槭中�，單擊左鍵時(shí)，文檔馬上跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)文檔內(nèi)容的位置中。如果把圖2所示的所有標(biāo)題，都按同樣的方法設(shè)置鏈接，瀏覽這個(gè)文檔就相當(dāng)容易了，但你或許會問，通過標(biāo)題跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)內(nèi)容是簡單了，要返回大標(biāo)題怎么辦?要解決這個(gè)問題，同樣可以設(shè)置一個(gè)書簽，如在大標(biāo)題“×××地區(qū)概況”中設(shè)置一個(gè)名為“頁首”的書簽，并在文檔中上面設(shè)置書簽的位置(可以是每個(gè)書簽的開始或結(jié)束之處)輸入“(返回頁首)”字樣，再把這幾個(gè)字添加鏈接，鏈接到“頁首”書簽即可，實(shí)際操作時(shí)，首先設(shè)置一個(gè)鏈接后，再復(fù)制到文檔的其它位置中去就可以了。這樣整個(gè)文檔從各標(biāo)題到文中內(nèi)容、從文中返回頁首的鏈接就設(shè)置完畢了，別人在瀏覽這個(gè)介紹當(dāng)然后十分方便。
金山自己的電子表格
WPS Office定義了自己的表格格式——ET，它和文字處理系統(tǒng)中的表格處理有著質(zhì)的區(qū)別。ET電子表格基于無限表的概念，定位于專業(yè)表格處理。打開ET，全部編輯界面就像一張很大的表，所有操作都圍繞這張表來進(jìn)行。
WPS Office內(nèi)置了大量的函數(shù)，總共有90多種，幾乎涵蓋了所有數(shù)學(xué)意義上的計(jì)算。靈活運(yùn)用這些函數(shù)進(jìn)行公式計(jì)算，可制作比較復(fù)雜的專業(yè)數(shù)據(jù)表格。下面僅以幾個(gè)例子說明電子表格在錄入數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)計(jì)算等方面的用法。
快速錄入序列數(shù)據(jù)
所謂序列數(shù)據(jù)，一是指數(shù)學(xué)概念的常見的等差數(shù)列或等比數(shù)列;二是指日常生活中常用的有序詞組成的序列，如序列“一、二、三、……”，或由此序列前(或后)添加適當(dāng)?shù)淖?詞)組成的序列，如“星期一、星期二、……”、“第一、第二、第三、……”、“一月、二月、三月、……”等等。諸如此類的數(shù)據(jù)都可以在電子表格中迅速錄入。下面舉例說明：
(1)等差數(shù)列的錄入。
錄入由連續(xù)數(shù)字組成的等差數(shù)列：所有的自然數(shù)組成的集合，實(shí)際上就是一個(gè)由連續(xù)數(shù)字組成的一個(gè)等差數(shù)列，在電子表格中，能很快速地輸入其中的一部分連續(xù)數(shù)據(jù)。如需要在某行(列)中輸入“200101至200158”這一組數(shù)字，操作方法是：首先在此行的第一個(gè)單元格中輸入第一個(gè)數(shù)字“200101”，然后把鼠標(biāo)單擊其它任意單元格后，再選取此單元格(即單擊些后，單元格的四周出現(xiàn)黑框，后文把此類操作稱為選取單元格)。再把鼠標(biāo)指向此單元格的右下角，待鼠標(biāo)變?yōu)楹谑止鈽?biāo)時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵，在行(列)中拖動(dòng)，拖動(dòng)過的單元就依次填充上要求的所有數(shù)字了(后文稱此類操作為“拖動(dòng)”)。
錄入由不連續(xù)的數(shù)字組成的等差數(shù)列：由不連續(xù)的數(shù)字組成的等差數(shù)列，是指在一組數(shù)字中，后一個(gè)數(shù)字與前一個(gè)數(shù)字之差都等于同一個(gè)常數(shù)(此常數(shù)稱為公差)，如數(shù)列“4、7、10、13、……”就是首項(xiàng)為4，公差為3的一個(gè)等差數(shù)列，如需要在某行(列)中錄入此數(shù)列的前10項(xiàng)，操作方法是：首先在此行(列)的第一和第二個(gè)單元格中分別輸入數(shù)列的前兩項(xiàng)，然后選取這兩個(gè)單元區(qū)域(可通過連續(xù)拖動(dòng)或選取區(qū)域左上角第一個(gè)單元格后，按住Shift鍵，再用鼠標(biāo)單擊區(qū)域右下角的單元格，這種方法適合于選取一個(gè)大的矩形區(qū)域)，再在行(列)中拖動(dòng)，就可以在行(列)中依次填充需要的等差數(shù)列的數(shù)據(jù)了。
實(shí)際上，由連續(xù)數(shù)字組成的等差數(shù)列的公差是1，由不連續(xù)數(shù)字組成的數(shù)列的公差大于1，輸入公差是1的等差數(shù)列和公差大于1的等差數(shù)列，區(qū)別主要在于：前者輸入第一項(xiàng)拖動(dòng)，后者則需輸入前兩項(xiàng)后再一起拖動(dòng)。特別地如果需要在某行(列)中輸入一個(gè)常數(shù)列(即公差為0)，操作方法與輸入公差大于1的等差數(shù)列的方法相同，如需要輸入數(shù)列“36、36、36、36、36、……”，首先在行(列)的第一、第二個(gè)單元格中都輸入“36”，然后選取為一個(gè)區(qū)域，再拖動(dòng)即可。
(2)等比數(shù)列的錄入。
所謂等比數(shù)列是指在一組數(shù)據(jù)中，后一項(xiàng)與前一項(xiàng)之比總等于一個(gè)常數(shù)(此常數(shù)稱為“公比”)。要在某行(列)中輸入這樣的一組數(shù)據(jù)，首先在此行(列)的前三個(gè)單元格中分別輸入此數(shù)列的前三項(xiàng)數(shù)字，然后選取為一個(gè)區(qū)域，再把此區(qū)域在行(列)中拖動(dòng)即可。如需要輸入數(shù)列“3、6、12、24、48、96、192”(即首項(xiàng)為3，公比為2的等比數(shù)列)，首先在某行(列)的前三個(gè)單元格中分別輸入“3”、“6”、“9”，然后把這三個(gè)單元格選取為一個(gè)區(qū)域，再在行(列)中拖動(dòng)就可以了。特別是當(dāng)公比為1時(shí)的數(shù)列，實(shí)際上就是上面介紹過的常數(shù)列了。
(3)輸入常用的有序詞組成的序列。
在一個(gè)表格中，經(jīng)常需要輸入如這類序列的數(shù)據(jù)，下面舉例說明：
在某行(列)中輸入表示年份的一組數(shù)據(jù)，如“一九四九、一九五0、一九五一、一九五二、……、二00一”，可按照上述介紹的連續(xù)數(shù)字組成的等差數(shù)列的輸入方法進(jìn)行輸入。如果這類數(shù)據(jù)的組成符合上述介紹的等差或等比數(shù)列的要求，則也可按相應(yīng)的方法進(jìn)行快速輸入。
輸入諸如“星期一、星期二、……星期日”、“一月、二月、三月、……十二月”、“第一、第二、第三、……”等等的序列，同樣可按上述等差等比數(shù)列相應(yīng)的方法進(jìn)行快速輸入。
特別地，如果需要在電子表格中輸入以“0”開頭的有序編號，如一個(gè)單位的職員編號為“021001、021002、021003、……021188”。需要在某行(列)中輸入這樣的有序列，首先選取此行(列)(單擊行或列的行號或列號即可)，然后單擊“格式\單元格”菜單，在彈出的“單元格格式”對話框的“格式”選項(xiàng)中，選取“文本”(因?yàn)殡娮颖砀裰�，要輸入上述的編號，如果不對單元格格式定義，系統(tǒng)會自動(dòng)識別為數(shù)字)，再單擊“確定”按鈕返回，這樣就可以按輸入等差數(shù)列或等比數(shù)列的方法在此行(列)中輸入形如上面的職員編號了。
在電子表格中使用公式
在電子表格中，公式是由數(shù)值和運(yùn)算符級成的，數(shù)值可以包括數(shù)字和引用某些單元格的數(shù)值，運(yùn)算符包括：加、減、乘、除、乘方、百分比等。所以電子表格的公式具有下列的基本特性：公式都是以等號“=”開頭;輸入公式完畢確定后，單元格內(nèi)顯示的是公式的計(jì)算結(jié)果;當(dāng)選定單元格后，公式的表達(dá)式出現(xiàn)在公式編輯欄中。如選定某個(gè)單元格后，就可以在其中輸入“=(A1+A2+A3)/3”，編輯這類公式時(shí)，可先輸入等號，需要的單元格，可以鼠標(biāo)單擊，運(yùn)算通過鍵盤輸入就比較快了。象這樣在電子表格中進(jìn)行有關(guān)運(yùn)算，效率則比較低，如果需要計(jì)算某行(列)幾十個(gè)單元格的數(shù)據(jù)匯總，就很不方便，由于電子表格內(nèi)置了大量的函數(shù)，如果在公式中使用這些函數(shù)，則可以大大簡化公式，提高工作效率。下面以一個(gè)例子，通過常用函數(shù)的使用說明函數(shù)在公式中的使用方法。
如圖(^60090107c^)所示，是一個(gè)日�？记诒恚渲械臄�(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)的，也就是說，當(dāng)每天輸入數(shù)據(jù)時(shí)，各人出勤情況馬上出現(xiàn)在各人相應(yīng)的“個(gè)人合計(jì)”和“個(gè)人平均次數(shù)”，每天出勤情況將出現(xiàn)在相應(yīng)“總體合計(jì)”、“總體平均次數(shù)”、“最多次數(shù)”、“最少次數(shù)”，其中最后陰影部分則是一個(gè)星期的總體情況(如星期三的數(shù)據(jù)輸入完畢后，此區(qū)域則體現(xiàn)到本日止三天的總體情況，當(dāng)一個(gè)星期的數(shù)據(jù)輸入畢后，此區(qū)域的數(shù)據(jù)就是一個(gè)星期的總體數(shù)據(jù)了。要達(dá)到這樣的效果，可進(jìn)行如下操作：
(1)按表中的格式做好表頭，只要做好星期一三個(gè)項(xiàng)目后，并選取為一個(gè)區(qū)域，然后按上面介紹的方法在行中拖動(dòng)，即可依次填充。職工號則按上面介紹的方法快速填充(此處只以10個(gè)職工為例)。
(2)計(jì)算個(gè)人的各項(xiàng)合計(jì)統(tǒng)計(jì)值(即“個(gè)人合計(jì)”和“個(gè)人每天的平均次數(shù))。
首先計(jì)算第一個(gè)職工(即圖3中的張三)個(gè)人的兩項(xiàng)統(tǒng)計(jì)值。計(jì)算一星期的早退總次數(shù)。單擊單元格R13，在其中輸入計(jì)算公式：=C3+F3+I3+L3+O3(可以輸入等號后，點(diǎn)擊一個(gè)單元格，再鍵入，然后又單擊一個(gè)單元格，再鍵入一個(gè)“+”，依次類推，直至輸完)，輸入完成后，要以回車鍵結(jié)束。
計(jì)算一星期的遲到總次數(shù)：按計(jì)算早退的方法，在單元格S3中輸入公式：=D3+G3+J3+M3+P3。
計(jì)算一星期的曠工次數(shù)：按計(jì)算早退的方法，在單元格T3中輸入計(jì)算公式：=E3+H3+K3+N3+Q3。
計(jì)算每天平均次數(shù)：在單元格U3、V3、W3中分別輸入計(jì)算公式：“=R3/5”、“=S3/5”、“T3/5”即可計(jì)算出各人的每天出勤情況的平均值。
(3)計(jì)算其它各人的個(gè)人兩項(xiàng)統(tǒng)計(jì)值(即“個(gè)人合計(jì)”和“個(gè)人每天的平均次數(shù))。
上面計(jì)算出第一個(gè)職工的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)值后，其它各人的統(tǒng)計(jì)值可以采用拖動(dòng)填充的辦法快速完成：首先選定R3～W3的單元格區(qū)域，然后把鼠標(biāo)指向此區(qū)域的右下角，待鼠標(biāo)變?yōu)楹谑止鈽?biāo)時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)，直至最后一個(gè)職工為止，這時(shí)你會看到，拖過的區(qū)域都出現(xiàn)數(shù)字“0”，這是因?yàn)榍懊娓魅嗣刻斓臄?shù)據(jù)都沒有輸入，所以計(jì)算結(jié)果都是0，你可當(dāng)試輸入幾個(gè)數(shù)據(jù)，就會發(fā)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)也會隨著原始數(shù)據(jù)的輸入而不斷變化，這正是日常工作所期望的效果。
3.計(jì)算總體的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)值
即是每天的三項(xiàng)數(shù)據(jù)合計(jì)、每天三項(xiàng)數(shù)據(jù)的平均值。陰影部分的數(shù)據(jù)則是一周內(nèi)三項(xiàng)數(shù)據(jù)合計(jì)、一周內(nèi)三項(xiàng)數(shù)據(jù)的人均值。
上面是直接在單元格中編輯公式進(jìn)行計(jì)算，這里的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，則可以利用函數(shù)進(jìn)行，各位體會利用函數(shù)進(jìn)行計(jì)算的高效率。
(1)計(jì)算星期一早退項(xiàng)的兩個(gè)統(tǒng)計(jì)值。
計(jì)算合計(jì)：單擊選定單元格C13，再單擊工具欄中的插入函數(shù)符號f*(或單擊“插入/函數(shù)”菜單命令)，在出現(xiàn)的“函數(shù)列表”對話框中，在“常用函數(shù)”類中選擇“SUM”函數(shù)，按“確定”按鈕后，在單元格C13中會出現(xiàn)公式“=SUM()”，這時(shí)在括號內(nèi)輸入統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的范圍(這里是C3～C12)，于是在括號中輸入“C3：C12”表示合計(jì)的范圍，輸入完畢后回車后即可完成。
計(jì)算早退的人均次數(shù)：選定存放此數(shù)據(jù)的單元格C14，然后按照計(jì)算合計(jì)的方法插入求平均值的函數(shù)AVERAGE()，選定同樣的統(tǒng)計(jì)范圍，即可得出此項(xiàng)統(tǒng)計(jì)結(jié)果。
(2)計(jì)算星期一的其它兩項(xiàng)值和其它各天的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)值。
首先選定C13～C14兩個(gè)單元格區(qū)域，然后按照上面拖動(dòng)的方法，向右拖動(dòng)，直到T14，拖過的區(qū)域即可計(jì)算出需要的統(tǒng)計(jì)值。如果有單元格中出現(xiàn)字符“####”，這是由于函數(shù)在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，表格中沒有原始數(shù)據(jù)，被除數(shù)視為“0”，所示出現(xiàn)上述字符，只要在表格中輸入原始數(shù)據(jù)，則計(jì)算結(jié)果就會代替上述字符了。
經(jīng)過上述所有步驟，一個(gè)考勤統(tǒng)計(jì)表就做好的，其中運(yùn)用了一些公式和常用一兩個(gè)統(tǒng)計(jì)函數(shù)。只要每天輸入考的三項(xiàng)數(shù)據(jù)，需要的考勤結(jié)果就會馬上出來。
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