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中文Excel 2000建立與使用電子報(bào)表的教程
中文office 2000軟這是一個(gè)用于建立與使用電子報(bào)表的實(shí)用程序,也是一種數(shù)據(jù)庫(kù)軟件。下面是小編分享的中文Excel 2000建立與使用電子報(bào)表的教程,歡迎大家參考!
第一講 建立員工工資表
中文office 2000軟件包中提供了一個(gè)名為中文Excel 2000軟件,這是一個(gè)用于建立與使用電子報(bào)表的實(shí)用程序,也是一種數(shù)據(jù)庫(kù)軟件,用于按表格的形式來(lái)應(yīng)用數(shù)據(jù)記錄。專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件Visual FoxPro也能建立電子報(bào)表,但中文Excel 2000卻是一個(gè)電子報(bào)表的專業(yè)軟件,也常用于處理大量的數(shù)據(jù)信息,特別適用于數(shù)字統(tǒng)計(jì),而且能快速制定好表格。
開始語(yǔ):中文Excel 2000是Microsoft office 2000軟件包中文版的組成部分。按啟動(dòng)Windows應(yīng)用的方法運(yùn)行它后,屏幕上就會(huì)顯示其操作窗口,并且打開一張名為Book1(工作薄1)的電子報(bào)表,但沒有任何內(nèi)容,而是等待著您來(lái)建立它,本教程將從此開始講述。
注:“工作簿”在 Microsoft Excel 中是處理和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文件,每一個(gè)工作簿都可以包含多張工作表,因此可在一份文件中管理多種類型的相關(guān)信息;“工作表”就是顯示在屏幕上的,由表格組成的一個(gè)區(qū)域。此區(qū)域稱為“工作表區(qū)”各種數(shù)據(jù)將通過(guò)它來(lái)輸入顯示。
中文Excel 2000也使用“字段”、“記錄”等Visual FoxPro中的對(duì)象,但應(yīng)用方法卻大不一樣,下面將以建立一張員工工資表的操作來(lái)說(shuō)明這一點(diǎn)。
步驟一、單擊A1單元格。
中文Excel 2000操作窗口仍然由標(biāo)題欄、下拉菜單、工具欄、狀態(tài)欄等組成。位于工具欄下方的就是建立電子表格的“工作表區(qū)”,它提供了一系列的單元格,各單元格也各有一個(gè)名稱,將光標(biāo)移至單元格內(nèi)后,其狀態(tài)將變成一個(gè)十字形。工具欄下方標(biāo)記的A、B、C、D…分別用于標(biāo)明表格中的各列,表格左邊緣的數(shù)字則標(biāo)明各行,“列標(biāo)”與“行號(hào)”用于確定一個(gè)單元格的位置,如A1表示A列中的第一行單元格,C3,就表示C列中的第三行單元格。在中文Excel 2000操作窗口中,所提供的單元格數(shù)目非常大,但全部被應(yīng)用的情況將是罕見的,通常只用到其中的一部分,甚至只是一小部分。
注意:“工作表區(qū)”由工作表,及其單元格、網(wǎng)格線、行號(hào)列標(biāo)、滾動(dòng)條和工作表標(biāo)簽構(gòu)成!傲袠(biāo)”就是各列上方的灰色字母,“行號(hào)”就是位于各行左側(cè)的灰色編號(hào)區(qū)。
在這里輸入“姓名” 步驟二、輸入“姓名”。 在電子表格中,“列”與數(shù)據(jù)庫(kù)中的“字段”相當(dāng),“行”與“記錄”相當(dāng),這里輸入的“姓名”就將成為一個(gè)新的字段。
第一行各列中的內(nèi)容 步驟三、按一下鍵盤上的右方向鍵,然后輸入“年齡”,接著在位于右旁的兩列中分別輸入“職務(wù)”、“工資額”。
使用鍵盤上的左、右、上、下方向鍵可以將光標(biāo)移至各單元格上,這就選定了當(dāng)前單元格,從而讓您在各單元格中輸入文字信息。
步驟四、移動(dòng)鼠標(biāo)單擊A2單元格,然后參照上面的內(nèi)容,輸入其它單元格中的內(nèi)容。
完成上述操作后,“員工工資表”就編制好了。在這一份電子表格中,所包含的員工數(shù)目有限,但說(shuō)明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板,現(xiàn)在就能這樣制定好“員工工資表”,但這還不夠,您也能得到更多,如統(tǒng)計(jì)貨物出入量、庫(kù)存量、每日收益,等等。順便說(shuō)一句,若要將此軟件用于財(cái)務(wù)工作,也不會(huì)有任何問(wèn)題。
注意:中文Excel 2000與中文Visual FoxPro 6不同,關(guān)閉當(dāng)前操作窗口時(shí)不會(huì)自動(dòng)保存操作結(jié)果,因此必須先執(zhí)行“文件”下拉菜單中的“保存”命令后,才可以關(guān)閉。
第二講 建立第二張工作表
在同一本中文Excel 2000工作薄中,可以同時(shí)建立三份工作表,而且這些表中的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)還可以完全不同,甚至還能使用復(fù)制的方法引用數(shù)據(jù),下列操作就將說(shuō)明這個(gè)問(wèn)題:
注意:中文Excel 2000的其它工作,如打印、建立圖表等,都將基于“工作表”來(lái)開展。
步驟一、使用拖動(dòng)的方法,選定第一行中的所有內(nèi)容。
這一步操作與在Microsoft word中選定文字的操作相類似,選定的結(jié)果也將突出顯示在屏幕上。順便說(shuō)一句,操作時(shí)若單擊某一個(gè)列標(biāo)可選定整列單元格,單擊某一個(gè)行號(hào)可選定整行單元格,但只有這里的拖動(dòng)操作才可以選定指定部分的單元格。
步驟二、按下鍵盤上的Ctrl C組合鍵。
這是您已經(jīng)熟悉的了操作,用于將選定的內(nèi)容復(fù)制在Windows剪切板中。與之相應(yīng)的Ctrl X(剪切)、Ctrl V(粘貼)組合鍵也可以在中文Excel 2000工作表中應(yīng)用。 注:若用鼠標(biāo)右擊選定的內(nèi)容,屏幕上將顯示相應(yīng)的快捷菜單,從中可以選擇到復(fù)制、剪切、粘貼等命令。
步驟三、單擊左下方的Sheet 2標(biāo)簽。
Sheet 2是另一張工作表(Work Sheet)的標(biāo)簽,也是位于工作簿窗口底端的三張標(biāo)簽之一!肮ぷ鞅順(biāo)簽”用于顯示工作表的名稱。單擊某一張工作表的標(biāo)簽將激活相應(yīng)的工作表,當(dāng)前處于活動(dòng)狀態(tài)的工作表將接受當(dāng)前操作。
注:位于工作表標(biāo)簽下方的區(qū)域稱為“狀態(tài)欄”,它能提供有關(guān)選定命令或操作進(jìn)程的信息,您可據(jù)此了解當(dāng)前可做的操作。在此信息的右側(cè)將顯示CapsLock、 Scroll Lock、Num Lock等鍵盤按鍵的當(dāng)前狀態(tài)。若這些鍵處于打開狀態(tài),那么它們的名稱就會(huì)在此顯示出來(lái)。
步驟四、進(jìn)入表格2后按下鍵盤上Ctrl V組合鍵。
完成上述操作后,剛才復(fù)制的內(nèi)容就將粘貼在第二份工作表中。
此后,您可以參照前面的內(nèi)容制定該表中的內(nèi)容。
步驟五、參照前面的操作,輸入第二張表中的內(nèi)容。
上述通過(guò)復(fù)制、粘貼的方法來(lái)制定第二張電子報(bào)表中第一行的內(nèi)容,是一種常用操作技巧,能快速建立那行欄目類似而數(shù)據(jù)不同新報(bào)表。若第二張表中的欄目,即首行中的內(nèi)容與第一張表中的欄目有區(qū)別,粘貼后可以進(jìn)行修改,其操作方法與Microsoft word中的編輯操作相同,也可使用拖動(dòng)的方法移動(dòng)內(nèi)容。
第三講 設(shè)置單元格的格式
與Microsoft word一樣,在中文Excel 2000中也能設(shè)置文字的格式,而且此格式將表現(xiàn)在最終的電子表格中。此外,還可以設(shè)置其它與數(shù)據(jù)信息相關(guān)的屬性,下面的操作將結(jié)合“員工工資表”的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行說(shuō)明,請(qǐng)先單擊左下方的Sheet 1標(biāo)簽,返回“員工工資表”。
注:在初始狀態(tài)下,中文Excel 2000操作窗口中只有三張標(biāo)簽,除了可以使用這種方法選擇激活一張標(biāo)簽外,還可以通過(guò)位于標(biāo)簽左旁的“標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕”進(jìn)行操作。這些按鈕的外觀是就是滾動(dòng)箭頭,從外型上即可了解到各自的作用。如果要滾動(dòng)顯示其他工作表標(biāo)簽,請(qǐng)?jiān)谒璺较蛏蠁螕魸L動(dòng)箭頭;如果要選定某個(gè)工作表,請(qǐng)單擊其標(biāo)簽;如果要一次滾動(dòng)多張工作表,請(qǐng)按住鍵盤上的Shift鍵,然后再單擊中間的標(biāo)簽滾動(dòng)箭頭;如果要顯示當(dāng)前工作簿中所有工作表列表,請(qǐng)右擊標(biāo)簽滾動(dòng)箭頭。
步驟一、單擊行號(hào)1,選定此行中的文字內(nèi)容。然后右擊鼠標(biāo)器,進(jìn)入快捷菜單,并從中選擇“設(shè)置單元格格式”命令。
步驟二、進(jìn)入“單元格格式”對(duì)話框后,單擊“字體”選項(xiàng)卡。
步驟三、從“字體”窗口中選擇一種新的字體后,從“字形”窗口中選擇一種字形,接著可在“字號(hào)”窗口中設(shè)置文字的大小尺寸。
此后,您還可以在“字體”選項(xiàng)卡中設(shè)置文字的顏色,以及下劃線、刪除線等屬性,還能預(yù)覽設(shè)置結(jié)果。單擊“確定”按鈕后,選定文字就將按新設(shè)置的字體格式顯示在電子報(bào)表中。
第四講 設(shè)置貨幣符號(hào)
述操作可用于設(shè)置了電子報(bào)表中各列標(biāo)題文字屬性,下面的操作將設(shè)置貨幣符號(hào):
步驟一、單擊D列號(hào),選定此列中的所有內(nèi)容,接著右擊鼠標(biāo)右鍵,然后從快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令。進(jìn)入“單元格格式”對(duì)話框后選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡。
步驟二、在“分類”列表窗中選擇“貨幣”項(xiàng)。
步驟三、設(shè)置好“小數(shù)位數(shù)”與“貨幣符號(hào)”,然后單擊“確定”按鈕。
上述操作選擇的是一個(gè)人民幣符號(hào),此后工作表中的“工資額”數(shù)據(jù)前就會(huì)加上這個(gè)符號(hào)。
這幾步操作說(shuō)明了選定某一行,或者某一列來(lái)設(shè)置格式的方法。如果需要,還可以選擇幾行或者幾列,甚至于選定工作表中的一部份,或者全部行與列來(lái)進(jìn)行設(shè)置。選定部分或者全部行與列,都可以使用拖動(dòng)的方法進(jìn)行操作;若要選定排列不連續(xù)多行,或者多列,可參照下面建立圖表的方法進(jìn)行操作。
第五講 預(yù)覽和調(diào)整報(bào)表外觀
一份電子報(bào)表建立好后,就可以將它打印在報(bào)表紙上,或者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳給部門主管或者下屬。在此之前,為了了解報(bào)表內(nèi)容與格式是否正確,有必要預(yù)覽報(bào)表外觀,并且根據(jù)預(yù)覽的結(jié)果作些調(diào)整。下列操作將說(shuō)明這一點(diǎn):
步驟一、從“文件”下拉菜單中選擇“打印預(yù)覽”命令。
此命令可將打印的結(jié)果顯示在屏幕上,結(jié)果如同使用打印機(jī)在報(bào)表紙上打印的電子報(bào)表,從而讓您以真實(shí)的面貌工區(qū)觀察它的外觀,為修改提供依據(jù)。選擇此命令后。
步驟二、使用“縮放”工具單擊預(yù)覽窗口。
“縮放”工具按鈕在工具欄中很容易看到。當(dāng)預(yù)覽窗口打開后,它就處于選定狀態(tài),而且光標(biāo)形狀也如同一只放大鏡,使用它單擊預(yù)覽窗口后,文字就能放大至建立電子報(bào)表時(shí)所設(shè)置的尺寸,再次單擊又會(huì)還原。
此時(shí),您就可以仔細(xì)看一下該電子報(bào)表的版式設(shè)計(jì)情況,并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言,顯然需要修改下列三點(diǎn):
1.應(yīng)加上表格標(biāo)題。
2.“年齡”字段中的記錄值應(yīng)當(dāng)居中。
3.“工資額”字段未應(yīng)加入“總計(jì)”值。
下面的操作就將完善這些內(nèi)容。
第六講 加入標(biāo)題
為了加入標(biāo)題,首先需要在報(bào)表將插入一行,以便于書寫它,其次還要合并此行中的各列,否則標(biāo)題就不能存在。完成下列操作后,您就會(huì)理解這句話的意義了。
步驟一、單擊“關(guān)閉”按鈕,結(jié)束“預(yù)覽”,返回中文Excel 2000的操作窗口。然后單擊行號(hào)1,然后從“插入”下拉菜單中選擇“行”命令。
此后,在原“行1”前將插入新的行,而原來(lái)的“行1”將變成“行2”。新行將使用已經(jīng)存在列定義,您可以為每一個(gè)單元格填入內(nèi)容,但由于它將用于書寫工資表的標(biāo)題,所以應(yīng)當(dāng)合并各列,使它們不在存在,而由一個(gè)單列取而代之,從而讓標(biāo)題可以正常出現(xiàn)在電子報(bào)表的開頭處。
步驟二、單擊行號(hào)1,確保選定新行,然后右擊鼠標(biāo)進(jìn)入快捷菜單,接著從中選擇“設(shè)置單元格格式”命令,然后在“單元格格式”對(duì)話框中選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡,打開“合并單元格”檢測(cè)框,最后單擊“確定”按鈕。
完成這一步操作后,“行1”中就只有一個(gè)單元格了,這是中文Excel 2000中的常用操作,初學(xué)者應(yīng)當(dāng)注意了。
步驟三、在“行1”書寫好標(biāo)題“員工工資表”,并參照前面的內(nèi)容,設(shè)置好標(biāo)題的文字字體與大小尺寸。
標(biāo)題文字與“年齡”列中的數(shù)字一樣,位置都需要調(diào)整,下面的操作就將解決此問(wèn)題。
注意:調(diào)整電子表格某些單元格中的數(shù)字或者文字的位置是一種重要的操作,因這可以使得閱讀更容易,減少出錯(cuò)率。
第七講 調(diào)整列中的文字位置
在這一份“員工工資表”中,僅使用了當(dāng)前工作表中的部分列,在調(diào)整標(biāo)題文字的位置之前,有必要清除那些并沒有使用的列,以便于將標(biāo)題放置在報(bào)表的中央,請(qǐng)按下列步驟進(jìn)行操作:
步驟一、使用拖動(dòng)的方法選定那些沒有使用的列。
在中文Excel 2000中,通常是從A1開始使用各單元格的,這樣那些沒有使用的列就會(huì)是靠后面的列了。在本例中操作時(shí),應(yīng)當(dāng)單擊列標(biāo)E后進(jìn)行拖動(dòng),否則就不能選擇這些列中所有單元格。也只有這樣,標(biāo)題行中沒有使用的那些列也才會(huì)被選定。也是說(shuō),選定的結(jié)果。
步驟二、右擊鼠標(biāo),然后從快捷菜單中選擇“隱藏”命令。 這樣,報(bào)表中就會(huì)隱藏(不同刪除)沒有使用的列,只顯示那些已經(jīng)使用了的列。
注:若從快捷菜單中選擇“刪除”命令,刪除的將是單元格中的內(nèi)容,而不是單元格本身。這與上述“隱藏”是不一樣的。刪除后單元格仍然存在,或者填入新的內(nèi)容,隱藏后則不會(huì)出現(xiàn)在屏幕上。
步驟三、選定所有行與列右擊鼠標(biāo)進(jìn)入快捷菜單后,選擇“設(shè)置單元格格式”命令。接著選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡,并單擊“水平對(duì)齊”下拉按鈕和從下拉列表中選擇“居中”項(xiàng)。
這一個(gè)選項(xiàng)的功能是迫使文字在單元格中居中,而不管它的長(zhǎng)度是否與單元的顯示長(zhǎng)度相同。
步驟四、檢查“合并單元格”檢測(cè)框是否處于關(guān)閉狀態(tài)。若處于打開狀態(tài),就關(guān)閉它,然后單擊“確定”按鈕。
注意:由于前面的操作曾經(jīng)打開過(guò)此檢測(cè)框,而這里的操作又選定了所有填充了內(nèi)容的單元格,所以這里務(wù)必檢查一下,看看是否處于關(guān)閉狀態(tài),這是一個(gè)很關(guān)鍵的問(wèn)題!否則表格中的各單元格將合并一個(gè)單元格,表格也就不存在了。
此后,各單元格中的文字就會(huì)居中。這種居中的作用很顯然,目的就是要讓各列的欄目名與內(nèi)容對(duì)齊,閱讀時(shí)不容易出錯(cuò)。順便說(shuō)一句,拖動(dòng)列標(biāo)間的分隔線,可以調(diào)整各列的顯示寬度,并帶動(dòng)單元格中的內(nèi)容移動(dòng)顯示位置,但不能將此位置固定在單元格中的某一處。
注意:調(diào)整電子表格中某些單元格的數(shù)字或者文字的位置也是一種重要的操作,因?yàn)檫@可以使得閱讀更容易,減少出錯(cuò)率。
第八講 添加“總計(jì)”單元格
中文Excel 2000提供有各種用于計(jì)算的函數(shù),其中SUM將用于“總計(jì)” ,計(jì)算指定列中所有數(shù)值的和。“函數(shù)”是這個(gè)軟件的開發(fā)者預(yù)先制定的一些特殊功能,可以直接拿來(lái)使用。請(qǐng)按下列步驟進(jìn)行操作:
步驟一、單擊在“工資”列最后的第一個(gè)空白單元格,接著從“插入”下拉菜單中選擇“函數(shù)”命令。
步驟三、在“粘貼函數(shù)”對(duì)話框的“函數(shù)名”列表窗中選定SUM函數(shù),然后單擊“確定”按鈕。
在“函數(shù)名”列表窗中選定某個(gè)函數(shù)后,它的功能描述字將顯示在“函數(shù)分類”列表窗的下方,您可以據(jù)此了解到這個(gè)所提供的各函數(shù)功能。操作時(shí),可先從“函數(shù)分類”列表窗中選定某類函數(shù),然后從“函數(shù)名”列表窗中選擇此類函數(shù)的某一個(gè)。
步驟四、單擊SUM函數(shù)計(jì)算的結(jié)果信息框中的“確定”按鈕。 此后,就能在工作表中看到工資的總計(jì)值了。
當(dāng)然了,還需要加入“總計(jì):”標(biāo)題,這樣才能打印出員工工資表。此后您可以選擇“文件”下拉菜單中的“打印預(yù)覽”命令,看一看您所設(shè)計(jì)的工資報(bào)表是什么樣子的。
第九講 制作員工工資圖表
利用中文Excel 2000提供的圖表功能,可以基于工作表中的數(shù)據(jù)建立圖形表格,這是一種使用圖形來(lái)描述數(shù)據(jù)的方法,用于直觀地表達(dá)各統(tǒng)計(jì)值大小差異。 為了制作員工工資圖表。請(qǐng)按下列步驟進(jìn)行操作:
步驟一、將光標(biāo)移至A3單元格上。然后單擊它并向下拖動(dòng),選定各員工的姓名,并按住鍵盤上的Ctrl鍵,將光標(biāo)移至D3單元格上,向下拖動(dòng),選定各員工的工資額后,結(jié)束拖動(dòng)并釋放Ctrl鍵。
這一步先是選定了各員工的姓名,然后選定他們的工資額,如果事先沒按住鍵盤上的Ctrl鍵,將不能選定這兩部分對(duì)象。這種操作方法與在Windows的“資源管理器”中選定不相鄰的多份文件方法相同。
步驟二、單擊工具箱中的“圖表向?qū)А卑粹o,進(jìn)入“圖表向?qū)А钡牡谝徊讲僮鲗?duì)話框。
步驟三、在“圖表類型”列表中選定一種類型后,從“子圖形類型”指定圖形的形式,接著單擊“下一步”按鈕。 進(jìn)入圖表向?qū)Ш螅ㄟ^(guò)這一步可以選擇的類型很多,各類型的圖形特點(diǎn)如“子圖形類型”窗口中所列,而且通過(guò)位于此窗口下方的文字可以了解到各自的用途,本書不必多說(shuō)了,您可以參照本書的操作步驟,試用一下別的類型。 注:若按住“按下不放可查看示例”按鈕,“子圖形類型”將變成預(yù)覽窗口,并且顯示您所選定的圖表類型與電子報(bào)表中數(shù)據(jù)的圖表外觀。此外觀若不是您想要的類型,可以重新選定類型。
步驟四、在“圖表向?qū)А钡牡诙讲僮鲗?duì)話框中,打開“行”單選按鈕。
進(jìn)入“圖表向?qū)А钡牡诙讲僮鲗?duì)話框后,將會(huì)看到中文Excel 2000默認(rèn)設(shè)置的“系列”產(chǎn)生方式。“系列”就是圖表中橫坐標(biāo)的標(biāo)記方式,在這里就是將員工的姓名放置在橫坐標(biāo)下方,即按“列”的方式來(lái)產(chǎn)生“系列”。完成這一步操作后,中文Excel 2000將按“行”的方式來(lái)產(chǎn)生,并且立即在此對(duì)話框的預(yù)覽窗中表現(xiàn)出來(lái)。
步驟五 單擊“下一步”按鈕后,在“圖表選項(xiàng)”對(duì)話框的“圖表標(biāo)題”欄中輸入“員工工資圖表”。
步驟六、單擊“下一步”按鈕后,在“圖表位置”對(duì)話框中打開“作為新工作表插入”單選按鈕。
這一步操作將建立一張新的工作表,而且是與前面的工作表分離的圖表。若打開“作為其中的對(duì)象插入”單選按鈕,則將把新工作表(圖表)插入在當(dāng)前工作表中。
最后,單擊“完成”按鈕,一張工作圖表就產(chǎn)生了,它將作為當(dāng)前工作薄中的一張的圖表出現(xiàn)在屏幕上。與作為對(duì)象插入在當(dāng)前報(bào)表中不同的是,該圖表是獨(dú)立存在于當(dāng)前工作薄中的,不配屬于報(bào)表,這一點(diǎn)可以通過(guò)單擊屏幕左下角處的Sheet 1標(biāo)簽來(lái)證實(shí)。此時(shí),位于該標(biāo)簽的左旁將是圖表的標(biāo)簽,您可以試一試作為對(duì)象來(lái)插入圖表,并看一看此處的標(biāo)簽排列情況。
總結(jié): 中文Excel 2000是一種常用的辦公軟件,而且可以與Microsoft office 2000中的其它軟件一起應(yīng)用,如可以在word 2000中插入中文Excel 2000的報(bào)表,本部分講述了中文Excel 2000的一般用法。 “新建”對(duì)話框中提供有一些預(yù)定的模板,基于它們可以快速建立一些企業(yè)常用電子表格。通過(guò)各模板,您還可以進(jìn)一步了解這個(gè)軟件的功能與所能建立的各種報(bào)表。為了使用這些模板,可從“文件”下拉菜單中選擇“新建”命令,然后在“新建”對(duì)話框中選擇“電子表格模板”選項(xiàng)卡,接著從列表中選擇要想要模板即可。
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