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日本化妝品在物流交易中EDI應(yīng)用
導(dǎo)語(yǔ)：EDI是將貿(mào)易、生產(chǎn)、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、金融和海關(guān)等事務(wù)文件，通過(guò)電子郵箱按各有關(guān)部門(mén)或公司企業(yè)之間的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，并按國(guó)際統(tǒng)一的語(yǔ)法規(guī)則對(duì)報(bào)文進(jìn)行處理，是一種利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行事務(wù)處理的新業(yè)務(wù)。
日本的化妝業(yè)界一直給人充滿(mǎn)華麗和時(shí)尚的印象，但其內(nèi)在實(shí)情卻與這個(gè)光鮮的外表相距甚遠(yuǎn)。日本化妝品行業(yè)中多數(shù)企業(yè)長(zhǎng)期存在著過(guò)時(shí)的商業(yè)習(xí)慣和低效率的交易形態(tài)。日本化妝品產(chǎn)銷(xiāo)商雖然在市場(chǎng)保持增長(zhǎng)的東風(fēng)中獲得了良好的發(fā)展和理想的利潤(rùn)，但是近年來(lái)日本化妝品市場(chǎng)陷入增長(zhǎng)放緩，行業(yè)中競(jìng)爭(zhēng)也日趨激烈。
為此，日本的化妝品產(chǎn)銷(xiāo)商也在不斷尋求讓企業(yè)獲得更大發(fā)展空間、取得更高利潤(rùn)的方法，其中，EDI的應(yīng)用成為了各企業(yè)重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象。這些企業(yè)希望借助EDI盡可能減少企業(yè)不必要的開(kāi)支，實(shí)現(xiàn)物流和交易的效率化和資源配置合理化。本文將會(huì)以在日本具有代表性、EDI應(yīng)用較成熟的化妝品生產(chǎn)商以及銷(xiāo)售商為實(shí)例，淺析日本化妝物流交易中EDI的應(yīng)用以及其發(fā)展趨勢(shì)。以期為中國(guó)的化妝品產(chǎn)銷(xiāo)商提供參考。
在日本，長(zhǎng)期以來(lái)化妝品的流通環(huán)節(jié)都是相當(dāng)復(fù)雜，并且物流效率很低。制造商和零售商之間夾雜著貿(mào)易公司、分店、批發(fā)商等各種名目的組織機(jī)構(gòu)，每個(gè)組織機(jī)構(gòu)中都在各自重復(fù)著發(fā)貨、收貨，裝卸，庫(kù)存，點(diǎn)驗(yàn)貨等物流作業(yè)。尤其是在百貨店、化妝品專(zhuān)營(yíng)店中銷(xiāo)售的制度品(生產(chǎn)商直接向百貨店、化妝品專(zhuān)營(yíng)店等設(shè)有該品牌化妝品專(zhuān)柜和專(zhuān)職銷(xiāo)售人員的店鋪，按照合約內(nèi)容供應(yīng)的化妝品)物流作業(yè)效率低的現(xiàn)象更為明顯。
長(zhǎng)期以來(lái)在百貨店制度品的物流環(huán)節(jié)中，在商品送達(dá)百貨店、化妝品專(zhuān)營(yíng)店前往往要在不同的組織機(jī)構(gòu)中反復(fù)點(diǎn)驗(yàn)貨。零售店和生產(chǎn)廠(chǎng)之間存在著物流中轉(zhuǎn)站、百貨店物流中心等各種物流中心，他們都各自獨(dú)立地對(duì)商品進(jìn)行驗(yàn)貨、點(diǎn)貨等工作。生產(chǎn)商在發(fā)貨時(shí)也會(huì)進(jìn)行點(diǎn)驗(yàn)貨，而零售商在收貨時(shí)同樣也進(jìn)行點(diǎn)驗(yàn)貨。這就使商品起碼需要進(jìn)行4次點(diǎn)驗(yàn)貨手續(xù)才能在零售店中上架。
另一方面，重復(fù)繁瑣的點(diǎn)驗(yàn)貨手續(xù)也會(huì)耗費(fèi)產(chǎn)銷(xiāo)商大量的人力資源。以某著名百貨店為例，該店每個(gè)月約會(huì)從某化妝品生產(chǎn)商進(jìn)150箱貨。一箱貨所需的點(diǎn)驗(yàn)貨時(shí)間約需50分鐘。這就是說(shuō)，該百貨店每個(gè)月在點(diǎn)驗(yàn)一個(gè)化妝品生產(chǎn)商的貨品上就要耗費(fèi)125小時(shí)。這些點(diǎn)驗(yàn)貨作業(yè)同時(shí)最終會(huì)消耗了導(dǎo)購(gòu)員的工作時(shí)間，據(jù)統(tǒng)計(jì)，該百貨店化妝品部的導(dǎo)購(gòu)員，平均每月要花費(fèi)總勞動(dòng)時(shí)間的3%用于協(xié)助商場(chǎng)點(diǎn)驗(yàn)貨。
這種耗費(fèi)導(dǎo)購(gòu)員工作時(shí)間的制度，越來(lái)越讓生產(chǎn)商和零售商感到切膚之痛。因?yàn)閷?dǎo)購(gòu)人員是化妝品銷(xiāo)售的前線(xiàn)人員，通過(guò)為顧客提供導(dǎo)購(gòu)服務(wù)來(lái)提高顧客的購(gòu)買(mǎi)欲，從而提升生產(chǎn)商和零售商的銷(xiāo)售業(yè)績(jī)。但是如果這些擔(dān)負(fù)重任的導(dǎo)購(gòu)員要花費(fèi)過(guò)多時(shí)間在其他工作上，將會(huì)影響到導(dǎo)購(gòu)服務(wù)的質(zhì)量，給生產(chǎn)商和制造商造成直接損失。
其次，在化妝品的物流環(huán)節(jié)上，處理發(fā)貨單、收貨單等紙質(zhì)文件也會(huì)消耗大量的時(shí)間。按照一直以來(lái)日本的商業(yè)習(xí)俗，物流中轉(zhuǎn)站和百貨店物流中心會(huì)對(duì)每批貨物中不同的商品進(jìn)行收發(fā)貨單核對(duì)。
還有一點(diǎn)是值得注意的，由于在百貨店、化妝品專(zhuān)營(yíng)店中的導(dǎo)購(gòu)人員多是生產(chǎn)商派遣來(lái)的美容部員工，并不是店鋪的正式員工，所以他們的基本上都不能通過(guò)自己掌握的對(duì)顧客需求情況進(jìn)行訂貨，而在必須要得到店鋪負(fù)責(zé)人的許可才能下訂單。這就不但增加了訂貨的手續(xù)，還不能按照店鋪的銷(xiāo)售量和庫(kù)存商品情況及時(shí)訂貨，讓注重流行的化妝品錯(cuò)過(guò)了最佳的銷(xiāo)售時(shí)機(jī)，嚴(yán)重影響了化妝品的銷(xiāo)售額。
日本化妝品產(chǎn)銷(xiāo)商認(rèn)識(shí)到物流交易環(huán)節(jié)對(duì)業(yè)績(jī)和利潤(rùn)的密切關(guān)系，也開(kāi)始著手對(duì)物流環(huán)節(jié)進(jìn)行改革。這個(gè)活動(dòng)的中心之一就是EDI(電子數(shù)據(jù)交換)導(dǎo)入。
實(shí)際上，當(dāng)前的日本化妝品業(yè)界很多就是通過(guò)EDI去實(shí)現(xiàn)商務(wù)電子化，尤其一些著名的百貨店和化妝品生產(chǎn)商，都在積極地引EDI，希望借助EDI“無(wú)紙化”、“電子傳輸化”、“信息共享化”等優(yōu)勢(shì)去提高物流和交易環(huán)節(jié)的效率，降低物流成本和減少所耗費(fèi)的資源。外資化妝品MAXFACTOR和日本老牌百貨店三越之間的EDI的應(yīng)有模式，則成為了日本化妝品產(chǎn)銷(xiāo)商引入EDI的楷模。
從1999年5月開(kāi)始，這兩個(gè)企業(yè)就開(kāi)展了一系列引入EDI的制度的措施，以求實(shí)現(xiàn)1)靈活運(yùn)用EDI技術(shù);2)簡(jiǎn)化點(diǎn)驗(yàn)貨的手續(xù)和流程;3)廢除收發(fā)貨傳票等紙質(zhì)交易文書(shū)4)提高訂貨處理的效率這四大目標(biāo)，從而降低成本、增加利潤(rùn)。
在引入EDI后，兩家企業(yè)把訂貨、接受訂貨、銷(xiāo)售額管理、交貨、點(diǎn)驗(yàn)貨信息、賒賬等情報(bào)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享。這就大量節(jié)省了不必要的手續(xù)和工作時(shí)間，例如生產(chǎn)商在發(fā)貨后的點(diǎn)驗(yàn)貨工序。生產(chǎn)商會(huì)把在發(fā)貨時(shí)點(diǎn)驗(yàn)貨的記錄通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和各流通部門(mén)共享，而各個(gè)部門(mén)原則上則不需要再度進(jìn)行點(diǎn)驗(yàn)貨。而三越百貨店則會(huì)對(duì)該生產(chǎn)商的商品進(jìn)行定期的抽檢。而且電子化的信息共享還在最大程度上減少了紙質(zhì)交易文書(shū)的使用，節(jié)省了處理這些文書(shū)的時(shí)間和勞動(dòng)力。
在引入了EDI后，兩家公司也對(duì)化妝品的訂貨手續(xù)進(jìn)行了簡(jiǎn)化。生產(chǎn)商派駐的導(dǎo)購(gòu)員無(wú)需得到百貨店相關(guān)負(fù)責(zé)人的認(rèn)可，就可直接憑借自己對(duì)顧客需求的把握和其他專(zhuān)業(yè)的判斷去確認(rèn)訂單的內(nèi)容，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向公司發(fā)訂單。百貨店每個(gè)月會(huì)定出下個(gè)月訂貨的限額，只要在這個(gè)訂貨額范圍內(nèi)，導(dǎo)購(gòu)員都可以自主地決定訂單的內(nèi)容。這樣導(dǎo)購(gòu)員就無(wú)需因?yàn)槊繌堄唵味枷虬儇浀甏_認(rèn)而浪費(fèi)本應(yīng)用在導(dǎo)購(gòu)服務(wù)上的時(shí)間，并保證了使商品獲得最佳的銷(xiāo)售時(shí)機(jī)。
三越在1999年的10月率先在東京的銀座分店引入了EDI體系，于同年的12月，在東京的全部三越百貨店都引入了EDI，并且在2000年所有三越百貨店都實(shí)現(xiàn)了物流管理的EDI化。
引入了EDI物流管理系統(tǒng)后，三越百貨店的化妝部門(mén)取得了良好的收效。根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，化妝品部門(mén)的訂貨業(yè)務(wù)量減少了77.4%，與商品相關(guān)的工作量減少了72.9%。并且化妝品的物流流通時(shí)間也大為縮減，由原來(lái)的3-4日縮減到1-2日，最大程度確保了商品的及時(shí)供應(yīng)以及把握最佳的銷(xiāo)售時(shí)機(jī)。同時(shí)，通過(guò)這一系列的改革措施還讓化妝品部的導(dǎo)購(gòu)人員有更多的時(shí)間和精力用于導(dǎo)購(gòu)工作上，增加了導(dǎo)購(gòu)服務(wù)的質(zhì)量。
由于EDI在MAXFCTOR和三越間成功運(yùn)用并取得了良好的收效，日本全國(guó)化妝品生產(chǎn)商和百貨店組成的“化妝品流通BPR委員會(huì)”決定以MAXFCTOR和三越共同開(kāi)發(fā)的商業(yè)模式和系統(tǒng)作為化妝品生產(chǎn)商和百貨店之間在線(xiàn)交易的基準(zhǔn)。另一方面，不是少日本的化妝品產(chǎn)銷(xiāo)商也相應(yīng)加快了EDI引入EDI的步伐，從2000年春季開(kāi)始，資生堂、佳娜寶、花王、高斯這四家位于日本化妝品生產(chǎn)業(yè)前列的化妝品生產(chǎn)商也相繼在不同程度上引入EDI。目前，在日本引入EDI的化妝品產(chǎn)銷(xiāo)商也在不斷增加。
綜上所述，EDI日本化妝品產(chǎn)銷(xiāo)商中的成功應(yīng)用可以證明EDI能夠在化妝品行業(yè)中廣泛運(yùn)用，并可讓化妝品產(chǎn)銷(xiāo)商獲得更大發(fā)展空間、取得更高利潤(rùn)。目前我國(guó)的化妝品產(chǎn)銷(xiāo)商在物流和交易過(guò)程中還存在著一些不合理的制度和低效率的行為，希望日本化妝品物流交易中EDI的應(yīng)用實(shí)例能夠?yàn)橹袊?guó)的化妝產(chǎn)銷(xiāo)商帶來(lái)新的思考空間。
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