恒大招標(biāo)采購管理辦法

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　　總 則

　　一、采購管理范圍

　　本規(guī)程是公司購買原材料、物資、零部件、設(shè)備、辦公用品、勞動(dòng)保護(hù)用品以及其他物資過程中的決策、價(jià)格監(jiān)督、質(zhì)量檢驗(yàn)等行為的基本規(guī)范。

　　二、采購管理原則

　　按照科學(xué)有效、公開公正、比質(zhì)比價(jià)、監(jiān)督制約的原則，建立健全采購管理的各項(xiàng)制度，防止采購過程中的不正當(dāng)行為發(fā)生。

　　采購管理機(jī)構(gòu)和采購管理體制

　　一、采購管理機(jī)構(gòu)

　　負(fù)責(zé)使用部門及工程方面日常物資、材料、設(shè)備采購;

　　負(fù)責(zé)物資采購的詢價(jià)、議價(jià)、比質(zhì)、比價(jià)及招標(biāo);

　　負(fù)責(zé)采購合同的擬訂、簽訂;

　　負(fù)責(zé)按時(shí)、按質(zhì)、按量地采購使用部門所需各種物資;

　　負(fù)責(zé)物資采購管理制度和各崗位職責(zé)的制定;

　　負(fù)責(zé)物資采購員的監(jiān)督與管理;

　　負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的開發(fā)與管理;

　　負(fù)責(zé)與使用部門、倉管部門的溝通與協(xié)調(diào);

　　采購工作的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，專司采購監(jiān)督管理職能;

　　配合采購部制定和完善各項(xiàng)采購工作制度、流程;

　　會(huì)同采購部定期參與大宗物資、材料的招標(biāo)、評(píng)審以及供應(yīng)商的甄選;

　　定期收集采購信息需求，嚴(yán)把采購價(jià)格關(guān)、質(zhì)量關(guān)、實(shí)用關(guān)，及時(shí)向管理層反饋意見;

　　嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)采購工作紀(jì)律。

　　采購監(jiān)督機(jī)構(gòu)

　　1、工程部

　　2、綜合部

　　3、財(cái)務(wù)部

　　4、經(jīng)營(yíng)部

　　事前價(jià)格審核;

　　參與大宗物資材料的采購;

　　監(jiān)督采購價(jià)格，控制采購成本;

　　采購紀(jì)律檢查。

　　驗(yàn)收機(jī)構(gòu)

　　1、庫管員

　　2、使用部門

　　3、項(xiàng)目經(jīng)理

　　各類物資、材料的驗(yàn)收、管理，建立臺(tái)帳和材料數(shù)據(jù)庫;

　　及時(shí)反饋物資使用信息，按月統(tǒng)計(jì)物資使用情況。

　　二、采購管理體制

　　(一)采購決策管理

　　1、建立健全物資采購決策程序，根據(jù)采購物資類別和金額的大小，實(shí)行分級(jí)分權(quán)管理，明確各級(jí)管理者、各有關(guān)部門及人員的權(quán)限。

　　2、除特殊情況外，大宗物資及其它金額較大物資采購的重大事項(xiàng)，由公司決策層和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人通過會(huì)議或其他的形式實(shí)行決策。

　　3、加強(qiáng)對(duì)采購物資的價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量的監(jiān)督，設(shè)立物資采購監(jiān)管委員會(huì)。

　　4、使用部門、項(xiàng)目經(jīng)理、庫管員對(duì)其審批的物資采購負(fù)有審查、監(jiān)督責(zé)任。

　　(二)比質(zhì)比價(jià)采購

　　1、采購部要廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價(jià)格等市場(chǎng)信息，掌握主要采購物資信息變化，并根據(jù)市場(chǎng)做到比質(zhì)、比價(jià)采購。

　　2、除僅有唯一供貨商或公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有特殊要求外，公司大宗物資的采購應(yīng)當(dāng)選擇三個(gè)以上的供貨商，從質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)等方面擇優(yōu)進(jìn)貨。

　　3、采購部大宗物資采購及有特殊要求的物資采購，應(yīng)當(dāng)審查供貨商資格;對(duì)已確定的供貨商，應(yīng)當(dāng)及時(shí)掌握其質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)、服務(wù)變化情況。

　　4、采購中心大宗物資的采購以及其他較大金額的物資采購，具備招標(biāo)采購條件的，應(yīng)實(shí)行招標(biāo)采購。

　　(三)價(jià)格監(jiān)督

　　1、采購監(jiān)管委員會(huì)人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行職責(zé)，監(jiān)督采購價(jià)格，控制采購成本。

　　2、大宗物資應(yīng)當(dāng)經(jīng)價(jià)格監(jiān)督部門事前進(jìn)行價(jià)格審核，采購部應(yīng)當(dāng)在價(jià)格監(jiān)督部門審核的價(jià)格內(nèi)進(jìn)行采購，特殊情況除外。

　　3、采購監(jiān)管委員會(huì)應(yīng)當(dāng)對(duì)所采購的物資的價(jià)格單據(jù)進(jìn)行審核，對(duì)未在審核的價(jià)格內(nèi)或高于市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行采購而損害公司利益的，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反映并提出處理意見。

　　4、物資采購監(jiān)管委員會(huì)等價(jià)格監(jiān)督職能的部門或人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解、掌握大宗采購物資的市場(chǎng)價(jià)格，并對(duì)其審核的物資采購價(jià)格承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

　　(四)質(zhì)量檢驗(yàn)監(jiān)督

　　1、庫管員及各使用部門應(yīng)對(duì)采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)證，進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督與使用信息反饋，采購物資未經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)或驗(yàn)證不予辦理正式入庫和結(jié)算手續(xù)，特殊情況除外。

　　2、采購部應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要完善必要的質(zhì)量、計(jì)量檢測(cè)條件。不具備檢測(cè)條件的需要對(duì)采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)的，可以委托檢驗(yàn)或要求供貨商出具國(guó)家認(rèn)定的檢測(cè)機(jī)構(gòu)的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。

　　3、質(zhì)量檢驗(yàn)或驗(yàn)證人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)證，并對(duì)檢驗(yàn)、驗(yàn)證結(jié)果承擔(dān)責(zé)任。

　　4、對(duì)大宗采購物資，采購中心可以根據(jù)需要留樣存檔，并進(jìn)行復(fù)檢。

　　采購管理信息庫建設(shè)

　　一、建立物資材料價(jià)格數(shù)據(jù)庫

　　在工程部電腦上建立一套統(tǒng)一的物資價(jià)格數(shù)據(jù)庫，增加各類物資價(jià)格透明度，使公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)準(zhǔn)確掌握各類物資的最新信息和動(dòng)態(tài)，最大限度的降低企業(yè)物資采購成本。

　　二、建立合格物資供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫

　　健全供應(yīng)商管理制度，建立合格物資供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新合格供應(yīng)商信息，通報(bào)對(duì)違反規(guī)定的供應(yīng)商的處罰。方便查詢供應(yīng)商的最新物資價(jià)格、交易記錄、信譽(yù)等級(jí)、售后服務(wù)水平，以利于各公司做出相應(yīng)調(diào)整，避免因信息不暢，致使公司利益受損。

　　三、采購信息數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)計(jì)分析

　　工程部每月定期向公司提交當(dāng)月各類物資進(jìn)銷存明細(xì)及使用情況，由采購部根據(jù)匯總數(shù)據(jù)及供應(yīng)商最新動(dòng)態(tài)，對(duì)當(dāng)月采購信息數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和統(tǒng)計(jì)分析，按照物資材料的采購價(jià)格進(jìn)行由高到低排序，生成物資采購匯總數(shù)據(jù)庫。

　　四、財(cái)務(wù)審計(jì)部門的有效監(jiān)督

　　為保證采購信息數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、有效，物資采購監(jiān)管委員會(huì)應(yīng)加大監(jiān)督力度，管理部門可以根據(jù)采購信息數(shù)據(jù)庫保留對(duì)采購人員責(zé)任的追溯權(quán)。

　　通過采購信息數(shù)據(jù)庫的公布和統(tǒng)計(jì)分析，加上采購監(jiān)管委員會(huì)的有效監(jiān)督，保證了采購數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、有效，有利于采購成本的降低，使公司實(shí)現(xiàn)了材料核算、成本分析、材料管理和財(cái)務(wù)管理的一體化，由此實(shí)現(xiàn) “陽光采購”平穩(wěn)運(yùn)行。

　　采購管理規(guī)定

　　一、采購工作基本要求

　　1、未經(jīng)審核批準(zhǔn)的申購物資一律不得采購;

　　2、在同等質(zhì)量，同等價(jià)格的情況下，應(yīng)選擇就近采購;

　　3、對(duì)長(zhǎng)期訂貨和大額款項(xiàng)的采購，應(yīng)通過簽訂合同和實(shí)行銀行結(jié)算;

　　4、在比價(jià)過程中，嚴(yán)格執(zhí)行同類企業(yè)比質(zhì)量，同等質(zhì)量比價(jià)格，同樣價(jià)格比信譽(yù)，擇優(yōu)確定供應(yīng)商;

　　5、對(duì)于先試用后采購的物資，不得在試用鑒定前采購。

　　6、大宗物資實(shí)行集中采購，以邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來源和定點(diǎn)、定向等多種方式采購。

　　凡進(jìn)行大宗材料物資的采購活動(dòng)，必須實(shí)行三方參與的原則，即在公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由采購部、使用部門、采購監(jiān)管委員三方共同參與大宗物資(設(shè)備)的采購。

　　二、物資采購管理

　　1、日常辦公用品及大宗物資的采購，實(shí)行按月上報(bào)采購計(jì)劃。各單位編制采購計(jì)劃時(shí)，要從實(shí)際經(jīng)營(yíng)需要出發(fā)，避免盲目提報(bào)，由于上報(bào)物資采購計(jì)劃失誤，造成物資積壓損失，由申購公司/部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。

　　2、如臨時(shí)需要應(yīng)急采購的，則應(yīng)至少提前3小時(shí)并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)下使用企業(yè)備用金采購，由相關(guān)采購人員負(fù)責(zé)采買。

　　3、計(jì)劃外急需采購的物資，由使用部門填制《急需物資申購單》，部門負(fù)責(zé)人簽字，公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)采購部根據(jù)所需物資的單價(jià)及數(shù)量比照既定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購，采購部應(yīng)向使用單位明確到貨期限，如未能按既定時(shí)間到貨需向使用單位說明原因并積極配合解決。

　　4、使用部門在填寫相關(guān)申購單時(shí)，務(wù)必寫清所購物資的品名、規(guī)格、型號(hào)、單位、數(shù)量等信息，如因申購單填寫不清，而影響采購進(jìn)度的，后果由本部門自負(fù)。

　　5、 物資采購時(shí)必須嚴(yán)格按照采購原則、采購計(jì)劃進(jìn)行采購，保證做到不錯(cuò)訂、不漏訂，及時(shí)準(zhǔn)確做好物資貨源落實(shí)工作。

　　6、采購部備有一定數(shù)額的采購備用金，用于應(yīng)急采購與需現(xiàn)付的零散物資采購。備用金所購應(yīng)急物資，購入后仍需補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)，方可予以報(bào)銷。

　　7、簽訂物資采購合同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確標(biāo)的、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、結(jié)算方式、運(yùn)雜費(fèi)承擔(dān)者、包裝、運(yùn)輸、驗(yàn)收方式。

　　注明保修年限、保修期結(jié)束后的零配件提供及價(jià)格、年限等事項(xiàng)，簽訂合同各方經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及其它需要明確的事項(xiàng)，一般按照先到貨驗(yàn)收后付款的原則進(jìn)行，特殊情況先款后貨的需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　8、對(duì)短缺物資，采購員應(yīng)及時(shí)反饋信息，并征求使用部門意見，經(jīng)使用部門同意后方可采購代用品，并做好存檔備案。否則，出現(xiàn)后果由采購員負(fù)責(zé)。

　　9、采購人員必須按采購作業(yè)期限運(yùn)作，對(duì)不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要求采購，造成經(jīng)濟(jì)損失的，均由采購人員承擔(dān)責(zé)任。

　　10、因特殊原因，采購員未能及時(shí)完成采購任務(wù)或無法按周期采購物資的，應(yīng)及時(shí)告知采購部門負(fù)責(zé)人并說明異常原因，提出相應(yīng)意見方案。

　　采購部負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)與申購部門反饋和溝通，擬定補(bǔ)救辦法和處理對(duì)策，特別重大事項(xiàng)，應(yīng)匯報(bào)總經(jīng)理。

　　采購監(jiān)管委員會(huì)

　　一、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

　　組長(zhǎng)：XXX

　　委員：XXX

　　二、采購監(jiān)管委員會(huì)與采購部的關(guān)系

　　采購監(jiān)管委員會(huì)在公司董事會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)對(duì)采購部定期進(jìn)行采購信息反饋和監(jiān)督管理，是服務(wù)與監(jiān)督的關(guān)系。

　　三、采購監(jiān)管委員會(huì)主要職能

　　詳見第二章“采購管理機(jī)構(gòu)”

　　四、采購監(jiān)管委員會(huì)工作制度

　　1、會(huì)議制度。

　　2、信息反饋制度。

　　采購監(jiān)管委員會(huì)應(yīng)及時(shí)加強(qiáng)采購信息交流溝通，達(dá)到采購信息資源共享，貨比三家，物美價(jià)廉之功效。

　　采購監(jiān)管委員會(huì)每月將工作開展情況向采購部通報(bào)，并向總經(jīng)理及時(shí)匯報(bào)。

　　3、采購物資驗(yàn)收把關(guān)制度。

　　采購監(jiān)管委員會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)采購物品價(jià)格、質(zhì)量驗(yàn)收、審核把關(guān)，對(duì)供應(yīng)商因質(zhì)量、價(jià)格產(chǎn)生的欺詐行為及時(shí)向采購部通報(bào)，并提出對(duì)供應(yīng)商的懲罰意見。

　　供應(yīng)商管理規(guī)定

　　為了促進(jìn)供應(yīng)商與我公司建立健康、和諧、穩(wěn)定的供需關(guān)系，促使供應(yīng)商保證產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本、供貨及時(shí)，提高服務(wù)水平，對(duì)供應(yīng)商管理做如下規(guī)定：

　　一、凡是有可能或已經(jīng)與我司發(fā)生業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商，并具有與其所承擔(dān)的供應(yīng)物資相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和資信等級(jí)的供應(yīng)商都在本規(guī)定的范圍。

　　二、各相關(guān)部門職責(zé)

　　(一)使用部門職責(zé)

　　1、對(duì)工程材料、專業(yè)材料和設(shè)備等物資，須由各專業(yè)技術(shù)指定責(zé)任人到場(chǎng)進(jìn)行物資驗(yàn)收工作，以確保質(zhì)量。

　　2、負(fù)責(zé)提供物資在使用過程中的實(shí)際情況及出現(xiàn)的問題。

　　(二)庫房職責(zé)

　　1、負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商到貨物資的驗(yàn)貨、收貨工作，辦理入庫手續(xù)。

　　2、及時(shí)將供應(yīng)商交貨期限、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平向采購部反饋，并提出意見。

　　3、每月定期向采購部提交當(dāng)月各類物資進(jìn)銷存明細(xì)及使用情況。

　　(三)采購部職責(zé)

　　1、做好供應(yīng)商的開發(fā)工作，積極尋找貨源，開辟新的供貨渠道，對(duì)于同類產(chǎn)品，應(yīng)至少備有兩家以上供應(yīng)商，以便做到價(jià)格互補(bǔ)、貨源互補(bǔ)。

　　2、做好供應(yīng)商的管理工作，及時(shí)對(duì)違反合同規(guī)定的供應(yīng)商進(jìn)行處理，不定期抽檢供應(yīng)商送達(dá)的貨物，到收貨現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督驗(yàn)貨，督促供應(yīng)商貨物配送的及時(shí)性，以確保使用部門的正常供應(yīng)。

　　3、負(fù)責(zé)收集和建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，考察評(píng)估供應(yīng)商的資質(zhì)，建立《合格供應(yīng)商名冊(cè)》，隨時(shí)為開辟新的供貨渠道做好準(zhǔn)備。

　　4、負(fù)責(zé)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、考核和甄選工作。每月依據(jù)供應(yīng)商交貨的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期限、服務(wù)態(tài)度、產(chǎn)品價(jià)格及履約能力等方面進(jìn)行評(píng)分并通知供應(yīng)商。

　　5、與常用物資供貨商簽訂相關(guān)的《供貨承諾書》。

　　三、對(duì)供應(yīng)商的獎(jiǎng)懲規(guī)定。

　　1、對(duì)于履約能力強(qiáng)，信譽(yù)好、送貨及時(shí)、提供高性價(jià)比物資的供應(yīng)商，給予及時(shí)結(jié)帳，并將其列入次年的合作對(duì)象。

　　2、對(duì)于存在“以次充好”、“以少充多”行為的供應(yīng)商，將予以堅(jiān)決打擊、制止，應(yīng)扣罰其相應(yīng)部分的貨款，并取消供應(yīng)商供貨資格。

　　3、對(duì)于無法與各公司良好配合、出現(xiàn)重大問題無法改善的或經(jīng)評(píng)定連續(xù)數(shù)月未達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商將取消供貨資格。因無法找到替代的合格供應(yīng)商，暫時(shí)保留其供應(yīng)商資格，但須將評(píng)鑒結(jié)果通知供應(yīng)商并責(zé)令其改進(jìn)。

　　4、貨物配送由供應(yīng)商送貨的，應(yīng)在訂立合同時(shí)談定預(yù)交信譽(yù)保證金與質(zhì)量保證金。供應(yīng)商未能在指定時(shí)間將所訂物資送抵指定地點(diǎn)的，扣繳一定數(shù)額的信譽(yù)保證金;供應(yīng)商所送物資質(zhì)量因不符合同所約定的，應(yīng)扣繳一定數(shù)額的質(zhì)量保證金。

　　四、加強(qiáng)物資供應(yīng)商的信息管理工作。

　　1、加強(qiáng)與供應(yīng)商的信息溝通，及時(shí)了解重要物資生產(chǎn)廠家的價(jià)格變化趨勢(shì)及產(chǎn)品更新動(dòng)態(tài)。

　　2、定期開展供應(yīng)商調(diào)查活動(dòng)，根據(jù)供應(yīng)商返回的《供應(yīng)商調(diào)查表》，建立供應(yīng)商資質(zhì)等相關(guān)內(nèi)容的《合格供應(yīng)商名冊(cè)》。根據(jù)使用部門反饋的產(chǎn)品的質(zhì)量、服務(wù)水平等信息，及時(shí)做出相應(yīng)的調(diào)整，以便更好地處理在供需中所存在的問題。

　　3、分管的采購人員應(yīng)詳盡記錄本人經(jīng)辦的采購物資使用部門反饋信息，為評(píng)價(jià)供應(yīng)商提供相關(guān)信息資料支持。

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