中小型企業(yè)采購管理剖析
四、中小企業(yè)采購的應(yīng)對策略
1.制定合理的采購計劃
企業(yè)制定一定的計劃來采購，是為了能夠按照計劃來預(yù)測所需原材料或物資的數(shù)量和到達時間，以便物資能配合生產(chǎn)。另外，計劃要與生產(chǎn)部門的生產(chǎn)需要相符合，確保采購部門能滿足生產(chǎn)部門的需要。與此同時合理的計劃也會避免不必要的庫存成本。對于庫存這種種閑置的物資來說，不能給企業(yè)帶來利潤，反而會增加企業(yè)的成本。
在企業(yè)中采購管理的第一步就是采購計劃，采購計劃一般分為兩種，年度采購計劃和臨時采購計劃。年度采購計劃一般是不會變更的，它由使用部門擬訂，提交到上級部門審核，同意后再下達給基層部門執(zhí)行而臨時采購計劃比較簡單，靈活。主要當物資采購價格不高，數(shù)量不確定時，啟用臨時采購計劃。因此臨時采購計劃可以補充和完善年度采購計劃。在緊急情況下臨時采購計劃可以保證公司物資的持續(xù)性。所以企業(yè)應(yīng)該制定一個合理、完善的采購計劃。
2.認真選擇供應(yīng)商
中小企業(yè)應(yīng)對需用物資按照使用用途，物資自然屬性等標準進行分類，然后按照物資對企業(yè)用途的重要性、采購的難易程度，將其劃分為重點、良好、一般等類別，并且企業(yè)還要認真審核和監(jiān)控商品的質(zhì)量、品質(zhì)等各個方面。對于企業(yè)重點采購的物資，應(yīng)綜合審查供應(yīng)商的質(zhì)量體系、生產(chǎn)條件等各個方面，并對供應(yīng)商的'實力進行綜合評估，企業(yè)要降低采購的風險就要選擇質(zhì)量有保證、價格適當、口碑好的供應(yīng)商。企業(yè)要認真選擇供應(yīng)商了解其具體情況，并要對其作出相應(yīng)的考核，企業(yè)還要對不同類別的供應(yīng)商設(shè)立不同的檔案。所謂類別不同即其對企業(yè)的重要性不同。一般貨品的質(zhì)量、價錢、交貨日期、等方面都達到公司要求，并與公司活動密切的供應(yīng)商，是重要類。一些供應(yīng)商只是臨時或者偶然的與企業(yè)合作，稱之為一般性供應(yīng)商。企業(yè)需要認真考核供應(yīng)商，否則供應(yīng)商在介紹自身條件及優(yōu)劣勢時可能存在欺詐問題，公司可以按照情況酌情處理，內(nèi)容嚴重的可以選擇終止合同，并有權(quán)利追究其法律責任。
3.加強控制采購物資質(zhì)量的控制
按照物資的使用安全對采購物資進行分類，控制好在生產(chǎn)及使用過程中對企業(yè)生產(chǎn)和員工帶來嚴重危害的物資。對于采購物資的入庫與出庫更要嚴格控制。入庫時，要按照國家標準進行檢測以及證明其安全性，再備案，經(jīng)過這一系列審核后才可進入庫;物資在出庫后，正式生產(chǎn)前還要進行檢測，這樣才能使采購的物資質(zhì)量得到保證，減少企業(yè)的采購風險。
4.使用科學(xué)的采購模式
首先，認識到準時制采購(JIT采購)管理模式對企業(yè)的重要性。企業(yè)想要減少庫存，利用現(xiàn)有庫存，甚至達到零庫存都可以采用準時制采購。它不但可以提高企業(yè)的采購效率，減少多余庫存，還可使得采購物資的供應(yīng)與生菜需求需求同步。 另外 ，實施標準化采購可以使采物料規(guī)格標準化，生產(chǎn)樣式統(tǒng)一減少麻煩，就可以降低企業(yè)采購成本。
5.加快企業(yè)信息化和科技化
中小企業(yè)應(yīng)該與供應(yīng)商分銷商構(gòu)建出一個協(xié)調(diào)的供應(yīng)鏈，這樣有利于企業(yè)進行快速的信息溝通，方便與供應(yīng)商進行交流。很多供應(yīng)商已經(jīng)有屬于自己的交流平臺，他們互相交流，信息共享對彼此都有益。中小企業(yè)還要有自己的ERP系統(tǒng)，ERP、電子商務(wù)等先進的管理系統(tǒng)對中小企業(yè)的發(fā)展有很多好處，可以讓企業(yè)實現(xiàn)物流、信息流、資金流相結(jié)合。并且企業(yè)還應(yīng)擁有一套物資采購管理的信息網(wǎng)絡(luò)平臺，它包含錄入、操作、查詢、監(jiān)控等功能，使企業(yè)各個環(huán)節(jié)有默契的配合起來。通過電子商務(wù)平臺，中小企業(yè)可以對采購的過程進行監(jiān)控，讓企業(yè)的采購做到既透明又規(guī)范，用這種高效的網(wǎng)絡(luò)管理也降低了企業(yè)的采購風險。ERP系統(tǒng)的使用還可以使信息接受快，得到準確的數(shù)據(jù)，很大程度上削減了由于人為因素造成錯誤給企業(yè)帶來的損失。與此同時企業(yè)還要減少采購人員人工工作內(nèi)容，在如今科技如此發(fā)達的時代企業(yè)應(yīng)該把計算機作為工作的主要工具，既有利于信息快速到達還會減少勞動力，還可以提高整個供應(yīng)鏈的工作效率，對市場的變化隨機應(yīng)變。
6.加強企業(yè)內(nèi)部管理
首先，中小型企業(yè)要充分利用集中采購這一采購方式。它不但可以降低企業(yè)的采購風險還能專人專用加強與供應(yīng)商之間的關(guān)系。對于企業(yè)來說，采購物資的質(zhì)量，價格等都屬于企業(yè)的競爭力，集中采購可以確保采購的質(zhì)量降低采購的價格，也將增加企業(yè)的利潤。另外，采購人員的素質(zhì)也很重要，員工進入公司時，企業(yè)應(yīng)該有一個完善的培訓(xùn)過程，它會使新員工迅速了解企業(yè)并且學(xué)習到更多更專業(yè)的知識，采購部門員工要對采購流程了如指掌，對市場有一定的應(yīng)變能力，又要懂得法律科學(xué)，企業(yè)只有不斷提高員工素質(zhì)，加強培訓(xùn)體制，才能使企業(yè)的采購更上一層樓。
7.優(yōu)化采購流程，提高工作效率
中小企業(yè)的工作效率對企業(yè)盈利以及在市場上的競爭力有很大的影響，對于企業(yè)來說，采購成本是企業(yè)花費最多的成本，因此提高采購的工作效率對企業(yè)的發(fā)展很重要。在采購流程方面，企業(yè)的多個部門要相互協(xié)調(diào)及時溝通，這樣才會提高工作效率，避免工作人員對自身工作怠慢。如今市場千變?nèi)f化，中小型企業(yè)只有不斷自我完善，利用互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術(shù)，制定適合自己的生存戰(zhàn)略，建立完善的采購系統(tǒng)，通過高效的工作效率及協(xié)調(diào)的采購流程，使自己在市場中有一席之地。
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