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辦公室文秘工作原則方法與藝術(shù)

時間:2017-10-12 09:44:42 辦公文秘 我要投稿

辦公室文秘工作原則方法與藝術(shù)

  作為現(xiàn)代社會的辦公室文秘,我們應(yīng)該學(xué)會:堅持工作原則,運用工作方法,講究工作藝術(shù)。為此我們必須了解并做到以下幾點。

辦公室文秘工作原則方法與藝術(shù)

  工作原則:在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準(zhǔn)則。

  工作方法:為了達(dá)到工作目標(biāo)而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳,劃船,架橋等,關(guān)鍵是要選擇切實 可行的方法。

  工作藝術(shù):通過運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法, 順利地完成工作任務(wù),同時給人以美的感覺和享受。

  1.協(xié)調(diào)好各種關(guān)系

  在協(xié)調(diào)與本部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時,要作到尊重領(lǐng)導(dǎo),維護領(lǐng)導(dǎo)的威信,適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點。比如,有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強,凡是愛有個前因后果,對這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時要講事實,擺觀點,有分析有推理;而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開門見山,對此就要言簡意賅,直中問題的'要害;而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風(fēng)趣,你也不妨與他(她)開開玩笑。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和特點,目的是為了更好地做好工作。當(dāng)然,在尊重領(lǐng)導(dǎo)的前提下,要敢于提出自己的觀點,要有維護真理的精神。那種對領(lǐng)導(dǎo)一味迎合,無原則地服從,則是不足取的。那樣,會使別人懷疑你的人格、人品,領(lǐng)導(dǎo)也不一定會欣賞這種人。

  對待當(dāng)事人要熱情周到,莊重大方,言行得體,不卑不亢,樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風(fēng),也不要沾染市儈奸猾的習(xí)氣。

  2.調(diào)查研究與信息收集

  調(diào)查研究是領(lǐng)導(dǎo)者了解情況、進行決策的基礎(chǔ),而領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書人員進行,秘書應(yīng)該通過訪問、開會、問卷、查閱資料等形式獲得真實的最新的全面的信息,及時提供給領(lǐng)導(dǎo)。

  3.文書工作

  文書工作包括收文和發(fā)文兩個方面,收到的文件要分輕重緩急交給領(lǐng)導(dǎo)批閱處理,發(fā)文要在領(lǐng)導(dǎo)的指示下按程序認(rèn)真進行,很多時候秘書還要進行文件、報告的起草,所以秘書對文書的寫作規(guī)范、要求等要熟悉,處理完的文檔要及時分類歸檔。

  4.會議籌辦

  秘書應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的要求和會議的主題、風(fēng)格等進行會議的準(zhǔn)備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同的會議類型(大、中、小型)和會議形式(電視電話會議、圓桌會議等)都有不同的籌辦要求。

  5.來賓接待

  秘書應(yīng)負(fù)責(zé)來賓的接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會等。在接待中要注意禮儀,力求樹立單位的良好形象。

  6.檔案管理

  如果一個單位沒有專門的檔案部門,秘書就要承擔(dān)起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學(xué)方法和原則進行檔案的采集、整理、保管和提取。

  7.信訪工作

  信訪工作包括信訪的接待和處理。秘書對于各種信函、來訪或投訴要認(rèn)真地對待,在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下可以作適當(dāng)?shù)奶幚?對自己處理不好或不在自己權(quán)限范圍內(nèi)的問題,要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

  8.日常事務(wù)工作

  如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設(shè)備管理、環(huán)境管理等工作,常常都需要秘書來處理。

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