盤點(diǎn)公文處理的注意事項(xiàng)
四、公文處理的程序
任何一件公文的處理，從起草到完成它的現(xiàn)實(shí)效用后立卷歸檔，都要經(jīng)過若干必不可少的工序，在公文處理過程中，這些工序組成一個(gè)先后有序、環(huán)環(huán)相扣、首尾相連的整體，這就是該公文的處理程序。
公文處理的程序是公文處理工作對(duì)人們的客觀要求，只有按程序辦事，公文的處理才能做到科學(xué)化、規(guī)范化、高效率;不按程序辦事，公文的處理就容易出現(xiàn)混亂和差錯(cuò)，不僅質(zhì)量難以保證，還可能誤時(shí)誤事。怎樣才能做到嚴(yán)格按程序辦文呢?需要把握好以下幾點(diǎn)：
1.弄清公文在處理過程中要經(jīng)過哪些工序
不同的公文，處理程序是不相同的。例如，在處理發(fā)文時(shí)，校核這道工序是少不了的，而在處理收文時(shí)，則不需要這道工序。又如，同樣是處理收文，處理請(qǐng)示，必須有答復(fù)，處理報(bào)告，則一般不需要答復(fù)。怎樣才能知曉某件公文在處理過程中要經(jīng)過哪些工序呢?許多公文在正文之前都注明了受文單位，受文單位常常就是公文處理過程中必經(jīng)的環(huán)節(jié)之一。當(dāng)然，也有的公文標(biāo)注的受文單位不準(zhǔn)確，受文單位并非公文處理過程中必經(jīng)的環(huán)節(jié)，比如，有些應(yīng)向政府請(qǐng)示的事項(xiàng)行文時(shí)將受文單位寫成黨委。遇到類似情況，就要弄清真正的受文對(duì)象是誰，這樣，才能準(zhǔn)確地把握公文處理的程序，公文的運(yùn)轉(zhuǎn)才不會(huì)出現(xiàn)偏向。
分析公文的具體內(nèi)容。公文的內(nèi)容是確定辦文程序的重要依據(jù)。一件請(qǐng)示公文，應(yīng)該批給誰看，交給誰承辦，都要先了解公文的內(nèi)容之后才好確定。比如有的公文講的是局部性工作，一般情況下，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱之后就可付印;如果講的是全局性工作，文稿中提出的政策、措施與某些部門的工作有關(guān)，文稿送領(lǐng)導(dǎo)審定之前，必須先征求相關(guān)單位的意見，如果沒有涉及到部門主管的業(yè)務(wù)，則征求部門意見這道工序可以省去。
分析公文的制發(fā)體式格式。湖南省委辦公廳印發(fā)的公文處理《細(xì)則》，對(duì)公文的制發(fā)體式、格式等作了一系列規(guī)定，這些規(guī)定中有許多也是把握公文處理程序時(shí)需要考慮的因素。比如，一件公文如果用電報(bào)的形式下發(fā)，必須經(jīng)過機(jī)要部門轉(zhuǎn)輸;如果印成紅頭文件下發(fā)，則傳遞工作不需經(jīng)過機(jī)要部門。又如，省和市州黨的機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，會(huì)議紀(jì)要和有固定版頭的普發(fā)性文件可以不蓋行文單位的印章，而其他文件則一律要加蓋印章。
分析公文制發(fā)機(jī)關(guān)對(duì)公文處理提出的要求。有些公文，行文單位會(huì)對(duì)受文單位辦文提出某些要求，如規(guī)定什么時(shí)候反饋文件的貫徹落實(shí)情況，什么時(shí)候報(bào)問題的處理結(jié)果等等，這些要求都是處理公文時(shí)必須照辦的，也就是說，反饋文件的貫徹落實(shí)情況、上報(bào)問題的處理結(jié)果，這些都是公文處理過程中必不可少的環(huán)節(jié)。
2.確定各道工序排列的順序
公文處理的程序，好比工廠里的流水線作業(yè)的工藝流程，各道工序的組合排列有其自在的規(guī)律，必須先后有序、上下銜接，不能錯(cuò)位，不能顛倒順序。打亂了辦文程序，公文處理工作就難以順利進(jìn)行，有的還會(huì)增加很多麻煩;有的可能前功盡棄，必須從頭做起。那么，公文處理中各道工序的順序應(yīng)當(dāng)怎樣確定呢?
第一，根據(jù)各道工序間的相互關(guān)系來確定。在公文處理的各道工序中，有的工序是為其他工序提供前提條件的，這道工序完成以后，別的工序才能進(jìn)行，這道基礎(chǔ)性工序的位次就必須排在前面，而其他非基礎(chǔ)性工序的位次只能排在它的后面。比如，在制發(fā)文件的一系列工序中，有領(lǐng)導(dǎo)簽批、印刷、蓋章三道工序。這三道工序的排列，必須是領(lǐng)導(dǎo)簽批文件安排在最前面，其次是印刷文件，最后才是蓋章。這三道工序的位次是不能顛倒的，因?yàn)槲募豢赡茉陬I(lǐng)導(dǎo)簽批之前就印刷，也不能還沒印好就蓋章。
第二，根據(jù)決策民主化、科學(xué)化的要求來確定。許多公文的處理過程實(shí)質(zhì)上就是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)決策形成的過程。在公文處理過程中，雖然有的本身不是決策，但對(duì)于正確決策的形成具有輔佐、借鑒作用，如為決策提供政策法律依據(jù)和信息資料、征求和協(xié)調(diào)有關(guān)方面的意見、擬訂公文處理的預(yù)案等等。要使這些工作對(duì)決策產(chǎn)生積極的作用，就必須在領(lǐng)導(dǎo)決策之前做好。如果領(lǐng)導(dǎo)決策之后再去做這些工作，就違背了正確決策的程序，秘書部門的參謀助手作用就無從體現(xiàn)。
3.各道工序要緊密銜接，前后照應(yīng)
公文處理是一種接力賽式的群體行為。一件公文的處理往往不是由一個(gè)人全程包打包唱，而是有若干方面的人員參與，既有秘書部門的人員，也有其他部門的人員;既有秘書人員，也有領(lǐng)導(dǎo)和其他人員。所以，一件公文的最終處理效果如何，不是由部分參與者的行為來決定，而要由全體參與者的行為來決定，它是一種綜合效果。也就是說，一件公文要辦好，所有環(huán)節(jié)的工作都必須做好，只要某個(gè)環(huán)節(jié)上出了紕漏或者工作不到位，其他環(huán)節(jié)的工作做得再好也會(huì)前功盡棄。這就要求公文處理的各道工序要緊密銜接，前后照應(yīng)，使整個(gè)公文處理過程有機(jī)地結(jié)成一體。要達(dá)到這個(gè)要求，就要特別注意以下三點(diǎn)：一是各道工序都要盡職盡責(zé)，把各自的工作做到家，不能敷衍塞責(zé)，留下一些矛盾和問題讓后續(xù)工序去“了難”。二是上下工序要做好交接工作，上道工序要把需要后續(xù)工序注意的事項(xiàng)如實(shí)全面地向下道工序交代清楚。三是要為后續(xù)工序開展工作積極創(chuàng)造條件。比如，有些文稿在校核時(shí)改得很零亂，就應(yīng)重新打印好再送領(lǐng)導(dǎo)審閱;有些公文的辦理時(shí)限很緊，前面的工序就應(yīng)盡量加快辦理進(jìn)度，為后續(xù)工序留下充裕的時(shí)間。
當(dāng)前，在公文處理工作中，不按程序辦事的情況普遍存在，并且對(duì)辦文的質(zhì)量和效率產(chǎn)生了明顯的負(fù)面影響。這類問題，突出表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是辦文的程序設(shè)定得不合理、不切實(shí)際。有的設(shè)的環(huán)節(jié)太多，過于繁雜，造成文公漫游，遲遲不能辦結(jié);有的辦文一味圖快，一些必不可少的手續(xù)也不履行，草率辦完，結(jié)果漏洞百出甚至推倒重來。二是不顧辦文工作各個(gè)環(huán)節(jié)之間的內(nèi)在聯(lián)系，人為地打亂工作流程。這種做法實(shí)際上是不尊重公文處理工作的客觀規(guī)律。比如發(fā)文工作中存在的“下跳子棋”現(xiàn)象就是典型。許多機(jī)關(guān)文件之所以多得成“山”，且長期不能精簡下來，這是重要原因之一。三是各個(gè)環(huán)節(jié)的工作沒有很好配合，彼此脫節(jié)。有些同志對(duì)公文處理的“流水作業(yè)”特點(diǎn)認(rèn)識(shí)不足，缺乏合成作戰(zhàn)意識(shí)，工作中或只顧“自掃門前雪”，或草率行事、虛與應(yīng)付，到頭來，雖然有些環(huán)節(jié)的工作做得很不錯(cuò)，但辦文的最終結(jié)果往往要大打折扣，甚至可能出現(xiàn)“一著不慎，全盤皆輸”的后果。
五、公文處理的特點(diǎn)及其對(duì)工作人員的素質(zhì)要求
公文處理是秘書工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它既有與其他秘書工作相似的地方，也有自己特有的性質(zhì)和要求。無論是共性還是個(gè)性，就其本身而言，有以下幾個(gè)突出的特點(diǎn)。
1.政治性強(qiáng)。公文是頒布黨的方針政策和國家的法律法令的重要載體，是各級(jí)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要工具和手段，不言而喻，公文處理工作具有很強(qiáng)的政治性，不講政治，可以說這項(xiàng)工作根本無從做起。因此，從事公文處理的同志，必須具有較高的政治素養(yǎng)，特別是要有一定的馬克思主義理論水平和政策法律水平，有較強(qiáng)的政治敏銳性、政治辨別力和組織紀(jì)律觀念。
2.涉及的領(lǐng)域廣。在我們國家，黨的工作涉及到各行各業(yè)、各條戰(zhàn)線，自然，黨的機(jī)關(guān)的公文也就要涉及方方面面，組織人事、宣傳教育、科技文化、體育衛(wèi)生、民族宗教等等，無所不及。這就要求從事公文處理的同志具有較寬的知識(shí)面，不斷地學(xué)習(xí)各種新知識(shí)，熟悉各方面的情況。懂的知識(shí)越多，掌握的情況越多，辦文時(shí)就會(huì)應(yīng)付自如。反之，懂得的東西太少，涉足的領(lǐng)域太窄，對(duì)很多問題就會(huì)束手無策。
3.規(guī)范化要求高。公文處理是一項(xiàng)很講究規(guī)范化的工作，不但“產(chǎn)品”質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)很高，“工藝流程”要求也很嚴(yán)。如擬制公文，不但要從思想內(nèi)容、政策法律上把好關(guān)，還要在格式體式上把好關(guān)，一字一句，一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都不能錯(cuò)。辦文程序必須嚴(yán)格遵守，事情再急，該過的環(huán)節(jié)還得過，不能圖省事走“捷徑”。這就要求公文處理人員必須具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，做任何一件事情都要高度負(fù)責(zé)，認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍。
4.被動(dòng)性大。公文處理是一種典型的被動(dòng)服務(wù)工作。一年要發(fā)多少文收多少文、什么時(shí)候發(fā)什么文收什么文，事先無法估計(jì)，甚至上午不能預(yù)料下午的事，白天不知晚上有不有任務(wù)，而一旦任務(wù)下來，又須限時(shí)限刻完成。總之，臨時(shí)任務(wù)多，處理急件多，加班加點(diǎn)多，工作上自主安排的余地很小，不能完全由自己來掌握工作節(jié)奏，調(diào)劑忙閑，一年到頭，有事無事都處于一種緊張狀態(tài)。這種特點(diǎn)，要求工作人員不僅要有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，辦事利索、雷厲風(fēng)行，努力從被動(dòng)中爭取主動(dòng)，而且要有一種“全天候”服務(wù)意識(shí)，每天上班不能局限于8小時(shí)，工作日和休息日不能截然劃分，不管什么時(shí)候，任務(wù)來了，家事就得拋在一邊，個(gè)人的休息、娛樂必須無條件舍棄。
5.默默無聞。從總體上來講，秘書部門的各項(xiàng)工作都是服務(wù)性的，都具有默默無聞的特點(diǎn)，而公文處理，這個(gè)特點(diǎn)尤為突出。為什么會(huì)這樣，主要有兩方面的原因。一是公文處理比較繁雜，頭緒多，工作很具體。比如發(fā)一個(gè)文件，除了要經(jīng)過起草、校核、簽批這些環(huán)節(jié)外，還要打印、校對(duì)、蓋章、裝文件袋、打文件包等等。這些工作很瑣碎很平凡，不引人注目。一年忙到頭，數(shù)不出幾件叫得響的事情;工作干得再出色，也產(chǎn)生不了較大的社會(huì)反響。二是公文處理是一種“流水作業(yè)”，工序多，參與的人也多。一件公文從起草到發(fā)給受文單位，要過很多人的手，整個(gè)任務(wù)的完成融合了許多人的勞動(dòng)，作為單個(gè)的參與者來說，他究竟完成了多大的工作量，在其中起了多大的作用，很難算得清，道得明。公文處理這種默默無聞的特點(diǎn)，決定了從事這項(xiàng)工作的同志絕大多數(shù)都當(dāng)不了先進(jìn)，更當(dāng)不了名人。這就要求他們必須有一種不圖名不圖利、埋頭苦干、甘當(dāng)無名英雄的敬業(yè)精神。
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