淺析文秘人員的特點(diǎn)及心態(tài)培養(yǎng)

　　文秘學(xué)產(chǎn)生于20世紀(jì)80年代初，國(guó)際文秘聯(lián)合會(huì)曾為文秘人員職業(yè)做出如下準(zhǔn)確的定義：“文秘人員應(yīng)是上司的一位特殊助手，他們掌握有關(guān)辦公室的技巧，能在沒有上司的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和判斷能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定。”[1]

　　相對(duì)于傳統(tǒng)的文秘人員的概念，現(xiàn)代文秘人員是指綜合運(yùn)用自身智慧和現(xiàn)代工具，直接為領(lǐng)導(dǎo)、主管提供輔助管理、決策和綜合服務(wù)，由事務(wù)服務(wù)型向管理助理型轉(zhuǎn)變的，以腦力勞動(dòng)為主的工作人員。下面我們來談?wù)勎拿厝藛T的特點(diǎn)與心態(tài)培訓(xùn)。

　　一、文秘人員實(shí)務(wù)的特點(diǎn)

　　(一)文秘人員實(shí)務(wù)的特點(diǎn)

　　文秘人員實(shí)務(wù)的特點(diǎn)包括事務(wù)性、綜合性和技術(shù)性三個(gè)方面。

　　1.事務(wù)性。文秘人員實(shí)務(wù)的事務(wù)性是組織內(nèi)部非特定職能的管理，是為職能活動(dòng)的有效展開奠定基礎(chǔ)，為提供服務(wù)創(chuàng)造條件的輔助性、技術(shù)性的活動(dòng)。

　　2.綜合性。文秘人員實(shí)務(wù)的綜合性是指其管理對(duì)象廣泛，管理活動(dòng)內(nèi)容龐雜;居于組織活動(dòng)的.中樞地位，需要綜合處理多種關(guān)系，綜合解決多種問題。

　　3.技術(shù)性。辦公室管理是行政管理中自然屬性較強(qiáng)的部分，突出的表現(xiàn)就是其具有技術(shù)性。這種技術(shù)性主要指辦公室管理需要遵循特定的技術(shù)規(guī)律，需要從事各種管理活動(dòng)的人掌握特定的技術(shù)知識(shí)和方法技巧。

　　二、企業(yè)文秘人員培訓(xùn)內(nèi)容與培訓(xùn)方法

　　(一)針對(duì)事物性的特點(diǎn)而進(jìn)行的培訓(xùn)

　　1.公文筐培訓(xùn)。就是對(duì)特定職位通常是目標(biāo)崗位的管理人員在日常工作中經(jīng)常遇到的各類典型事務(wù)進(jìn)行編輯、加工、并設(shè)計(jì)成若干種公文讓培訓(xùn)對(duì)象處理, 由此評(píng)價(jià)其在將要面對(duì)的典型職業(yè)環(huán)境中獲取有關(guān)資料、妥善處理各類信息、準(zhǔn)確做出管理決策、有效進(jìn)行協(xié)調(diào)和控制的工作能力，找出不足的地方，對(duì)受訓(xùn)者進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，加以強(qiáng)化。在針對(duì)文秘人員的培訓(xùn)中，公文筐測(cè)評(píng)在假定情境下實(shí)施。從以下兩個(gè)角度對(duì)文秘人員進(jìn)行測(cè)查，一為技能角度，主要考察受訓(xùn)者的計(jì)劃、預(yù)測(cè)、決策和溝通能力。另為業(yè)務(wù)角度。公文筐的材料涉及財(cái)務(wù)、人事、行政、市場(chǎng)等多方面業(yè)務(wù)，它要求文秘人員具有對(duì)多方面業(yè)務(wù)的整體運(yùn)作能力。提供給受訓(xùn)文秘人員的信息包括涉及文件管理、人事備忘錄、收集的各種信息、政府的法令公文、客戶關(guān)系、會(huì)議安排等十幾份甚至更多的材料。這些材料是放在公文筐中的，要求文秘人員以管理者的身份，模擬真實(shí)工作中的程序，在規(guī)定條件下，對(duì)各類公文材料進(jìn)行處理，形成公文處理報(bào)告，借以評(píng)估其計(jì)劃、組織、預(yù)測(cè)、決策和溝通能力。

　　2.拓展訓(xùn)練法。文秘人員總是工作在辦公室，高度專注于繁冗地工作當(dāng)中，缺少團(tuán)隊(duì)訓(xùn)練的機(jī)會(huì)，團(tuán)隊(duì)意識(shí)不強(qiáng)。通過拓展訓(xùn)練，可以讓他們進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)、適應(yīng)且能完成任務(wù)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。通常有以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：團(tuán)隊(duì)熱身，在培訓(xùn)開始時(shí)，團(tuán)隊(duì)熱身活動(dòng)將有助于加深學(xué)員之間的相互了解，消除緊張，建立團(tuán)隊(duì)，以便輕松愉悅的'投入到各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)中去;個(gè)人項(xiàng)目，本著心理挑戰(zhàn)最大、體能冒險(xiǎn)最小的原則設(shè)計(jì)，每項(xiàng)活動(dòng)對(duì)受訓(xùn)者的心理承受力都是一次極大的考驗(yàn);團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目以改善受訓(xùn)者的合作意識(shí)和受訓(xùn)集體的團(tuán)隊(duì)精神為目標(biāo)，通過復(fù)雜而艱巨的活動(dòng)項(xiàng)目，促進(jìn)學(xué)員之間的相互信任、理解、默契和配合。文秘人員將培訓(xùn)的收獲遷移到工作中去，感受到團(tuán)體協(xié)作的力量，激發(fā)自己的潛能、培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神與合作默契，在工作中形成團(tuán)隊(duì)意識(shí)，不僅使大家相互信任、相互幫助，也為各部門之間的相互溝通與協(xié)調(diào)構(gòu)建了良好的基礎(chǔ)，能夠提升文秘人員的工作效力。

　　(二)針對(duì)綜合性的特點(diǎn)而進(jìn)行的培訓(xùn)

　　1.文秘人員心理培訓(xùn)，首先要為文秘人員從業(yè)者的性格與從事該職業(yè)應(yīng)具備的心理素質(zhì)進(jìn)行一次準(zhǔn)確定位，文秘人員的職業(yè)性格及其應(yīng)具備的心理素質(zhì)包括：正直、善良、熱忱、溫和、豁達(dá)、堅(jiān)毅、縝密、內(nèi)斂、面對(duì)各種狀況時(shí)穩(wěn)定的心理素質(zhì)。文秘人員心理培訓(xùn)是針對(duì)文秘人員工作的性格特征，針對(duì)文秘人員在工作中容易出現(xiàn)的心理緊張、挫折感、不公平感，被誤解、責(zé)備而產(chǎn)生的不良心態(tài)，以及應(yīng)對(duì)各種狀況所需的心理素質(zhì)進(jìn)行有效的培訓(xùn)活動(dòng)。

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