文秘專業(yè)必須掌握的電腦技巧

　　文秘的專業(yè)知識就是辦文，辦會，辦事。辦文就是要學(xué)會寫文章，各類文種的寫作，比如說：請示，批復(fù)，報告，通知，通告，意見，合同等等。辦會就是要能組織和策劃各種會議。辦事就是有一般辦公室管理知識。能很好地處理辦公室的日常事務(wù)。以下為大家分享文秘專業(yè)必須掌握的電腦技巧：

　　一、紅頭文件的制作及標準

　　1、進行頁面設(shè)置

　　選擇“文件”——“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”;“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個字符;“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

　　2、插入頁號

　　選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端(頁腳)”，“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設(shè)置成“四號”;字體任意;奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。

　　3、發(fā)文機關(guān)標識制作

　　選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵，出現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關(guān)標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。

　　選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度設(shè)置成“15.5cm”。注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”;垂直對齊： “絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”， “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。

　　選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀�部設(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標宋簡體”，字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

　　4、紅線制作

　　首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”;“虛實”設(shè)置為“實線”;“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“

　　中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” ——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶可根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié)。單擊確定。

　　5、文號制作

　　平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

　　上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發(fā)人——三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。 注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

　　6、主題詞制作

　　選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。

　　7、保存成模板文件

　　單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板(*.dot)”;“文件名”：給模板命名;“保存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認即可)。 至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進行公文正文的排版。 要對該模板進行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認設(shè)置的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進行修改。

　　二、公文正文排版

　　1.依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。

　　2.制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進來，但必須遵循以下國家標準：

　　標 題——二號小標宋字體，居中顯示; 主送機關(guān)——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式;

　　正 文——三號仿宋字體;

　　成文日期——三號仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

　　文號、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。

　　三、用Word制作電子公章

　　1、圖章輪廓

　　選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設(shè)置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。

　　2、編輯文字

　　在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號，然后用藝術(shù)字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。

　　3、插入五角星

　　在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個大小適合的五角星，并設(shè)置成紅色，移動到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇“組合”，一個公章就制作出來了，要用時復(fù)制一個到目標處，是不是很正規(guī)啊!

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