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秘書工作該具備的氣質
秘書工作對秘書工作者要求特別高，要做一個合格的秘書，必須善于學習、勤于實踐、敢于創(chuàng)新、甘于奉獻，使自己具備一點即通的靈氣、舉重若輕的大氣、與時俱進的銳氣、默默無聞的“傻”氣。
一、善于學習，培養(yǎng)一點即通的靈氣
當今社會已進入知識經(jīng)濟時代，日進千里，領導者素質越來越高，趨向于高學歷、高水平，秘書工作所面臨的環(huán)境也越來越復雜，要求秘書工作者必須具備一點即通的靈氣，舉一反三的悟性。求木之長者，必固其根本;欲流之遠者，必浚其泉源。培養(yǎng)靈氣必須加強學習，學習之匙能開所有問題之門。一是端正學習態(tài)度─從零點起。態(tài)度決定一切，要有一種為人徒的心態(tài)，謙虛謹慎，一切從零開始。要有求饑若渴的學習欲望，學習上要不知足;要有只爭朝夕的學習精神，舍得花時間，甘于流汗水。二是豐富學習內容─破萬卷書。加強政治理論學習，加強黨的方針政策學習，學會用馬克思主義的方法、立場和觀點來觀察、分析和解決問題;加強秘書業(yè)務知識學習，熟悉工作流程，提升業(yè)務能力，提高工作效率;加強市場經(jīng)濟、法律和行政管理等相關知識學習，加強文學修養(yǎng)，拓寬知識領域，優(yōu)化知識結構，熟悉新鮮事物，克服本領恐慌。三是拓展學習方法─采眾家長。常言道：山不辭碎石方能成其高，海不辭滴水故能成其大。只有不斷地汲取他人的智慧和長處才能不斷地提高自己的能力。人伴良賢智轉高，要向領導同志學;人民群眾是智慧的創(chuàng)造者，要向群眾學;三人行必有我?guī)�，要向同事學和業(yè)務骨干學;他山之石可攻玉，要借鑒其它單位的成功經(jīng)驗。
二、勤于實踐，培養(yǎng)舉重若輕的大氣
秘書工作每天都要面對許多紛繁細亂的事物，要和各種人群打交道，經(jīng)常會遇到各種預料不到的事情，這就要求秘書工作者必須有一種舉重若輕的大氣，泰山崩于前而面不改色，要胸有成竹，具備駕輕就熟的工作方法。實踐出真知，實踐出人才，只有通過不斷的實踐才能培養(yǎng)舉重若輕的大氣、駕輕就熟的工作方法。一是做小事要用“放大鏡”。小事中孕育著大事，這是秘書工作的特點，如日常值班、上傳下達、會場布置、后勤服務、接人待物等，不能不說是小事，但稍有不慎，就會捅大漏子，對全局工作造成不得的影響。因此必須胸懷大局、放眼宏觀，要能“一葉而知秋”，擁有洞穿事物本質的能力，做到政治敏感、眼光犀利、小中見大、以大代小和以小促大。要建章立制，對看似小事的經(jīng)常性工作，寫在紙上，貼在墻上，記在心上，抓在手上，形成規(guī)矩。同時，還要注意從中找出規(guī)律性的東西，高屋建瓴，舉一反三，抓一項帶動幾項，管原則不管具體，督結果不查細節(jié)，使老工作有新意。二是遇事雜要像“計算機”。辦公室工作千頭萬緒，任務瑣碎繁雜。要避免眉毛胡子一把抓，頭腦要像計算機一樣有條不紊，繪制一張清晰、規(guī)則的運行圖。哪個該為，哪個不該為，哪個重點為，哪個非重點為，不能亂為。要分清主次，避免重要工作沒抓住，次要工作用力過了頭，吃力不討好，事倍而功半。要領會意圖，不了解領導意圖，是盲人騎瞎馬，到處亂撞，干不好還會南轅北出。吃透了領導意圖，辦事才有方向。要掌握下情，摸清了下情，辦事才會有的放矢，迎刃而解。要遵守規(guī)矩，沒有規(guī)矩不成方圓。不管事情再多再雜，采用什么方法解決，都不能忘了規(guī)矩，該請示的要請示，能處理的敢拍板，要反饋的不截留。三是碰急事要像“穩(wěn)壓器”。辦公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突發(fā)性的事情也會隨時出現(xiàn)，秘書工作者必須敏感、冷靜，不能盲為。要泰然處之，不管事情多么突然，多么緊急，要冷靜地進行分析，根據(jù)上級要求和平時掌握的情況，及時提出解決預案，供領導決策。要沉著應付，在處置急事和突發(fā)性事件時，要邊請示，邊按領導要求協(xié)調相關單位，邊組織力量進行處置。三者要有機結合，穿插進行，不能丟三落四，使問題復雜化以致妨礙問題的解決。要有主見，面對急事或突發(fā)性事件，不能退縮，要大膽地往前站。但必須胸有主見，既不能亂表態(tài)、亂許愿，又不能唯唯諾諾，態(tài)度曖昧，避免在解決一種問題時埋下另一種隱患。四是做難事要像“救火隊”。在處理各種事務中，有時會出現(xiàn)一些超出預見、超出職責、難以預料的事情。對這些事，秘書工作者必須堅持做到：不回避矛盾，敢于沖在前面，不怕丟面子，個人受點委屈也在所不辭;不怕得罪人，將自己的榮辱名利拋于腦后;不怕麻煩，跑斷腿、磨破嘴、餓扁肚子也心甘情愿。
三、敢于創(chuàng)新，培養(yǎng)與時俱進的銳氣
創(chuàng)新乃活力之源，乃事物進步的根本動力，沒有創(chuàng)新，工作無異于無源之水，臭氣熏天。秘書工作最忌墨守陳規(guī)。作為一個秘書工作者，要有前瞻性和發(fā)散性思維，要想領導之所想，想領導之未想，如果做不到這點，由領導支配著自己，被領導牽著鼻子走，這樣是不合格的。因此，做什么事情，秘書都要想在前面，要走在前面，要寫在前面，要有一股與時俱進的銳氣，一股初生牛犢不怕虎的生氣，要敢于突破常規(guī)，開拓創(chuàng)新。一是創(chuàng)新要從面上著眼，綱舉目張。要創(chuàng)新思維方式，要打破慣例，開闊思路，用新的觀念謀劃工作，分析新情況，研究新問題，探索新路子。要創(chuàng)新制度，加強制度建設。要提高秘書工作效率，追求零誤差必須要實現(xiàn)規(guī)范化和制度化管理，要用科學合理的制度規(guī)范每一個工作環(huán)節(jié)。要創(chuàng)新工作方法，發(fā)揮主觀能動性，謀新策、出新招、創(chuàng)新意，把創(chuàng)新的理論和要求體現(xiàn)到工作中去。要創(chuàng)新服務內容。出主意當參謀，實現(xiàn)由被動服務向主動服務、滯后服務向超前服務、常規(guī)性服務向創(chuàng)造性服務轉變，使服務內容更周到，領導同事群眾更滿意。要創(chuàng)新服務方式。要適應信息技術快速發(fā)展帶來的新變化，努力創(chuàng)新服務手段，探索電子化辦公，提高工作效率。二是創(chuàng)新要從點上著手，循序漸進。千里之行始于足下，創(chuàng)新也可以是一種改進，要從細節(jié)上總結升華，量的不斷積累才會有質的飛躍。要從日常工作中做起，要從每一件小事做起，要從每一個工作環(huán)節(jié)做起。拓寬工作領域，拉長工作鏈條，改進工作方法，規(guī)范工作流程，都是一種創(chuàng)新。比如，遇到一件從來沒經(jīng)手過的事情，經(jīng)過認真思考，最后圓滿完成了工作任務，得到了領導的認可，及時把這種臨時性的做法予以總結，使之經(jīng)�；⒅贫然�，這就是創(chuàng)新。再比如，在借鑒別人、總結自己的基礎上，把原來的工作方法進一步規(guī)范化、科學化，使之更加符合工作的特點和規(guī)律，更能符合形勢和任務的要求，這同樣是創(chuàng)新�？傊�，要多留心，多借鑒，多研究，創(chuàng)造性地開展工作，要用一種蓬勃的銳氣使工作不斷推陳出新。
四、甘于奉獻，培養(yǎng)默默無聞的“傻”氣
秘書工作具有從屬性、輔助性、被動性，秘書工作必須以服務為第一要務，并切實將服務意識轉化為自覺行動。要搞好服務秘書工作者就要有吃苦耐勞、無私奉獻的精神，要有一股默默無聞的“傻”氣。樹立不為名、不為利、埋頭苦干的為民思想，兩耳不聞名利事，一心只干手中活。甘為綠葉襯紅花，甘為他人作嫁裳。一要樹立“吃虧是�！钡乃枷搿Ｃ貢惶斓酵砻�不停，工作強度大，工作時間長，工作內容雜，辛苦幕后無人知，風光臺前沒有份，如果沒有不怕吃虧的精神，沒有吃虧是福的思想，就耐不住清貧、守不住寂寞、干不好工作，得不到領導、同志的認可。二要樹立苦中作樂的思想。秘書工作艱苦，生活清苦，作習毫無規(guī)律，上班要先于人，下班要后于人，晚上要挑燈熬夜，平時要隨喊隨到，動手的事多，動腦的事多，精神壓力大，身體負荷大，生活空間小，工作待遇低，整天處于一種高度緊張和忙碌的工作狀態(tài)，沒有一種苦中作樂的思想是無法勝任的。三要樹立“逆來順受”的思想。受氣是秘書工作者的家常便飯。工作中一件事做得不好或不是很圓滿，有時會換來領導批評;下面的同志或群眾來訪，有情緒有委屈不管三七二十一，首先往秘書身上發(fā);在家里，家屬不理解，還要受委屈。所以秘書工作者必須要樹立“逆來順受”思想，能夠正確對待批評和牢騷，學會換位思考，要把領導批評當作一種愛護，把群眾的過激情緒當作是對組織的信任，把家屬的牢騷當作是對自己的關心，只有這樣才能心中無氣，潛心工作。
秘書工作該具備的氣質
一、要有深邃的思想觀點，貴在創(chuàng)新
深邃的思想觀點是當好參謀之本，做好秘書工作之魂。只有思想深邃，當參謀才有灼見，定事情才能精深，工作才能卓有成效。為此，應重點把握好兩個方面：一是認識要深.認識不能停留在表象上或被假象所迷惑，要能透過紛繁的外在現(xiàn)象看到問題的本質，不僅了解事物的現(xiàn)狀，還能根據(jù)事物發(fā)展趨勢有所預測。認識事物最重要的一點，就是把看到的事物的主要矛盾，對主要矛盾做出全面透徹的分析，才能準確地把握事態(tài)的發(fā)展變化。
同時，要善于從征兆中發(fā)現(xiàn)大問題，做到“平凡中見奇”。二是觀點要新。當然新的思想和觀點，不是“閉門造車”，別出心裁，更多的還是對在實踐中提出的問題，有所提煉、概括和升華。如：能從司空見慣的現(xiàn)象中講一點與人不同的見解，講人人心中所想，筆下所無的東西;能把一些分析的意見，進行系統(tǒng)歸納和概括，能把原則性思想觀點具體化;能提出突破性措施和建議，等等。這些都是“創(chuàng)新”。
二、要有廣闊的視角，貴在灼見
角度是觀察問題的立腳點。角度不同，對問題的認識就不同。正像蘇軾詩云：“橫看成嶺側成峰，遠近高低各不同�！边@說明看問題的角度是非常重要的。要寫好材料，必須把握好自己看問題的角度。角度越正，看問題就越深。要站在改革的角度看問題。改革是當今集團公司的主旋律，是各項工作的主題。要“高站一步”，看問題的角度要高。同時堅持站在客觀實際的角度，觀察分析問題，這樣，才會使我們看問題更全面、更扎實，提出的辦法和措施更實際、更有針對性，才能站得高，看到遠，站得牢，看得實，才能眼觀六路，耳聽八方，從而獲得真知灼見。
三、要注意調查研究，貴在求是
實踐證明，調查研究是認識事物、獲得真知灼見、掌握第一手資料的重要手段。作為一名秘書，必須苦練調查研究的基本功，在求是上狠下功夫。
第一，要勇于從實際出發(fā)，敢于求是。敢，就是敢于面對現(xiàn)實，服從現(xiàn)實。面對現(xiàn)實，是指任何時候都不要拘泥于書本、文件和權威人士的結論和理論，根據(jù)實際情況，敢于提出自己的觀點和看法;服從現(xiàn)實，就是發(fā)現(xiàn)真實情況和任何情況下，任何人面前，都敢于堅持和反映。搞調查研究必須具備追求真理的品質。如果不忠于事實，先入為主，按框框找例證，這種調查比不調查的危害更大。
第二，詳細占有材料，實中求是。事實是“是”的載體，“是”是事實的靈魂。要求出“是”，必須掌握事實。但這種事實，不是支離破碎的、道聽途說的、似是而非的，而是要具有真實、豐富、完整、系統(tǒng)的特點，是客觀存在的，是事物的本來面目，而不是主觀想象或主觀強加于客觀的東西。
第三，善于透過現(xiàn)象看本質，深中求是。由于“是”隱藏在現(xiàn)象的后面，只有深入下去才能透過現(xiàn)象，認識本質，弄清事實真相。
四、要善于分析綜合，貴在升華
分析與綜合是寫好材料，當好秘書的兩個關鍵環(huán)節(jié)。分析是綜合的基礎，綜合是分析基礎上的歸納和概括。首先要注重對情況的分析。情況分析不透，就不能寫出好的材料，只有周密系統(tǒng)地分析，才能認清事物的面貌，把握事物的內在聯(lián)系，有針對性地提出解決問題的辦法。分析情況要重點把握四個要點：一是要全面�！安灰驉鄱缙涿溃灰蚝薅髌鋹骸�。既不能報喜不報憂，也不能只見問題，不見成績。二是要把握主流。要注意定性和定量分析相結合，從定量分析中，把握形勢發(fā)展趨勢，并從量變的積累中把握形勢發(fā)展的本質。三是要動靜結合。既要靜觀其姿，又要動觀其勢。就當前企業(yè)生產(chǎn)形勢來說，不僅要看統(tǒng)計報表所反映的數(shù)據(jù)或直觀反映，更重要的是要在調查研究的基礎上，分析其發(fā)展趨勢，有所預測。四是要注意典型和事例的分析。典型是旗幟，是方向。從典型中提練出的東西，最有說服力，要善于運用典型，分析典型，挖掘它們的內涵，從中提練有價值的東西。其次要善于綜合。綜合的過程，是用已有知識繁衍新知識的過程，所以綜合就是革新，綜合就是創(chuàng)造，把豐富的材料加以去取精、去偽存真，由此及彼、由表及里的改造制作，形成觀點概念，并不斷繁衍新的知識。
五、要有豐盈的儲藏，貴在積累
“天才在于勤。勤奮在于積累”。有的秘書定材料之所以質量不高，很重要的一條原因，就是占有材料少。要做一名合格的秘書，必須在積累材料上下一番苦功。一是思想觀點積累。思想觀點具有繼承性，借鑒別人的東西，開闊自己的視維，豐富自己的頭腦。無論是看東西，還是聽講話，或者閑談，只要發(fā)現(xiàn)好的思想觀點，就隨時記下來，日積月累，就成為寫材料的良師益友。二是數(shù)據(jù)的積累。要逐年積累，經(jīng)常分析、研究，一方面，恰當運用這些數(shù)據(jù)，使寫出來的材料更有說服力。三是正反典型如同一面旗幟，給人以示范，一句話，它是先進思想的凝聚，影響社會各個方面，感染力強。反面典型如同一面鏡子，給人以教訓，給人以深思，給人以財富，典型材料積累多了，寫講話，寫報告，就思如涌泉，論證有力，就事論理，思想深邃。實踐證明，只有通過積累，才能不斷豐富知識，增強素質，提高寫作水平，才能真正成為文秘戰(zhàn)線上的“行家里手”。
六、要有準確的表達能力，貴在修辭
有人說“能說會道”是秘書的看家本領，這話的確有一定的道理。秘書在工作中雖然很少去演說，但卻經(jīng)常要說話，匯報情況，提出建議，傳達指示，接待來訪，協(xié)調工作等等，大量使用的是口語表達。因此，口語表達在秘書工作中起著非常重要的作用。那么，秘書該如何進行口語表達才能獲得最佳的效果，才能進行成功的交際呢?近年來，有不少有關秘書方面的著作對此進行了闡述，歸納起來，大致有以下幾點：意思明白;誠實;語言生動;口齒清楚;條理分明，表達準確;說話得體;正確等等。
在秘書的口語表達中，掌握一定的修辭藝術，會有效地提高語言表達能力，從而實現(xiàn)有效的溝通。秘書在進行口語表達時，要注意與其所處的環(huán)境相一致，根據(jù)不同的交流對象和內容來確定合適的表達方式。秘書的工作涉及方方面面，針對不同的內容，秘書應選擇合適的表達方式以獲得理想的交際效果。主要表達方式有：委婉式、直截了當式、贊譽式、迂回式。
古人云：“辭不可不修，說不可不善”。修辭在秘書口語表達中的運用是十分廣泛的，這就要求秘書在工作中要不斷加強自身的語言修養(yǎng)，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語言的能 力。
七、要抓住中心，創(chuàng)新工作，貴在奉獻
作為辦公室的文秘人員，最主要的服務就是辦好會，辦好文、搞好信息調研。一要細致規(guī)范，做好會務服務工作。細節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平。會務服務的好壞影響著會議的成功與否，我們要結合單位實際制定出詳細的會務工作方案，根據(jù)會議規(guī)格高低、人員多少、日程長短，設立相應的工作小組，明確各小組的工作職責。二要嚴格認真，做好公文處理工作。在這里只談一下公文的審核工作，公文的審核要重點把好內容、程序和格式關。在內容審核上，首先要把好政策關，看文件是否符合現(xiàn)行政策規(guī)定，是否完整體現(xiàn)了發(fā)文機關的意圖;其次要把好文字關，看文字表達是否準確、通順、簡練，謀篇布局、結構是否符合問題要求，層次是否清楚、嚴密，文句是否符合語法、邏輯，語氣是否得體，數(shù)字、引文、標點等是否準確、規(guī)范、嚴謹。在程序審核上，重點要把好簽審關，要看公文是否嚴格按照公文處理程序進行簽審。三要積極主動，做好信息報送工作。信息工作是秘書工作的重要組成部分。
信息內容的選擇要抓住“三點”，做到“三貼近”。一是通過抓重點工作貼近領導意圖。二是抓熱點問題貼近群眾需求。三是通過抓亮點總結經(jīng)驗貼近上級需求。為上級的決策提供科學的依據(jù)。要提高信息質量就要快、實、準。要快，就要要超前的收集信息，及時地將信息報送，做到參謀在前，謀劃在前。要實，就要深入調查研究，不調查，就沒有發(fā)言權;不調查，信息也就失去了它的科學性。要準，憂喜結合，信息的一個基本原則就是有喜報喜、有憂報憂、憂喜結合。
南宋著名詩人陸游在《冬夜讀書示子聿》這首詩中寫道：“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行�！币馑际钦f，從書本上學習到的知識，總是不夠扎實，也不夠用的。只有經(jīng)過自己身體力行地去實踐，才能夠獲得全面的知識。這兩句話將理論與實踐的關系、直接知識與間接知識的關系，講得十分透徹。告誡后輩不要把自己關在書齋里死讀書，讀死書，而要走向社會生活，才能從實踐中獲得真知，提高工作能力。
作為一名秘書工作者，我們應該從陸游的詩句中獲得有益的啟示。經(jīng)常聽到說某人在學校里是優(yōu)秀的學生，每次考試都是全優(yōu)，可是一旦走向社會卻不能適應工作，甚至找不到工作，成為一個“高分低能”的人。這就是“文憑不等于水平，學習好不一定能力強”的道理。這樣的例子比比皆是，前段時間炒得沸沸揚揚的博士乞丐就是一個典型的例子。所以，一個合格的秘書不僅要善于學習，而且要更加善于工作;不僅要努力讀書學習，而且更要重視社會實踐。如果把學習與工作當作互不相干的兩張皮，只會學習而不會工作，那就真成“百無一用是書生”了。
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