辦公室工作指南之公文流轉(zhuǎn)
公文流轉(zhuǎn)工作是我們項目辦公室人員最基礎(chǔ)的一項業(yè)務(wù)，也是占用我們時間和精力較多的一項工作。今天，小編給大家整理了6條辦公室人員在公文流轉(zhuǎn)過程中的.注意事項，希望可以對辦公室的各位小伙伴有所幫助和借鑒。
1.公文流轉(zhuǎn)是指項目部外部收文處理和內(nèi)部發(fā)文擬稿、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
2.綜合辦公室為公文流轉(zhuǎn)的主管部門，負責(zé)建立網(wǎng)上公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。
3.項目部網(wǎng)上公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)實現(xiàn)對項目部管理人員和各工區(qū)綜合辦公室的全覆蓋，各工區(qū)網(wǎng)上公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)實現(xiàn)對本工區(qū)管理人員的全覆蓋。
4.發(fā)文按照擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、登記編號、用印、發(fā)送、歸檔等流程及時辦理。辦理完成后凡是能通過即時通、電子郵件等方式發(fā)送的不再印發(fā)紙質(zhì)文件。
5.收文按照登記、批辦、承辦、歸檔等程序辦理，確保信息及時傳遞到位。所有正式文件由綜合辦公室按程序處理，日常專業(yè)類文件由各部門按程序自行處理，并報綜合辦公室備案，確保文件可追溯。
6.公文流轉(zhuǎn)過程中，每個節(jié)點處理時限為4小時，因公耽誤暫時不能處理的，最晚當(dāng)天24點前必須處理完結(jié)。堅決做到文件“不過夜”，當(dāng)天文件當(dāng)天處理完結(jié)。緊急公文要即來即辦。文件發(fā)起人要對流程的所有節(jié)點進行督辦、催辦，通過電話、短信等方式提醒各節(jié)點上的處理人及時處理相關(guān)文件；當(dāng)超過節(jié)點時限要求時，發(fā)起人要再次提醒處理人，并詳細記錄處理過程、統(tǒng)計延誤情況，由綜合辦公室備案作為考核依據(jù)。
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