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秘書(shū)溝通的途經(jīng)
秘書(shū)崗位是與領(lǐng)導(dǎo)崗位相伴生的，有了領(lǐng)導(dǎo)才有秘書(shū)的存在。下面是小編分享的秘書(shū)溝通的途經(jīng)，歡迎大家閱讀！
一、當(dāng)面溝通
人們常說(shuō)見(jiàn)面三分情。面對(duì)面地溝通，不僅顯得親切，而且顯得靈活；雙方在討論問(wèn)題的同時(shí)還可以增進(jìn)彼此的感情，如果雙方有不同的意見(jiàn)，可以及時(shí)協(xié)商；你可以在吸收對(duì)方意見(jiàn)的基礎(chǔ)上完善自己的設(shè)想，從而達(dá)到最佳的溝通效果。因此，秘書(shū)對(duì)于那些重要的或敏感的事情應(yīng)盡量采用當(dāng)面溝通的方式。即使是一些簡(jiǎn)單的通知或傳話，只要條件允許，也最好當(dāng)面交待。
選擇當(dāng)面溝通的條件是：
1、對(duì)方對(duì)你所提的問(wèn)題很感興趣。
2、對(duì)方比較忙，可能沒(méi)有時(shí)間來(lái)看你的書(shū)面文件。
3、對(duì)方對(duì)你的問(wèn)題可能有不同的意見(jiàn)，甚至?xí)岢雠u(píng)。
4、當(dāng)對(duì)方知道你的意見(jiàn)后，可能會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)烈的抵觸情緒，而你又必須堅(jiān)持，需要雙方互相討論才能統(tǒng)一意見(jiàn)。
5、雙方關(guān)系密切，使用口語(yǔ)自然而又隨意。
在一般情況下，凡是與自已切身利益有關(guān)的事情，人們都希望用當(dāng)面溝通的方式來(lái)親自處理，這樣可以爭(zhēng)取自身利益最大化。
采用電話、QQ或MSN這類即時(shí)電子溝通，在溝通的效果上遠(yuǎn)不如當(dāng)面溝通，所以，如果在電子溝通中講不通，就要趕緊想辦法補(bǔ)救，爭(zhēng)取當(dāng)面溝通。
對(duì)于籌備重要會(huì)議、撰寫(xiě)年終總結(jié)報(bào)告這類重要工作，由于事情重大，關(guān)系復(fù)雜，涉及面廣，你在向上司口頭匯報(bào)時(shí)不一定都能說(shuō)得清楚；即使你說(shuō)清楚了，上司對(duì)開(kāi)會(huì)人數(shù)、會(huì)議程序這類細(xì)節(jié)問(wèn)題也不一定聽(tīng)得明白記得住，所以，遇到這種情況，最好在口頭匯報(bào)之外還加以書(shū)面材料作補(bǔ)充。
二、書(shū)面溝通
書(shū)面溝通就是文字溝通，它的優(yōu)點(diǎn)是比較正確、詳盡、權(quán)威和可以永久保存。書(shū)面溝通在時(shí)間和費(fèi)用方面也比較經(jīng)濟(jì)。書(shū)面溝通適用于以下幾種情況：
1、需要溝通的人比較多而且分散，不適合當(dāng)面溝通。
2、對(duì)方需要一定的時(shí)間來(lái)考慮你所提出的問(wèn)題。
3、對(duì)方需要將你提出的問(wèn)題當(dāng)作書(shū)面的記錄加以保存，以便將來(lái)查詢或當(dāng)做憑據(jù)。
4、對(duì)方需要按照規(guī)定的程序去完成你交待的工作，他們需要有書(shū)面的說(shuō)明，這樣可以按部就班，隨時(shí)查閱。
但是，書(shū)面溝通有兩個(gè)不足之處，必須小心，一是對(duì)方不想看，收到了和沒(méi)收到一樣；如果你問(wèn)他的意見(jiàn)如何，他可以說(shuō)沒(méi)有收到或者還沒(méi)有看，從而推卸自己的責(zé)任。二是對(duì)自己不利的文件，他看完了可裝成還沒(méi)有看。因此，秘書(shū)在進(jìn)行書(shū)面溝通時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
1、主題鮮明，引人注目。
2、語(yǔ)言盡量通俗易懂，讓對(duì)方感到親切。
3、在措辭上盡量避免對(duì)產(chǎn)生對(duì)抗情緒。
4、書(shū)面材料送出后，用電話詢問(wèn)對(duì)方是否看到文件，有什么困難或意見(jiàn)，使對(duì)方?jīng)]有推脫的借口。
秘書(shū)在與上司溝通時(shí)，到底是采用當(dāng)面溝通還是書(shū)面溝通的方式，主要看上司喜歡哪種方式，不能以自己喜歡什么或擅長(zhǎng)什么方就用什么方式。如果上司喜歡當(dāng)面溝通，那就應(yīng)盡量以當(dāng)面溝通為主，書(shū)面溝通為輔。相反，如果上司習(xí)慣于看材料，不喜人家在自己面前羅里羅嗦，那你就應(yīng)該以書(shū)面溝通為主。
三、電子溝通
電子溝通包括電話、電子郵件、網(wǎng)上交流等方式。其中，電話溝通偏向于當(dāng)面溝通，電子郵件又類似于書(shū)面溝通，而網(wǎng)上即時(shí)通訊則介乎這兩者之間。
電話溝通雖然是一種口頭溝通，但一般的電話看不到對(duì)方的形象，所以，電話溝通只適用于下列幾種情況：
1、距離遠(yuǎn)，雙方無(wú)法當(dāng)面溝通，但你又希望盡快知道對(duì)方的反映。
2、雙方交情不錯(cuò)，見(jiàn)不見(jiàn)面都一樣，通過(guò)電話溝通方便快捷。
3、一些當(dāng)面溝通時(shí)難以開(kāi)口的事情可用電話來(lái)說(shuō)明。
4、雖然目前不能見(jiàn)面，但可以先用電話溝通，增進(jìn)感情，為將來(lái)的當(dāng)面溝通作準(zhǔn)備。
秘書(shū)的日常工作非常繁雜，盡管所有的同事可能都在一個(gè)樓里上班，但如果事事都去當(dāng)面溝通的話，確實(shí)勉為其難；但書(shū)面溝通的效果往往又不怎么理想，所以，電話溝通通常是秘書(shū)第一選擇，如緊急聯(lián)系、臨時(shí)通知等，快速而有效。但是，秘書(shū)在電話溝通時(shí)應(yīng)注意以下兩點(diǎn)，一是不能在電話里聊天，影響工作。二是如果你通話時(shí)間太長(zhǎng)，影響其他的電話進(jìn)來(lái)。
使用電子郵件十分方便，但由于每個(gè)人使用的習(xí)慣不同，帶來(lái)的效果也不一六。有些人也借口沒(méi)收到以推卸自己的責(zé)任，這一點(diǎn)也要加以注意。
現(xiàn)在工作中采用QQ、MSN等其他即時(shí)通訊手段也很普遍了，它們的情況與電話溝通十分相似。
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