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電子文件整理歸檔保管利用思考方法
在電腦愈來(lái)愈普及的今天，更多的公文將會(huì)以電子文件的形式產(chǎn)生和存儲(chǔ)。因此，今后機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等部門(mén)將會(huì)更多地以電子文件的形式作為公文流轉(zhuǎn)的主體對(duì)象。目前在我國(guó)，辦公自動(dòng)化尚未完全社會(huì)化，在相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)階段，電子文件和紙質(zhì)文件將長(zhǎng)期并存，在文件材料的歸檔上相互制約，相互影響，使幾十年來(lái)我國(guó)傳統(tǒng)的文件立卷歸檔的理論與實(shí)踐受到了巨大沖擊。今后機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等行文部門(mén)將會(huì)更多地以電子文件的形式作為公文流轉(zhuǎn)的主體對(duì)象。所以，新的形勢(shì)要求我們檔案工作者不斷探索立卷歸檔的新思路、新方法。
一、電子文件的立卷歸檔
開(kāi)展電子文件立卷歸檔工作必須要有一支專(zhuān)業(yè)化的隊(duì)伍，由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，而不少檔案工作者對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握尚不完全，目前的立卷隊(duì)伍還不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，必須通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
首先，在文件材料的收集整理時(shí)，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀(guān)念，在辦公自動(dòng)化條件下，對(duì)公文實(shí)行電子信息處理，隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由各業(yè)務(wù)部門(mén)按檔案室的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，移交給檔案部門(mén)保存，定期歸檔。電子文件的歸檔一般可在年度或任務(wù)完成后，進(jìn)行歸檔，并根據(jù)電子文件的技術(shù)環(huán)境條件，存貯介質(zhì)的質(zhì)量、壽命等情況，一般以不超過(guò)2-3個(gè)月。
其次，要對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行分類(lèi)編目。一個(gè)單位的電子文件類(lèi)別是多種多樣的，要對(duì)這些電子文件進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)地管理，就必須進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)。要按門(mén)類(lèi)劃分要求，結(jié)合本單位的專(zhuān)業(yè)和電子文件內(nèi)容制定分類(lèi)編號(hào)方案，按照分類(lèi)編號(hào)方案的規(guī)定對(duì)電子文件進(jìn)行劃分，并給每份電子文件一個(gè)固定的唯一的號(hào)碼，從而使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)的整體。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。
最后，要將分類(lèi)編目完畢的電子文件固定上架保存。檔案人員將應(yīng)歸檔的經(jīng)過(guò)整理的電子文件存入磁盤(pán)或光盤(pán)。并采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)應(yīng)歸檔電子文件進(jìn)行壓縮，但采用壓縮工具的過(guò)程必須統(tǒng)一、規(guī)范。然后將確定要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行一次備份操作，檔案室保存的電子文件一般拷貝二套，保存一套，借閱一套。這樣可以大大提高安全性和可行性。最后可將這些磁盤(pán)和光盤(pán)裝入專(zhuān)門(mén)的裝具中，再進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并利用檔案管理軟件制作目錄，以便檢索查詢(xún)。
二、電子檔案的保管儲(chǔ)藏
由于電子檔案的載體為磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等，這些介質(zhì)抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因?yàn)楸４娌簧茣?huì)造成破碎、形變或其它損壞，即使不造成損壞，隨著時(shí)間的推移，其存儲(chǔ)的信息也會(huì)出問(wèn)題。電子文件極易被抹掉，在電子計(jì)算機(jī)上操作如果違反了操作程序或者不注意按錯(cuò)了鍵鈕，就會(huì)造成文件的破壞或被全部抹掉。所以檔案工作者必須對(duì)電子檔案載體使用專(zhuān)門(mén)的裝具和進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。
首先，電子檔案應(yīng)當(dāng)存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤(pán)、光盤(pán)的穩(wěn)定性。由于電子文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體有明顯區(qū)別，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備除調(diào)溫、調(diào)濕、防水、防盜、防光、防蟲(chóng)、防塵、防鼠、防雷電等外，還應(yīng)具備防磨損、防強(qiáng)震、防病毒等措施。
其次，必須對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)，應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行。首先進(jìn)行外觀(guān)檢查，確認(rèn)載體表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專(zhuān)用檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)校驗(yàn)。通過(guò)檢測(cè)發(fā)現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，須進(jìn)行有效的修正或更新。對(duì)電子檔案要進(jìn)行定期拷貝，并將原件與拷貝件同時(shí)保存一段時(shí)間，以確保檔案的安全性。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，要對(duì)檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。
對(duì)電子檔案的有效保存與維護(hù)，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，在對(duì)電子檔案的保存與維護(hù)過(guò)程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等綜合條件，來(lái)制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。
三、電子檔案的開(kāi)發(fā)利用
電子檔案具有可重復(fù)使用的特點(diǎn)，允許若干個(gè)查詢(xún)者同步利用一份電子文件，同紙質(zhì)文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。但電子文件只有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，才能發(fā)揮出真正的優(yōu)越性。
1、電子檔案提供利用的方法。對(duì)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，電子檔案提供利用，一般有三種方法：即提供拷貝；通信傳輸；直接利用。
�。�1）提供拷貝，檔案部門(mén)可將檔案?jìng)浞菹蚶谜咛峁�，并將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可以向這些用戶(hù)提供打印件或縮微品。
�。�2）通信傳輸。即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案。這一方法適合于建立局域網(wǎng)的單位。檔案部門(mén)可將整理歸檔完畢的文件材料作為共享信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞，提供給本單位的查閱者。還可利用檔案管理軟件，進(jìn)行網(wǎng)上借閱檔案，使閱檔者足不出戶(hù)就能查看到所需的文件材料，充分體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)的快捷便利。
�。�3）直接利用。是利用檔案部門(mén)的電腦，在檔案部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)上直接查詢(xún)的一種方法。其特點(diǎn)是：可為利用者提供技術(shù)支援；同通信傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這要求檔案員注意平時(shí)的積累，不斷擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案的信息量，盡可能為閱檔者提供豐富的檔案信息資源。
2、電子檔案的利用管理。由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴(lài)技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，主要有對(duì)用戶(hù)及提供利用者的管理、對(duì)提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。
一是采用的利用方式應(yīng)視
利用者的情況而定，不能無(wú)原則地向所有利用者提供全部利用方式；
二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次，進(jìn)行有效的管理。一般情況下，對(duì)于內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對(duì)于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行；
三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換；
四是系統(tǒng)應(yīng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為對(duì)利用工作查證的依據(jù)；
五是利用的系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)容錯(cuò)能力，避免由于誤操作所帶來(lái)不可挽回的損失。要有對(duì)用戶(hù)及提供利用者的管理、對(duì)提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等
電子檔案在我國(guó)還是新生事物，但它的發(fā)展是迅速的，相信在不久的將來(lái)，電子文件和由其生成的電子檔案將成為檔案人員工作的主要對(duì)象。我們檔案工作者應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，積極主動(dòng)的開(kāi)發(fā)研制檔案管理軟件，使檔案這門(mén)科學(xué)煥發(fā)出新的生機(jī)。
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