(優(yōu)選)檔案信息化建設(shè)15篇

檔案信息化建設(shè)1

　　一、引言

　　人事檔案記錄了員工的個人經(jīng)歷、學(xué)歷和思想品德的情況，是員工獎勵、懲罰的有力證據(jù)，真實反映了員工的社會活動和工作情況。人事檔案是企業(yè)用人單位評價員工的重要標準，對員工的未來發(fā)展狀況起著重要的作用。而信息化建設(shè)應(yīng)用于地質(zhì)部門的人事檔案管理是人事管理的一個新課題，因為電子化的信息管理不僅大大減輕了勞動力，為企業(yè)節(jié)省了大量資金，而且促進了工作效率。地質(zhì)部門的人事檔案資料涉及到企業(yè)的精神面貌，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)都密切相關(guān)，因此，怎樣抓住信息化建設(shè)給地質(zhì)部門帶來的機遇，充分利用好信息化的人事檔案管理是地質(zhì)部門人事管理工作者要研究的重要課題。

　　二、信息化建設(shè)在地質(zhì)部門人事檔案管理中的優(yōu)勢

　　1.電子化檔案的保存，減輕紙質(zhì)檔案保管的壓力

　　人事檔案的紙質(zhì)資料成千上萬，需要騰出大量的空間進行保存且不易保存，受天氣的影響較大，容易因室內(nèi)溫度或者濕度不適而引起紙質(zhì)人事檔案資料褪色、變質(zhì)；放在倉庫里的紙質(zhì)人事檔案資料容易瘦老鼠、蟲子等有害生物的侵襲而損失掉一部分重要資料。而電子版的人事檔案管理是通過計算機輸入保存的，不受天氣和有害生物的侵襲，并具有永久性保存的功能，可以有效地保存人事檔案資料的原始資料，而且電子化檔案大大節(jié)省了保存的實地空間，為企業(yè)節(jié)省成本和空間，減輕了紙質(zhì)資料保存的壓力。

　　2.減輕檔案管理人員的壓力，提高工作效率

　　人事檔案管理實現(xiàn)信息化有利于有關(guān)工作人員能夠隨時對變動的人事資料進行及時的更改，快捷的文檔輸入有利于工作人員對人事變動及時實行動態(tài)管理，減輕了工作人員的工作壓力，節(jié)省了人力和時間。人事檔案的信息化能夠?qū)Ρ憩F(xiàn)好的地質(zhì)工作人員及時的記錄，也能記錄工作欠佳的工作人員的某些過失，檔案管理員經(jīng)過簡單的輸入并保存后，再把資料規(guī)范化、流程化，在這一過程中將人事檔案分類、排序、組卷、裝訂等，改變了從前以手工操作為主的繁瑣工作，使人事檔案管理工作變得人性化、現(xiàn)代化，提高了地質(zhì)部門檔案管理人員的工作效率，節(jié)省了人力資源和寶貴的時間。

　　3.方便查詢?nèi)耸聶n案信息

　　在地質(zhì)部門領(lǐng)導(dǎo)作出人事調(diào)整的決定之前時，他們往往需要查詢有關(guān)人事檔案資料以便篩出合適的人選，而信息化的人事檔案管理則可以幫助領(lǐng)導(dǎo)快速查詢有關(guān)信息。信息化的人事檔案管理是通過高級的計算機技術(shù)來進行管理的，它具有快速檢索、高級檢索等多種綜合查詢方式，既可以快速地得知紙質(zhì)檔案的存放情況，又能及時獲取人員的簡歷、出勤情況、獎懲情況等基本信息。地質(zhì)部門的人事檔案管理擺脫了傳統(tǒng)的查詢方式，方便了地質(zhì)部門領(lǐng)導(dǎo)查詢有關(guān)人員的信息，為他們做出正確的決策提供一個可靠的參考條件。

　　三、人事檔案信息化的實施方法

　　1.收集整理好人事檔案原始資料

　　只有做好人事管理的基礎(chǔ)工作才有可能有效實現(xiàn)人事檔案信息化。人事檔案管理人員要從基礎(chǔ)做起，收集好地質(zhì)工作人員的基礎(chǔ)資料，定期對他們的最新情況進行跟蹤記錄，再對收集好的資料進行歸類、整理，確保人事檔案管理的第一步具有真實性。這是以后評價地質(zhì)工作人員的一個重要依據(jù)，檔案管理人員必須認真對待第一步工作，絕不能出現(xiàn)作假的情況。

　　2.配備計算機等硬件設(shè)施

　　要實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，有完善的硬件設(shè)備是必不可少的。地質(zhì)部門的人事管理要配備好計算機、打印機、數(shù)碼相機、掃描儀、光盤刻錄機等來對地質(zhì)部門的工作人員的人事檔案進行電子化管理，使紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子化檔案管理資料以便保存。

　　3.建立電子人事檔案

　　通過紙質(zhì)的分類掃描之后對數(shù)據(jù)進行入庫建檔管理可以實現(xiàn)建立電子人事檔案。存檔人員和派遣人員持電子檔案后，有了唯一的與其檔案材料對應(yīng)的代碼，即電子檔案的代碼只有需要查詢?nèi)藛T檔案信息的有關(guān)用人單位才可以進行信息查詢。因此，電子人事檔案為用人單位和人才提供了便捷、誠信和權(quán)威的服務(wù)，使“死檔案”、“黑檔案”變成了“活檔案”。例如，有些人對檔案的重要性認識不清晰，他們認為既然被地質(zhì)單位聘用了，那么人事檔案便無用處了，于是他們把自己的檔案放到單位后不聞不問，使檔案成為了“黑檔案”，但是地質(zhì)部門對工作人員的學(xué)歷要求很高，并要求他們有一定的道德，電子人事檔案就為地質(zhì)部門對工作人員的了解提供了一個很好的機會，電子檔案的建立和使用有利于提高他們對人事檔案的認識，有助于檔案的查詢，有利于盤活檔案資源。

　　4.利用專業(yè)管理軟件建立數(shù)據(jù)庫和電子檔案

　　要有效實現(xiàn)人事檔案信息化，離不開通過專業(yè)管理軟件以建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，對變更的人事動態(tài)進行及時的更新，使人事檔案信息的查詢和統(tǒng)計分析實行日常的電子化管理。第一，地質(zhì)部門的企業(yè)要在市場上選擇較為成熟的'數(shù)據(jù)庫管理軟件，當然有能力的企業(yè)還可考慮研發(fā)該類軟件，這種軟件應(yīng)當具備以下功能：電子檔案管理，包括建檔管理、歸檔管理、檔案綜合檢索、有關(guān)檔案的借入及借出登記、檔案轉(zhuǎn)出處理等；人事信息的管理，包括信息輸入、修改、查詢、能自動對數(shù)據(jù)庫的信息生成相應(yīng)的花名冊等基本功能；第二，要依據(jù)數(shù)據(jù)庫的特點設(shè)計動態(tài)信息收集的流程、規(guī)范收集的內(nèi)容，保證數(shù)據(jù)的準確性和及時性，只有通過設(shè)計具有以上特點的數(shù)據(jù)庫才能滿足地質(zhì)部門檔案管理人員對電子檔案的有效管理，減少他們對檔案管理的時間，提高他們工作的效率，對地質(zhì)部門的工作人員起到監(jiān)督的作用；最后，人事檔案管理人員還要對信息數(shù)據(jù)庫進行系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)備份以確保系統(tǒng)的規(guī)范運行，這樣做也可以避免一些重要的人事檔案資料丟失，做到人事檔案管理所具備的謹慎性。另外，要注意人事檔案與其他資料實行物理訪問和存儲的隔離，以保證人事檔案的資料的真實性受到其他資料的干擾造成不必要的麻煩和不可估量的后果。

　　5.建立人事信息網(wǎng)絡(luò)化平臺

　　可以通過建立人事信息網(wǎng)絡(luò)平臺對有關(guān)人事信息進行必要的共享。例如，有些領(lǐng)導(dǎo)要及時了解某位員工的表現(xiàn)情況，而該領(lǐng)導(dǎo)有無法馬上直達地質(zhì)人事部，這是檔案管理人員就可以通過網(wǎng)絡(luò)共享來為有需要的領(lǐng)導(dǎo)提供第一手資料以便領(lǐng)導(dǎo)對員工進行基本的了解，這樣可以減少很多流程，節(jié)省很多時間，提高了信息的時效性。需要注意的是，人事檔案管理人員要根據(jù)信息的內(nèi)容和相關(guān)要求，對各種資料進行加密級別的設(shè)定，對不同的用戶授予不同的權(quán)限。

　　四、結(jié)束語

　　綜上所述，地質(zhì)部人事管理信息化是不可阻擋的潮流，也是當前地質(zhì)部門發(fā)展的需要，地質(zhì)部門要認識到人事信息化的重要性，并利用好現(xiàn)代科技和信息化的各種優(yōu)勢完善地質(zhì)部門的人事檔案信息，促進對信息化人事檔案資源的開發(fā)和利用。檔案管理人員要遵循相關(guān)的規(guī)定，加強對人事檔案信息的管理，為地質(zhì)部門在人才利用、高職聘用等方面提供第一手準確、真實的資料，為地質(zhì)部門的發(fā)展和進步作出巨大的貢獻。

檔案信息化建設(shè)2

　　[摘要]在當前知識經(jīng)濟發(fā)展的背景下，作為一種知識性質(zhì)的管理，檔案管理在社會發(fā)展進程中具有重要的地位與作用�，F(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理的發(fā)展提供了有效的技術(shù)支持。以檔案管理中信息化技術(shù)的重要性出發(fā)，對建設(shè)的途徑進行詳細探討。

　　[關(guān)鍵詞]基層檔案；信息化；管理

　　作為由國家機構(gòu)、社會組織或個人在活動中形成保存?zhèn)洳榈脑�始記錄，檔案的主要表現(xiàn)是以文字、圖像及聲音等各種形式實現(xiàn)。并同時具備各種形式，如文書檔案、人事檔案、教學(xué)檔案等。由于在當前基層單位的檔案管理工作中，仍無法對現(xiàn)代社會發(fā)展的需求進行適應(yīng)，從而造成對其信息化建設(shè)的各種問題，因此，采取必要的改善措施對于基層檔案管理信息化的建設(shè)具有促進作用。

　　1基層檔案管理信息化建設(shè)的重要性

　　作為基層單位中重要的組成部分，檔案管理可同時反映單位工作重要性與檔案安全性，所以對于檔案管理質(zhì)量與工作效率的提高具有較強的必要性。然而在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于所投資的人力和物力都相對較大，所以不利于檔案維護與利用，從而使檔案管理的工作效率降低。受到當前現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的影響，對于檔案管理中信息化的建設(shè)相應(yīng)而生，將傳統(tǒng)檔案進行信息化建設(shè)，主要以電子檔案的形式來實現(xiàn)[1]。

　　2基層檔案管理信息化建設(shè)的制約因素

　　對于當前根據(jù)《檔案法》進行依法治檔，已取得了明顯的效果。但隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，在基層檔案管理中建設(shè)也會遇到許多因素的制約。

　　2.1對于檔案信息化建設(shè)的認知不足

　　在當前信息化時代發(fā)展的背景下，基層檔案管理信息化建設(shè)不僅是提高管理水平的一種技術(shù)手段，更是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。然而在實際的基層單位檔案管理工作中對于信息化的建設(shè)仍缺乏足夠的重視其主要體現(xiàn)在對于檔案管理信息化建設(shè)認識不足，仍采取傳統(tǒng)只注重保存輕視對其利用的模式。另外是對于檔案管理意識淺薄，在對檔案管理重要性意識的嚴重缺乏，在平常的檔案管理工作中只注重單純的收集與保存，對于檔案資源的作用沒有得到充分的發(fā)揮。

　　2.2檔案信息系統(tǒng)安全性的缺乏

　　檔案系統(tǒng)的安全，主要是在電子文件與電子檔案信息在網(wǎng)絡(luò)利用中安全等方面的體現(xiàn)。在日常的檔案管理工作中由于人為因素或者存儲介質(zhì)的影響，而發(fā)生一系列影響檔案信息系統(tǒng)安全的問題，對于單位信息化與企業(yè)檔案信息化的進程造成一定程度的影響。

　　2.3檔案信息開發(fā)利用的不足

　　在當前情勢下基層檔案信息開發(fā)利用的乏力，對于檔案信息價值的發(fā)揮造成了一定的制約。由于現(xiàn)代科技的發(fā)展，單位檔案信息呈爆炸式的態(tài)勢增長，并且檔案信息具有一定的累加性，這些因素皆會造成海量的檔案信息數(shù)據(jù)。但目前我國對于檔案信息的利用還處于初級階段，主要是以查詢的方式，沒有將其進行更深層次的開發(fā)運用，所以對于檔案信息承載的資源還需進行深一步的挖掘。

　　3基層檔案管理信息化建設(shè)的重要措施

　　3.1加強檔案管理人員的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)

　　相對于我國當前檔案管理信息化建設(shè)的`形式，引進或培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員是一項急迫性較強的工作任務(wù)。選擇以專業(yè)性強，素質(zhì)性高的檔案管理人員時對其專業(yè)知識結(jié)構(gòu)調(diào)整加強的重要措施。因此必須對關(guān)于檔案管理的專業(yè)人才進行引進，在通過專業(yè)的培訓(xùn)后從而塑造出專業(yè)性強的檔案管理人才隊伍[2]。在適應(yīng)當前基層檔案管理信息化建設(shè)需要的前提下，對其開發(fā)利用嚴重缺乏的問題得以有效的解決。

　　3.2使檔案信息系統(tǒng)的安全性得以保障

　　使檔案信息系統(tǒng)安全性得以可靠的保障，是基層單位檔案管理信息化中工作的核心內(nèi)容。其主要包括檔案系統(tǒng)軟硬件與信息窗量方面的安全，即是檔案信息的隱密性。對于基層檔案的管理，首先要以檔案庫、軟件、操作與監(jiān)督等各方面進行布置，已維護計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全為主要的任務(wù)。在檔案系統(tǒng)硬件方面可以利用技術(shù)的手段，對檔案管理系統(tǒng)設(shè)計時將其安全性可作為一項重要的指標進行選擇。對于事業(yè)單位的檔案信息化管理中，為是網(wǎng)絡(luò)安全得以保障，可在進行封閉式網(wǎng)絡(luò)建網(wǎng)時施行物理的隔離。同時可利用數(shù)據(jù)庫加密、分類、數(shù)據(jù)備份等來實現(xiàn)計算機檔案數(shù)據(jù)的安全性。另外可在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中將相應(yīng)的檔案的信息進行等級保護的方法，依據(jù)檔案信息的重要性、私密性進行安全等級劃分。然后對其劃分的等級范圍進行確認，避免為授權(quán)人員進行違規(guī)的操作。

　　3.3規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程的重組

　　對于檔案管理信息化建設(shè)是依靠網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，利用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中進行廣泛的應(yīng)用。對于傳統(tǒng)的管理模式其自動化的集成管理為主要的工作模式，在此情況下，檔案業(yè)務(wù)流程的重要性得以充分的體現(xiàn)。首先，收集檔案的信息以及管理方式的改變。在文件處理階段就可完成相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的處理。使公文處理與檔案管理相互結(jié)合，自動統(tǒng)計各類檔案資料，并同時繪制各類統(tǒng)計報表，使文檔一體化在基層檔案管理工作中得以實現(xiàn)。其次，檢索檔案信息和利用方式提供的變革，在網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)的支持下，可有效實現(xiàn)自動分類、標引、動編等工作，可通過計算機檔案信息化系統(tǒng)隨時對多數(shù)檔案資源進行查閱，并提供有效的檔案資源服務(wù)。

　　4結(jié)語

　　面對新發(fā)展形式，對于基層檔案管理信息化的建設(shè)，相關(guān)檔案管理人員必須具有較強的專業(yè)性，在做好檔案信息資源相應(yīng)的收集與保管工作外，更要對用戶的需求進行了解，擴大檔案資源服務(wù)的內(nèi)容。利用有效的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案管理更具信息化的特征，從而為客戶提供高效的工作內(nèi)容，使基層檔案管理信息化建設(shè)在日常的檔案管理工作中真正體現(xiàn)其價值。

　　【參考文獻】

　　[1]劉茜.試論加強檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，20xx(3)：58.

　　[2]陳艷華.淺談基層單位檔案工作信息化建設(shè)[J].科技資訊，20xx，13(7)：157.

檔案信息化建設(shè)3

　　第一，努力使檔案信息化建設(shè)與本地區(qū)信息化建設(shè)同步發(fā)展。深圳是我國改革開放的前沿，深圳市檔案工作的許多方面都有創(chuàng)新思路。深圳數(shù)字檔案館建設(shè)的一條重要經(jīng)驗就是檔案工作要緊緊圍繞當?shù)亟?jīng)濟和社會發(fā)展的中心，及時調(diào)整檔案工作的發(fā)展方向和總體思路，適應(yīng)時代發(fā)展的要求。黨的十六大報告中提出“大力推進信息化，加快建設(shè)現(xiàn)代化”，“推進電子政務(wù)”，“互聯(lián)網(wǎng)站要成為傳播先進文化的重要陣地”，強調(diào)，“二十一世紀頭二十年，對我國來說，是一個必須緊緊抓住并且可以大有作為的重要戰(zhàn)略機遇期”。各地檔案部門要把握檔案信息化建設(shè)的總體要求，與當?shù)亟?jīng)濟和社會發(fā)展以及信息化建設(shè)的具體情況相結(jié)合，抓住機遇，逐步提高檔案信息化建設(shè)的水平，努力使檔案信息化建設(shè)與本地區(qū)信息化建設(shè)同步發(fā)展。

　　第二，堅持把檔案信息資源建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程和核心任務(wù)。檔案信息化建設(shè)包含的內(nèi)容很多，而且會隨著時代的發(fā)展而不斷豐富和變化。檔案信息化建設(shè)有很多方面的工作要做，也面臨著種種困難和條件制約。我們不能急于求成，也不能無所作為。各地應(yīng)當借鑒深圳數(shù)字檔案館的經(jīng)驗，把檔案信息資源建設(shè)作為基礎(chǔ)和核心任務(wù)，實現(xiàn)重點突破，以此帶動檔案信息化建設(shè)的整體躍升。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。當今社會，信息已成為重要戰(zhàn)略資源。檔案信息作為一種原生信息，正發(fā)揮著越來越重要的作用。把國家檔案信息資源建設(shè)好，是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，主要包含三個方面的任務(wù)：一是要加快現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以滿足快速檢索利用的需要。要加快現(xiàn)有館藏檔案的整理、著錄、入庫工作，逐步實現(xiàn)館藏檔案文件級目錄機檢。二是有條件的檔案部門，要積極推進對一些重要的、容易受損的、利用頻率高的檔案的數(shù)字化進程，加強珍貴、重要檔案的保護，提高檔案利用效率。三是對新產(chǎn)生的電子形式文件、檔案，要采取科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，收集好，管理好。隨著信息技術(shù)和電子政務(wù)的發(fā)展，電子文件將是館藏數(shù)字檔案信息新的.主要來源。管理好、利用好電子文件，是檔案工作一項至關(guān)重要的任務(wù)。電子文件的大量產(chǎn)生并由此帶來的電子文件歸檔管理是信息時代檔案工作面臨的重大課題，各級檔案部門要積極介入本地區(qū)、本部門電子文件的產(chǎn)生運行過程，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。要研究探索電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，為電子檔案接收進館做好各項準備。

　　第三，堅持把實現(xiàn)檔案信息資源共享、提高檔案信息利用服務(wù)水平作為檔案信息化建設(shè)的根本目的。檔案工作是一項服務(wù)性工作，為國家建設(shè)和社會發(fā)展提供可靠有效的信息服務(wù)是檔案工作的根本任務(wù)。在新世紀、新階段，檔案工作為全面建設(shè)小康社會做好服務(wù)，要努力爭取做到：經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到那里；政治建設(shè)發(fā)展到什么階段，檔案工作就服務(wù)到那個階段；文化建設(shè)發(fā)展到什么水平，檔案工作服務(wù)就提高到相應(yīng)水平；黨的建設(shè)對檔案工作提出什么要求，檔案工作就提供什么服務(wù)。各級檔案部門在推進檔案信息化建設(shè)過程中，必須注重效益，努力實現(xiàn)信息資源共享，提高檔案信息服務(wù)水平。

　　各級檔案部門在檔案信息化建設(shè)過程中要從一開始就注重標準規(guī)章建設(shè)，要按照國家有關(guān)法規(guī)標準和檔案行業(yè)的標準規(guī)章規(guī)范數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及相關(guān)硬件、軟件的配置，避免數(shù)據(jù)交換不暢的重復(fù)勞動。

　　加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，是提高檔案信息服務(wù)水平和質(zhì)量的一個重要途徑。網(wǎng)站建設(shè)是檔案宣傳工作的新方式，是提供檔案信息利用服務(wù)的新手段。網(wǎng)站建設(shè)投入少、見效快，檔案信息化建設(shè)起步比較晚的部門可以把網(wǎng)站建設(shè)當作突破口，以建立和維護檔案網(wǎng)站帶動檔案信息化建設(shè)其它各項工作。

　　第四，堅持把建立和完善檔案信息安全保障體系作為檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。信息技術(shù)為檔案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法，能夠最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的效益。同時，管理方式的非直觀性、管理技術(shù)的復(fù)雜性等也給檔案管理帶來了新的較大的安全隱患。這是檔案信息化建設(shè)不可回避和必須重要的問題。各級檔案部門在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。信息安全一要靠先進的技術(shù)手段。在檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)中，必須充分應(yīng)用信息安全保密技術(shù)，解決檔案信息傳輸?shù)谋Ｃ芎痛鎯Φ陌踩珕栴}。檔案部門的內(nèi)部局域網(wǎng)要切實與一切外網(wǎng)實行物理隔離。二要靠完善的規(guī)章制度。各級檔案部門在信息化建設(shè)過程中必須制訂針對性更強、操作性更好的檔案信息安全保密規(guī)定，確保檔案信息安全萬無一失。三要靠嚴格的管理措施。各級檔案部門要加強檔案著錄標引、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、網(wǎng)站檔案信息公布等過程中的安全管理，實行安全責任制。非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)；在網(wǎng)上提供已公開檔案面臨查詢服務(wù)的，要認真采取安全防護措施，確保檔案信息和系統(tǒng)安全。

檔案信息化建設(shè)4

　　【摘要】目前，檔案工作的信息化已經(jīng)成為主要的發(fā)展趨勢。交通部門在檔案系統(tǒng)的建設(shè)和管理中也應(yīng)積極利用各種先進的信息化技術(shù)手段，提高檔案的信息化程度，從而對各類檔案進行更加科學(xué)規(guī)范的管理以及綜合性的應(yīng)用，以充分發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的作用。本文將對交通系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展檔案管理工作進行分析。

　　【關(guān)鍵詞】交通系統(tǒng)；檔案；信息化；建設(shè)

　　一、引言

　　隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，交通行業(yè)也取得了極大的進步。而在發(fā)展的過程中形成了大量的檔案資料，這些信息不僅是國家建設(shè)的重要參考依據(jù)，對交通行業(yè)也具有十分重要的意義。進入信息化時代后，交通系統(tǒng)在檔案管理工作中要積極運用先進網(wǎng)絡(luò)及計算機技術(shù)，加強信息化的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，對檔案信息進行高效的利用，同時通過網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)資源的共享，讓檔案資源充分發(fā)揮其在交通建設(shè)中的作用，推動我國交通行業(yè)的發(fā)展。

　　二、目前我國交通系統(tǒng)檔案工作信息化建設(shè)過程中的主要制約因素

　�。ㄒ唬�檔案管理人員的觀念比較落后。交通系統(tǒng)中的一些檔案管理人員觀念陳舊，思想仍停留于紙質(zhì)檔案時代，對信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時代缺乏充分的認識，在檔案管理工作中對音像資料以及電子檔案缺乏重視，沒有進行妥善的建檔歸檔，影響了檔案資料的信息化。

　�。ǘ�）目前的檔案管理工作中的信息化水平仍然比較低。目前交通系統(tǒng)在檔案管理中的相關(guān)基礎(chǔ)性信息化設(shè)施還不完備，特別是在數(shù)據(jù)庫、信息安全以及管理系統(tǒng)的建設(shè)中還存在一定的不足。另外信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)沒有統(tǒng)一的標準，影響了信息的交流和共享。

　�。ㄈ�）交通系統(tǒng)目前的管理機制與檔案的信息化建設(shè)不匹配。交通系統(tǒng)檔案管理的信息化建設(shè)涉及多個部門的工作，但目前各部門間的合作與協(xié)調(diào)比較欠缺，使得相關(guān)的信息資源無法實現(xiàn)共享和交流，同時，管理部門也缺乏對檔案管理工作的支持。

　　（四）在檔案信息化建設(shè)中投入的資金還不夠。交通系統(tǒng)在信息化建設(shè)的過程中投入的資金還十分有限，使相關(guān)技術(shù)的開發(fā)和利用都缺乏資金保障，影響了信息化建設(shè)的發(fā)展。

　�。ㄎ澹┙煌ㄏ到y(tǒng)目前在檔案信息化建設(shè)中的技術(shù)能力還比較差。交通系統(tǒng)在檔案資源的信息化技術(shù)和設(shè)備上都還比較落后。一些基層檔案部門的信息化設(shè)備還不完善，信息的整理和更新技術(shù)也無法適應(yīng)信息化建設(shè)的要求。更重要的是在檔案管理部門中嚴重缺乏高素質(zhì)的能夠同時掌握信息技術(shù)和檔案管理技術(shù)的綜合性人才，從而制約了信息化建設(shè)的發(fā)展。

　　三、交通系統(tǒng)提高檔案管理工作信息化水平的有效措施

　�。ㄒ唬┨岣邫n案管理人員對信息化建設(shè)重要性的認識，完善交通檔案信息化管理的相關(guān)制度。檔案管理人員要提高對信息化建設(shè)的重視程度，充分認識檔案工作的信息化發(fā)展趨勢，積極更新觀念，建立信息共享意識。交通系統(tǒng)應(yīng)對檔案工作的管理制度進行完善，對檔案管理部門的工作范圍以及相應(yīng)的職責進行明確的界定和劃分。同時要規(guī)范檔案信息的建檔歸檔制度，保證檔案信息的完整性。對檔案管理部門的`各項崗位職責要逐一分工落實，并加強績效考核，從而促進檔案管理質(zhì)量和水平的提高。

　�。ǘ�）交通系統(tǒng)應(yīng)加大對檔案信息化建設(shè)的資金扶持。檔案管理要實現(xiàn)信息化需要充足的資金支持，才能完成硬件設(shè)施的配備以及各種相關(guān)軟件的開發(fā)。因此交通系統(tǒng)應(yīng)加大資金扶持的力度，促進信息技術(shù)的研發(fā)和系統(tǒng)的建設(shè)。

　�。ㄈ�）加強交通檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)。在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，建立綜合性的管理系統(tǒng)是重要的內(nèi)容之一。交通系統(tǒng)應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)加強不同部門間的合作，對各部門所獲各種檔案信息進行分類整理，并通過綜合管理系統(tǒng)對檔案信息進行深層次的利用和開發(fā)，從而規(guī)范檔案信息的管理工作。

　�。ㄋ模┙煌ㄏ到y(tǒng)要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。交通部門應(yīng)對檔案人員加強培訓(xùn)，幫助他們掌握最新的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提高他們的檔案管理水平，全面提升檔案人員的綜合素質(zhì)。另外在配置檔案管理人員時，應(yīng)盡量聘用具有檔案管理專業(yè)資質(zhì)的高素質(zhì)人員，以提高檔案管理的質(zhì)量和信息化程度。

　　（五）完善信息技術(shù)手段，為信息化建設(shè)提供保障。交通系統(tǒng)應(yīng)為檔案管理部門配備計算機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及掃描儀等各種現(xiàn)代化的信息設(shè)備，在檔案管理中積極應(yīng)用先進的技術(shù)手段，從而推動檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化，推廣無紙化以及網(wǎng)上辦公方式，并向智能化方向發(fā)展。

　�。�六）積極開展主動服務(wù)。在檔案的信息化建設(shè)過程中要對信息檢索的相關(guān)工具進行不斷的完善和加強，對各種交通信息的動態(tài)變化要及時掌握，并加強目錄的科學(xué)性以及索引的專業(yè)化程度，讓檔案信息的使用者可以便捷地查詢到所需要的信息。另外還要加強對信息的搜集和整理，擴大基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)模，從而為交通行業(yè)的發(fā)展決策提供可靠的依據(jù)。

　　（七）在信息化建設(shè)中要統(tǒng)一進行規(guī)劃，并保證檔案信息安全。交通系統(tǒng)在推進檔案管理的信息化時，應(yīng)統(tǒng)一進行科學(xué)的規(guī)劃設(shè)計，并按照計劃逐步落實。另外要加強對檔案信息管理方面的法規(guī)建設(shè)，既要保證信息的共享和交流，提高信息的利用率，還要確保檔案信息的安全，對檔案信息按照保密級別進行分級管理，并在信息網(wǎng)絡(luò)中加強安全防護。

　　四、結(jié)束語

　　我國已經(jīng)逐步進入信息時代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)深刻地影響著社會生產(chǎn)生活的諸多領(lǐng)域。而檔案信息已經(jīng)成為一種重要的資源，對于現(xiàn)代社會的發(fā)展和建設(shè)具有重要的意義和作用。因此在交通系統(tǒng)中也必須提高對檔案信息的重視程度，提升檔案管理人員的素質(zhì)，積極利用各種現(xiàn)代化的信息管理手段和技術(shù)，提高檔案管理工作的信息化水平，充分發(fā)揮檔案資源的作用，從而推動交通行業(yè)的發(fā)展。

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檔案信息化建設(shè)5

　　在當代，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對各行各業(yè)都發(fā)揮著巨大影響，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理方式進行改革，是當今提高檔案管理質(zhì)量的主要方法，建設(shè)檔案信息化已經(jīng)迫在眉睫。傳統(tǒng)的方式中通過紙張來進行檔案相關(guān)資料的管理，已經(jīng)滿足不了當今社會的需求，相比之下，信息化檔案能夠更加方便地對檔案相關(guān)資料進行保存與管理，通過計算機的強大運行能力，能夠?qū)�檔案相關(guān)資料的作用最大程度上發(fā)揮出來。通過令檔案信息化建設(shè)與檔案管理相關(guān)結(jié)合，來促進檔案管理進一步發(fā)展。

　　1檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢與特點

　　通常情況下，檔案信息化建設(shè)便于檔案管理的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先通過相關(guān)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)的信息化檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。相較于以往的通過把檔案資料記錄在紙張上用于保存，信息化檔案只需要占據(jù)計算機極小內(nèi)存，就能夠很好地把檔案資料保存下來。以往的紙質(zhì)檔案管理方法可能受天氣或時間的影響，記錄檔案資料的紙張很容易就會發(fā)霉變質(zhì)，而檔案資料的也會遭到損壞，檔案資料也會因此失去價值。通過建設(shè)信息化檔案完全不受此影響，能夠非常長久有效的保存檔案信息。

　　其次，建設(shè)信息化檔案能夠在很大程度上滿足閱讀者查詢檔案資料。傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)過長時間的檔案資料積累之后，檔案資料會越來越多，在一定程度上加大閱讀者查詢檔案資料的難度，而通過信息化檔案閱讀者，只需要通過搜索關(guān)鍵字就能夠短時間內(nèi)找到想要的資料，這也在很大程度上的提高檔案使用率，發(fā)揮檔案資料所存在價值。最后通過建設(shè)檔案信息化徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，以往的檔案管理模式大多數(shù)都需要通過人工手動完成，相關(guān)的資料收集、歸類與保存都需要相關(guān)操作人員來進行。這種模式極其消耗工作人員的時間與精力，而且工作人員在進行相關(guān)工作時難免會出錯，導(dǎo)致檔案資料的準確性有所降低。通過建設(shè)信息化檔案能夠有效地防止這一問題的產(chǎn)生，相關(guān)技術(shù)人員只需將檔案信息歸來在網(wǎng)絡(luò)平臺的相關(guān)行列當中就可，這種模式在很大程度上方便了檔案管理，確保檔案資料的準確性。

　　2檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

　　當前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，但是，仍有有許多相關(guān)單位并沒有對此非常重視，這也造成了在進行相關(guān)建設(shè)過程中，仍有些許地方不夠完善。就當前所存在較為顯而易見的操作人員技術(shù)問題而言，當前從事相關(guān)檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術(shù)不能夠滿足建設(shè)檔案信息化的需要，如操作人員對于電腦的使用方法不夠了解，無法高效使用電腦來進行相關(guān)檔案管理工作。另外，相關(guān)操作人員對管理工作不夠嚴謹，沒有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒有能夠清楚自身職責所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價值。這些原因都會很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發(fā)揮價值。

　　3檔案信息化建設(shè)相關(guān)介紹

　　檔案信息化所包含的內(nèi)容具有多樣性，從大范圍角度來說，檔案信息化所指的是結(jié)合各個行業(yè)的檔案資料通過準確合理的整合，從而形成信息化的檔案。另外該檔案的內(nèi)容涵蓋了經(jīng)濟、文化以及政治方面的資料。將各種資料進行準確合理的整合，有利于將其分享與使用。從小范圍來說，檔案信息化就是指通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的參與使得檔案原有的信息能夠更好的歸類，能夠使閱讀者在進行閱讀檔案資料的過程中更為方便，給閱讀者帶來更具真實性、多樣性的檔案資料。通過檔案信息化建設(shè)利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠有效地把許多現(xiàn)代化的檔案資源結(jié)合在一起，通過合理地歸類能夠使得閱讀者極為方便查詢最具現(xiàn)代化的檔案信息，從而使得檔案資源最大程度上發(fā)揮作用，服務(wù)社會以及大眾。

　　4改進檔案管理的建議與方法

　　4.1注重檔案管理人員的服務(wù)意識與技術(shù)培養(yǎng)

　　優(yōu)化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關(guān)部門與相關(guān)人員參考。所以檔案管理工作人員應(yīng)當牢記檔案信息化管理的最終目的，加強自身服務(wù)意識，堅持服務(wù)相關(guān)部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發(fā)揮出檔案資料價值，使得檔案資料能夠更好的服務(wù)社會大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統(tǒng)管理觀念的同時加強自身專業(yè)素養(yǎng)，建設(shè)信息化檔案需要相關(guān)工作人員具有足夠的專業(yè)才能得以實現(xiàn)，信息化檔案管理相關(guān)工作需要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)的綜合型人才，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)加強對管理人員的技術(shù)培養(yǎng)，對檔案信息化管理具有重大意義。

　　4.2提高檔案信息管理水平

　　在先進科學(xué)技術(shù)的推動下，通過使用計算機相關(guān)軟件能夠加快信息化檔案建設(shè)進程。通過相關(guān)計算機管理軟件能夠?qū)π畔⒒瘷n案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內(nèi)容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應(yīng)加大檔案信息化所用設(shè)備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統(tǒng)，從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎(chǔ)。建設(shè)電子檔案是信息化檔案建設(shè)的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實際效益，但是能夠在服務(wù)社會的同時發(fā)揮其潛在的.經(jīng)濟效益。當越來越多的電子檔案形成時，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關(guān)計算機管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關(guān)鍵所在，但是也需要強化相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，前后兩者均對提高管理質(zhì)量起到重要作用。

　　4.3加強檔案信息管理

　　在進行檔案信息化建設(shè)過程當中，應(yīng)當提前制定好相關(guān)工作流程，在整個建設(shè)過程中都應(yīng)保持認真嚴謹?shù)膽B(tài)度。信息化檔案建設(shè)應(yīng)當結(jié)合當前社會需求進行規(guī)劃，在構(gòu)架檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺時，應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺所具有的擴展性、靈活性等特點，以結(jié)合社會需求，拓展開發(fā)相關(guān)功能，更新軟件系統(tǒng)，保證檔案信息化硬件設(shè)施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關(guān)人員應(yīng)從以往的實物檔案管理向檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)變。管理具有多樣性、多渠道、實時性的檔案信息化資料，另外應(yīng)注重對專業(yè)人才的培養(yǎng)，同時逐步改革相關(guān)培訓(xùn)與考評，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力。另外充分結(jié)合計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過相關(guān)管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)發(fā)展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關(guān)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)平臺，不僅能夠使得檔案資料更具真實性，還能夠有效提高檔案使用率，節(jié)約絕大多數(shù)人力資源。

　　5結(jié)語

　　通過建設(shè)信息化檔案能在很大程度上提高檔案管理水平，傳統(tǒng)的方式通過紙張來進行檔案相關(guān)資料的管理，已經(jīng)滿足不了當今社會的需求。因此，建設(shè)信息化檔案已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，相關(guān)管理單位應(yīng)從實際出發(fā)，結(jié)合社會需要，構(gòu)建高效的檔案信息化平臺，實現(xiàn)檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時也要注重相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地推動檔案信息化發(fā)展進程。

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檔案信息化建設(shè)6

　　淺談科技檔案管理信息化建設(shè)是主要從科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)、科技信息化管理是一項系統(tǒng)工程等幾個方面進行闡述分析，詳細內(nèi)容請看下文。

　　進入21世紀以來，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進的發(fā)展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺，從而提高企業(yè)的綜合運作能力，增強企業(yè)的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設(shè)推動科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。

　　一、科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用

　　檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。

　　科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物�？萍紮n案對于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的經(jīng)濟價值。

　　對于一個企業(yè)來說，研發(fā)能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗，吸取大量的前人失敗教訓(xùn)�？萍紮n案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益。

　　當今社會正步入一個新的技術(shù)革命新時代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會之中，勢必帶來社會生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢在必行。

　　所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

　　二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)

　　企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對企業(yè)進行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營管理水平，增強企業(yè)在國內(nèi)外市場中的競爭力。

　　供電企業(yè)在改革發(fā)展的歷史進程中，特別是經(jīng)歷了IP市場風雨變換的考驗，以抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)為口號，已實現(xiàn)了信息化建設(shè)的新局面。以遼寧省電力公司ERP項目為例，20xx年9月26日全面啟動，20xx年6月25日成功上線，11家市級供電公司按照試點設(shè)計流程無差異推廣，當年11月25日，ERP項目在14家市級供電公司全面推廣。繼后，20xx年ERP在農(nóng)電系統(tǒng)的71個縣區(qū)上線。這說明了以ERP為核心的.各信息系統(tǒng)深化應(yīng)用為主線，為支撐堅強智能電網(wǎng)和三集五大體系建設(shè)，為盡快建成一強三優(yōu)現(xiàn)代公司，奠定了堅實的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

　　同樣，在供電企業(yè)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價值的信息，為供電企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，已成為供電企業(yè)信息化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)。供電企業(yè)的科技檔案信息化建設(shè)，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化納入整體企業(yè)信息化的重要內(nèi)容。通過長期的全方位地跟蹤國內(nèi)外本行業(yè)的科技動態(tài)、成果和進展水平，建設(shè)成具有行業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫，這樣才能為本企業(yè)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

　　三、科技信息化管理是一項系統(tǒng)工程

　　供電企業(yè)一般設(shè)置科技信息管理部門，這個部門的主要職責是：根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展需要，開展科技工作，解決實際問題，推動電網(wǎng)技術(shù)進步與信息化;運用科技管理、計算機應(yīng)用、信息化和技術(shù)監(jiān)督等手段，提高本企業(yè)科學(xué)管理水平。管理的內(nèi)容：一是負責制定科技發(fā)展規(guī)劃，負責科技計劃(資金)管理，包括科技項目計劃，青年科技促進費項目計劃等;二是負責科技管理成果，包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應(yīng)用、技術(shù)市場等;三是負責專利管理，包括申報、統(tǒng)計、實施等;四是負責計量管理，包括計量升級、貫徹執(zhí)行計量法、計量認證與認可、計量標準的建立與檢定、計量站管理等;五是負責全質(zhì)管理，包括全質(zhì)管理成果的申報、評審、發(fā)表、獎勵等;六是負責標準化管理，包括標準的制訂、修訂、標準化審查等;七是負責科技統(tǒng)計工作;八是負責信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建設(shè)與維護、組織開發(fā)應(yīng)用軟件等。當然，供電企業(yè)科技管理部門管理的內(nèi)容并非僅僅以上八個方面，筆者之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是供電企業(yè)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫，同樣是一項系統(tǒng)工程。

檔案信息化建設(shè)7

　　信息時代的來臨已成為不可逆轉(zhuǎn)的世界潮流。知識和信息已成為經(jīng)濟發(fā)展的重要資源，并引起全球性增長模式和發(fā)展觀念的變化。信息化建設(shè)的發(fā)展對包括檔案工作在內(nèi)的各行各業(yè)產(chǎn)生了強大的沖擊和深遠的影響，傳統(tǒng)的檔案工作觀念和方法已經(jīng)不能完全適應(yīng)新時代檔案工作的需要。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，認真分析信息化建設(shè)與檔案工作的檔案工作如何實現(xiàn)信息化，已成為擺在我們面前的重要課題。

　　一、信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系

　　1、檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結(jié)晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用，主要包含三個層次：一是檔案的內(nèi)在信息，也就是檔案的內(nèi)容，這是檔案信息的基本部分;二是檔案的形式信息，也就是檔案的外在形式和特征，它依附于檔案的內(nèi)容有密切聯(lián)系;三是綜述、匯編等等二次加工信息。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發(fā)利用作準備，信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用的過程，已構(gòu)成一個完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。

　　2、信息化建設(shè)是知識經(jīng)濟時代主線。信息是知識經(jīng)濟的主導(dǎo)和支柱。信息技術(shù)的發(fā)展最終將馬人類聯(lián)貫在一起，構(gòu)成一個全球化的人和機器的共同體，形成所謂的“網(wǎng)絡(luò)空間”或稱作“邪氣社會”的信息化環(huán)境。在這種社會形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當然是貫穿全局的發(fā)展主線。

　　3、檔案工作改革是信息化建設(shè)的必然要求。在信息社會中，信息消費將成為加快社會信息化進程的源動力。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權(quán)利和義務(wù)對社會信息消費的需求作出反應(yīng)，提供社會發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內(nèi)的社會信息部門的使命，是經(jīng)濟發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進步方式轉(zhuǎn)變的要求。生產(chǎn)要素發(fā)生了變化，信息將成為失去生產(chǎn)力發(fā)展的關(guān)鍵因素。同時，由于檔案部門作為重要的文獻信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經(jīng)濟發(fā)展途徑的變革和發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變，從根本上改變了社會各部門工作的發(fā)展方式和運作模式。

　　4、信息化建設(shè)是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，者是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案業(yè)務(wù)售貨員、檔案學(xué)科研究人員以及其他與檔案工作有密切關(guān)系的人們。當他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時，工作熱情就會不斷增加，責任感日益增強。而當他們作為信息的消費者，感覺到信息消費的不可替代性時，他們會更加意識到自己肩負的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進。

　　二、信息時代檔案工作的新思路

　　1、加大投入，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。要保證檔案工作現(xiàn)代化的實現(xiàn)，和緩政府要值得投入財力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案工作軟硬件環(huán)境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴大室藏種類。

　　2、改革檔案信息服務(wù)方式。信息時代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術(shù)和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。一是計算機管理服務(wù)。這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實現(xiàn)了，如檔案館管理系統(tǒng)、小型檔案館室管理系統(tǒng)等都已應(yīng)用和推廣。目前市場上各種檔案計算機管理系統(tǒng)很多，國家檔案部門應(yīng)制定統(tǒng)一的標準和規(guī)范，避免重復(fù)開發(fā)，并規(guī)范市場管理;二是縮微技術(shù)服務(wù)。目前不少地方檔案館通過縮微設(shè)備，對一些珍貴的檔案保護，取得了一定的成效;一些大型國有企業(yè)在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術(shù)運用頗多，節(jié)約人力和館庫空間;三是光盤存貯服務(wù)。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用國防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務(wù);四是現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，如通訊衛(wèi)星、郵電信息網(wǎng)絡(luò)寺，將檔案信息發(fā)布出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案;五是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國家公用信息網(wǎng)和國際公用信息網(wǎng)進行服務(wù);六是視聽傳播服務(wù)。運用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾發(fā)布。

　　3、培養(yǎng)人才，提高檔案隊伍素質(zhì)。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經(jīng)濟時代的檔案工作需要大量“�！迸c“博”相結(jié)合的“通才”。這種專是跨學(xué)科的“多�！�，而不是過去的“專一”;這種博是隨現(xiàn)代化科技發(fā)展的“動態(tài)廣博”，而不是過去傳統(tǒng)不變的`“知識廣博”。這樣的人才有著更強的適應(yīng)性和更好的穩(wěn)定性，才能適應(yīng)解決復(fù)雜性、綜合性和跨學(xué)科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案

　　人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實踐的有機結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗，掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計算機知識的比例，強化與圖書館學(xué)、情報學(xué)的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時。

　　三、檔案法制建設(shè)是信息時代檔案工作的重要節(jié)點

　　由于檔案的憑證作用可以有效地證明信息產(chǎn)權(quán)的所有者，所以信息時代檔案工作越來越多地涉及知識產(chǎn)權(quán)的保護問題。進入信息時代，不但在理論上要解決“網(wǎng)絡(luò)空間”、“虛擬社會”的法律約束問題，而且在技術(shù)上也必須盡快突破電子檔案的法律效力問題。只有這樣，信息時代信息產(chǎn)權(quán)的保護才能落到實處。健全檔案法規(guī)體系是檔案法制化管理的前提，也是檔案行政管理部門依法行政的重要條件，檔案行政管理部門應(yīng)該充分運用檔案法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，依法行使管理監(jiān)督職能，為檔案信息化建設(shè)提供強有力的保障。

檔案信息化建設(shè)8

　　【摘要】隨著社會多元化的發(fā)展，人口流量加大，流動速度加快，這增加了政府管理方面的壓力，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式出現(xiàn)的問題比較突出，探討和研究流動人員人事檔案管理新模式，加快人事檔案管理信息化建設(shè)成為相關(guān)部門人事工作的首要目標。

　　【關(guān)鍵詞】流動人員；人事檔案管理；信息化建設(shè)；思考

　　流動人員的人事檔案管理工作，是我國人事檔案管理工作中非常重要的一部分。人事檔案記載著一個人的個人經(jīng)歷、學(xué)歷、人事關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和獎勵處罰等方面的原始資料，是用人單位使用人才的主要載體和依據(jù)，直接關(guān)系到檔案個人的切身利益。而傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足社會的需求，利用信息化管理，可以有效地彌補傳統(tǒng)管理模式存在的諸多不足。

　　一、我國流動人員的人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

　�。ㄒ唬┝鲃尤藛T人事檔案管理意識差、實用性低。國家相關(guān)文件中明確規(guī)定，流動人員人事檔案應(yīng)由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理。但是，由于受經(jīng)濟利益驅(qū)動或?qū)φ�策缺乏了解，致使一些未�?jīng)授權(quán)的中介和企業(yè)違法管理流動人員人事檔案，還有個人自行保管本人或他人檔案，而非專業(yè)的管理以及傳統(tǒng)的流動人員人事檔案管理自身的弊端又導(dǎo)致了一些人事檔案的材料中出現(xiàn)資料虛假、信息空白等情況，這種檔案無法真實完全地反映一個人的職業(yè)變換過程，在一定層面上說，這也破壞了人事檔案的實際使用價值。由此可見，流動人員的人事檔案管理工作結(jié)構(gòu)繁復(fù)，缺少嚴肅性和權(quán)威性，導(dǎo)致社會各界和百姓對檔案管理的工作缺乏信任。

　　（二）流動人員人事檔案管理缺乏統(tǒng)一的標準。人事檔案的標準化管理有利于最大化地發(fā)揮檔案的價值與作用，實現(xiàn)信息資源的共享。但是，當前很多單位的人事部門仍舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，相關(guān)工作人員在檔案的拆封和填寫上浪費了大量的工作時間，工作效率極為低下，并且容易出現(xiàn)檔案資源丟失的`現(xiàn)象，這與標準化的檔案管理相距甚遠。我國國有企業(yè)的檔案管理工作相對規(guī)范，因此從國企單位轉(zhuǎn)出來的流動人員的人事檔案具有較高的標準。而民營企業(yè)的人員流動速度快，數(shù)量多，企業(yè)的人事檔案管理方法相對落后，人事檔案來源比較分散，內(nèi)容也是截然不同，因此很難進行標準化的檔案管理工作。比如，標準的人事檔案管理在實際工作中應(yīng)該使用規(guī)格統(tǒng)一的檔案盒保存檔案，但是很多的民營企業(yè)為了節(jié)約成本和便于拆裝，而使用牛皮紙袋來封裝人事檔案，甚至當紙袋破損時，相關(guān)工作人員也沒有及時處理，而是敷衍了事。

　�。ㄈ�）流動人員人事檔案管理無法突出時效性。流動人員的人事管理工作內(nèi)容復(fù)雜、任務(wù)繁瑣、數(shù)量巨大、管理機構(gòu)工作人員數(shù)量少，所以很多當事人的職位調(diào)動、外出進修和業(yè)績等資料無法及時存入檔案。因此，大部分流動人員人事檔案管理機構(gòu)中保存的檔案與原來一樣，沒有隨著實際情況而更新或補充，這就對檔案的時效性產(chǎn)生了嚴重的負面影響。

　　二、流動人員人事檔案管理工作的信息化建設(shè)

　�。ㄒ唬┙�立全面的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。在全國范圍內(nèi)建立各省、各市之間能夠通用的流動人員人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，是流動人員的人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)準備措施，也是人事檔案管理工作為社會和群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和人事制度的改革，人員流動的數(shù)量及速度均有增加，因此建立各省各市甚至全國通用的、先進標準的、可靠性能較高的人事信息數(shù)據(jù)庫是十分必要的，同時這也是今后人事檔案管理工作可以實現(xiàn)信息資源數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化，信息資源的載體豐富多樣化、信息資源的共享整體化以及人事檔案管理流程自動化的前提。在建立人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)該避免各個系統(tǒng)和單位自行設(shè)計，否則會導(dǎo)致信息系統(tǒng)硬件設(shè)備配置不同、軟件不能兼容的現(xiàn)象發(fā)生。取而代之的是應(yīng)由政府起帶頭作用，由專業(yè)的軟件研發(fā)公司開發(fā)設(shè)計統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)，并在各個城市推廣使用，然后收集歸納人事檔案管理系統(tǒng)在使用的過程中出現(xiàn)的問題，并進行修復(fù)和完善。該軟件系統(tǒng)的研發(fā)不僅僅要解決的是數(shù)據(jù)錄入工作中的問題，還要保證今后人事檔案查詢工作的高效便捷，同時要設(shè)置查詢權(quán)限，以保證人事資料信息不能非法泄露。針對人事檔案中個人信息的保護工作，應(yīng)遵循事前完善預(yù)防，事后快速補救的原則，因此，流動人員人事檔案信息的通用數(shù)據(jù)庫在建立時就應(yīng)嚴肅注重系統(tǒng)的前端控制問題。流動人員的人事檔案資料的信息化處理工作，應(yīng)該由政治素質(zhì)較高并且具有相關(guān)專業(yè)知識的人員來完成，應(yīng)該在相關(guān)規(guī)定中明確表示出，一旦人事檔案中的相關(guān)信息資料被非法泄露和使用，檔案管理工作的相關(guān)負責人應(yīng)該按照規(guī)定承擔民事或者刑事責任。

　�。ǘ�）網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動的建設(shè)速度應(yīng)加快。流動人員的人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫雖然具有快速查詢、統(tǒng)計分析流動人員個人信息的高效性，但是卻不能提供人事檔案中的鑒定和考核材料等信息。因此，我們可以參考美國的微縮技術(shù)，將其利用于流動人員的檔案管理工作中，以此保證流動人員的人事檔案信息的合理開發(fā)和利用，提高信息化的資源利用率，保護相關(guān)人事機構(gòu)的實體檔案。建立流動人員的人事檔案全文數(shù)據(jù)庫勢在必行，將那些使用率較高且容易磨損的人事檔案信息使用掃描儀器將其傳輸進入計算機中，然后分門別類地進行整理。在使用相關(guān)人事檔案的信息資源時，就可以在全文數(shù)據(jù)庫進行搜索、導(dǎo)出有關(guān)資料，然后可以通過電子屏幕閱讀、記錄和打印等。同時還要加強局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)之間的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動建設(shè)，構(gòu)建成擁有先進技術(shù)、相關(guān)功能比較完善的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，能夠做到在全國范圍內(nèi)的人事檔案信息資源共享，不僅能夠為檔案信息使用者提供便利的條件，還能提高流動人員人事檔案管理工作的效率，進而實現(xiàn)流動人員的人事檔案信息化管理的建設(shè)。

　�。ㄈ�）加強流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)的指導(dǎo)力度和法制建設(shè)�？梢院饬恳粋�國家、行業(yè)、地區(qū)的綜合實力和現(xiàn)代化程度的標志之一就是信息化的發(fā)展水平，流動人員的人事檔案管理工作也包括在內(nèi)。相關(guān)的業(yè)務(wù)管理部門可以對信息化服務(wù)內(nèi)容進行提前管理和有效監(jiān)管，除必須保密的那一部分外，應(yīng)該運用科學(xué)合理的方式來拓寬流動人員人事檔案管理工作的服務(wù)范疇，并對相關(guān)工作人員進行培訓(xùn)，以提高流動人員人事檔案管理工作的質(zhì)量。流動人員的人事檔案管理工作是一項具有嚴肅性的工作，必須嚴肅認真地對待。當前在人事檔案管理方面已經(jīng)具有一定的法律基礎(chǔ)，但是相關(guān)法制建設(shè)還不夠完善，因此，加快流動人員的人事檔案管理工作的相關(guān)法治建設(shè)刻不容緩。在建設(shè)流動人員的人事檔案信息化管理工作的過程中，一定會涉及到大部分的全新內(nèi)容，尤其是在人事檔案中的個人信息資料方面，我們必須要重視起這一方面的管理工作，首要就是檔案信息的安全保護工作，其次就是相關(guān)檔案信息合理合法的運用。因此，一定要建立健全的人事檔案管理制度，做到流動人員的人事檔案管理工作有法可依。有效制止盜取人事檔案的違法行為，提升流動人員的人事檔案管理工作的法治水平。

　　三、結(jié)語

　　綜上所述，我國當前的流動人員數(shù)量龐大，流動范圍極其廣闊，流動人員人事檔案管理工作進展困難，并且引發(fā)了很多社會問題。傳統(tǒng)的流動人員人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當前的社會人口的發(fā)展需要，因此，必須通過政府、相關(guān)部門的指導(dǎo)以及社會各界的共同努力，加快流動人員的人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

　　【參考文獻】

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檔案信息化建設(shè)9

　　【摘要】信息技術(shù)的發(fā)展使得事業(yè)單位檔案管理也發(fā)生了很大的變化。事業(yè)單位逐漸轉(zhuǎn)變了過去傳統(tǒng)的檔案管理模式代之以先進的信息化檔案管理模式。本文重點分析了事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，進而提出了加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑。

　　【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化；途徑

　　隨著市場經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)越來越不能適應(yīng)當前社會的發(fā)展。為了有效促進事業(yè)單位檔案管理的利用效率，事業(yè)單位必須要轉(zhuǎn)變思路，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入檔案管理中，積極開展檔案管理信息化建設(shè)，進而推動事業(yè)單位整體發(fā)展。本文會重點分析當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，提出相關(guān)的解決措施，希望能夠促進事業(yè)單位工作效率的提升。

　　一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

　　隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理工作帶來了機遇也帶來了挑戰(zhàn)。檔案是事業(yè)單位的寶貴資源，它涵蓋了大量的信息，包括單位員工的身份背景、工作流程的詳細記錄，以及事業(yè)單位的發(fā)展歷程、單位建設(shè)等重要信息，由此可見檔案管理在事業(yè)單位的整個管理發(fā)展過程中都發(fā)揮著關(guān)鍵作用。因此要加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，為事業(yè)單位提供更加真實、可靠的數(shù)據(jù)。一方面加強檔案管理信息化建設(shè)不僅能夠促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，還能夠?qū)崿F(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，滿足事業(yè)單位基本的工作需求。加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)能夠為各部門工作人員提供最為真實、有效的數(shù)據(jù)，使檔案資料得到最充分地發(fā)揮，提高檔案資源的利用效率。

　　二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

　�。ㄒ唬�檔案管理人員的綜合能力有待加強。要實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)必要有具備信息化建設(shè)的專業(yè)人才。但在實際的檔案管理工作中，從事檔案管理工作的人員很多是從一線崗位退下來的老干部，他們雖然具有很高的職業(yè)素養(yǎng)和思想道德文化意識，但是由于對檔案管理專業(yè)理論和實踐知識不是很了解，導(dǎo)致在工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)手忙腳亂的現(xiàn)象。另外，由于他們對現(xiàn)代信息技術(shù)掌握不夠熟練，所以在運用計算機的過程中總是出現(xiàn)這樣或那樣的問題，不能夠利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行檔案管理工作，對于檔案資料的收集和整理過程還只是采用最原始的方法，既浪費了大量的時間，也浪費了檔案工作人員大量的精力。

　�。ǘ�）檔案管理信息化制度不夠完善。由于事業(yè)單位的檔案管理工作一直采用的是原始的管理方法，因此，在進行檔案管理信息化建設(shè)后，很多的制度沒有建立和完善，影響了檔案管理工作的進行。檔案管理工作者在進行信息化管理時沒有任何的參照物，只是按照原來的制度進行管理，當然會出現(xiàn)很多的問題，導(dǎo)致很多的檔案資源沒有得到充分地利用，檔案資料的價值也沒有得到充分地發(fā)揮，影響了事業(yè)單位檔案管理工作的進行。

　　三、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

　�。ㄒ唬┨嵘龣n案管理人員的.綜合素質(zhì)。要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)可以從以下幾個方面做起：首先要具備檔案管理的專業(yè)理論和實踐知識，這樣才能在檔案管理工作中做到游刃有余。其次要強化檔案管理人員的信息化意識，加強計算機專業(yè)技能培訓(xùn)，讓他們掌握最基本的計算機操作能力，保證檔案管理信息化建設(shè)的順利實現(xiàn)。最后，檔案管理人員還要具備較高的思想道德意識和職業(yè)道德觀念，這樣他們才能夠全身心地投入到檔案管理信息化建設(shè)的大潮中，促進事業(yè)單位的良性發(fā)展。

　�。ǘ�）建立健全的檔案管理機制。信息時代的檔案管理工作不同于傳統(tǒng)的檔案管理，需要一套更加科學(xué)完善的制度作為保障。首先，要建立完善的檔案管理制度，包括對原有紙質(zhì)檔案資源的保管以及對硬盤、磁盤等檔案信息載體的保管，做好防潮、防火、防磁工作。其次，定期對檔案進行備份，防止由于介質(zhì)損壞或計算機故障造成的檔案損壞或丟失。另外，要完善檔案管理信息化使用制度，在查閱和使用檔案時要嚴格按照相關(guān)制度來進行，必須做好相關(guān)的審批登記工作，保障檔案的完整性和安全性。

　�。ㄈ�）加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)。為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，必須要利用現(xiàn)代信息技術(shù)加強檔案數(shù)字化建設(shè)，將大量的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成為數(shù)字形式，這樣不僅方便了檔案人員的管理，同時還使檔案資料更易于保存，提升了事業(yè)單位檔案資源的利用率。

　�。ㄋ模┙�立檔案管理信息化網(wǎng)站。為了提高事業(yè)單位檔案資源的利用效率，檔案管理人員可以通過網(wǎng)站的建設(shè)，給檔案使用人員提供方便。這是當前一種非常有效的檔案管理方法，這種方法能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的快速流轉(zhuǎn)和高效傳遞。事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)站的建立，適應(yīng)了當前信息化發(fā)展的潮流，提高了資源的使用效率，促進了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

　　四、結(jié)語

　　綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會的發(fā)展，為了適應(yīng)社會發(fā)展的新形勢，事業(yè)單位必須要加強檔案管理信息化建設(shè)，提高事業(yè)單位檔案資源的利用效率，為實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

　　【參考文獻】

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檔案信息化建設(shè)10

　　20xx年，我公司為全面提高檔案工作管理水平，適應(yīng)數(shù)字檔案管理的需要，更好地為單位各項工作服務(wù)，筆者所在的單位通過了湖北省檔案工作規(guī)范管理“AAA”級評審。我們以達標升級為契機，我們使用清華紫光檔案管理軟件開發(fā)，建立了檔案數(shù)據(jù)庫，提高公司檔案信息化管理水平。

　　1 應(yīng)用檔案管理軟件的優(yōu)點

　　(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進行掃描，轉(zhuǎn)換DPF電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數(shù)據(jù)外，我們還可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。

　　(二)極大地提高管理人員的工作效率

　　檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立OA系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要歸檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要歸檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。

　　(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負責范圍內(nèi)又未進檔案數(shù)據(jù)庫的檔案時，需要花費很長的時間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)卷號再去庫房查找，費時、費力。檔案進行數(shù)字化管理后，專職檔案人員無論是自己負責的檔案，還是他人負責的檔案，可以實現(xiàn)即時查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負擔。另外對借閱檔案者，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

　　用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對電子檔案目錄進行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時對電子原文進行瀏覽、下載。對電子檔案進行查詢和利用不需要經(jīng)過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會自動記錄網(wǎng)上對電子檔案查詢和利用的情況，隨時可以進行利用統(tǒng)計。如果用戶需要借閱檔案實體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實體;也可以通過網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請，檔案管理員批準借閱預(yù)約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實體。借閱管理可以進行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動進行控制。

　　(四)檔案鑒定銷毀工作也實行了可控。對過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計算機管理，操作方便。檔案管理員可以定期進入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)，通過銷毀申請自動得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請的檔案目錄和原文信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對鑒定銷毀申請的'處理意見對其進行處理：更改過期檔案的密級和保管期限繼續(xù)進行保管或直接進行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷毀數(shù)據(jù)中供列表查詢。

　　2 應(yīng)用檔案管理軟件存在的主要問題

　　(一)檔案人員素質(zhì)有待進一步提高

　　檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到包括計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握WEB技術(shù)，IP技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等計算機專門技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專門人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識，一旦出現(xiàn)疏忽情況，網(wǎng)站就沒有人維護、更新，甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。

　　(二)對檔案信息安全不容樂觀

　　在公司檔案逐步數(shù)字化的過程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當長的一段時間內(nèi)并存，而由于我們對數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計算機病毒、黑ke的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對安全。

　　(三)電子檔案的真實性鑒別有一定的難度

　　紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。

　　(四)電子檔案的法律效力問題

　　通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

　　(五)信息化進程有待加快

　　雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數(shù)據(jù)庫，但庫存檔案還有一部分沒有進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。

　　3 解決問題的途徑

　　(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。

　　(二)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強全社會利用檔案的意識

　　首先，檔案人員要抓住有利時機，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類檔案活動，特別是參觀檔案工作比較突出的先進單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。

　　(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊伍

　　檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時代的要求。有的同行認為，信息時代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”，和“知識創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。

　　隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案數(shù)字化利用工作還未正式啟動，離檔案信息化管理工作目標尚有一段漫長的路要走，需要通過公司員工的共同努力，使豐富的庫藏資源得到充分利用，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，從而達到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化水平檔案管理水平。

檔案信息化建設(shè)11

　　1前言

　　隨著時代的發(fā)展，紙質(zhì)化檔案已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在快節(jié)奏的工作模式，檔案信息化建設(shè)成為企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢。檔案信息化建設(shè)是一項耗資較大，工程較為復(fù)雜的項目。它不僅要求企業(yè)在資金和物資方面進行投資建設(shè)檔案信息化建設(shè)的相應(yīng)硬件及軟件設(shè)施，同時還要求企業(yè)對現(xiàn)有的檔案管理人員進行專業(yè)化培訓(xùn)，使他們從紙質(zhì)化檔案管理模式順利轉(zhuǎn)變到信息化檔案管理模式，以保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程的有效性。本文采取文獻法及結(jié)合個人多年工作經(jīng)驗，對檔案信息化建設(shè)的績效評價原則進行分析，從而提出了檔案信息化建設(shè)的績效評價的具體措施。

　　2檔案信息化建設(shè)的績效評價原則

　　2.1評價主體的全面性原則

　　企業(yè)檔案信息化建設(shè)所涉及的利益相關(guān)方較多，要確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)績效評價的有效性，需要兼顧各利益相關(guān)方的意見。通過各利益相關(guān)方對評價對象的相關(guān)評價指標信息進行收集、整理與測算，得出整體、全面、客觀性和公平性較高的評價結(jié)果。對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)，其主要的利益相關(guān)方有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理員員、檔案管理部門所屬的上級部門、檔案利用者等，但為了確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)性和專業(yè)性，檔案界的專家也應(yīng)該納入檔案信息化建設(shè)的績效評價主體范圍。即從檔案部門自身、利用者、檔案管理部門所屬上級部門和檔案專家四方位對檔案信息化建設(shè)進行全面性測評［1］。

　　2.2以效率為導(dǎo)向原則

　　效率是新時代績效評價最重要的`指標之一。企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要投入大量的資金、人力和時間，因此，追求效率與效益是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的最高目標。檔案信息化建設(shè)所追求的效率需要檔案管理部門在有限的資源條件下，如何使用最少的經(jīng)費投入，創(chuàng)造出更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)措施。以效率為導(dǎo)向原則，一方面促進檔案信息化建設(shè)不斷提高建設(shè)質(zhì)量和服務(wù)品質(zhì)，另一方面也促進檔案信息化建設(shè)樹立成本意識，合理利用每一份資源［2］。

　　2.3以結(jié)果為導(dǎo)向原則

　　以結(jié)果為導(dǎo)向來評價企業(yè)檔案信息化建設(shè)成果是績效評價的指標之一，在重視檔案信息化建設(shè)的效率過程中，在某種程度上能促進檔案信息化建設(shè)傾向于產(chǎn)出一個好的結(jié)果，但以結(jié)果為導(dǎo)向原則，則是對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)出理想成果的又一重保障。以結(jié)果為導(dǎo)向進行績效評價指標設(shè)計，主要傾向于注重檔案服務(wù)的結(jié)果和服務(wù)的質(zhì)量，表現(xiàn)為給檔案利用者提供便捷高效的服務(wù)模式和服務(wù)效果，它包含了檔案利用者對檔案信息化建設(shè)成果的滿意度因素。

　　2.4定性與定量相結(jié)合原則

　　定性與定量相結(jié)合的原則是檔案信息化建設(shè)的客觀要求。定性評價指標在檔案管理部門來說，是較為常見的評價指標，但是定性化評價指標易讓評價結(jié)果受主觀因素的影響，導(dǎo)致評價結(jié)果準確性與可行度下降。而定量是績效評價更加準確客觀的基本標準，只有定量才能保障評價的科學(xué)性、客觀性與準確性。因此，必須將檔案信息化建設(shè)的評價指標基于定性與定量相結(jié)合的原則之上［3］。

　　3檔案信息化建設(shè)的績效評價措施

　　3.1明確評價內(nèi)容

　　對企業(yè)檔案信息化建設(shè)進行評估，首先要對該信息化建設(shè)的評估內(nèi)容進行明確。通過對企業(yè)檔案信息化的建設(shè)過程和以利用者為導(dǎo)向的目標進行分析，檔案信息化建設(shè)的績效評價內(nèi)容主要從以下四個大的方面進行確定：第一，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況，包括硬件和軟件的配置與安裝，基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的覆蓋率和穩(wěn)定性，配套服務(wù)設(shè)施的建設(shè)情況和運營管理情況等。第二，辦公平臺的建設(shè)情況，包括數(shù)字化系統(tǒng)是否穩(wěn)定，信息化檔案的存儲設(shè)備是否符合標準等。第三，檔案信息資源的建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化工序是否繁瑣和低效率，數(shù)據(jù)庫建設(shè)是否完善，數(shù)字資源的共享與操作程序是否簡便可行。第四，服務(wù)質(zhì)量，信息化網(wǎng)站需求是否全面，服務(wù)系統(tǒng)是否穩(wěn)定，用戶使用是否便捷，服務(wù)設(shè)施是否人性化等［4］。

　　3.2設(shè)置評價指標體系

　　評價指標體系的設(shè)置依托于評價的具體內(nèi)容。評價的具體內(nèi)容為一級指標，在一級指標下根據(jù)實際情況設(shè)置二級指標，二級指標還難以在具體量化評價過程中進行，則設(shè)置三級指標，并對三級指標的具體內(nèi)容進行詳細介紹及量化設(shè)置。比如：一級指標中的基礎(chǔ)設(shè)施部分，其二級指標可以分別設(shè)置為硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和運營管理，而二級指標的不可測性，要求二級指標下設(shè)置三級指標，分別為主要硬件設(shè)備、硬件維護程序；操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)管系統(tǒng)、業(yè)務(wù)軟件；網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)；過程管理、安全管理制度、業(yè)務(wù)操作管理、人員配置管理和制度管理等。在三級指標設(shè)置之后，還需對三級指標進行量化處理，以便績效評價的可行性，具體的詳細措施需根據(jù)具體的企業(yè)來定，比如主要硬件設(shè)施，可定為服務(wù)器的性能和標準是什么，能夠承受多大量的訪問力度，計算機有幾臺，是否能夠勝任檔案信息化管理的工作量等。對績效評價細化后，便可用量化可操作的評價指標來檢驗檔案信息化建設(shè)的合格性。

　　3.3績效評價權(quán)重設(shè)置

　　對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的績效評價權(quán)重的設(shè)置，需要檔案專家進行參與。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)參與人員在對各項評價指標進行羅列，及功能介紹后，采用德爾菲法，將相關(guān)信息寄給各位參與評價的檔案專家，通過兩到三輪的德爾菲法測試，最終根據(jù)各位專家對績效評價權(quán)重的設(shè)置，來進行總結(jié)與整理，最終得出各個評價指標的權(quán)重，根據(jù)指標體系及權(quán)重建設(shè)出績效評價體系表，讓各位評價主體對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的信息與資料進行收集與測試，最終打出評價的相應(yīng)分數(shù)。

　　3.4績效評價結(jié)果的分析

　　績效評價的作用，一方面在于檢驗檔案信息化建設(shè)的結(jié)果是否符合預(yù)期及符合理想性，另一方面還在于，對檢驗出的結(jié)果進行分析后，對檔案信息化建設(shè)所出的成果進行反饋和進步完善。在通過上述一系列評價流程檢驗后，評價結(jié)果的分析所處的角色非常重要。評價結(jié)果的分析需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)專業(yè)人員參與，對評價結(jié)果進行公平公正的分析，在對檢驗中所出的問題，進行根本原因分析，并對問題進行及時的整改，檔案信息化建設(shè)的初步運行只能檢測出其中的一部分問題，因此，績效評價結(jié)果的分析應(yīng)該為常態(tài)化，在后期的檔案信息化運行中所體現(xiàn)出的后續(xù)問題，也應(yīng)該積極采取措施，及時對問題進行整改和完善，以確保檔案信息化能順利進行，切實促進企業(yè)檔案的信息化管理。4結(jié)語綜上所述，檔案信息化建設(shè)是一項較為復(fù)雜的信息化建設(shè)工程，在信息化建設(shè)工程中，涉及到諸多硬件與軟件設(shè)施的建設(shè)，企業(yè)在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，要對過程進行實時監(jiān)控，一方面確保每一份資源被有效利用，另一方面確保建設(shè)成果符合預(yù)期，適應(yīng)各利益相關(guān)方的使用情況。檔案信息化建設(shè)的績效評價，主要以效率與結(jié)果為導(dǎo)向，用效率和結(jié)果情況對建設(shè)成果進行全方位評價，確保用科學(xué)有效的評價結(jié)果，保障企業(yè)檔案信息化建設(shè)順利施行。

　　參考文獻：

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檔案信息化建設(shè)12

　　【摘要】本文首先闡述了電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的重要性，然后指出了電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)過程中的常見問題，最后論述了促進電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)、加強檔案管理的重要措施。

　　【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；重要性；重要措施

　　電力建設(shè)項目檔案管理工作是電力企業(yè)日常經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案管理方式都是人工管理，不僅工作量大，而且還容易出問題。檔案信息化的發(fā)展則有效規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，在降低管理人員工作量的同時提高了管理效率和質(zhì)量。電力建設(shè)項目檔案信息化管理畢竟在我國出現(xiàn)的時間不長，所以在信息化建設(shè)過程中還存在一些問題，需要電力企業(yè)加大對檔案信息化的投入和建設(shè)力度，從而不斷提升檔案管理的信息化程度。

　　一、電力建設(shè)項目檔案管理信息化建設(shè)的重要性

　�。ㄒ唬┨岣邫n案管理效率和質(zhì)量。通常我們所見的電力建設(shè)項目檔案都是紙質(zhì)的，傳統(tǒng)檔案管理模式就是對這些紙質(zhì)檔案文件進行整理、保存，不僅工作量巨大，而且還容易出現(xiàn)差錯。在電力建設(shè)項目檔案管理工作中引進信息技術(shù)則顯著改善了檔案管理效率，將紙質(zhì)檔案掃描至電腦中，查找、閱覽檔案都可以利用計算機進行，再不需要查找大量紙質(zhì)檔案文件了。電力建設(shè)項目檔案管理信息化建設(shè)改變了電力行業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式，原本繁雜的工作變得更加簡化。

　�。ǘ�）激發(fā)檔案管理人員學(xué)習的主動性。電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)意味著傳統(tǒng)檔案管理工作的全面改革，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理工作只需要工作人員細致、認真即可，在電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)形勢下，就需要檔案管理人員掌握基本的計算機知識和辦公操作軟件，這樣才能在工作中游刃有余地利用計算機開展工作。

　　二、檔案信息化建設(shè)過程中的常見問題

　　（一）重視程度不夠。對電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠主要體現(xiàn)在以下兩點：第一，電力企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視，這就導(dǎo)致了無論是資金投入還是人力投入都比較不足，電力建設(shè)項目檔案管理工作就會出現(xiàn)較多問題。第二，管理人員對檔案管理工作不重視，沒有認識到電力建設(shè)項目檔案管理工作對電力企業(yè)發(fā)展的重要性，導(dǎo)致在日常工作中缺乏職業(yè)道德和責任心，這就會增加檔案管理工作出錯的可能性。

　�。ǘ�）資金人力投入力度少。電力建設(shè)項目的檔案規(guī)模通常都比較大，其檔案管理信息化建設(shè)需要電力企業(yè)投入較多的資金和人力，計算機的采購和檔案管理軟件的開發(fā)都需要大量的資金投入，信息化建設(shè)也少不了專業(yè)的信息人才。如果電力企業(yè)在資金和人力方面投入的力度小，就會嚴重阻礙電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)進程，理論無法變成現(xiàn)實，電力建設(shè)項目檔案管理工作的效率和質(zhì)量長期不能實現(xiàn)質(zhì)的突破。

　　三、電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的幾點建議

　�。ㄒ唬┘訌妼�檔案信息化建設(shè)的重視。只有電力企業(yè)管理者充分認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，提高對信息技術(shù)應(yīng)用的重視程度，才能切實促進電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)進程。隨著經(jīng)濟和技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代社會已經(jīng)進入了信息社會，給人們的工作生活帶來了極大的變化，只有加強對信息技術(shù)的重視，才能不斷開發(fā)出信息技術(shù)的新功能，擴大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍。在這種形勢下，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為電力建設(shè)項目檔案管理的必然趨勢，只有在電力企業(yè)的大力支持下，才能將更多的信息技術(shù)諸如加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等應(yīng)用在電力建設(shè)項目檔案管理工作中。

　　（二）加大檔案信息化建設(shè)的投入力度。一方面，電力企業(yè)應(yīng)該投入資金來采購檔案信息化建設(shè)需要的硬件設(shè)備，最典型的就是計算機；另一方面，企業(yè)應(yīng)該加大人力資源的投入力度，因為電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)需要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開發(fā)檔案管理軟件，傳統(tǒng)的檔案管理人員在信息知識方面有些欠缺，無法勝任檔案信息化改造工作，電力企業(yè)可以聘請專業(yè)的信息技術(shù)人才來幫助企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)。

　�。ㄈ�）加強檔案管理軟件的開發(fā)。檔案管理軟件開發(fā)是電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的必經(jīng)途徑。傳統(tǒng)電力建設(shè)項目檔案管理、儲存工作的難度比較大，不僅需要足夠的空間，而且對環(huán)境的溫度、濕度等都有較高的要求，需要某檔案時只能親自查找，工作量非常大。利用檔案管理軟件檢索系統(tǒng)則能在很短的'時間內(nèi)找到自己所需的材料，有時候還能通過檔案在線閱覽功能來查閱檔案。

　　（四）建立健全檔案管理制度。電力企業(yè)應(yīng)該根據(jù)我國政府出臺的《檔案法》和單位自身的發(fā)展特點來建立自己的檔案管理制度，明確電力建設(shè)項目檔案管理各個崗位的工作職責，建立完善的檔案管理監(jiān)督機制，對電力建設(shè)項目檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查，確保各項制度能夠貫徹落實，如果發(fā)現(xiàn)檔案管理中出現(xiàn)了嚴重疏漏，應(yīng)該嚴格追究相關(guān)人員的責任。

　　四、結(jié)束語

　　在信息社會飛速發(fā)展的形勢下，檔案信息化建設(shè)已成為時代發(fā)展的必然趨勢。電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)可以有效提升檔案分類和管理的速度，簡化了檔案查閱和管理的流程。電力企業(yè)應(yīng)該加強對檔案管理信息化的重視，加大資金和人力的投入力度，重點開發(fā)電力建設(shè)項目檔案信息化管理軟件，建立健全檔案管理制度，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力。

　　【參考文獻】

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檔案信息化建設(shè)13

　　1 檔案信息化建設(shè)的重要性

　　所謂檔案信息化，是指由國家檔案管理部門負責，在其統(tǒng)一規(guī)劃和組織管理下，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行檔案管理，并完成檔案信息資源的管理、處置以及利用的過程。一般而言，檔案信息化建設(shè)主要包括信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案標準和規(guī)范建設(shè)以及檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)四方面內(nèi)容。

　　《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)[20xx]15號）以及《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（魯辦發(fā)[20xx]40號）兩個重要文件都強調(diào)了檔案信息化建設(shè)的重要性，提出檔案管理信息資源的數(shù)字化、管理一體化、網(wǎng)絡(luò)化、共享化等特點，明確了推動檔案管理現(xiàn)代化這一檔案信息化建設(shè)的目標，通過科學(xué)整理檔案信息資源、全面挖掘檔案社會價值，推動檔案資源科學(xué)配置和高效利用，從而為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

　　具體而言，檔案信息化建設(shè)具有以下重要價值：一是提升檔案管理人員的工作效率。一直以來，我國檔案管理采用的是以檔案實體管理為重點的模式，工作人員都是通過手工進行檔案的收集、整編、管理、提供利用的，這種模式不僅工作量大，而且工作人員的效率很低；而檔案管理實現(xiàn)信息化以后，檔案管理工作變得數(shù)字化、自動化、一體化、共享化，檔案管理工作變得省時省力，只需一次錄入檔案信息就可以多次利用，極大提升了檔案管理工作人員的效率。例如，對于高職院校檔案管理而言，實現(xiàn)檔案管理信息化后，學(xué)校各部門就可以根據(jù)特定權(quán)限，通過校園網(wǎng)直接查詢一些人員的信息，從而可以為高職院校的科學(xué)決策提供便捷、準確的依據(jù)。二是保護檔案紙質(zhì)載體。對于檔案管理而言，紙質(zhì)載體是非常重要的原始證據(jù)，而傳統(tǒng)的檔案管理模式需要反復(fù)查閱紙質(zhì)載體，不僅費時費力，而且經(jīng)過反復(fù)翻閱、反復(fù)拆裝后，紙質(zhì)載體很容易受損；而檔案信息化建設(shè)后，檔案管理人員只需從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取相關(guān)信息，極大減少了對紙質(zhì)檔案資料的接觸，從而保護了紙質(zhì)檔案管理載體。三是推動檔案管理標準規(guī)范體系的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，在實現(xiàn)檔案信息共享的同時，可以為我國檔案管理體系創(chuàng)新和完善提供動力，并使我國檔案信息資源的收集、分類、整編、查閱、利用更加規(guī)范，從而推動我國盡快建立檔案管理標準規(guī)范體系的建設(shè)。

　　2 新形勢下檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

　　2.1 思想認識不到位

　　伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展和普遍應(yīng)用，我國檔案信息化建設(shè)取得了一定成績；但是，受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。很多工作在檔案管理一線的工作人員缺乏對檔案信息化建設(shè)的正確認識，沒有認識到檔案管理信息化的重要性、必要性以及緊迫性，所以在檔案信息化建設(shè)中表現(xiàn)出懈怠、不配合等消極情緒，這嚴重阻礙了我國檔案信息化建設(shè)的進程。

　　2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

　　檔案信息化建設(shè)由于發(fā)展時間較短，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面還不夠完善。由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，一些地區(qū)的檔案信息化建設(shè)水平較低。檔案信息化建設(shè)中，對于基礎(chǔ)設(shè)施的要求比較高，既要有外部硬件設(shè)施同時還應(yīng)具備內(nèi)部的軟件設(shè)施，如專業(yè)化檔案管理軟件。

　　2.3 檔案管理的標準化水平低

　　新形勢下，檔案信息化管理要求更高，但是對于實施的檔案管理標準卻缺乏統(tǒng)一，各地在檔案信息化管理方面多是各自實施，標準不一。建立檔案管理的規(guī)劃化標準，有利于實現(xiàn)檔案之間的有效銜接，減少檔案管理的難度，因此標準化較低的現(xiàn)狀急需得到有效的轉(zhuǎn)變。

　　2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

　　檔案信息化建設(shè)的深入實施，對于管理人才的專業(yè)性也提出了更高的要求。由于過去對于檔案的管理多以人工管理為主，信息化水平較低，而信息化管理必然要求管理人員應(yīng)該具備熟練的信息化處理能力，能夠熟練的操作信息化設(shè)備及軟件來處理檔案管理工作，因此，專業(yè)人才的缺乏對檔案管理信息化造成了很大的阻礙，不利于檔案管理信息化建設(shè)水平的有效提升。

　　3 推進檔案管理信息化建設(shè)的對策

　　3.1 加強檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

　　檔案管理信息化已經(jīng)成為未來的趨勢，因此檔案管理相關(guān)部門及人員應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想認識觀念，提高對于檔案信息化建設(shè)的重視程度。為不斷加強檔案管理人員對于檔案信息化建設(shè)的認識，可以通過舉辦培訓(xùn)活動來實施。人員培訓(xùn)工作應(yīng)該重視對檔案管理重要性、檔案管理未來趨勢以及未來檔案管理工作提出的.新要求等內(nèi)容的詳細講解與培訓(xùn)，幫助管理人員成功轉(zhuǎn)變管理思維與管理理念，真正重視信息化建設(shè)對于檔案管理工作的重要意義，能夠積極主動的學(xué)習相關(guān)管理知識，加深理解，從而更好的適應(yīng)新型管理工作的要求。

　　3.2 加強檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　基礎(chǔ)施設(shè)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要保障，因此，加強檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)十分必要。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，檔案管理部門一方面應(yīng)該努力購進專業(yè)的檔案信息處理軟件及硬件設(shè)備，確保信息化處理工作能夠順利進行；另一方面檔案管理人員應(yīng)該圍繞自身檔案管理工作的實際情況，綜合考慮檔案的數(shù)量、信息化管理的要求等內(nèi)容，努力開發(fā)特色管理功能，體現(xiàn)自身管理的高質(zhì)量、高水平。同時，檔案管理還應(yīng)努力建立統(tǒng)一的、完善的信息化資源體系，努力實現(xiàn)檔案信息的全民共享，可以通過建立專業(yè)的檔案管理網(wǎng)站來整合相關(guān)的檔案信息資源，并充分運用信息化處理技術(shù)推進相關(guān)工作的順利開展。

　　3.3 加強檔案管理信息化的標準體系建設(shè)

　　檔案管理信息化的標準體系不僅能夠為檔案管理信息化提供有力的依據(jù)，同時還能夠有效克服因為標準不統(tǒng)一而帶來的一些的工作阻礙。比如說，在檔案的錄入、掃描以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，如果標準不統(tǒng)一產(chǎn)生的信息文件格式就有可能存在差異，而不同格式的信息文件之間往往很難實現(xiàn)無差錯的轉(zhuǎn)變，這樣就給后續(xù)的檔案信息化管理工作造成了很大的麻煩。在建設(shè)檔案管理信息化標準體系過程中，既要從整個行業(yè)領(lǐng)域去規(guī)范檔案信息化的相關(guān)標準和內(nèi)容，同時還應(yīng)該具體到檔案管理信息化的每一個環(huán)節(jié)當中。比如說，對于檔案信息的存儲格式做出明確的規(guī)定、掃描的清晰度有一個準確的界定等等。

　　3.4 加強檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)

　　人才隊伍建設(shè)工作的有效推進，能夠在很大程度上保障檔案管理信息化工作的效果取得。各級檔案管理部門應(yīng)該建立科學(xué)的用人理念，對于檔案管理人員來講，應(yīng)該明確提出對其工作的要求，多招聘一些具備現(xiàn)代化信息處理能力的高水平管理人才，提升自身人才隊伍建設(shè)的水平。一方面，檔案管理部門應(yīng)加大外部優(yōu)秀人才的引進，借助一些人才招聘渠道引進一批能力水平較高的檔案管理人員；另一方面，檔案管理部門應(yīng)該加大對內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)提升與培訓(xùn)，通過開設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)課程幫助現(xiàn)有管理人員提升管理技能，增強管理能力。

　　在新形勢下，檔案工作信息化也變得越來越被重視，充分體現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)的必要性、重要性和緊迫性。因此，需從各方面深化檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息化技術(shù)支撐體系，努力提高檔案工作信息化的新水平，提升創(chuàng)新能力，為檔案工作的改革和創(chuàng)新提供堅實的技術(shù)支撐。

檔案信息化建設(shè)14

　　[摘 要]當前，高校檔案信息化建設(shè)工作逐步成為新時期文明校園建設(shè)的重要工作內(nèi)容。本文就高校檔案信息化建設(shè)工作中存在的問題展開探討，并制定了科學(xué)有效的應(yīng)對策略。對提升高校檔案管理工作水平，優(yōu)化檔案服務(wù)效果，激發(fā)檔案資料綜合應(yīng)用價值，有重要的實踐意義。

　　[關(guān)鍵詞]高校檔案；信息化建設(shè)；問題；策略

　　1.檔案信息化工作內(nèi)涵

　　檔案信息化，即是我國檔案行政管理機構(gòu)通過統(tǒng)一引領(lǐng)，在實踐活動中引入現(xiàn)代化信息手段技術(shù)，對各類檔案資源展開處置管控，并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，符合新時期信息化社會發(fā)展建設(shè)對于各類檔案信息的綜合應(yīng)用需要。具體來講即為檔案信息傳輸應(yīng)用、存儲管理、接受等工作全面實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、共享化以及數(shù)字化。檔案管理工作模式則由管理實體資料逐步向著數(shù)字化模式發(fā)展轉(zhuǎn)變。

　　2.高校檔案工作狀況與特征

　　高校檔案工作記錄了學(xué)校發(fā)展變革的歷史印記，呈現(xiàn)出重要的作用與價值。近期來講，伴隨高等教育的全面擴充發(fā)展，學(xué)校規(guī)模、數(shù)量、培養(yǎng)學(xué)生、教師人才總量均呈現(xiàn)出穩(wěn)步增長的趨勢。每年度大量的檔案資料變化更新、管理維護，給新時期高校檔案管理工作提出了全新的考驗與挑戰(zhàn)。

　　目前高校檔案管理工作具體顯現(xiàn)為下述幾方面特征：首先，檔案類別眾多，同時需要較大的工作量。基于高校特殊的環(huán)境，在行政管理、教學(xué)科研、學(xué)生培養(yǎng)等多層面均形成了豐富多樣的檔案資料，不論管理或是維護均耗費了較多的人力以及物力資源。同時，高校檔案工作需要進行頻繁的遠距離傳輸。例如學(xué)籍檔案，學(xué)生在考入學(xué)校、畢業(yè)、走向社會就業(yè)以及繼續(xù)深造之后，較多檔案需要跨區(qū)域遠距離的進行傳輸；其次，高校檔案信息化管理工作水平還有待進一步提升�；�于資金成本投入沒能跟上，較多高校檔案開展信息化建設(shè)過程中的基礎(chǔ)設(shè)施管理存在一定滯后性。各類檔案多為紙質(zhì)媒介保存。而電子信息檔案管理工作僅僅發(fā)揮了檢索應(yīng)用、交換以及管理備份等功能。文檔綜合一體化管理體系仍舊處在初期發(fā)展階段，沒能全面發(fā)揮計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在檔案工作中的具體作用。另外，高校應(yīng)用檔案信息資源的總體比率還有待進一步提升，一般來講傳統(tǒng)檔案管理主要側(cè)重在管理以及積累各類史料，始終無法擺脫重視館藏輕視應(yīng)用的不良局面。再者，基于手工管理操作方式需要投入大量的人力工作，耗費較多的時間與精力，進而導(dǎo)致檔案信息總體應(yīng)用率無法全面提升，不能體現(xiàn)較強的時效性。再者，高校檔案管理工作人員整體素質(zhì)水平參差不齊，較多檔案機構(gòu)欠缺專業(yè)技術(shù)人才，特別是檔案以及信息應(yīng)用處理的高端復(fù)合人才更是極為稀缺。較多檔案工作人員應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)的水平較低。

　　3.高校檔案信息化建設(shè)問題與策略

　　3.1信息分散問題與策略

　　伴隨辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的廣泛開發(fā)與應(yīng)用，形成了豐富的電子信息文件，較多高校檔案工作系統(tǒng)則較為獨立，不能良好的融入至學(xué)校自動化辦公系統(tǒng)內(nèi)，進而形成了信息化檔案管理接收工作任務(wù)繁重的問題。為此，高校應(yīng)在辦公自動化工作體系之中嵌入基于檔案機構(gòu)為基礎(chǔ)核心，同教學(xué)工作、科研管理、后勤服務(wù)、財務(wù)辦公、人事管理、學(xué)生工作等各個重要職能單位集成融合的檔案信息工作網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)在校園網(wǎng)中創(chuàng)建電子文檔自動化上傳的連接窗口，進而可在最快的時間之中實現(xiàn)電子文件檔案的接收以及匯總歸檔工作，真正實現(xiàn)文檔一體化工作目標。

　　3.2信息安全問題與策略

　　基于電子文件檔案信息同載體可實現(xiàn)相互分離，加之網(wǎng)絡(luò)入侵、計算機病毒，令文件信息可實時面臨被不良篡改以及盜用的風險。為此，應(yīng)有效應(yīng)對處理安全保密以及服務(wù)應(yīng)用的相互關(guān)系。在制度層面，應(yīng)創(chuàng)建嚴格細致的`安全工作制度，配合網(wǎng)絡(luò)管理人員，預(yù)防非法操作現(xiàn)象。在技術(shù)上應(yīng)通過設(shè)定訪問控制權(quán)限、保密處理、安裝防火墻系統(tǒng)，系統(tǒng)中裝設(shè)專項防毒軟件等方式進行防控。在管理上應(yīng)做到定期維護管理，實時升級系統(tǒng)，定期備份文件信息，可通過雙重備份系統(tǒng)、光盤備份以及紙質(zhì)備份等模式，確保檔案信息的可靠安全。

　　3、3電子文件長久可讀問題與策略

　　由于電子文件需要借助計算機系統(tǒng)實現(xiàn)識讀，進而導(dǎo)致了其對硬件以及軟件工具的依賴性。目前電子信息技術(shù)手段快速發(fā)展，軟件以及硬件工具更新?lián)Q代頻繁，倘若技術(shù)過時，那么便無法讀取載體之中的數(shù)據(jù)信息。為確保電子檔案長期應(yīng)用壽命，應(yīng)采用豐富媒介手段做好存儲備份。還應(yīng)及時的更新并升級有關(guān)存儲應(yīng)用技術(shù)，進而確保文件信息存儲的可靠安全性以及長久可讀性。

　　3.4標準化建設(shè)、人員素質(zhì)問題與策略

　　標準化建設(shè)為高校檔案信息化發(fā)展建設(shè)的核心基礎(chǔ)。當前，由于沒有形成統(tǒng)一一致標準，令工作程度存在差異性。會導(dǎo)致信息孤島問題，并對信息共享形成負面影響。為此應(yīng)加快創(chuàng)建檔案信息工作規(guī)范標準。具體涵蓋文檔管理歸檔、資源標識處理、描述闡釋、管理存儲、應(yīng)用查詢、處理交換以及管理應(yīng)用等，進而逐漸構(gòu)成有關(guān)檔案信息化工作的規(guī)范系統(tǒng)。對于高校檔案人員素質(zhì)不高的現(xiàn)狀問題，應(yīng)注重專業(yè)技能培訓(xùn)，提升工作人員文字處理、綜合研究技能。同時，應(yīng)強化計算機知識以及軟件工具的系統(tǒng)學(xué)習，令檔案人員精通現(xiàn)代化信息處理技術(shù)手段，豐富業(yè)務(wù)知識，發(fā)展成為具備雙重知識結(jié)構(gòu)的優(yōu)秀人才。

　　4.結(jié)語

　　總之，高校檔案信息化建設(shè)工作只有針對自身狀況特征、存在的現(xiàn)實問題，制定科學(xué)的應(yīng)對策略。明確信息化建設(shè)工作重要性，方能開創(chuàng)有利條件，真正實現(xiàn)全面信息化管理，更新傳統(tǒng)工作模式，實現(xiàn)持久全面發(fā)展。

檔案信息化建設(shè)15

　　【摘要】目前基層單位傳統(tǒng)的檔案管理還不能完全適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，存在著檔案管理意識淡薄、檔案人員素質(zhì)不高、信息化建設(shè)投入不足、檔案管理手段滯后等問題，本文從基層檔案管理檔案信息化建設(shè)的重要性出發(fā)，針對當前信息化建設(shè)存在的問題，提出了幾點改善措施。

　　【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；改善措施

　　一、基層檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性

　�。ㄒ唬┍匾�性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案較容易受到外界因素的影響，一旦不注意就有可能造成檔案被破壞，而且存在占用空間大、查閱不便的情況。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，可以通過將傳統(tǒng)檔案的保存方式轉(zhuǎn)化為信息化儲存，這樣既可以在較小的空間內(nèi)儲存足夠多的檔案，又能保證檔案的完整性及便利性，因此，基層檔案管理信息化建設(shè)是非常必要的。

　�。ǘ�）重要性。檔案管理作為基層單位的重要組成部分，不僅反映了基層單位工作的重要性，而且還保證了檔案的安全性，對提高檔案管理的質(zhì)量和工作效率是非常有必要的。然而傳統(tǒng)的檔案管理工作需要耗費較多的人力和物力，對檔案的維護和利用都非常不方便，大大降低了檔案管理的工作效率。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)運而生，檔案管理信息化建設(shè)就是通過將傳統(tǒng)檔案信息化，以電子檔案的形式為社會服務(wù)。通過對檔案的`信息資源進行分類、整理，能夠提高檔案的利用效率。此外，電子檔案更有利于保存，便于查詢，可以通過網(wǎng)絡(luò)適時查閱，大大提高了檔案的利用效率，降低了檔案管理成本，有利于提高基層檔案管理水平，對推進基層檔案管理工作非常重要。

　　二、基層檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題

　�。ㄒ唬┖鲆暀n案信息化建設(shè)。隨著信息化時代的到來，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息化手段的推進，而檔案管理信息化建設(shè)也是如此，促進檔案管理信息化建設(shè)不僅是提高檔案管理水平的一種手段，更是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。然而當前很多基層單位對檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，這主要體現(xiàn)在：一是對檔案管理信息化建設(shè)認識不足，在管理基層檔案中仍然延續(xù)以往的模式，重保存輕利用。二是檔案管理意識淡薄，沒有充分意識到檔案管理的重要性，在日常工作中面對大量的檔案資料只是單純地收集和保存，沒有充分發(fā)揮出檔案資源的作用。三是在基層檔案管理上存在因循守舊、無法適應(yīng)時代要求的情況，很多檔案管理工作人員安于現(xiàn)狀，不愿意接受信息化知識，造成整體業(yè)務(wù)素質(zhì)低。

　�。ǘ�）檔案管理人員素質(zhì)不高。一是基層檔案管理人員都不是專業(yè)人員，再加上日常工作中接受系統(tǒng)性、專業(yè)性的培訓(xùn)機會少，人員素質(zhì)普遍不高。二是基層檔案管理人員年齡趨于老齡化，在工作中缺乏學(xué)習熱情，不愿意接受新鮮事物，無法滿足檔案信息化建設(shè)的需求。三是專業(yè)基層檔案管理人員匱乏，極大地影響了基層檔案管理信息化建設(shè)工作的進展。

　�。ㄈ�）檔案信息化建設(shè)投入不足。基層單位對檔案信息化建設(shè)不足，制約了檔案管理信息化的發(fā)展，如很多單位沒有設(shè)立獨立的檔案管理部門，認為檔案管理就是簡單的文檔材料保管工作，只是單純地保管材料，卻不重視材料的利用。再如有些單位甚至連最基本的文件保管設(shè)備都沒有，更不用談檔案管理工作，直接導(dǎo)致檔案信息化工作無法開展。

　�。ㄋ模�檔案管理手段滯后。基層單位的檔案管理條件簡陋、設(shè)備老化，不利于檔案管理信息化建設(shè)，即使配備了計算機、掃描儀等信息化設(shè)備，在實際操作中利用率較低，寧可沿用過去的檔案管理模式。此外，對電子文件檔案也只是單一的歸類和保存，在管理手段上缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性，在查找檔案時仍然依靠人力，不利于檔案信息化工作的開展。

　　三、加強基層檔案信息化建設(shè)的措施

　�。ㄒ唬┲匾暀n案信息化建設(shè)。一是通過各種宣傳途徑宣傳檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性，使基層單位充分認識到檔案管理信息化建設(shè)是未來檔案管理工作的發(fā)展，要想提高基層檔案管理水平，就必須將檔案信息化建設(shè)當工作重點來抓。二是基層檔案管理者應(yīng)樹立檔案信息化管理的觀念，自覺提高自身專業(yè)素養(yǎng)，在日常工作中注重信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不斷提高檔案信息化管理水平，滿足檔案信息化建設(shè)的需求。三是要學(xué)會深度挖掘單位檔案資料，不僅要保管好、利用好檔案，更要學(xué)會發(fā)現(xiàn)檔案中的重點信息。

　　（二）樹立現(xiàn)代化檔案管理理念。想要實現(xiàn)基層檔案管理的信息化，首先需要的就是轉(zhuǎn)變檔案管理人員的管理理念，要逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，加強信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，促進檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

　�。ㄈ�）提高檔案管理人員素質(zhì)。作為檔案管理工作的重要實施者，檔案管理人員在檔案管理信息化建設(shè)工作中起著非常重要的作用，因此我們必須重視檔案管理人員素質(zhì)的提高。一是引進專業(yè)性強、實踐經(jīng)驗豐富的工作人員，逐步改變檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，通過一對一、一對多的影響，使基層檔案管理人員改變過去的檔案管理模式。二是加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，并通過檢測培訓(xùn)效果來促進人員的學(xué)習，從而達到提高基層檔案管理人員素質(zhì)的目的，使其滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。三是使基層檔案管理人員輪流去大學(xué)進行深造，通過階段性的學(xué)習來提高自身素質(zhì)，使其掌握專業(yè)的檔案管理知識，熟悉計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，將其培養(yǎng)成為檔案管理信息化的行家。

　�。ㄋ模┘哟髾n案信息化建設(shè)的投入。一是基層單位檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定要求，配備相應(yīng)的信息化設(shè)備如計算機、掃描儀等，從而滿足檔案信息化建設(shè)的硬件需求。二是基層單位應(yīng)該為檔案信息化建設(shè)設(shè)立專項資金，并設(shè)置獨立部門來專門從事檔案管理工作，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造好的條件。三是要重視對檔案應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)，結(jié)合本單位的實際情況，通過引進或者自主開發(fā)特有的符合自身實際的檔案管理方式，真正實現(xiàn)檢索速度快、查詢方便等優(yōu)勢。

　�。ㄎ澹┩七M檔案管理資源數(shù)字化。在推進基層檔案管理信息化建設(shè)中，首先就是要充分利用計算機技術(shù)對單位的檔案資源進行系統(tǒng)地收集、加工和利用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，逐步建立起電子和多媒體數(shù)據(jù)庫。其次應(yīng)加強對電子檔案的歸檔和整理，做好電子檔案的儲存工作，提升電子檔案管理水平，實現(xiàn)信息化檔案的安全利用。最后是提高檔案信息檢索水平，實現(xiàn)檔案信息檢索方式向網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展，為檔案管理信息化建設(shè)提供技術(shù)支持。

　　（六）實現(xiàn)電子檔案信息化安全管理。一是通過設(shè)置權(quán)限來限定電子檔案的查閱范圍，使每個人都能在在較短的時間內(nèi)獲取到自己所需的資源，同時也避免部分秘密電子檔案被查閱。二是要加強規(guī)范電子文件，檔案管理部門要嚴格歸檔，統(tǒng)一對其進行分類、整理與編碼，形成系統(tǒng)性的電子檔案，提高電子檔案的利用率。三是確保電子檔案的安全，在計算機內(nèi)裝入較為先進的防火墻系統(tǒng)，防止電子數(shù)據(jù)的丟失。此外，一方面可以通過建立電子文件查閱制度來減少安全隱患，另一方面可以通過提高檔案管理人員的安全意識來使其自覺擔負起維護檔案信息安全的責任。

　　四、結(jié)束語

　　綜上所述，我們知道推進檔案信息化建設(shè)是非常必要和重要的，因此基層單位應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，正視當前信息化建設(shè)中存在的問題即忽視檔案信息化建設(shè)、檔案管理人員素質(zhì)不高、檔案信息化建設(shè)投入不足、檔案管理手段滯后等，并針對存在的問題提出相應(yīng)的解決辦法：一是要重視檔案信息化建設(shè)；二是要樹立現(xiàn)代化檔案管理理念；三是要提高檔案管理人員素質(zhì)；四是加大檔案信息化建設(shè)的投入；五是推進檔案管理資源數(shù)字化；六是實現(xiàn)電子檔案信息化安全管理。相信通過采取行之有效的措施，基層單位的檔案信息化建設(shè)將邁出新的步伐，使檔案管理信息化水平得到全面提高，更好地服務(wù)于經(jīng)濟、服務(wù)于社會、服務(wù)于民生。

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