如何加強部門溝通協(xié)調(diào)
通是協(xié)調(diào)的條件和手段,協(xié)調(diào)則是溝通的目的和結(jié)果,兩者是相輔相成。溝通與協(xié)調(diào)無處不在,無時不在,以下關(guān)于如何加強部門溝通協(xié)調(diào)內(nèi)容是小編為各位整理收集的,希望能給大家一個參考,歡迎閱讀與借鑒。
如何加強部門溝通協(xié)調(diào)
部門之間關(guān)系處理的融洽與否,直接影響到企業(yè)的運轉(zhuǎn)效率。根據(jù)我們企業(yè)目前運行的狀況,部門之間關(guān)系的處理工作還需要不斷加強。這里的所說的加強,就是要打破現(xiàn)有的解決某一個點或是局部問題的思路,立足長遠,解決整體性的問題。
在這里,我想用一個簡單的例子----種田,來說明部門之間關(guān)系的處理問題。
種田的第一步首先是分工。家庭成員之間首先要分工明確,耕田、施肥、播種、灌溉等細節(jié),具體由誰負責(zé)。這些分工之間不可能完全獨立,中間肯定有銜接和配合的環(huán)節(jié)。這個環(huán)節(jié)最容易出現(xiàn)的問題是分工絕對化。
第二步是配合問題。如果播種的強調(diào)肥料還沒有撒下去,施肥的說地還沒有耕,耕地的說牛還沒買來……那就說明,配合問題需要解決了,即使每位成員都希望有好收成,中間也難免因各種原因造成局部脫節(jié),導(dǎo)致通路阻塞,影響大局。因此,這個環(huán)節(jié)最容易出的問題是扯皮。
第三步是精細化管理。前面的基本功做好了,剩下的便是強調(diào)科學(xué)精細的管理了。對每一個崗位,制定標(biāo)準,對工作績效進行量化。第三環(huán)節(jié)必須建立在第二環(huán)節(jié)問題基本解決基礎(chǔ)上,并且由于第二環(huán)節(jié)由于所需時間較長,往往會形成一種習(xí)慣,而第三環(huán)節(jié)最容易出現(xiàn)的問題是管理浮于表面,深入不下去。
部門溝通與協(xié)作中存在的問題
1.溝通途徑問題。
部門之間需要增進了解,溝通途徑不夠。片面性的信息往往會在某一問題暴露后,引發(fā)類似用人、工作量、職責(zé)的討論,而這討論的結(jié)果如果得不到有效的疏通,極易造成相互間的隔閡。從目前狀況看,溝通途徑和效果比以前有了提高,但溝通的途徑還是不夠,需要不斷加強
2.暴露問題的力度不夠。
溝通過程中,需要暴露更多的問題。很多同志往往不希望將溝通會議的氣氛搞僵,很多問題被掩蓋起來。而暴露問題,特別是一些細節(jié)問題,恰恰是解決問題的前提。
3:數(shù)據(jù)統(tǒng)計方法不夠完善。
部門基礎(chǔ)工作亟待加強。如生產(chǎn)、銷售、質(zhì)檢、財務(wù)、生產(chǎn)、采購等要害部門,對于數(shù)據(jù)統(tǒng)計,是否具備,方法是否科學(xué)合理,是否有助于推動產(chǎn)供銷,是否有利于降低成本,提高利潤率,需要必要的審核和監(jiān)督。對于部門及部門之間傳遞的數(shù)據(jù),包括統(tǒng)計方法同樣需要進一步審核和完善。不科學(xué)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)對企業(yè)發(fā)展沒有任何指導(dǎo)意義,甚至將企業(yè)運作引入歧途。
4:部分管理文件需要更新和完善。
部分崗位職責(zé)、內(nèi)部制度、體系文件的內(nèi)容已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)有要求。公司雖表面上有完善的管理體系,并且這種管理體系的運行在現(xiàn)階段不會出現(xiàn)大的問題,但如果想進一步提升企業(yè)的管理水平,這些文件必須進行完善,及時更新。
5:部門之間信息傳遞脫節(jié)。
我們現(xiàn)在的信息傳遞和協(xié)調(diào)工作只能局限于某一短的時間段內(nèi)進行。而這種協(xié)調(diào)的結(jié)果是:能夠分清當(dāng)前主次,解決當(dāng)前的主要矛盾,而根本問題得不到解決,可能轉(zhuǎn)變?yōu)楹罄m(xù)的主要矛盾。因此這種協(xié)調(diào)的方法,其作用是有局限性的。
6:部門之間接口工作要規(guī)定好相應(yīng)的職責(zé),并對職責(zé)的履行情況定期溝通。
現(xiàn)有的狀況是,部分接口工作雖然一直有人在做,并且也有相應(yīng)的分工,但相互之間沒有相應(yīng)的約束力,什么時候做完,完成到什么程度有的沒有詳細規(guī)定,或完成的部分達不到下一環(huán)節(jié)的需要,或是出現(xiàn)問題相互推諉。部門之間或是接口人員之間容易產(chǎn)生矛盾。而這些矛盾是可以通過進一步細化流程避免的。
上述問題,僅僅是我們企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)存的,對于提升現(xiàn)有管理水平障礙最大的幾個問題。在此,提出以下解決方法:
1:增加溝通途徑。
我們現(xiàn)有的溝通途徑主要是生產(chǎn)會、專題會。而大家參與這些會議,一般都比較謹慎。一些細節(jié)問題很難在這種會議上體現(xiàn)出來�?梢钥紤]采取報紙、看板、茶話會、內(nèi)部聯(lián)誼會、培訓(xùn)會等多種方式,通過不斷變換討論主題和環(huán)境,增進溝通,使部門之間能夠增進了解,也使得各種問題能否充分暴露出來。
2:關(guān)于問題的解決。
對于各部門提出的問題,要提出相應(yīng)的解決方案。我們這一點現(xiàn)在做的比較好。但有些系統(tǒng)性的問題,不是靠解決一個或兩個問題能夠達到管理目標(biāo)的,必須通盤考慮,避免做無用功,或是解決了一個問題引發(fā)另一個問題。要對未來可能出現(xiàn)的問題作充分的預(yù)測。
3:關(guān)于統(tǒng)計方法和統(tǒng)計數(shù)據(jù)。
現(xiàn)有各部門存在的一些報表,有的已經(jīng)過時,且報表之間是否存在關(guān)聯(lián)性,是否存在無用功還值得進一步審核。數(shù)據(jù)統(tǒng)計過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題有:
A:格式不嚴謹。
有些重要報表僅有相關(guān)信息,沒有人員審核、簽批,上面的數(shù)據(jù)很容易根據(jù)需要被主觀臆造。
B:統(tǒng)計信息不全或是信息過量。
統(tǒng)計信息不全面往往不能滿足管理者的實際要求。而需要數(shù)據(jù)的時候再重新收集,不但容易重復(fù)工作,重復(fù)統(tǒng)計,而且往往不夠細致。
C:重復(fù)統(tǒng)計。
很多數(shù)據(jù)用不同的方式,由不同的人進行統(tǒng)計,目的之一是為了便于相互審核和監(jiān)督,但有的工作完全是可以合在一起的。舉例:以前市場部的出庫有多人在開,而且總部和長清之間長距離傳遞容易丟失,經(jīng)過改進,與網(wǎng)絡(luò)速達配合,可以使2人不需再做開出庫的工作。這僅僅是一個小例子而已。因此,有的單據(jù)可以采用一式多聯(lián)的方式,避免多人重復(fù)性勞動,對于經(jīng)常性傳遞的數(shù)據(jù),盡量采用網(wǎng)絡(luò)化傳輸,只要安全因素考慮周全,這種作業(yè)方法比傳統(tǒng)方法快捷便利的多。
D:統(tǒng)計數(shù)據(jù)不夠細。
很多時候,為了便于尋找規(guī)律,制定科學(xué)的管理方法,要求數(shù)據(jù)統(tǒng)計細化,但這項工作目前有的部門做的不夠。
E:有數(shù)據(jù)統(tǒng)計,但沒有真正利用。
有的部門統(tǒng)計工作做的很到位,但僅僅是一種記錄而已,沒有進行科學(xué)的分析和利用。就像學(xué)生讀書一樣,如果是為了考試而去死記硬背,而不是真正變?yōu)樽约旱臇|西,消化吸收,是沒有用處的。
F:統(tǒng)計方法不夠科學(xué)。
這一問題如果不解決,不但造成人力物力浪費巨大,而且沒有任何指導(dǎo)意義,甚至有時會掩蓋很多問題。
因此,每個崗位都必須對數(shù)據(jù)統(tǒng)計問題引起足夠重視,并且要有專業(yè)人員進行審核其科學(xué)性。統(tǒng)計的`最終目的是為生產(chǎn)經(jīng)營管理提供基礎(chǔ)性資料,是體現(xiàn)企業(yè)管理水平的重要窗口。
4:及時完善崗位職責(zé)和管理制度。
制定崗位職責(zé)和管理制度的目的是規(guī)范工作流程,提高工作效率。發(fā)生人員變動時,能夠通過規(guī)范的流程避免帶來不必要的損失,使日常工作能夠有條不紊的運行。而現(xiàn)有的崗位職責(zé)和管理制度中,有的已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)行要求,或是規(guī)定本身超出了可執(zhí)行的范圍,這種過時的或不可執(zhí)行的規(guī)定猶如形同虛設(shè)。作為管理者來說,最重要的日常工作之一應(yīng)該是經(jīng)常審視身邊的各類文件,找出其中的不足,發(fā)揚民主集中的原則,及時進行完善。使得內(nèi)部流程更加科學(xué)規(guī)范。無論是生產(chǎn)還是管理,如果作為中間最重要的環(huán)節(jié)都沒有做好,上層的裝飾即時華麗無比,想必也無法經(jīng)得起時間的考驗。一個企業(yè)的文化建設(shè),必須是建立在科學(xué)規(guī)范的管理基礎(chǔ)之上的,否則只能是空談。
以ISO9001:2000為例,很多時候為了通過審核而臨時造文件。雖然有時不可避免,但針對某些部門和崗位來說,這種做法是不可取的。因為ISO9001本來就是審查公司是否有著科學(xué)嚴謹?shù)墓芾眢w系,通過造文件的方法雖然能過得了一時,但對管理水平的提高來說是不利的。其實,對于需要改進的地方,不少人也有去改的想法,之所以沒有去做,主觀原因比較多,比如擔(dān)心一個程序或文件的變更會引起其他部門或人員工作的調(diào)整,從而帶來很多不必要的麻煩,“多一事不如少一事”的思想還存在。因此,我們的日常管理工作中還要有一項,那便是鼓勵大家相互“挑毛病”,對于新思想、新思路要大力提倡和表彰。
5:確立部門之間接口工作的有效銜接。
企業(yè)管理的縱向指揮相對容易,橫向協(xié)調(diào)卻相對困難。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計,企業(yè)的內(nèi)訌70%是來自橫向矛盾,主要原因是部門責(zé)權(quán)不清,碰到交叉的工作,相互都不主動配合,甚至還處處設(shè)障,相互推委責(zé)任。其次,不恰當(dāng)?shù)募钫咭矔虿还虿荒芷胶夤娎娑l(fā)爭端和分歧。
在我們企業(yè),接口工作有很多,特別是一些隱性的接口工作,很多都是靠大家自覺在做。但這種自覺是在一定的范圍和承受能力之內(nèi)的,與人的主觀能動性有著很大的關(guān)系。因此,作為管理者,要積極地深入實際情況,找出部門內(nèi)部崗位之間和部門之間的接口工作,明確定義這些接口該如何處理,并將處理得過程納入日常工作,進行審核和監(jiān)督。
6:通過開展各類活動,推動管理水平的提升。
可以通過階段性的“管理成果討論會”、“接口問題解決周”、“我身邊的小問題”等類似的活動,營造一種相互學(xué)習(xí)的氛圍。對于此類的活動,要有明確的獎勵措施,這種獎勵不一定是金錢,也不一定很多。管理學(xué)中提到的“胡蘿卜+大棒”的概念,其中的胡蘿卜,作用是非同小可的。
總之,部門之間的配合默契與否,關(guān)系到企業(yè)的長遠發(fā)展,加強部門之間的溝通與協(xié)作,應(yīng)成為每一個管理者的工作重點。重視細節(jié),重視實踐,勇于創(chuàng)新,管理科學(xué)應(yīng)成為我們?nèi)粘9ぷ鞯闹黝}。
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