職場禮儀電話應該怎么打
眾所周知,電話是我們現(xiàn)在工作中不可或缺的工具,與同事溝通,和老板匯報工作,跟客戶談事情等等都離不開電話,在平常的工作中打電話需要注意哪些禮儀呢?今天小編分享的是職場中打電話的禮儀,希望能幫到大家。
職場中打電話的禮儀
打電話前,要知道“你要打給誰,打電話的目的是什么?”不要單純做老板的傳聲筒,做事前要了解清楚,有自己的思考,以便靈活應對突發(fā)的情況。
電話接通后,首先要自報家門,告知對方,你是X公司的XX,然后等對方有了回應后,再說出打這通電話的目的,說話時要講重點,切記廢話一籮筐,每個人時間都有限,沒人愿意頂著被老板罵的風險聽你啰嗦。
接電話時,不要拿起電話就喊“喂”在職場中,“喂”是個很不禮貌的字眼,應該用“您好”,同樣也要自報家門,告訴打電話的人,“我是XX公司XX”“這里是XX公司”
在打電話的過程當中,多用一些敬語,比如“請”“不好意思”“麻煩您”“幫忙”等,電話結(jié)束時要說“謝謝”“再見”等。
不管是接電話人還是打電話人,在講電話過程中,不要跟旁邊的人閑談,顯得很不尊重正在跟你通話的人,如果真的有事需要溝通,也要事先跟通話的對方說清楚,讓別人在線等一下再去處理。
掛電話時也有相關(guān)的禮儀,一般情況下,打電話的先掛,但是如果遇到位尊者,比如“你的上級”或者有特舒身份的人“女士”“長者”“老師”等等
要先等他們把電話掛斷后,打電話的人再掛電話,以示尊重,畢竟電話掛斷后的盲音很刺耳。
職場中打電話的簡單技巧
1、如果接到的電話是找你的上級時,不要直接回答在還是不在,要詢問清楚對方的姓名和大概意圖,然后說幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級,由他判斷是否接電話。
2、打電話時,列出要點,避免浪費時間。
3、在打電話之前,要準備好筆和紙,不要吃東西、喝水或抽煙,要保持正確的姿勢。
4、如果你找的`人不在,可以問一下對方什么時間可以再打電話或請其回電話,同時,要將自己的電話號碼和回電時間告訴對方。
5、在給其他部門打電話時,要先報部門和姓名,這樣可以避免對方因為詢問你的情況而浪費時間。
6、通話完畢時應道“再見”,然后輕輕放下電話。
7、選擇適當?shù)臅r間。一般的公務(wù)電話最好避開臨近下班的時間,因為這時打電話,對方往往急于下班,很可能得不到滿意的答復。禮儀講師譚小芳認為,公務(wù)電話應盡量打到對方單位,若確有必要往對方家里打時,應注意避開吃飯或睡覺時間。
職場電話禮儀大忌
1、接電話時自報家門
問候?qū)Ψ胶竽阈枰鲃訄笊献约旱娜?/p>
接電話時,對合作方只告知自己的名字(First Name),會顯得你在刻意套近乎,而只說自己的姓氏(Last Name)又會顯得太突兀。
2、注意控制接打電話時的音量
有些人當他只關(guān)注電話另一頭在說什么時,很容易就忘記控制自己說話的音量,以致完全沒有意識到自己說話的聲音多大。
注意你所處的環(huán)境,因為你永遠不知道有誰在悄悄關(guān)注你的談話內(nèi)容。
3、與他人會面時慎接電話
在與他人的會面時接其他電話,既是在浪費對方的時間,也是在浪費你自己的時間。因為在與你面對面交談的這個人才是你應該重點關(guān)注的對象。
當然,如果你本來就在等某個重要電話,不得已必須在會面過程中接聽,請?zhí)崆案嬖V另一方,讓對方知道情況。
4、與他人會面時切忌把手機放桌上
在某些人看來,你在會面過程中把手機放在桌面上就是對他的不重視。
而即使你并沒有接聽電話的行為,手機本身也可能成為讓人分心的源頭。
5、遵守安靜區(qū)域的要求
如果你正在參加一個會議,打斷別人出去接電話是非常不禮貌的行為。所以,請遵守這些場合的要求,靜音或者關(guān)機。
6、選一個常規(guī)鈴聲
試想,在你笨手笨腳打算接聽或者掛斷電話時,你的鈴聲引來眾多同事注目的壯觀場面。所以,慎重使用手機鈴聲,一著不慎很可能引來眾多異常的眼光。
7、需開啟免提時應讓對方知悉
當你與其他人在一起而又必須開啟免提狀態(tài)時,一定要及時告知通話的對方這一情況。
8、切忌冗長的語音消息
有必要發(fā)語音時,內(nèi)容一定要簡潔明了。直接告訴對方你想跟他溝通什么問題,切忌零碎的事情說一大堆。
譬如,當你需要告知對方一個電話號碼,語速就該放慢。
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