接待計(jì)劃的名詞解釋是什么
在接待客人之前,接待人員應(yīng)事先做好接待計(jì)劃。下面是小編為你整理的接待計(jì)劃的名詞解釋,希望對你有幫助。
接待計(jì)劃的名詞解釋
接待計(jì)劃就是為了迎接招待來訪客人做出的計(jì)劃書,主要是針對接待陪同人員的安排。
一般包括幾個(gè)方面:
接待目的
接待單位或者部門
接待對象
接待時(shí)間
日程安排
接待計(jì)劃的主要內(nèi)容
1.制定接待方案的依據(jù)
制定接待方案的依據(jù)一般有兩種:一是對本部門、本單位邀請的團(tuán)、組或個(gè)人,主要根據(jù)邀請目的和外賓的國別、身份、地位、要求等,結(jié)合我方的實(shí)際情況,制定接待方案;二是對上級有關(guān)部門指派或有關(guān)部門及其對口單位委托接待的團(tuán)、組或個(gè)人,應(yīng)根據(jù)上級或者有關(guān)部門的安排、部署和要求,結(jié)合地方的實(shí)際情況,制定出周密、完善、可行的計(jì)劃。我們在外事工作中第二種接待方案較之為多。
2.接待方案的基本內(nèi)容
接待方案一般應(yīng)包括來訪者的基本情況、禮儀活動(dòng)安排、生活安排等幾個(gè)部分。 來訪者的基本情況一般寫在導(dǎo)語部分。應(yīng)寫明來訪者的國籍、代表團(tuán)名稱、主賓姓名、人數(shù)、抵離日期、交通工具、來訪目的以及我方的接待方針。這是接待方案的重要組成部分,要力求語言簡煉、精確;禮儀活動(dòng)安排部分應(yīng)逐項(xiàng)寫明迎送、會見、宴請、會談、晚會、參觀等活動(dòng)的具體情況及要求。要明確我方參加各項(xiàng)禮儀活動(dòng)的主要人員、活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)等。對宴請的安排,方案中還應(yīng)寫清宴請方式、參加人數(shù)、宴會規(guī)模及標(biāo)準(zhǔn)等具體內(nèi)容;生活安排部分要寫明客人下榻的賓館、依不同身份安排什么等級的'房間、日常伙食標(biāo)準(zhǔn)、乘車什么車輛等。如遇來賓在生活上有特殊要求,應(yīng)在這部分反映出來。例如伊斯蘭教國家的客人來訪,在日;锸骋豁(xiàng)上就需注明“清真”字樣。
除上述三部分外,接待方案中還要明確接待費(fèi)用由誰負(fù)擔(dān),如自費(fèi)、由上級或有關(guān)部門報(bào)銷、本單位結(jié)算、由地方外事費(fèi)核銷等。另外,根據(jù)接待規(guī)格,如需安排新聞報(bào)道,也應(yīng)在方案中寫明;安全保衛(wèi)是外事接待中的一項(xiàng)重要工作,接待方案中也應(yīng)包括這方面內(nèi)容。如沒有特殊要求,可寫“由公安部門協(xié)助安排”。
3.接待方案的附屬材料
除正式接待方案外,還應(yīng)準(zhǔn)備好必要的附屬材料,以做為接待方案的補(bǔ)充或供執(zhí)行方案時(shí)參考。附屬材料一般包括活動(dòng)日程、外賓名單等。重要的接待任務(wù)還可有領(lǐng)導(dǎo)講話稿、會談方案等。
4.接待方案的審批程序
接待方案草擬后,經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)審簽,并加蓋本單位公章,送外事歸口部門審批。經(jīng)外事部門批準(zhǔn)的接待方案,打字后發(fā)各有關(guān)單位實(shí)施。如邀請外國人去我國非開放地區(qū)活動(dòng),接待方案則應(yīng)先報(bào)省公安廳、省軍區(qū)審批后,報(bào)省外辦審批,上述單位同意后,持公安部門開具的旅行證方可前往。
接待計(jì)劃模板
為了安排好印度八里貿(mào)易公司董事長及代表來訪公司,特制定如下接待方案
一. 接待時(shí)間
2008年3月6日——8日。
二. 接待地點(diǎn)
接送機(jī)地點(diǎn):杭州國際機(jī)場
下榻酒店:杭州國際大酒店
三. 接待對象
印度八里貿(mào)易公司董事長及代表等一行18人。
四. 接待負(fù)責(zé)人員
總負(fù)責(zé):接待辦
跨部門接待小組:董事長,秘書組金玟,宣傳組。
五. 參觀地點(diǎn):
1. 公司總部。
2. 杭州國際大酒店宴會廳。
3. 公司歷史紀(jì)念館
六. 接待前期準(zhǔn)備工作。
(一) 收到傳真,協(xié)調(diào)時(shí)間,予以回復(fù)。
(二) 來回機(jī)票預(yù)訂,至少提前20天預(yù)訂商務(wù)艙。
(三) 食宿安排,至少提前半個(gè)月預(yù)訂。
(四) 迎接車輛安排,迎接外賓的是公司最高級別的
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