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淺談生產(chǎn)材料采購管理的問題與改進(jìn)措施論文
設(shè)施養(yǎng)護(hù)與工程施工中的材料采購是整個(gè)生產(chǎn)管理的重要環(huán)節(jié), 公司目前每年的生產(chǎn)產(chǎn)值達(dá)2 億元左右，每年的材料采購金額在2 000 萬元以上。在全面預(yù)算管理下，實(shí)現(xiàn)保障生產(chǎn)、完成預(yù)算材料成本目標(biāo)、合理地完成生產(chǎn)材料采購，是現(xiàn)階段每個(gè)材料采購與管理人員應(yīng)認(rèn)真思索的重要問題。本文結(jié)合筆者自身經(jīng)驗(yàn)，略談幾點(diǎn)看法，以求拋磚引玉，共同提高材料管理水平。
1 材料采購管理的現(xiàn)狀
1.1 生產(chǎn)材料采購
公司材料采購的方式通常分為兩種基本模式。一種是由各項(xiàng)目部自行采購供應(yīng)(主要是養(yǎng)護(hù)、機(jī)電材料和施工材料)，最后由材料設(shè)備部確認(rèn)，這種模式在設(shè)施養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目成立初就形成，因歷史因素而沿用至今;另一種是項(xiàng)目部請(qǐng)購，材料設(shè)備部采購。目前前者采購的材料金額約2/3，也就是說公司采購模式是以分散采購的方式為主，統(tǒng)一采購為輔。從大多數(shù)企業(yè)的管理實(shí)踐證明，兩種采購模式并存有著許多弊端：不利于公司的全面預(yù)算管理控制;不利于公司全面質(zhì)量管理控制;采購機(jī)構(gòu)重復(fù)設(shè)置;采購成本高;材料質(zhì)量不易把握控制。
1.2 供應(yīng)商的選擇
除了特種專用材料選擇直接供應(yīng)商外，公司目前材料采購基本選擇四級(jí)、五級(jí)供應(yīng)商。四級(jí)、五級(jí)供應(yīng)商的優(yōu)點(diǎn)是供貨響應(yīng)速度較快，但由于中間流通環(huán)節(jié)多，產(chǎn)品價(jià)格相應(yīng)就會(huì)高，產(chǎn)品質(zhì)量追溯就會(huì)出現(xiàn)麻煩和弊端，材料成本就會(huì)增加，從而增加了生產(chǎn)成本。
2 材料采購管理的改進(jìn)措施
材料管理是公司企業(yè)管理和預(yù)算管理的重要組成部分，生產(chǎn)材料的采購管理是材料管理的重中之重。運(yùn)用合適的采購模式是提高采購效率的有效方式。
2.1 健全組織機(jī)構(gòu)，實(shí)行專業(yè)化管理
為實(shí)現(xiàn)材料統(tǒng)一管理，應(yīng)設(shè)置管理機(jī)構(gòu)或安排專人負(fù)責(zé)材料采購工作，分級(jí)分類負(fù)責(zé)，并實(shí)行定編、定崗、定人、定職責(zé)，人員各司其職、各負(fù)其責(zé)，使材料采購管理部門真正成為專業(yè)技術(shù)精良、互動(dòng)良性、整體優(yōu)化的企業(yè)職能部門。
2.2 實(shí)行材料的集中采購管理模式
所謂集中采購就是將材料采購統(tǒng)一歸入職能部門管理，實(shí)行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一管理，按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近”的原則采購。
2015 年下半年對(duì)公司燃油采購模式進(jìn)行了改進(jìn)，采用主副卡模式，用一張主卡管理多張副卡，副卡的使用情況，在主卡上實(shí)時(shí)反映。公司原來采用項(xiàng)目部加油卡單獨(dú)充值(采購)使用，無法及時(shí)了解和控制用油情況和卡內(nèi)資金支出情況，并且資金積壓嚴(yán)重。實(shí)踐證明，統(tǒng)一主副卡管理后，每月充值(采購)金額明顯減少，項(xiàng)目部設(shè)備油耗控制水平也有所提高。
從燃油采購管理模式改進(jìn)的初步實(shí)踐證明，集中采購方式具有分散采購方式不可比擬的優(yōu)勢。
2.2.1 有利于精簡機(jī)構(gòu)，充分利用人力資源
實(shí)行集中采購，將分散在各項(xiàng)目部的采購職能合并，為項(xiàng)目部減負(fù)，使項(xiàng)目部有更多的精力花在提高材料的使用管理上。同時(shí)，組建專業(yè)水平高、整體素質(zhì)好的采購隊(duì)伍，將材料采購、供應(yīng)與管理集于一體，以提高工作效率和降低采購成本。
2.2.2 有利于提高經(jīng)濟(jì)效益，控制材料預(yù)算
(1)可以依據(jù)公司全面預(yù)算管理中材料預(yù)算需求，集中全公司主要材料需求量和資金，依托公司的信譽(yù)和實(shí)力，通過大批量向材料供應(yīng)商購買材料，獲得價(jià)格上的優(yōu)惠，進(jìn)而降低材料成本，達(dá)到材料預(yù)算的控制目標(biāo)。
(2)采購部門站在公司全局角度，從整體利益出發(fā)，按輕重緩急、有所側(cè)重地組織采購供應(yīng)，既能保證重點(diǎn)，又能兼顧一般，使有限的資金得到充分利用，以便保證公司養(yǎng)護(hù)生產(chǎn)順利進(jìn)行。
(3)由于公司每年有數(shù)千萬元的養(yǎng)護(hù)和維修施工用材料，占用資金的數(shù)量很大，因此必須盡可能減少不必要的投入，加速資金的周轉(zhuǎn)。集中采購可使公司的周轉(zhuǎn)材料得到統(tǒng)籌安排，平衡調(diào)度，充分利用，既能滿足養(yǎng)護(hù)與施工生產(chǎn)的需求，又能減少資金的占用。
2.2.3 有利于管理制度與監(jiān)督制約機(jī)制實(shí)施
除了建立統(tǒng)一采購管理制度外，還要建立健全各種規(guī)章制度和切實(shí)可行的措施，強(qiáng)化監(jiān)督制約機(jī)制，使材料采購工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和透明化。用制度規(guī)范來約束與監(jiān)督，有利于促進(jìn)材料使用部門與采購供應(yīng)部門間的合作關(guān)系。
2.2.4 有利于確保材料質(zhì)量和工程質(zhì)量
將公司內(nèi)部材料使用部門與材料采購部門分離，可有效地使材料質(zhì)量得到“雙控”：一是采購部門對(duì)采購材料質(zhì)量進(jìn)行控制;二是使用部門對(duì)材料采購管理部門采購的材料有權(quán)過問與詢價(jià)及監(jiān)督。這么做能確保材料質(zhì)量，為公司養(yǎng)護(hù)管理出精品打下基礎(chǔ)。
2.3 運(yùn)用全面質(zhì)量管理
在采購質(zhì)量管理的每一個(gè)活動(dòng)中都要事先對(duì)質(zhì)量管理目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)采取的措施有所策劃，當(dāng)策劃制定后，定期對(duì)所開展的活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)測檢查，通過檢查找出問題和原因并進(jìn)行處理，最終將經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)制定成標(biāo)準(zhǔn)和制度。實(shí)現(xiàn)集中管理，集中控制，確保養(yǎng)護(hù)運(yùn)營的質(zhì)量。
2.4 合理編制材料采購需求計(jì)劃和資金計(jì)劃
材料的需求計(jì)劃一般由項(xiàng)目的人員編制，其主要依據(jù)來源是年度預(yù)算與月度養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、工程計(jì)劃和方案等。編制好的材料需求計(jì)劃是材料采購管理部門確定經(jīng)濟(jì)合理的采購量和編制材料采購計(jì)劃的主要依據(jù)，材料采購部門按照采購計(jì)劃確定訂貨量和供貨進(jìn)度。
2.4.1 確定經(jīng)濟(jì)合理的采購量
經(jīng)濟(jì)合理的采購量的總額隨材料數(shù)量、價(jià)格等屬性的變化而增減，其主要受訂貨成本、購買成本、儲(chǔ)存成本和缺貨成本4 部分影響。確定經(jīng)濟(jì)采購量的目的是使與材料有關(guān)的上述4 項(xiàng)成本總和達(dá)到最低;根據(jù)養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目的一般情況，由于訂貨成本和儲(chǔ)存成本相對(duì)較小，重點(diǎn)要考慮購買成本和缺貨成本之和的最小化，最終得出月度的經(jīng)濟(jì)采購量。
2.4.2 編制采購與資金計(jì)劃
根據(jù)材料的需用計(jì)劃和經(jīng)濟(jì)采購量的分析結(jié)果，并結(jié)合合同類型編制采購計(jì)劃，再按照材料采購計(jì)劃編制公司月度資金計(jì)劃，提出采購用款申請(qǐng)。
3 供應(yīng)商管理優(yōu)化
3.1 供應(yīng)商管理模式的現(xiàn)狀
公司目前的供應(yīng)商管理模式、供應(yīng)商的選擇和合作重點(diǎn)放在如何與供應(yīng)商進(jìn)行交易的活動(dòng)上，而不是在供應(yīng)商的開發(fā)和利用上。因而相互間只有利益關(guān)系，缺乏信任和合作，且大部分是臨時(shí)或短暫的合作，長期、可靠、穩(wěn)定的合作者比較少。雖然供應(yīng)商數(shù)量很多，但真正有實(shí)力、質(zhì)量穩(wěn)定供應(yīng)商卻并不突出。由于供應(yīng)商管理方法簡單，公司與供應(yīng)商之間的關(guān)系松散，對(duì)所采購物資的價(jià)格變化趨勢、質(zhì)量穩(wěn)定情況、供應(yīng)商的履約能力等信息了解不足，這樣經(jīng)常導(dǎo)致產(chǎn)生弊端。一方面使得價(jià)格不易控制，材料質(zhì)量不穩(wěn)定;另一方面交貨時(shí)間不夠準(zhǔn)時(shí)，售后服務(wù)難以保證，供應(yīng)商也不會(huì)根據(jù)公司的要求做過多的改進(jìn)來提高服務(wù)質(zhì)量。
3.2 加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的選擇與管理
近年來隨著公司規(guī)模擴(kuò)大，每年的材料采購量非常大。在市政養(yǎng)護(hù)市場競爭愈趨激烈，預(yù)算控制要求越來越高的環(huán)境下，對(duì)材料供應(yīng)商的選擇，應(yīng)該更注重價(jià)格、質(zhì)量、交貨響應(yīng)速度和售后服務(wù)等方面。根據(jù)材料需求量，有的放矢地選擇不同級(jí)別的生產(chǎn)商或分銷代理商。例如，品種單一、年度需求量有一定規(guī)模，可以選擇生產(chǎn)商或一級(jí)分銷代理商合作，按照年度預(yù)算和年度材按照合同中的規(guī)定約束施工人員的行為，從而保障施工現(xiàn)場的安全性，對(duì)于工程變更進(jìn)行細(xì)致深入的審核，降低施工設(shè)計(jì)變更對(duì)工程總投資的影響，在一定程度上控制工程費(fèi)用支出，從而有利于推動(dòng)施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的快速提高。
3.3 施工定額
包括材料定額、勞動(dòng)定額和設(shè)備定額，也就是說根據(jù)施工流程、工期和造價(jià)的要求，在特定條件下完成一定工程量所需要耗費(fèi)的勞動(dòng)力、施工材料和機(jī)械設(shè)備數(shù)量等。科學(xué)合理的施工定額可以指導(dǎo)施工的順利進(jìn)行，為工程預(yù)算定額的編制提供基礎(chǔ)，并促進(jìn)施工效率和施工進(jìn)度的提高。
3.4 施工技術(shù)管理措施
相關(guān)技術(shù)管理人員需要在施工前根據(jù)施工現(xiàn)場環(huán)境、施工隊(duì)伍的水平和施工圖紙的要求制定相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范，并要求施工人員按照技術(shù)方案的要求進(jìn)行施工，以確保市政工程的施工質(zhì)量，避免不合格的施工環(huán)節(jié)影響整體的施工進(jìn)度和施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。施工進(jìn)度的加快對(duì)于工程造價(jià)的降低也有著重要意義。在施工過程中，不僅要注重新型建筑材料和施工新工藝的運(yùn)用，還要根據(jù)合同的要求采取有效的設(shè)備管理和材料儲(chǔ)存措施，降低材料運(yùn)輸造成的損耗，為施工技術(shù)今后的快速發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
3.5 動(dòng)態(tài)管理措施
需要對(duì)市政工程造價(jià)控制的組織體系進(jìn)行完善，以工程項(xiàng)目經(jīng)理作為造價(jià)控制管理的核心，下屬項(xiàng)目經(jīng)理直接進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量、成本、進(jìn)度等的監(jiān)控，并對(duì)具體的造價(jià)控制環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)，提高造價(jià)控制管理的可靠性。根據(jù)施工環(huán)節(jié)不同要求，適當(dāng)調(diào)整具體的管理措施，相關(guān)的責(zé)任人要定期或不定期地對(duì)工程成本進(jìn)行核查，以便確保工程造價(jià)可控。
4結(jié)語
市政工程造價(jià)控制管理設(shè)計(jì)范圍較廣且工作要求較高，工程相關(guān)管理人員要提高對(duì)造價(jià)控制的重視程度，建立完善、全方位的市政工程造價(jià)控制管理體系，對(duì)存在不足的環(huán)節(jié)要采取科學(xué)合理的措施加以改進(jìn)，同時(shí)健全造價(jià)控制的激勵(lì)機(jī)制和追責(zé)機(jī)制，提高工程造價(jià)控制管理的實(shí)效性。
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