高校人事檔案

一、高校人事檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

1.建立花名冊。以各個二級學(xué)院為基礎(chǔ)來建設(shè)人事檔案管理信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，每個學(xué)院設(shè)有統(tǒng)一的編號，而學(xué)院下的人員以姓氏字母來排序。統(tǒng)一集中在校檔案室里時，檔案分箱及排列也要按照這一順序，這樣便于快速地查找紙質(zhì)檔案。

2.錄入人員信息。在二級學(xué)院下的花名冊錄入全體檔案人員的基本信息，包括編號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、職稱及評定時間、參加工作時間及進(jìn)入本單位時間、學(xué)歷情況等等。

3.檔案目錄的錄入、修改、刪除。根據(jù)紙質(zhì)檔案分類把他們按照順序分別錄入材料名稱、制成時間、份數(shù)及頁數(shù)，這有利于大概了解此人的檔案內(nèi)容，了解其全貌。

4.職務(wù)和工資變動的登記。紙質(zhì)檔案的最前兩頁就是職務(wù)與工資的變動，此類信息的登記完善，可使人一打開查閱對象的紙質(zhì)檔案就可以馬上對他的情況有個初步的了解。

高校各職能部門要從更好地服務(wù)于學(xué)校的總體戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)和學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展的角度出發(fā)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換平臺，整合在一個高效的信息化系統(tǒng)之內(nèi)，并且具有標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全、豐富的數(shù)據(jù)資源，可實(shí)現(xiàn)各部門應(yīng)用之間的無縫集成，促使人事檔案管理信息化建設(shè)與本單位各職能部門之間的兼容。

二、人事檔案信息化建設(shè)存在的問題和制約因素

1、人事檔案信息化管理意識滯后。長期以來，人們普遍認(rèn)為人事檔案工作的內(nèi)容主要就是檔案的保管和在一定程序下提供利用，主要認(rèn)為人事檔案只是領(lǐng)導(dǎo)和人事部門提干、調(diào)資、晉升等方面的憑證，而很少去思考它們所具有的潛在價值。甚至部分高校人事檔案工作人員也沒有意識到高校中這群高學(xué)歷、高知識水平的人才的檔案所具有的不可估量的價值，缺乏信息意識和創(chuàng)新精神。

2、人事檔案內(nèi)容信息量少，缺乏個性。千人一面是高校人事檔案的通病，往往檔案里都是陳舊、空洞的政治術(shù)語，缺少對個人“德”、“能”、“勤”、“績”的記載。即使有記載，也是反映“德”的材料多，反映“能”、“勤”、“績”的材料少，真正反映個人思想品德、品質(zhì)的內(nèi)容更少，不足以反映一個人的全面實(shí)際情況。在鑒定考核材料中存在虛假情況，“成績”不真實(shí)，“缺點(diǎn)”不填寫，不能客觀、全面、真實(shí)地反映一個人的面貌。這些既不利于個性化信息的采集和開發(fā)，也不利于高校人事檔案信息資源的深層次開發(fā)。

3、信息化程度不高，資源共享程度不夠。多數(shù)高校人事檔案管理部門主要采用手工檢索查閱，尤其是當(dāng)前檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識和互聯(lián)網(wǎng)知識較為薄弱，信息化程度不高，即使有的檔案人員或多或少地了解一些計(jì)算機(jī)知識，但大多只會一些簡單的操作，對于信息化的復(fù)雜技術(shù)顯得力不從心，更談不上研究與開發(fā)，而先進(jìn)的管理設(shè)備只是檔案管理達(dá)標(biāo)和升級考核的擺設(shè)而已，沒有發(fā)揮其科學(xué)管理功能。目前，人事部門相關(guān)的管理職能科室均是以業(yè)務(wù)劃分為依據(jù)，而且都在按一定的權(quán)限管理著教職工信息，各自為政、各司其職的現(xiàn)象比較普遍，造成人事部門內(nèi)部各職能科室人事信息分散，資源共享程度不夠。而且，由于沒有設(shè)置明確的標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理的系統(tǒng)化，使得各個科室數(shù)據(jù)通用性能低下，資源分散，重復(fù)勞動的現(xiàn)象明顯。

4、開發(fā)成果不多，社會影響力低。由于學(xué)校水平、實(shí)力等方面的客觀因素，以及觀念或者是理念等主觀因素的制約，加上宣傳意識淡薄，大部分的高校人事檔案信息資源的開發(fā)工作還處于一個較低的水平，開發(fā)成果少。

三、高校人事檔案信息化建設(shè)的措施

1、加大宣傳力度，提高信息化意識。高校的人事檔案工作向來以默默無聞、無私奉獻(xiàn)著稱，封閉意識較強(qiáng)，要改變這種局面，須不斷更新觀念，樹立人事檔案管理的信息化意識，努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，熟悉業(yè)務(wù)流程，關(guān)注改革開放的新形勢、新問題，把高校人事檔案工作與社會活動結(jié)合起來，加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)信息化管理的轉(zhuǎn)變，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作從簡單管理型服務(wù)向研究開發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變。同時，要加大宣傳力度，營造社會化氛圍，實(shí)現(xiàn)雙向溝通。由于干部人事檔案工作對象的社會化，客觀上要求在干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的過程中，要不斷提高-干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的透明度。一是讓高校各部門及人員了解、支持干部人事檔案工作，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案資源共享;二是通過宣傳，向高校組織人事部門提供干部人事檔案信息，為其決策提供參考資料，提高-干部人事檔案工作的透明度，體現(xiàn)自身價值;三是通過窗口宣傳，建立干部人事檔案信息服務(wù)窗口，加入人事代理機(jī)構(gòu)的人才信息網(wǎng)，通過資源共享，擴(kuò)大干部人事檔案信息網(wǎng)在人才流動中的影響。

2、有步驟、分重點(diǎn)地推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)。高校人事檔案信息化建設(shè)任務(wù)繁重，是一個長期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，一方面需要依存國家和學(xué)校信息化戰(zhàn)略的實(shí)施，并作為其重要的組成部分;另一方面它的總體規(guī)劃要立足現(xiàn)實(shí)，著眼未來，而決不是一蹴而就的事業(yè)。一要根據(jù)高校人事檔案信息化總體規(guī)劃擬訂具體的分期實(shí)施方案，在此基礎(chǔ)上，按年度擬訂出具體的工作計(jì)劃、項(xiàng)目組織和控制措施。二是搭建系統(tǒng)運(yùn)行平臺，充分考慮人事檔案信息的特殊性和安全性的需要，做到與內(nèi)部自動化辦公網(wǎng)絡(luò)相鏈接并采取授權(quán)管理，同時與公眾網(wǎng)絡(luò)實(shí)施最有效的網(wǎng)絡(luò)安全隔離設(shè)計(jì)方案。三是積累檔案數(shù)據(jù)資源。高校人事檔案數(shù)據(jù)庫信息的建立和更新是一個無止境的過程，更是檔案信息化建設(shè)核心的內(nèi)容。這就需要高校集中全校的人力、物力和財力同心協(xié)力地建設(shè)好這個信息數(shù)據(jù)庫,確保信息數(shù)據(jù)的完整、全面、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。因此,各高校要建立和完善干部人事檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制,加強(qiáng)人事檔案管理部門與紀(jì)檢、監(jiān)察、財務(wù)、審計(jì)等形成人事檔案材料部門的協(xié)調(diào)配合。高校尤其要加強(qiáng)組織和人事等部門在人事檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)，保證人事檔案材料形成規(guī)范、收集齊全和歸檔及時。同時，檔案管理人員還可以針對本校人事檔案管理的實(shí)際利用情況,以現(xiàn)實(shí)需要為前提,對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,例如學(xué)歷、學(xué)位證書,近期的干部履歷表,干部職務(wù)任免,職稱審批表,各種資格證書等。四是開放檔案共享信息。只有可以向社會公開的檔案信息才能提取并通過與公眾網(wǎng)絡(luò)的鏈接實(shí)現(xiàn)社會化信息共享。無論是系統(tǒng)運(yùn)行平臺的搭建、檔案資源數(shù)據(jù)的積累和檔案信息的共享，都無法一次完成，也不可能全面展開，而只能根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要和條件確定重點(diǎn)，進(jìn)行分階段的重點(diǎn)建設(shè)。目前各高校人事檔案信息化管理總體處于系統(tǒng)運(yùn)行平臺搭建和檔案資源數(shù)據(jù)積累階段。只有分步驟、有重點(diǎn)地推進(jìn)實(shí)施，才能遵循科學(xué)的發(fā)展觀，真正實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。

3、注重高校人事檔案的信息安全。信息技術(shù)為高校人事檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給高校人事檔案管理帶來了安全隱患。對電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識讀性、存儲材料及載體的易損毀問題的忽視，往往會造成檔案信息資源的丟失。因此，要從以下三方面做好信息的安全工作：一要對相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對各種信息資料的保密級別進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用計(jì)算機(jī)的加密功能，處理好人事檔案資料的保密與利用的關(guān)系。設(shè)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠脩魴?quán)限管理機(jī)制，通過采取信息安全驗(yàn)證加密措施，建立嚴(yán)格的分層次用戶權(quán)限管理模式(包括對應(yīng)用系統(tǒng)功能授權(quán)及對數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限的嚴(yán)密控制)，從而保證人事檔案在查閱利用中安全不泄密。二要確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。首先要數(shù)據(jù)安全，不能丟失數(shù)據(jù);其次要建立高校人事檔案信息網(wǎng)站的安全機(jī)制，防止人事檔案信息遭受外部黑客的攻擊，電子郵件炸彈的轟炸、計(jì)算機(jī)病毒的感染、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上合法用戶的越權(quán)操作等等不安全因素。安全保密設(shè)計(jì)是高校人事檔案信息化管理系統(tǒng)中最重要的環(huán)節(jié)，高校必須從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。要建立權(quán)限控制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的分級操作和安全管理，認(rèn)真做好電子檔案的及時備份與維護(hù)工作。第三，電子檔案對保存環(huán)境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要加強(qiáng)防潮濕、防高溫、防輻射、防病毒等工作，切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的安全性研究，認(rèn)真做好電子檔案的及時備份與維護(hù)工作。

4、展示學(xué)校的人才資源，增強(qiáng)學(xué)校的影響力。檔案的根本價值就在于提供利用，人事檔案也同樣如此，而且某些特殊人物的人事檔案所能起到的作用更是不可估量。某些珍存的人事檔案可作為對外交流的禮物和紐帶。因此，高校人事檔案管理部門應(yīng)充分利用所保存的杰出人物或知名教授等名人檔案，開發(fā)其中的信息資源，提高學(xué)校的影響力。例如可以編研出版學(xué)校人才庫、教授風(fēng)采等讀本或手冊，通過這些成果來向社會展示學(xué)校的人才實(shí)力，以吸引生源、師資，甚至吸引外來投資、交流項(xiàng)目，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展和繁榮。

5、加強(qiáng)高素質(zhì)和復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)。高校在提高師資隊(duì)伍素質(zhì)時，強(qiáng)調(diào)碩士生、博士生的引進(jìn)和培養(yǎng)，有時是不惜重薪加大投入。但是對檔案管理人員素質(zhì)只是強(qiáng)調(diào)中共-黨員才能上崗，對學(xué)歷層次、所學(xué)專業(yè)未作任何要求，導(dǎo)致檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)不合理現(xiàn)象。隨著信息時代的到來，對每位檔案工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)上都提出了更高的要求。因此，可以通過以下幾個途徑加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)。一是對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，選拔中青年、有潛力的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，切實(shí)提高其現(xiàn)代管理、信息技術(shù)和信息服務(wù)方面的素質(zhì)和能力;二是引進(jìn)急需的信息技術(shù)和信息化應(yīng)用的專業(yè)人才，包括有工作經(jīng)驗(yàn)的社會人才和相關(guān)專業(yè)高層次人才;三是整合IT行業(yè)的信息化人力資源，聘請專家、顧問幫助提供技術(shù)支持和人才培養(yǎng)。

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