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虛擬團隊管理制度
虛擬團隊管理制度詳解
虛擬團隊是虛擬組織中一種新型的工作組織形式，是一些人由于具有共同理想、共同目標或共同利益，結(jié)合在一起所組成的團隊。從狹義上說，虛擬團隊僅僅存在于虛擬的網(wǎng)絡(luò)世界中；廣義來說，虛擬團隊早已應(yīng)用在真實的團隊建設(shè)世界里。虛擬團隊只要通過電話、網(wǎng)絡(luò)、傳真或可視圖文來溝通、協(xié)調(diào)，甚至共同討論、交換文檔，便可以分工完成一份事先擬定好的工作。
一、虛擬團隊與實體團隊的區(qū)別
由于虛擬團隊跨越了時間、空間、組織的界限，成員不再依賴于一個有形的辦公場所運作，而是主要依靠現(xiàn)代的信息通信技術(shù)實現(xiàn)遠程的溝通與協(xié)作，因此缺乏傳統(tǒng)實體團隊成員間相互接觸所具備的特點。綜合研究，認為虛擬團隊與實體團隊的區(qū)別在于以下幾方面：
1 成員高度分散。實體團隊的運作需要面對面的交流互動，一般由相距較近的成員組成。而虛擬團隊成員可以來自不同部門、不同地區(qū)、不同企業(yè)甚至不同國家，空間距離往往會很大，面對面交往的機會較少。
2 成員間異質(zhì)性高。實體團隊成員往往來自同一組織，并且通過了相同的招聘和遴選程序，所以他們一般具有極為相似的或是相互補充的文化及教育背景，因此容易協(xié)調(diào)與工作有關(guān)的活動。而虛擬團隊，其成員往往在教育、文化、語言、時間方位及其專業(yè)上存在較大差異，所以在個體與個體間，個體目標與組織目標間容易發(fā)生沖突。
3 主要依賴電子媒介溝通協(xié)調(diào)。實體團隊成員在同一工作場所或者臨近場所工作，因此彼此能夠及時、充分地進行交流溝通，有利于及時解決工作中出現(xiàn)的問題，實體團隊成員還有機會分享與工作無關(guān)的信息，增強彼此之間的感情。而虛擬團隊，由于分散在各地，主要通過電子媒介，包括互聯(lián)網(wǎng)、手機等來完成溝通協(xié)調(diào)，因此溝通效果可能比不上實體團隊，而且交流的大多數(shù)是與工作有關(guān)的正式信息，成員間很少有工作之外的聯(lián)系，不利于感情的培養(yǎng)。
4 自我管理為主。實體團隊中，成員與管理者在地理上相鄰，管理者得以持續(xù)地控制成員行為和與工作相關(guān)的活動，這種持續(xù)控制有利于對團隊目標要求及時做出回應(yīng)。而虛擬團隊由于成員的分散性，使其控制力度和及時程度有所減弱，容易造成工作不能及時完成，或不符合相應(yīng)要求。因此，虛擬團隊特別強調(diào)成員個體對項目或任務(wù)協(xié)調(diào)者所負的責任，以使項目或任務(wù)得以及時并按標準完成。
5 資源的動態(tài)調(diào)配。實體團隊成員一般來自于同一組織，其資源配置范圍只限于同一組織內(nèi)部。虛擬團隊成員具有空間和時間上的相對獨立性，團隊能夠迅速整合不同地域的每個團隊成員的核心競爭力以實現(xiàn)團隊目標。也就是說，團隊擁有很大的運作自由度，資源選擇的余地比較大、優(yōu)化程度比較高�？梢姡摂M團隊具有不同于傳統(tǒng)的實體團隊的特征和運行機制，相應(yīng)地，其運作和管理也將面臨新的問題和挑戰(zhàn)。
與實體團隊相比，虛擬團隊成員不再依賴于一個有形的辦公場所運作，而主要依靠現(xiàn)代的信息通信技術(shù)實現(xiàn)遠程的溝通與協(xié)作。相應(yīng)地，虛擬團隊的人力資源管理面臨著成員間信任水平低、文化差異大、孤立感強、績效評估和激勵難等新的挑戰(zhàn)。因此，加強虛擬團隊的人力資源管理可采取以下措施：選拔有能力的領(lǐng)導(dǎo)和高素質(zhì)的成員隊伍、建立以信任為基礎(chǔ)的團隊文化、幫助成員克服孤立感、提高溝通效率以及采取相應(yīng)的激勵措施。
二、實現(xiàn)虛擬團隊人力資源管理的主要措施
面對新的挑戰(zhàn)，虛擬團隊的人力資源管理就必須采取新的對策。否則其巨大的優(yōu)勢勢必難以發(fā)揮，甚至可能因為文化沖突、互不信任、協(xié)調(diào)溝通不暢而陷入困境。因此，虛擬團隊的人力資源管理可以考慮從以下幾方面著手:
1 選拔有相關(guān)能力的領(lǐng)導(dǎo)
與傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)相比，虛擬團隊成員有更大的自主性，虛擬團隊的領(lǐng)導(dǎo)不再是監(jiān)督人，而是協(xié)調(diào)人，協(xié)調(diào)成員間的關(guān)系以及團隊與外界環(huán)境的關(guān)系，因此，虛擬團隊的領(lǐng)導(dǎo)必須具有相關(guān)能力。首先，他們必須能明確闡述對組織抱有的觀點，并能創(chuàng)造出鼓舞人心的觀念以激發(fā)能力和熱情。其次，能夠幫助團隊改進工作，不借助于權(quán)威手段，靠原則(指導(dǎo))而不是靠政策(控制)進行管理。某一個遠程經(jīng)理說過：“賦予人們權(quán)利獲得佳績比強迫他們?nèi)カ@得更有意義。但是經(jīng)理需要催化這些業(yè)績的產(chǎn)生�！钡谌�，能夠集中所有的工具、信息、資源輔助團隊完成任務(wù)。第四，必須能夠識別和消除阻礙團隊實現(xiàn)目標的障礙，比如成員間的文化沖突、溝通不暢等問題。第五，能夠從全局把握客戶的需求，從而確定團隊的業(yè)務(wù)。第六，能指導(dǎo)團隊成員，并且?guī)椭麄兺诰蜃陨淼臐摿Γ瑫r要保持適當?shù)臋?quán)威平衡，確定成員應(yīng)負的責任。第七，自己能做其他人員的角色榜樣，展示團隊成員和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的行為準則，這些能力將是虛擬團隊領(lǐng)導(dǎo)成功的必備能力。
2 要有高素質(zhì)的成員隊伍
虛擬團隊是基于信息技術(shù)的聯(lián)盟，其成員必須具有一定的技術(shù)能力，除了專業(yè)的技術(shù)技能外，還需要精通各種交流工具，如電腦，網(wǎng)絡(luò)等;跨時間、空間的工作決定了成員必須能及時做出關(guān)鍵決定，即必須有一定的判斷能力；成員必須具有良好的人際關(guān)系技能，善于同遠程的同事打交道，樂于與人分享知識;必須有主動精神，不需要鞭策就能將工作向前推動。擁有具有以上能力的團隊成員，團隊的管理將變得比較輕松。
3 建立以“信任”為基礎(chǔ)的團隊文化
首先，建立以“信任”為基礎(chǔ)的文化意味著承認個體。即對個體技能、態(tài)度、行為、文化背景的接受、認可和尊重，換言之，虛擬團隊文化是以強調(diào)個體作用為基礎(chǔ)的。其次，培育“知識分享”的氛圍。團隊成員之間要信任，就要有信息和知識的分享。再次，團隊領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該以身作則，率先在團隊中樹立可信的形象。
4 幫助團隊成員克服孤立感
為了提高團隊的信任感和團隊的凝聚力，必須幫助員工克服孤立感，為此，虛擬團隊應(yīng)該利用現(xiàn)有手段采取一些措施。比如可以在公司的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)建立“網(wǎng)絡(luò)咖啡屋”，讓虛擬員工保持無拘束的交談。這種網(wǎng)上聊天室不僅提供了天天交流的載體，從而減少孤立感，而且可以提供遠程學(xué)習的途徑，培養(yǎng)創(chuàng)造性。還可以創(chuàng)造一個團隊的網(wǎng)頁，除了提供進行正式業(yè)務(wù)溝通的場所，以及重要紀錄的儲藏室外，還可通過網(wǎng)頁上團隊成員的照片、團隊標識等使成員產(chǎn)生某種認同感。
5 提高溝通效率
對虛擬團隊來說，信息、知識的有效溝通和共享將大大提高整個團隊的效率和創(chuàng)新能力。為實現(xiàn)有效溝通，首先應(yīng)該利用虛擬團隊擁有的技術(shù)建立盡可能廣泛的溝通渠道，比如電子郵件、視頻電視會議、網(wǎng)絡(luò)會議、網(wǎng)上社區(qū)等正式非正式的渠道。其次，解決文化差異所帶來的困難�？梢酝ㄟ^文化敏感性培訓(xùn)，使成員了解文化差異的狀況及可能會帶來的相應(yīng)問題，使成員接受和認可他人的文化背景，尊敬他人的語言風格及行為習慣，以減少因不同的文化帶來的沖突。再次，通過標準化解決問題。成員的廣泛來源所導(dǎo)致的時區(qū)、文化、技術(shù)熟練程度的差異，容易引起沖突，而通過與工作有關(guān)的程序、方法的標準化，可獲得一定范圍內(nèi)的統(tǒng)一性，有利于溝通和實現(xiàn)團隊目標。
例如，規(guī)定成員每天至少接收兩次E-mail，就可解決因時區(qū)不同而導(dǎo)致信息反饋的延遲。再如，在與工作有關(guān)的信件中，盡量使用標準化公函格式，就能夠避免因文化差異而造成的誤解等問題。另外，由于依靠技術(shù)手段的遠距離溝通有其脆弱性，所以應(yīng)交叉運用多種溝通方式，如交叉運用電話、傳真、E-mail，依靠網(wǎng)絡(luò)視聽電話及其它軟件以防某種技術(shù)手段出現(xiàn)突發(fā)故障。總之，要建立起知識與信息共享的內(nèi)部環(huán)境，同時注重培養(yǎng)知識與信息共享的文化氛圍，最大限度地實現(xiàn)知識和信息共享。
6 采用適合虛擬團隊特點的激勵方式
根據(jù)虛擬團隊的特征，可以構(gòu)建適應(yīng)虛擬團隊的激勵模式，主要有以下幾方面:首先是高薪。這是因為一方面虛擬團隊成員往往是知識型員工，一般具有特殊技能;另一方面因其分散各地，要使其有效投入工作，控制較難，而金錢是其基本需要，高薪可以使成員個體有能力解決后顧之憂，如料理家庭等。其次，提供挑戰(zhàn)性工作。知識型員工的顯著特征是蔑視權(quán)威，忠誠于自己的專業(yè)甚于組織目標，成就感強烈，因此應(yīng)向成員個體提供專業(yè)性強的挑戰(zhàn)性工作。再次，提供適當?shù)膶W(xué)習機會。由于虛擬團隊往往是目標導(dǎo)向的，并且具有明顯的動態(tài)性，所以成員個體的工作變動性大。為成員提供良好的學(xué)習機會，包括溝通技術(shù)和相應(yīng)專門技能的培訓(xùn)和學(xué)習，本身就是為員工將來的職業(yè)生涯著想，雖然表面上與團隊目標不符，但實際上卻是一種較好的激勵手段。另外，特色團隊文化也是一種較好的激勵手段。
虛擬團隊管理是與非
前言：
信息技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟全球化的趨勢，尤其是通訊技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，使移動辦公和異地辦公成為可能，并逐漸為各類組織所采納，虛擬團隊由此應(yīng)運而生。虛擬團隊是指以信息網(wǎng)絡(luò)作為技術(shù)支持，實現(xiàn)團隊成員間跨越時空及傳統(tǒng)的組織職能邊界進行溝通，擁有共同的團隊目標，彼此信賴合作的新型組織形式。虛擬團隊的應(yīng)用已經(jīng)是一個全球化的趨勢，為知識型企業(yè)提供了新型的組織關(guān)系。
著名職業(yè)化教母李繪芳認為虛擬團隊在選擇成員時不必受家庭住址或身體因素的影響，擴大了組織的潛在勞動力市場；虛擬團隊的成員不必發(fā)生實質(zhì)性的個體移動，可以節(jié)省辦公費用，提高工作效率；借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，虛擬團隊更容易獲得組織外部的專家顧問們的幫助，既節(jié)省了時間，又不必支付專家們的交通、住宿及招待費用；虛擬團隊的工作方式為團隊成員提供了更多的與客戶溝通的時間，有利于為客戶提供更好的服務(wù)。
虛擬團隊的組建，對知識型企業(yè)的管理提出了新的要求，由傳統(tǒng)的基于作業(yè)的過程管理轉(zhuǎn)向基于結(jié)果的項目管理。由于虛擬團隊不能像傳統(tǒng)團隊那樣參與整個工作流程，給知識型企業(yè)的管理帶來更多的不確定性，既要研究保證虛擬團隊績效，又要降低虛擬團隊的管理風險。作為一種新的組織形式，基于虛擬團隊的組織和運作特性，對虛擬團隊的管理必須采取針對性的管理措施，才能保證其運作的順暢和效率。著名職業(yè)化教母李繪芳老師總結(jié)了一下幾點措施如下：
1、溝通管理。
溝通對虛擬團隊的工作展開起著關(guān)鍵性的作用，研究表明，虛擬團隊的成員80%的工作效率來自于良好的溝通。通過有效溝通，可以有效防止團隊內(nèi)部成員之間以及團隊與客戶之間由于文化語境的差異而帶來的矛盾和沖突，維護團隊目標的一致性。
由于虛擬團隊的成員來自不同的地區(qū)，地域分割使得團隊成員之間面對面交流的機會較少，日常溝通主要通過電子郵件、電話會議及視頻會議系統(tǒng)等方式進行，團隊成員之間的信息處于不對稱狀態(tài)，加之各自(續(xù)致信網(wǎng)上一頁內(nèi)容)生活的環(huán)境與文化的差異，極容易產(chǎn)生溝通障礙和理解分歧。
不良的溝通會嚴重影響虛擬團隊的績效，因此虛擬團隊必須積極尋求保持良好溝通的途徑。例如運用多種電子溝通工具以克服跨地域、跨時區(qū)的溝通障礙，或者在不同的環(huán)境及任務(wù)條件下選擇適當?shù)臏贤夹g(shù)，以提高團隊的溝通成效。同時，應(yīng)制定具體的規(guī)章制度和工作章程以規(guī)定溝通的方式，保障成員間溝通的時間和頻次，采用統(tǒng)一收發(fā)信息的方式，形成對外一致的聲音。此外，通過視頻會議或現(xiàn)實的面對面的接觸，也不失為解決團隊溝通問題的有效方法。
2、信任管理。
信任是團隊運作的基礎(chǔ)，信任的建立和維系是虛擬團隊管理工作的核心。在虛擬團隊運作過程中，不同核心能力的成員在合作過程中會面臨知識轉(zhuǎn)移的問題，只有在相互尊重的基礎(chǔ)上，成員間才能共享知識和資源，相互協(xié)作共同完成團隊任務(wù)。然而在現(xiàn)實中，很多虛擬團隊的組建往往因為需要解決一個短期項目，團隊成員既有來自于其他已經(jīng)解散的團隊，也可能有新招聘的員工，由于缺乏共同工作的經(jīng)歷，加上缺乏面對面的交流，信任問題便凸現(xiàn)出來。
信任危機存在的原因，主要在于虛擬團隊成員之間缺乏面對面的溝通，導(dǎo)致成員之間現(xiàn)實的及心理的距離，同時團隊成員無法收集到足夠的信息來幫助他們建立同事間的信任。而虛擬團隊的高效運作，恰恰需要比傳統(tǒng)團隊更高的信任水平，因此如何在團隊中建立起有效的信任維度，最大限度地發(fā)揮團隊的協(xié)同工作效應(yīng)，就成為必須解決的管理問題。
虛擬團隊可以通過以下方式來構(gòu)筑成員間的信任關(guān)系。例如，構(gòu)建一個信息平臺，每個成員將自己的履歷、個性、愛好甚至家庭生活狀況等信息公布在這個平臺上，方便成員間相互了解，對彼此的性格及工作習慣形成初步的感性認識。而在團隊運作期間，可采取進一步的措施來加深成員間的信任，比如通過舉辦公司派對、慶功酒會等方式，將虛擬團隊的成員聚集起來，加深彼此間的了解和友誼�？偠灾�，要在虛擬團隊中建立信任關(guān)系，就意味著要重視個體，即充分尊重和接受團隊個體的知識、習慣、行為、文化和信仰等，只有在這個基礎(chǔ)上才能有效維系成員間的信任關(guān)系。
3、激勵與約束機制。
虛擬團隊松散的組織形式，決定了遠程管理是保障其有效運作的主要管理方式，這就帶來了一個新問題：成員可能利用自己的信息優(yōu)勢規(guī)避義務(wù)或責任。要有效地解決這個問題，必須建立起科學(xué)的激勵與約束機制，既要鼓勵團隊成員積極進取，又要避免出現(xiàn)成員的道德風險。其中，激勵和利益分配機制作為成員利益最基本的保障，在虛擬團隊的管理中起到極為重要的作用。
虛擬團隊的管理者可以在把握團隊成員特點的基礎(chǔ)上，根據(jù)個體不同的需求，構(gòu)建有效的激勵措施，如高薪激勵、個性化管理、人本關(guān)懷、個體發(fā)展機遇等。而約束機制主要體現(xiàn)在承接項目之初，虛擬團隊的每一位成員應(yīng)與團隊簽訂相關(guān)契約，落實相應(yīng)的權(quán)利與責任關(guān)系，以規(guī)避可能存在的成員道德風險。
知識企業(yè)在考慮采用何種組織形式來組建團隊時，主要著眼點應(yīng)放在哪種形式更利于最大化地利用企業(yè)內(nèi)外的資源。當然，組建團隊還需要充分考慮本企業(yè)的規(guī)模、資源特點及營銷環(huán)境，在此基礎(chǔ)上選擇最適合于自身的組織形式，而不是一味追求新潮而脫離實際。
最后，李老師認為信息通暢是虛擬團隊正常運轉(zhuǎn)的根本保證，因此技術(shù)手段的可靠性問題是團隊應(yīng)該關(guān)心的管理問題。首先，團隊要選擇適合的、可靠性強、效率高的一種通訊技術(shù)作為團隊的主要溝通渠道，同時要交叉運用多種溝通方式，以防止某種技術(shù)手段突發(fā)故障而影響整個團隊的進程。
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