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前臺接待管理制度及崗位職責
作為學(xué)校的涉外窗口，須經(jīng)常與家長接觸，具有較重大的責任，前臺接待直接代表學(xué)校形象和服務(wù)質(zhì)量，因此，學(xué)校的前臺接待必須嚴格遵守接待工作規(guī)范,反之,則會給學(xué)校形象造成嚴重的不良影響。有鑒于此，特制定前臺接待工作規(guī)范細則，對接待工作進行規(guī)范化、具體化。前臺接待所有在崗位職責范圍內(nèi)應(yīng)當負責的工作，如果出現(xiàn)失職，導(dǎo)致學(xué)校出現(xiàn)重大損失，即使本細則未予制定，也可追究其必要的失職責任，具體處罰由學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)研究后決定。
一、崗位職責
1、負責進入學(xué)校辦公場所的來客的接待、登記、導(dǎo)引，對無關(guān)人員上門推銷和無理取鬧者，阻擋在外或協(xié)助有關(guān)人員處理。
2、負責學(xué)校郵件、包裹、報紙的收發(fā)與轉(zhuǎn)交。
3、負責接聽來訪電話，記錄電話內(nèi)容，并做好記錄與傳達工作。
4、保持前臺環(huán)境清潔。
5、協(xié)助來訪客人的接待、公司會議后勤工作。
二、工作權(quán)責
1、前臺整理、清潔。
2、接待來訪家長、重要賓客并進行指引及提供相關(guān)服務(wù)。
3、接聽電話，處理一般事務(wù)，遇重要投訴應(yīng)及時通學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
三、工作具體要求
崗位職責一：熱情接待訪客
1、為學(xué)校來訪家長設(shè)立登記本，所有來學(xué)校人員均須登記，（老板的熟朋友可免登記）。登記本上注明來訪人姓名、人數(shù)、來訪事由、出入時間。
2、上班時間必須在崗。如因公務(wù)需外出，經(jīng)直接領(lǐng)導(dǎo)批準可離崗。外出期間，由直接領(lǐng)導(dǎo)安排前臺接待人員，必須保證前臺無空崗。如無法安排人員，前臺接待人員不得外出。私事不得離崗。
3、學(xué)校有來訪客人，來客行至前臺一米以內(nèi)，前臺接待必須起身微笑相迎，說禮貌用語，招呼家長就座。客人坐下后，前臺接待方可就座。
4、家長提出個人要求時，前臺接待必須認真聆聽，有必要時做好筆記，如遇無法處理的投訴，則請家長稍等，請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出面解決。 崗位職責二：禮貌接聽電話
1、電話鈴響三聲內(nèi)接聽，如超過三聲后接起電話，則應(yīng)說“不好意思，剛才有事走開了，請問有什么可以幫到您？”
2、接聽電話時用規(guī)范的語氣說：“您好，XXX教育！”來電人提出要求，須記錄的必須及時記下，如需轉(zhuǎn)達他人的，需記下來電時間、來電人姓名、事由、相關(guān)事項。
3、接電話時必須注意禮儀，語速平和，保持自然、得體、大方的形象，不得嘴里吃東西，不得前仰后合。說話時控制音調(diào)，不得過于吵鬧。
4、接電話不得先于來電人掛機。（私人電話除外）
崗位職責三：保證接待前臺工作環(huán)境
1、接待前臺除學(xué)校宣傳單、個人茶杯、臺歷、盆花外，不得放置任何物品，不得在前臺吃食物。
2、前臺只能由接持人員坐，其他人員不得進入。公司人員不得聚在前臺閑聊，如有公務(wù)需探討可進入前臺，但不得超過十分鐘。需超過十分鐘的，應(yīng)改在其他辦公室進行，前臺接待人員同時須向上級領(lǐng)導(dǎo)申請安排。
3、協(xié)助保潔專員做好前臺的清潔工作。
崗位職責三：接待禮貌禮節(jié)
1、接待家長要自然大方、穩(wěn)重熱情、有禮貌，熟練運用“十一字”禮貌用語，做到微笑服務(wù)，用好敬語。
2、不詢問客人的年齡，特別是女家長，不要詢問家長的履歷、工資收入、衣物價格。對奇裝異服的人不圍觀，不交頭接耳，對殘疾或身體有缺陷人士不歧視，熱情幫助，服務(wù)周到。
3、不得有對來客有過分隨便、過分親熱的舉動，不得勾肩搭背、不得嘲笑來客不小心的現(xiàn)象，不得對來客指指點點。
四、本《工作細則》對前臺接待的各項工作內(nèi)容提出具體要求，如有違
反要求的，將視情節(jié)輕重予以處理：
1、違反上述各項規(guī)定，一個月內(nèi)達到三次以上（含三次）的，視為失職，公司將公開批評。
2、違反上述各項規(guī)定，一個月達到五次以上（含五次）的，視為嚴重失職，當月績效考評列為不合格，行政事務(wù)部經(jīng)理開具扣罰通知書，扣罰現(xiàn)金50—100元，并加強相關(guān)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。
3、違反上述各項規(guī)定，一個月內(nèi)達到十次以上，或累計超過十五次的，視為不合格，公司予以調(diào)崗，如無法安排崗位的，予以辭退。
前臺接待工作職責
1、負責進入學(xué)校的來客的接待、登記、導(dǎo)引，對無關(guān)人員、上門推銷和無理取鬧者，阻擋在外或協(xié)助有關(guān)人員處理。
2、負責收取所有公司來往郵件、包裹、報紙、資料，并進行登記后，交上級領(lǐng)導(dǎo)處理。
3、負責接聽咨詢電話，記錄電話內(nèi)容，并做好記錄與傳達工作。定期維護、保養(yǎng)電話機。
4、保持前臺環(huán)境清潔。除學(xué)校宣傳單、個人茶杯、臺歷、盆花外，不得放置任何物品。不得堆放食物、雜物。不得在前臺吃食物。
5、負責報刊訂閱及郵件分發(fā)管理。
6、上班時間必須在崗。如因公務(wù)需外出，經(jīng)直接領(lǐng)導(dǎo)批準可離崗。外出期間，由直接領(lǐng)導(dǎo)安排前臺接待人員，必須保證前臺無空崗。如無法安排人員，前臺接待人員不得外出。私事不得離崗。
7、學(xué)校有來訪家長，前臺接待必須起身微笑相迎，說禮貌用語，招呼家長。
8、前臺只能由接持人員坐，其他人員不得進入前臺就座。學(xué)校教職工不得聚在前臺閑聊，如有公務(wù)需探討可進入前臺，但不得超過十分鐘。需超過十分鐘的，應(yīng)改在其他辦公室進行，前臺接待人員向上級領(lǐng)導(dǎo)申請安排。
9、 協(xié)助保潔專員做好前臺的清潔工作。
本《工作細則》對前臺接待的各項工作內(nèi)容提出具體要求，如有違反要求的，將視情節(jié)輕重予以處理：
1、違反上述各項規(guī)定，一個月內(nèi)達到三次以上（含三次）的，視為失職。學(xué)校將公開批評。
2、違反上述各項規(guī)定，一個月達到五次以上（含五次）的，視為嚴重失職，當月績效考評列為不合格，行政事務(wù)部經(jīng)理開具扣罰通知書，扣罰現(xiàn)金50—100元。并加強相關(guān)的培訓(xùn)。
3、違反上述各項規(guī)定，一個月內(nèi)達到十次以上，或累計超過十五次的，視為不合格。學(xué)校予以調(diào)崗。如無法安排崗位的，予以辭退。
公司前臺接待工作職責
一、咨詢接待：
1.接聽客戶咨詢電話，應(yīng)熟練地使用規(guī)范用語，熱情、禮貌地接聽電話咨詢，科學(xué)、耐心、有針對性地回答客戶的有關(guān)培訓(xùn)的相關(guān)問題，包括培訓(xùn)的最新安排、培訓(xùn)/報考費用、培訓(xùn)時間等。
2.接待客戶來訪，應(yīng)主動、熱情、禮貌周到，耐心解答客戶有關(guān)培訓(xùn)的各類問題，遇到疑難問題，應(yīng)協(xié)調(diào)-教師一同解決，保證客戶的滿意度。
3.做好咨詢登記表的記錄，要求能夠完整反映客戶的個人信息及培訓(xùn)要求，為后期客戶跟蹤及公司市場宣傳決策提供有利依據(jù)。
4.培養(yǎng)與提高業(yè)務(wù)能力，善于觀察，區(qū)分對待，靈活應(yīng)變。對初次來訪的客戶，應(yīng)發(fā)給其相關(guān)的最新培訓(xùn)資料，并對培訓(xùn)課程進行概要介紹。對待猶豫態(tài)度的客戶咨詢，應(yīng)明確培訓(xùn)中心的優(yōu)勢，包括師資力量、硬件環(huán)境、培訓(xùn)時間安排、培訓(xùn)價格、高比例的通過率、證書的含金量等，樹立客戶“培訓(xùn)放心、價格稱心、考試安心、拿證舒心”的企業(yè)形象。
5.協(xié)助客戶填寫報名資料，核驗手續(xù)是否齊全，填寫是否完整，遇到特殊情況應(yīng)提出書面申請，按照逐級申請的程序進行申報，審批后方
可執(zhí)行。
二、信息管理：
1.根據(jù)培訓(xùn)周期及課程特征，總結(jié)當前報名和咨詢狀況，合理編制課程計劃。
2.及時分析咨詢和報名資料，整理出潛在大客戶對象，將有關(guān)信息轉(zhuǎn)交主管經(jīng)理。并重點進行潛在學(xué)員的跟蹤、培訓(xùn)銷售。定期檢查和整理咨詢資料，及時更新和補充，提出資料更新需求。
3.積極回復(fù)客戶的MAIL、FAX請求，作好記錄，并及時獲取客戶信息反潰
4.積極配合公司教務(wù)、市場宣傳活動，做好與學(xué)員的聯(lián)系工作。
5.注重市場動態(tài)，注意收集學(xué)員信息，注重市場反饋，為廣告內(nèi)容的發(fā)布提供建議。
6.積極參與市場推廣活動，協(xié)助市場部收集客戶的反饋信息，為公司決策提供有力的參考依據(jù)。
公司前臺接待崗位職責
前臺：
工作職責：
1、 負責公司前臺接待工作。
2、 負責公司電話接轉(zhuǎn)、收發(fā)傳真、文檔復(fù)印等工作。
3、 負責各類辦公文檔、商務(wù)文檔、合同協(xié)議的錄入、排版、打印。
4、 日常文書、資料整理及其他一般行政事務(wù)。
技能要求：
1、 對辦公室工作程序熟悉
2、 熟練使用Word、Excel等辦公軟件，會借助互聯(lián)網(wǎng)查找資料；
3、 具有優(yōu)秀的中英文書寫能力、表達能力；
4、 具有良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力，及較強的保密意識；
5、 熟練使用各種辦公自動化設(shè)備；
6、 具有良好的適應(yīng)能力，能在壓力下工作。
文員1：（分為好多種，每種要求不同，但基本要求相同，以下為辦公室文員）
工作職責：
1、根據(jù)辦公室領(lǐng)導(dǎo)的要求，完成有關(guān)報告、文稿的起草、修改工作。完成打字、復(fù)印及傳真等工作，及時送交領(lǐng)導(dǎo)或按要求傳送給客戶。
2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會議的書面記錄、整理。
3、完成各類文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。
4、根據(jù)要求采購日常辦公用品，并及時登帳。管理本部的財產(chǎn)帳目（低值易耗品、固定資產(chǎn)）。做好辦公室設(shè)備管理及維修。
5、做好年度報刊雜志的訂閱工作，收發(fā)日常報刊雜志及郵件交換。
6、做好辦公室每月考勤。做好物品保管工作。
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