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會(huì)議服務(wù)保障方案
一、目的
為了更好地體現(xiàn)**公司的國(guó)際化、職業(yè)化形象，規(guī)范會(huì)議接待行為，也為了提升物業(yè)自身服務(wù)水平，提供多元化服務(wù)，做好會(huì)務(wù)服務(wù)的支撐工作，提高服務(wù)質(zhì)量。
二、會(huì)議服務(wù)對(duì)象：
**武漢研究所有會(huì)議需求的部門。
三、會(huì)議分類：
將會(huì)議按照所服務(wù)的客戶群體進(jìn)行如下分類：
四、承接服務(wù)類型：
五、會(huì)務(wù)人員資質(zhì)及會(huì)議安排 1、會(huì)議服務(wù)人員資質(zhì)要求：
說明：
（1）人員配備：共2名接待專員，特殊情況需臨時(shí)增加人員可抽調(diào)前臺(tái)兼會(huì)務(wù)接待，以滿足緊急需求為原則。
（2）人員要求：女性、身高1.65m以上，年齡22-30歲之間；大專及以上學(xué)歷，具
備酒店管理、旅游管理、空中乘務(wù)等方面的知識(shí)，掌握接待服務(wù)禮儀及形體禮儀知識(shí)，了解會(huì)議服務(wù)流程，具備較強(qiáng)的聽、說能力，能夠進(jìn)行簡(jiǎn)單的英語對(duì)話。 （3）素質(zhì)要求：具有良好的服務(wù)意識(shí)及服務(wù)精神；具備良好的溝通理解能力，反應(yīng)敏捷，突發(fā)事件應(yīng)變能力較強(qiáng)； 工作積極主動(dòng)，責(zé)任心強(qiáng)；心態(tài)平和，親和力好，言談得體，有上進(jìn)心。 （4）會(huì)務(wù)接待專員工作職責(zé)：
a) 客戶接待環(huán)境的保障； b) 會(huì)議區(qū)域管理； c) 規(guī)范化會(huì)議服務(wù)；
d) 現(xiàn)場(chǎng)接待指引；
e) 現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)支撐。
（5）會(huì)務(wù)接待專員工作內(nèi)容：
a) 研究所會(huì)務(wù)接待總接口，負(fù)責(zé)前期的需求確認(rèn)，判斷是否接待，接待的 類型；
b) 根據(jù)確認(rèn)的接待需求，以天為單位排班接待支撐資源（依據(jù)時(shí)間排班，如果客戶非常重要，可適度調(diào)整）；
c) 負(fù)責(zé)每次會(huì)議接待的公共支撐，包括：接待電子流、園區(qū)路線指引、講解、拍照、鮮花、橫幅、茶歇等；
d) 做好日常接待用品的登記及管理；
e) 做好日常公共接待資源環(huán)境看護(hù)；
f) 做好日常接待統(tǒng)計(jì)分發(fā)，每月輸出接待總結(jié)月報(bào)；
g) 整合周邊資源，如周邊各餐飲店、鮮花店、禮品店、水果店、酒店、禮儀公司等；
h) 研究所大型活動(dòng)支撐及禮賓禮儀服務(wù)的統(tǒng)籌、報(bào)價(jià)。
（5）保密要求：按**信息安全規(guī)定，嚴(yán)守客戶信息、公司機(jī)構(gòu)、部門分布及人員通訊信息，簽署保密協(xié)議。
（6）考評(píng)要求：需求部門評(píng)價(jià)結(jié)果作為對(duì)方服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)主要依據(jù)，同時(shí)參考現(xiàn)場(chǎng)抽檢及月度考核結(jié)果。
（7）薪酬要求：參考業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)，為保證服務(wù)質(zhì)量，所有薪酬實(shí)際發(fā)放與合同要
求保持一致，暫按專員薪酬標(biāo)準(zhǔn)（7314.3元/月/人）結(jié)算。
2、人員安排：
說明：
（1）本著勤儉、精簡(jiǎn)、高效的會(huì)議原則，原則上按照會(huì)議級(jí)別判斷承接服務(wù)類別，進(jìn)行人員安排，因特殊需要，可按實(shí)際情況根據(jù)需求方申請(qǐng)承接；
（2）物業(yè)承擔(dān)會(huì)議接待的“軟件”服務(wù)，其他會(huì)議用品均由需求方承擔(dān)，詳見費(fèi)用承擔(dān)部分。
六、費(fèi)用承擔(dān)與結(jié)算：
1、費(fèi)用承擔(dān)原則：
（1）武研所承擔(dān)的費(fèi)用包括：茶具、茶、咖啡、紙巾、消毒液等日常用品費(fèi)用；
（2）每次會(huì)議的具體費(fèi)用由會(huì)議需求方負(fù)責(zé)，具體包括：
a）資料、文具費(fèi)用；
b）文化禮品費(fèi)用；
c）鮮花、橫幅、茶歇、果盤等會(huì)務(wù)費(fèi)用；
d）就餐、車輛等費(fèi)用。
（3）上述費(fèi)用原則上由甲方承擔(dān)，若有特殊情況需要物業(yè)提供的，由會(huì)議需求部門負(fù)責(zé)人以紙面形式提出，會(huì)務(wù)專員負(fù)責(zé)詢價(jià)、報(bào)價(jià)，首選與**有協(xié)議的供應(yīng)商，待需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可購買，開具發(fā)票，與**公司月結(jié)。
2、費(fèi)用結(jié)算：
（1）會(huì)務(wù)接待專員從到崗之日起計(jì)算，與其他人員薪酬支付方式相同，按月結(jié)算；
（2）臨時(shí)抽調(diào)人員按會(huì)議時(shí)間，20元/小時(shí)進(jìn)行補(bǔ)貼，每月憑《會(huì)議服務(wù)登記表》與需求電子流對(duì)應(yīng)結(jié)算；
（3）對(duì)于會(huì)議中臨時(shí)產(chǎn)生的費(fèi)用，實(shí)報(bào)實(shí)銷，按月結(jié)算。
附件：
05會(huì)議登記表.xlsx
會(huì)議保障方案
A. 13：00---17:00時(shí)劇場(chǎng)布置會(huì)議會(huì)標(biāo), 主席臺(tái)擺放紅旗、懸掛會(huì)徽、會(huì)議條幅，開啟并檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)照明。
實(shí)施人員: 完成情況反饋工程保安部
B. 15：00時(shí)配合橫幅制作人員落實(shí)分會(huì)場(chǎng)懸掛會(huì)標(biāo)。
實(shí)施人員: 維修工段，完成情況反饋工程保安部
C. 檢查4臺(tái)員工電梯運(yùn)行、停層情況, 要求除2—4樓和11—15樓不停層外, 其余樓層均可內(nèi)外呼梯停層
實(shí)施人員: 電梯維保人員，完成情況反饋工程保安部
1月21日
A. 8: 00時(shí)檢查各會(huì)場(chǎng)會(huì)標(biāo)懸掛完成情況
檢查人員: 檢查情況反饋總監(jiān)
B. 8: 30時(shí)起檢查布置酒店劇場(chǎng)、5樓會(huì)議室、16樓會(huì)議室、18樓會(huì)議室、20樓會(huì)議室、20樓會(huì)議室、36樓會(huì)議室用音頻設(shè)備。
注: 16樓、18樓、20樓三個(gè)會(huì)議室各用話筒3只, 其余5只分會(huì)場(chǎng)各用話筒2只。
要求各會(huì)場(chǎng)的音頻設(shè)備安置到位
實(shí)施人員: 弱電工段，完成情況反饋工程保安部
C. 12: 00時(shí)起控制酒店地面停車位
實(shí)施人員: 當(dāng)班車場(chǎng)值守人員
D. 檢查劇場(chǎng)、5樓和16樓、18樓、20樓衛(wèi)生間潔衛(wèi)使用情況, 要求使用正常無堵漏情況
實(shí)施人員: 維修工段
E. 檢查16樓、18樓、20樓會(huì)議室空調(diào)開機(jī)效果
實(shí)施人員: 空調(diào)工
F. 客梯內(nèi)顯示屏增設(shè)
實(shí)施人員:
g. 車場(chǎng)車位控制: 保留12個(gè)主要領(lǐng)導(dǎo)停車位, 地面停車疏理和清場(chǎng) 注1:
23日、24日、26日三天因劇場(chǎng)上午有會(huì)議, 鍋爐晚上不停爐, 凌晨0: 00 時(shí)至5: 00時(shí)暖空水溫下調(diào)至35℃, 5: 00后暖空水溫調(diào)升至41--42℃
注2:
會(huì)議期間,增強(qiáng)樓層和車場(chǎng)管理, 停車位泊車做好引導(dǎo), 泊車車頭位置一致, 大門口僅為即時(shí)的上下客停車, 地面停車憑會(huì)議車輛證停放
1月22日
1). 17: 00時(shí)會(huì)議，會(huì)議地點(diǎn)：18樓主席團(tuán)會(huì)議室。
a). 16:00時(shí)由弱電工段人員對(duì)會(huì)場(chǎng)音頻設(shè)備進(jìn)行使用復(fù)試
b). 14:00時(shí)檢查18樓會(huì)議室空調(diào)開啟情況
實(shí)施人員: 空調(diào)工
1月23日
1). 8: 10時(shí), 開幕會(huì)議 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)：劇場(chǎng)。
a). 7: 00時(shí)保安開啟劇場(chǎng)邊門, 7: 30時(shí)開啟劇場(chǎng)大門
b). 7: 30時(shí)會(huì)場(chǎng)工作人員進(jìn)入崗位(音頻弱電、電氣、電梯工均至“人大”會(huì)結(jié)束), 開啟劇場(chǎng)照明、復(fù)查話筒音響效果、打開劇場(chǎng)自動(dòng)
扶梯( 上行 ),8: 40時(shí)關(guān)閉自動(dòng)扶梯, 開幕會(huì)結(jié)束后,馬上更換會(huì)
徵、會(huì)標(biāo), ( 10: 00時(shí), 維修工段派1人至劇場(chǎng),協(xié)助劇場(chǎng)內(nèi)工作人
員更換會(huì)徵、會(huì)標(biāo) )
c). 5: 00時(shí)開啟劇場(chǎng)空調(diào), 由當(dāng)班空調(diào)工實(shí)施, 空調(diào)水溫調(diào)至42℃, (注意事先準(zhǔn)備好相關(guān)場(chǎng)所的鑰匙)
d). 本日晚上鍋爐運(yùn)行不停爐, 運(yùn)行要求見前注。
e). 10: 00時(shí)打開劇場(chǎng)自動(dòng)扶梯( 下行 ), 視離場(chǎng)情況,切換一組上行, 15分鐘后6臺(tái)自動(dòng)扶梯全部上行
2). 8: 10時(shí), 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)：18樓主席團(tuán)會(huì)議室
3). 8: 30時(shí), 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)：5樓會(huì)議室、16樓會(huì)議室、20樓會(huì)議室、20樓
會(huì)議室、36樓會(huì)議室
a). 7: 00時(shí)會(huì)場(chǎng)工作人員進(jìn)入崗位( 弱電、電工),對(duì)音頻設(shè)備和電器照
明進(jìn)行檢查,保障完好。
4). 10: 40時(shí), 開幕會(huì)議 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)：劇場(chǎng)。
a).11:10時(shí)關(guān)閉劇場(chǎng)自動(dòng)扶梯。會(huì)議結(jié)束前開啟劇場(chǎng)自動(dòng)扶梯, 運(yùn)行方向?yàn)橄滦小?/p>
自動(dòng)扶梯的開啟切換由電梯維保人員負(fù)責(zé)。
5). 人大會(huì)后: 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)：18樓主席團(tuán)會(huì)議室
2月24日
1). 8：30時(shí)會(huì)議, 會(huì)議地點(diǎn)：劇場(chǎng)。
a). 6：00時(shí)開啟劇場(chǎng)空調(diào), 由23日空調(diào)夜班人員開啟�？照{(diào)暖水水溫控制在40--42℃間(可根據(jù)當(dāng)日氣溫情況調(diào)節(jié)).
b). 6: 30時(shí)保安開啟劇場(chǎng)邊門, 7: 30時(shí)保安開啟劇場(chǎng)大門
c). 7: 30時(shí)會(huì)場(chǎng)工作人員進(jìn)入崗位(音頻弱電、電氣), 開啟劇場(chǎng)照明、復(fù)查話筒音響效果
d).7:50時(shí)開啟劇場(chǎng)1--3樓6部自動(dòng)扶梯, 運(yùn)行方向?yàn)樯闲?
8:50時(shí)關(guān)閉劇場(chǎng)自動(dòng)扶梯。
會(huì)議結(jié)束前開啟劇場(chǎng)1--3樓6部自動(dòng)扶梯, 運(yùn)行方向?yàn)橄滦? 自動(dòng)扶梯的開啟切換由電梯維保人員負(fù)責(zé)。
2). 14: 30時(shí)會(huì)議, 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)：5樓會(huì)議室、16樓會(huì)議室、20樓會(huì)議室、20
樓會(huì)議室、36樓會(huì)議室
a). 13: 50時(shí)前完成上述會(huì)場(chǎng)進(jìn)行會(huì)場(chǎng)音視設(shè)備調(diào)試。由弱電工段人員實(shí)
施。
3). 17: 20時(shí)會(huì)議, 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)：18樓會(huì)議室
a). 16: 40時(shí)前完成上述會(huì)場(chǎng)音視設(shè)備調(diào)試。由弱電工段人員實(shí)施。
2月25日
1).8：10時(shí)會(huì)議, 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)：5樓會(huì)議室、16樓會(huì)議室、20樓會(huì)議室、
20樓會(huì)議室、36樓會(huì)議室 a). 7: 40時(shí)前完成上述會(huì)場(chǎng)音視設(shè)備調(diào)試。由弱電工段人員實(shí)施。
2). 9: 00時(shí)匯報(bào)會(huì), 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)：36樓會(huì)議室
a). 弱電工段提供筆記本電腦,電視機(jī)聯(lián)接電腦顯示, 調(diào)試工作于8: 40
時(shí)前結(jié)束
b). 準(zhǔn)備提供各類運(yùn)行管理文檔
3). 11: 00時(shí)會(huì)議, 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)：36F會(huì)議室
4). 14: 40時(shí)會(huì)議, 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)：劇場(chǎng)。
a). 14: 00時(shí)前完成上述會(huì)場(chǎng)音視設(shè)備調(diào)試。由弱電工段人員實(shí)施。
b). 11：00時(shí)開啟劇場(chǎng)空調(diào), 由本日當(dāng)班人員開啟�？照{(diào)暖水水溫控
制在40--41℃間(可根據(jù)當(dāng)日氣溫情況調(diào)節(jié)).
c). 14: 00保安開啟劇場(chǎng)大門
d).14:00時(shí)開啟劇場(chǎng)1--3樓6部自動(dòng)扶梯, 運(yùn)行 方向?yàn)樯闲?
15: 00時(shí)關(guān)閉劇場(chǎng)自動(dòng)扶梯。
會(huì)議結(jié)束前開啟劇場(chǎng)1--3樓6部自動(dòng)扶梯, 運(yùn)行方向?yàn)橄滦?
自動(dòng)扶梯的開啟切換由電梯維保人員負(fù)責(zé)。
e).會(huì)后更換會(huì)徵、閉幕會(huì)標(biāo)
5). 16: 00時(shí)檢查初評(píng)反饋會(huì), 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)：20樓會(huì)議室
a). 使用投影儀
6). 17: 20時(shí)會(huì)議, 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)：18樓會(huì)議室。
a). 17: 00時(shí)前完成上述會(huì)場(chǎng)音視設(shè)備調(diào)試。由弱電工段人員實(shí)施。
2月26日
1). 8：10時(shí)會(huì)議，舉行地點(diǎn)：5樓會(huì)議室、16樓會(huì)議室、20樓會(huì)議室、20
樓會(huì)議室、36樓會(huì)議室
a). 7: 40時(shí)前完成上述會(huì)場(chǎng)音視設(shè)備調(diào)試。由弱電工段人員實(shí)施。
2). 8: 30時(shí)閉幕會(huì)議 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)：劇場(chǎng)。
a). 6: 20時(shí)保安開啟劇場(chǎng)邊門, 8: 00時(shí)開啟劇場(chǎng)大門
b). 7: 50時(shí)會(huì)場(chǎng)工作人員進(jìn)入崗位(音頻弱電、電氣), 開啟劇場(chǎng)照明、復(fù)查話筒音響效果
c). 7:50時(shí)開啟劇場(chǎng)自動(dòng)扶梯( 上行 ),8: 40時(shí)關(guān)閉自動(dòng)扶梯, 開幕會(huì)
結(jié)束前, 開啟劇場(chǎng)自動(dòng)扶梯( 下行 )至人員離場(chǎng)后關(guān)閉
d). 會(huì)后更換會(huì)徵、閉幕會(huì)標(biāo)
e). 5: 30時(shí)開啟劇場(chǎng)空調(diào), 由當(dāng)班空調(diào)工實(shí)施, 空調(diào)水溫調(diào)至42℃, (注意事先準(zhǔn)備好相關(guān)場(chǎng)所的鑰匙)
f). 本日晚上鍋爐運(yùn)行不停爐, 運(yùn)行要求見前注。
3). 11: 00時(shí)會(huì)議，舉行地點(diǎn)： 18樓會(huì)議室。
a). 10: 40時(shí)前完成上述會(huì)場(chǎng)音視設(shè)備調(diào)試。由弱電工段人員實(shí)施。
4). 14: 40時(shí)閉幕會(huì)議，舉行地點(diǎn)：劇場(chǎng)。
a). 12：00時(shí)開劇場(chǎng)空調(diào), 空調(diào)暖水水溫控制在39--40℃間(可根據(jù)
當(dāng)日氣溫情況調(diào)節(jié)).
14:00時(shí)開啟劇場(chǎng)1--3樓6部自動(dòng)扶梯, 運(yùn)行方向?yàn)樯闲?
15::10時(shí)關(guān)閉劇場(chǎng)自動(dòng)扶梯.
會(huì)議結(jié)束前開啟劇場(chǎng)1--3樓6部自動(dòng)扶梯, 運(yùn)行方向?yàn)橄滦?在劇場(chǎng)召開會(huì)議時(shí)段內(nèi), 按排一人進(jìn)行設(shè)備運(yùn)行保障巡檢工作, 負(fù)責(zé)巡查人員按有關(guān)日程時(shí)間按排對(duì)相關(guān)設(shè)備的檢查確認(rèn)。向工程部辦公室反饋確認(rèn)情況，所有調(diào)試、操作、檢查中發(fā)現(xiàn)異常情況的，立即匯報(bào)。電梯維保單位人員確保遇有電梯故障時(shí)，在十五分鐘內(nèi)趕到現(xiàn)場(chǎng)處理，三十分鐘內(nèi)處理完電梯關(guān)客事故。遇有變動(dòng)按通知辦理
工程保安部
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