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技術(shù)文件發(fā)放回收管理規(guī)定
1目的
規(guī)定技術(shù)文件的發(fā)放、回收及更改的有關(guān)內(nèi)容，對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行有效管控，確保各部門使用的文件均為有效版本。
2使用范圍
適用于本公司所有產(chǎn)品的技術(shù)文件，客戶外來圖紙以及文件的管理
3概念
技術(shù)文件：客戶產(chǎn)品圖紙、公司內(nèi)部轉(zhuǎn)化后圖紙、工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范以及其他用于指導(dǎo)生產(chǎn)的文件。
4職責(zé)
4.1技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的編制、簽發(fā)、回收、更改，以及所有外來文件和內(nèi)部文件的歸檔管理，電子文件的備份和管理等工作，同時(shí)確保現(xiàn)場(chǎng)使用圖紙與客戶提供最新版本的一致性。
4.2技術(shù)文件使用部門負(fù)責(zé)對(duì)接收后文件的執(zhí)行、驗(yàn)證、和妥善保管，確保文件的完好及有效性。
5規(guī)定內(nèi)容
5.1技術(shù)文件統(tǒng)一由技術(shù)部門發(fā)放和回收管理，由本部門填寫《文件發(fā)放/回收記錄》，領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人簽收。
5.2文件領(lǐng)用部門要對(duì)領(lǐng)用的文件切實(shí)做好管控，文件遺失或損壞不能用，需部門負(fù)責(zé)人向技術(shù)部提出補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)，并做好登記。遺失的以10元/張進(jìn)行處罰。
5.3現(xiàn)場(chǎng)所有現(xiàn)行文件均以加蓋紅色印章者有效，使用部門如需復(fù)印須向技術(shù)部提出申請(qǐng)，由技術(shù)人員復(fù)印加蓋紅章下發(fā)，并做好登記。
5.4技術(shù)文件變更，技術(shù)文件只有技術(shù)部門人員可以更改，其他人員不得擅自涂改。因客戶圖紙或技術(shù)要求發(fā)生變化而引起產(chǎn)品圖紙、技術(shù)工藝變更，技術(shù)部要及時(shí)做好《技術(shù)更改通知單》連同變更后的技術(shù)文件下發(fā)到相關(guān)部門；因公司內(nèi)部加工工藝調(diào)整或其他內(nèi)部原因而引起的的技術(shù)文件變更，需相關(guān)負(fù)責(zé)人提交變更申請(qǐng)給技術(shù)部，技術(shù)部審核通過，更改相應(yīng)文件并簽發(fā)，下發(fā)變更后文件同時(shí)要將舊的相應(yīng)文件回收并做好《文件發(fā)放/回收記錄》登記。
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文件發(fā)放回收管理規(guī)定2017-03-09 11:25 | #2樓
為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。
1、文件的發(fā)放：
（1）財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部、營(yíng)銷部、辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
（2）各部門需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，必須將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
（3）任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場(chǎng)人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個(gè)人親自簽字接收。
（4）需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學(xué)習(xí)材料等），發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員，再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。
2、文件的更改：
（1）任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改（數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可），連同編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
（2）文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)情況，可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)必須用
雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章。
3、文件的換頁(yè)：
（1）任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改，需換頁(yè)的，由原編制形成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁(yè)情況（屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。
（2）有需換頁(yè)的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間，將原頁(yè)銷毀。
4、文件的回收、作廢：
（1）因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。
（2）文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。
（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。
（4）所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。
5、其它規(guī)定：
（1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部、營(yíng)銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。
（2）無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。
（3）任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng)，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
（4）所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管-理-員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。
（5）發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制形成部門。
（6）文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊(cè)，妥善保管，以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。
6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外，對(duì)由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。
7、本規(guī)定各條款如有違犯，對(duì)責(zé)任人每次罰款50元，由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。
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