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寫(xiě)匯報(bào)材料注意事項(xiàng)
寫(xiě)匯報(bào)材料，是向上級(jí)匯報(bào)反映情況讓上級(jí)了解下情，或請(qǐng)求上級(jí)幫助下級(jí)解決問(wèn)題的一種方式。匯報(bào)材料可以是口頭匯報(bào)的腳本，也可以是供上級(jí)閱讀的書(shū)面材料。匯報(bào)材料寫(xiě)得
匯報(bào)材料”的質(zhì)量，需要注意“清、重、實(shí)”三點(diǎn)要求。
一、清
“清”就是思路清晰。匯報(bào)材料不管是供書(shū)面交流還是供口頭交流，上級(jí)組織或領(lǐng)導(dǎo)在看或聽(tīng)匯報(bào)材料的時(shí)候，也在思索材料所講述的事實(shí)、所分析的問(wèn)題，同樣存在一個(gè)思維過(guò)程。如果匯報(bào)材料寫(xiě)得不符合思維習(xí)慣，就會(huì)讓人覺(jué)得東一榔頭，西一棒子，摸不著頭腦。因此，匯報(bào)必須理清思路。
理清思路，首先就是要理清匯報(bào)的順序�！吨芤住氛f(shuō)：“言有序�！彼^“序”，就是思路有條理而不紊亂。在匯報(bào)材料中的表現(xiàn)，就是謀篇布局，安排層次段落、開(kāi)頭結(jié)尾、過(guò)渡呼應(yīng)等合理有序。匯報(bào)順序既有常規(guī)順序，也有非常規(guī)順序。英國(guó)文學(xué)家約翰·巴洛茲說(shuō)：“一顆寶石跟一塊普通石頭的區(qū)別并不在本質(zhì)，而在于分子的排列——結(jié)晶的方式。木炭和金剛鉆是一樣的，但在外觀上和效用上，它們的差別可多遠(yuǎn)啊！珍珠所含的成分，沒(méi)有一種是不能在最粗糙的蚌殼中找到的�！边@就告訴我們：說(shuō)同樣一件事情，如果順序安排不同，效果是不一樣的。
對(duì)常規(guī)思維習(xí)慣來(lái)說(shuō)，在敘述某一件事情的時(shí)候，應(yīng)在時(shí)空立體上展開(kāi)。匯報(bào)的順序可以按
開(kāi)端——發(fā)展——結(jié)局；介紹某個(gè)空間對(duì)象的時(shí)候，常常是按照由外到里（由里到外），或者由上到下（由下到上）、由左到右（由右到左）等；介紹某個(gè)人物的時(shí)候，常常是由過(guò)去到現(xiàn)在，或者由現(xiàn)在追溯到過(guò)去；介紹某個(gè)單位事跡的時(shí)候，常常要把事跡分成幾個(gè)方面，在劃分事跡類(lèi)型的時(shí)候，常常是先政治，后業(yè)務(wù) ；論說(shuō)某個(gè)道理常常是在事理的平面展開(kāi)的，比如，整體與部分、屬性與關(guān)系、個(gè)別與一般、現(xiàn)象與本質(zhì)、因果與條件、必然與或然等等。
對(duì)非常規(guī)思維習(xí)慣來(lái)說(shuō)，匯報(bào)材料如果要按照非常規(guī)的思維過(guò)程寫(xiě)，那就需要注意兩點(diǎn)：一要了解閱讀匯報(bào)材料者的思維習(xí)慣；二要注意按這種非常規(guī)思維習(xí)慣來(lái)說(shuō)，是否能夠取得更好的匯報(bào)效果。比如，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)某件事情的做法，既可以按通常習(xí)慣，先介紹干這件事情的經(jīng)過(guò)，再介紹干這件事情的結(jié)果（效果）；也可以按反常的思維習(xí)慣，先介紹結(jié)果（效果）再介紹取得這樣效果的做法。兩者比較，后者的效果更好——能先聲奪人，吸引看材料的人認(rèn)真讀下去。如果拿著匯報(bào)材料向領(lǐng)導(dǎo)作口頭匯報(bào)，用后一種思維習(xí)慣介紹，還會(huì)有試探作用——試探領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其是否感興趣。
其次，要注意材料內(nèi)容之間的邏輯關(guān)系。邏輯關(guān)系包括：因果關(guān)系、并列關(guān)系、遞進(jìn)關(guān)系、條件關(guān)系等等。如果匯報(bào)材料能夠把材料之間的邏輯關(guān)系表述清楚，那就能夠幫助閱讀匯報(bào)材料者掃清閱讀的思路障礙，準(zhǔn)確把握匯報(bào)材料所要傳達(dá)的有關(guān)信息。
如何理清思路？最常用的辦法是反復(fù)推敲，列出提綱。列提綱要由大到小，一級(jí)標(biāo)題下要有二級(jí)標(biāo)題，二級(jí)標(biāo)題下面要有三級(jí)標(biāo)題提綱列得越詳細(xì)，匯報(bào)起來(lái)思路就會(huì)越清晰。列出不同級(jí)別的提綱，一定要注意它們相互之間的邏輯關(guān)系。如果上下級(jí)別的提綱是推論關(guān)系的，還要考慮它們是否具有推出的必然性。在同級(jí)標(biāo)題之間，還要注意它們是否具有不相容的關(guān)系，如果出現(xiàn)了全同、交*、包含或被包含的關(guān)系，就表明提綱之間存在著邏輯混亂，必須修改，不然就會(huì)把思路搞亂。如果前后內(nèi)容存在一定跨度，在內(nèi)容轉(zhuǎn)換的時(shí)候，一定要使用過(guò)渡句，使內(nèi)容銜接自然，反之，則容易使聽(tīng)匯報(bào)的人覺(jué)得突兀，跟不上匯報(bào)者的思路。
二、重
“重”就是重點(diǎn)突出。一般來(lái)說(shuō)，匯報(bào)材料的內(nèi)容通常包括：工作開(kāi)展情況、主要做法及成效、存在問(wèn)題及今后的打算等幾個(gè)方面，但面面俱到往往事倍功半。匯報(bào)材料要突出重點(diǎn)，就要做到有“點(diǎn)”有“面”�！包c(diǎn)”就是重點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)展開(kāi)講、深入講；“面”是非重點(diǎn)，在匯報(bào)材料里，只是起輔助性說(shuō)明性的作用，應(yīng)該適當(dāng)濃縮。
寫(xiě)匯報(bào)材料應(yīng)當(dāng)根據(jù)什么標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定匯報(bào)重點(diǎn)呢？一般情況下，以下兩條可以作為確定重點(diǎn)的依據(jù)。
第一，凡是符合上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)匯報(bào)意圖的，就是匯報(bào)材料的重點(diǎn)。任何工作均有輕重緩急，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)取下級(jí)的匯報(bào)，總有一定的目的性，對(duì)匯報(bào)內(nèi)容、匯報(bào)時(shí)間、匯報(bào)形式、匯報(bào)范圍等，都會(huì)有明確要求。撰寫(xiě)者必須深刻領(lǐng)悟上級(jí)意圖，仔細(xì)揣摩這些要求，必要時(shí)還可通過(guò)其他信息渠道，更廣泛更深入地了解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)近來(lái)重點(diǎn)關(guān)注的是什么、重點(diǎn)抓的工作是什么。這就可以有的放矢，做到上級(jí)不關(guān)注的不匯報(bào)，上級(jí)已經(jīng)了解的不匯報(bào)。
第二，凡是能夠突出自我特色的，就是匯報(bào)材料的重點(diǎn)。如果匯報(bào)材料沒(méi)有特色，喪失自我或少了自我，匯報(bào)也就沒(méi)有個(gè)性，自然也就失去了本來(lái)的意義。要突出特色就要做到常規(guī)性的內(nèi)容不講，與別人相同的內(nèi)容不講。只有從本單位的實(shí)際出發(fā)，選取有特色的工作，挖掘有特色的效果，才能達(dá)到“人無(wú)我有，人有我強(qiáng)”的效果。“特色”不僅指工作成績(jī)、成功經(jīng)驗(yàn)，也包括在工作中發(fā)現(xiàn)或出現(xiàn)的新矛盾，以及對(duì)問(wèn)題的新思考。這種新思考，可以通過(guò)對(duì)特定問(wèn)題所選取的匯報(bào)角度或站位的高度來(lái)體現(xiàn)。
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匯報(bào)材料如何做到重點(diǎn)突出？
一要圍繞重點(diǎn)展開(kāi)敘述或論證。匯報(bào)材料要有思想、有見(jiàn)解，才能夠給人以啟發(fā)，使人聽(tīng)了豁然開(kāi)朗產(chǎn)生興趣。匯報(bào)材料的思想性，體現(xiàn)在材料、事例和闡述的道理之中。分析問(wèn)題要有理有據(jù)，要有深度，不要做膚淺的表面文章。匯報(bào)材料涉及的事例，可以量化的一定要量化，能用數(shù)字說(shuō)明的問(wèn)題，一定要把有關(guān)數(shù)據(jù)寫(xiě)清楚。數(shù)字雖然枯燥，但能增強(qiáng)材料的說(shuō)服力，在說(shuō)明問(wèn)題上，具有用文字?jǐn)⑹鏊豢商娲淖饔�。�?duì)一些較為抽象的數(shù)字，有時(shí)還必須采用折算的方法，讓數(shù)字變得具體可感。比如，有人在介紹黃河時(shí)說(shuō)：“黃河每年帶起的泥沙16億噸�！薄�16億噸泥沙”到底是一個(gè)多大的數(shù)字，許多人心中不一定有概念。為了讓聽(tīng)者理解這個(gè)數(shù)字，如果改成：“黃河每年帶起的泥沙16億噸。若用這些泥沙來(lái)修建一條高一米、寬一米的防護(hù)堤，那這條防護(hù)堤便可以環(huán)繞地球27圈�！边@樣一折算，抽象的數(shù)量“16億噸泥沙”，剎那間就變得那樣的具體可感了，匯報(bào)的亮點(diǎn)也就能為之一閃。
二要把握重點(diǎn)抓住要害和實(shí)質(zhì)。抓住本質(zhì)，就要少講過(guò)程性的東西，多講實(shí)質(zhì)性的東西。要杜絕簡(jiǎn)單的材料堆砌，防止表面化，要把深層次的東西寫(xiě)出來(lái)。比如某人在匯報(bào)某單位思想狀況時(shí)說(shuō)：“有人玩名，有人玩命，有人玩狗，其實(shí)最終都是在玩自己�！边@種說(shuō)法一針見(jiàn)血地點(diǎn)出了問(wèn)題的要害和本質(zhì)，能使人為之一振。
三要詳略得當(dāng)。匯報(bào)材料的線(xiàn)索要單一，情節(jié)要簡(jiǎn)單。如果串起材料的線(xiàn)索太多、談及內(nèi)容的情節(jié)太復(fù)雜，聽(tīng)匯報(bào)的人不但不容易理出頭緒，反而會(huì)越聽(tīng)越糊涂。因此，要把多余的線(xiàn)索和過(guò)細(xì)的情節(jié)統(tǒng)統(tǒng)刪去。領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)匯報(bào)最關(guān)心的是工作重點(diǎn)以及處理的結(jié)果，匯報(bào)要遵循“事不過(guò)三”原則，每談重點(diǎn)，關(guān)鍵事項(xiàng)最好只談一件，通常不要超過(guò)三件——這是許多人的經(jīng)驗(yàn)之談。認(rèn)知心理學(xué)的實(shí)驗(yàn)結(jié)果也表明，主要論點(diǎn)多于三到五個(gè)時(shí)，人們便不容易領(lǐng)會(huì)。這倒不是說(shuō)講完三個(gè)論點(diǎn)就坐下完事，而是把復(fù)雜的想法歸納成三到五個(gè)方面以抓住事物本質(zhì)。
在語(yǔ)言運(yùn)用上，敘述要簡(jiǎn)明，切忌冗長(zhǎng)啰嗦，千萬(wàn)不要從文件、報(bào)紙上大段地抄錄引用，這樣容易把有用的東西淹沒(méi)在廢話(huà)、套話(huà)之中。用詞要做到樸實(shí)無(wú)華通俗易懂，不要使用生僻的語(yǔ)詞，要多用大眾語(yǔ)匯，盡量口語(yǔ)化。這樣匯報(bào)起來(lái)顯得自然、流暢。在句式上，要多用短句。用短句既便于說(shuō)，又便于聽(tīng)，而且干脆有力，節(jié)奏感強(qiáng)。
三、實(shí)
“實(shí)”就是實(shí)事求是。寫(xiě)匯報(bào)材料要做到實(shí)事求是，需要注意兩點(diǎn)：
第一，要準(zhǔn)確可靠。匯報(bào)要尋找那些實(shí)在的、新鮮的、有價(jià)值的東西，但必須講真話(huà)、講實(shí)話(huà)、講心里話(huà)。匯報(bào)的情況要準(zhǔn)確無(wú)誤，不允許有任何虛構(gòu)，也不允許夸飾拔高甚至張冠李戴移花接木，不能把道聽(tīng)途說(shuō)的東西作為事實(shí)寫(xiě)入?yún)R報(bào)材料。對(duì)匯報(bào)材料所涉及的重要數(shù)據(jù)，一定要反復(fù)核實(shí)，科學(xué)論證，不可想當(dāng)然隨意虛報(bào)。在評(píng)價(jià)事件或人物的時(shí)候，要恰如其分；匯報(bào)經(jīng)驗(yàn)要避免脫離群眾、脫離現(xiàn)實(shí)、脫離整體觀念。
準(zhǔn)確可靠，要求所舉的事例，除要符合客觀實(shí)際以外，還必須要具有廣泛代表性，能反映事物的本質(zhì)。如果是沒(méi)有廣泛代表性，不能反映事物本質(zhì)的東西，即使它在事件的發(fā)展過(guò)程中是真實(shí)存在過(guò)的，也不能拿來(lái)作為例證，因?yàn)檫@樣的事例只是事物發(fā)展中的非主流、小插曲而已，絕非事物的真實(shí)面目，用這樣的事例作論據(jù)，不會(huì)有說(shuō)服力，會(huì)犯論據(jù)不足的邏輯錯(cuò)誤。
第二，要喜憂(yōu)皆報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)匯報(bào)，既是了解情況，也是研究問(wèn)題。無(wú)論“喜”或“憂(yōu)”，領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)認(rèn)真對(duì)待。說(shuō)不定你的“憂(yōu)”，有時(shí)候正是領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題、焦點(diǎn)問(wèn)題。因此在匯報(bào)情況的時(shí)候，要做到喜憂(yōu)皆報(bào)，不能報(bào)喜不報(bào)憂(yōu)。怎樣做到喜憂(yōu)皆報(bào)呢？
一是報(bào)喜要報(bào)夠，勿攬功。報(bào)喜只有報(bào)夠了，才能讓上級(jí)全面了解過(guò)去決策的真實(shí)效果。報(bào)喜報(bào)得很深透，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)研究工作會(huì)有啟發(fā)，有利于上級(jí)今后工作的再?zèng)Q策。如果報(bào)喜不夠，既不利于領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)過(guò)去決策的實(shí)際情況，也不利于上級(jí)了解下級(jí)，在一定情況下也會(huì)影響上級(jí)對(duì)典型經(jīng)驗(yàn)的推廣和利用。必須注意的是，在報(bào)喜的時(shí)候，界限一定要拿捏適當(dāng)，不要夸大吹牛，不要把一切成績(jī)都攫為己有。要分清所取得的成績(jī)，哪些是上級(jí)的，哪些是本單位的。屬于本單位的，又要分清哪些成績(jī)是屬于哪些領(lǐng)導(dǎo)、哪些部門(mén)的。只有把功勞分清了，才有利于幫助上級(jí)總結(jié)制定工作方針政策的經(jīng)驗(yàn)，提高工作效率；有利于本單位內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，增強(qiáng)內(nèi)部的凝聚力，提高單位領(lǐng)導(dǎo)的號(hào)召力。
二是報(bào)憂(yōu)要報(bào)透，勿推卸。報(bào)憂(yōu)要報(bào)透，就是要把工作不足或缺陷完全地實(shí)事求是地向上級(jí)說(shuō)清楚。丑媳婦總要見(jiàn)公婆。對(duì)工作中所出現(xiàn)的失誤和不足，要按照要求進(jìn)行匯報(bào)，即使是丟面子傷筋骨的事情也得匯報(bào)。在匯報(bào)這些失誤和不足的時(shí)候，不要輕描淡寫(xiě)，不要避重就輕，更不能遮丑護(hù)短隱瞞遮掩。報(bào)憂(yōu)要報(bào)透的作用，既可以幫助自己總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，防止以后再出現(xiàn)類(lèi)似的錯(cuò)誤；也可以提醒上級(jí)以后在制定方針政策的時(shí)候應(yīng)當(dāng)注意什么。在匯報(bào)這些失誤和不足的時(shí)候，要敢于承擔(dān)責(zé)任。既不能一切往下推，責(zé)怪這個(gè)部門(mén)不負(fù)責(zé)，那些群眾不努力；更不能一切往上推，怪上級(jí)這項(xiàng)政策不完善，那項(xiàng)制度不嚴(yán)密。
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答詢(xún)報(bào)告的寫(xiě)作規(guī)范及注意事項(xiàng)2017-03-17 20:06 | #2樓
所謂答詢(xún)報(bào)告，就是指上級(jí)對(duì)某事項(xiàng)有所垂詢(xún)時(shí)本級(jí)進(jìn)行答復(fù)所用的一種報(bào)告類(lèi)型。 如某單位承辦了一次大學(xué)生演講比賽的協(xié)作區(qū)復(fù)賽活動(dòng)。賽后，有個(gè)別參賽院校和參賽學(xué)員對(duì)公布出來(lái)的比賽結(jié)果不認(rèn)可，并將其三點(diǎn)存疑之處向總參軍訓(xùn)和兵種部進(jìn)行了反映。因此，總參軍訓(xùn)和兵種部院校教學(xué)局就此向該單位進(jìn)行詢(xún)問(wèn)，并要求就復(fù)賽的有關(guān)情況作出書(shū)面報(bào)告。故該單位答復(fù)如下：
關(guān)于軍校大學(xué)生演講比賽××協(xié)作區(qū)復(fù)賽結(jié)果有關(guān)情況的報(bào)告
總參軍訓(xùn)和兵種部院校教學(xué)局：
×月×日電函悉�，F(xiàn)就我協(xié)作區(qū)軍校大學(xué)生演講比賽復(fù)賽結(jié)果的有關(guān)情況報(bào)告如下：
一、關(guān)于復(fù)賽活動(dòng)的組織情況。此次復(fù)賽，我協(xié)作區(qū)按照本區(qū)的院校情況，結(jié)合總參核定給我區(qū)的決賽指標(biāo)，給各參賽院校明確了復(fù)賽名額：各院校均派4名選手參加復(fù)賽。在要求各院校嚴(yán)密組織預(yù)賽的基礎(chǔ)上，為保證復(fù)賽的公平公正，我中心在組織復(fù)賽時(shí)特別外聘了三所軍地院校的七名資深教授擔(dān)任評(píng)委，并在比賽時(shí)由各院校派出人員擔(dān)任統(tǒng)分員。因此，復(fù)賽的前期準(zhǔn)備是充分的，現(xiàn)場(chǎng)的組織程序是合乎要求而且是正規(guī)嚴(yán)密的。
二、關(guān)于對(duì)比賽名次的確認(rèn)考慮。由于我協(xié)作區(qū)的參賽院校相對(duì)較少，在賽前組織評(píng)委召開(kāi)預(yù)備會(huì)時(shí)，有部分評(píng)委提議：鑒于××大學(xué)的生源入學(xué)質(zhì)量明顯要高出其余院校許多，因此比賽結(jié)果有可能出現(xiàn)一邊倒集中于該大學(xué)的現(xiàn)象。從有利于鼓勵(lì)各院校積極參加類(lèi)似活動(dòng)以促進(jìn)學(xué)科建設(shè)和教學(xué)水平提高的角度出發(fā)，是否可以適當(dāng)照顧辦學(xué)起點(diǎn)和生源質(zhì)量較低的院校，使其亦能有選手進(jìn)入決賽。對(duì)此提議，我中心在請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)后，原則上同意在公開(kāi)比賽的基礎(chǔ)上，如出現(xiàn)優(yōu)勝者過(guò)分集中于某院校，而其余院校未有選手勝出時(shí)給予適當(dāng)調(diào)整照顧，但被照顧者將在勝出選手中*后排名。因此，我中心之所以采納評(píng)委建議，完全是從有利于各兵種院校的長(zhǎng)期協(xié)作、從顧全大局的角度出發(fā)給予考慮的。
三、關(guān)于對(duì)復(fù)賽結(jié)果的確定情況。從現(xiàn)場(chǎng)比賽的得分情況看，結(jié)果與評(píng)委們的賽前所料大致相同：在5名勝出者中，前面4名均為××大學(xué)的選手。對(duì)此，我中心組織評(píng)委們進(jìn)行了討論。會(huì)上，評(píng)委們意見(jiàn)一致，認(rèn)為選手的得分并未當(dāng)場(chǎng)公布，從比賽的整體情況看，有必要將此結(jié)果進(jìn)行一點(diǎn)小調(diào)整，即把××大學(xué)的第4名調(diào)整到第6名，原第5名調(diào)整為第4名，原第6名為第5名。故最終公布的結(jié)果為：在取得決賽資格的5名選手中，前3名為××大學(xué)選手，其余2名分別為××學(xué)院和××學(xué)院的選手。因此，我協(xié)作中心上報(bào)教學(xué)局的復(fù)賽結(jié)果，其中固然有從大局出發(fā)適當(dāng)照顧××學(xué)院的因素，但同時(shí)也是充分尊重評(píng)委意見(jiàn)的結(jié)果，此外并無(wú)他因。
專(zhuān)此報(bào)告。
××協(xié)作中心辦公室
二○○三年×月×日
這是一份標(biāo)準(zhǔn)型的答詢(xún)報(bào)告。此報(bào)告是××協(xié)作中心辦公室在接到上級(jí)主管部門(mén)電函詢(xún)問(wèn)演講比賽復(fù)賽結(jié)果后所作的答復(fù)。
從這份報(bào)告中，我們可以看出，—份答詢(xún)報(bào)告，其正文內(nèi)容構(gòu)成與一般報(bào)告相同，都是由報(bào)告導(dǎo)語(yǔ)、報(bào)告主體和報(bào)告結(jié)束語(yǔ)構(gòu)成。所不同的是，答詢(xún)報(bào)告較之于一般匯報(bào)性、反映性或建議性報(bào)告，其特點(diǎn)表現(xiàn)為內(nèi)容更為集中、單一，篇幅更為短小，而且明顯地帶有較強(qiáng)的時(shí)效性，必須在上級(jí)來(lái)函來(lái)電規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)辦結(jié)。
因此，在寫(xiě)作答詢(xún)報(bào)告的正文時(shí)，規(guī)范的結(jié)構(gòu)就是分為三部分。
第一部分是正文開(kāi)頭，也是報(bào)告的導(dǎo)語(yǔ)部分。它通常以引敘來(lái)函的形式作為行文背景，然后以文種的承啟語(yǔ)作為報(bào)告主體內(nèi)容和開(kāi)頭之間的連接。如例文中的“×月×日電函悉�，F(xiàn)就我協(xié)作區(qū)軍校大學(xué)生演講比賽復(fù)賽結(jié)果的有關(guān)情況報(bào)告如下”。這一部分雖然只是使用兩句套話(huà)，但它卻是不可或缺的，套話(huà)形式下所傳遞的公文信息在于：第一句話(huà)講明答詢(xún)的緣由，告知對(duì)方本級(jí)機(jī)關(guān)已經(jīng)全面了解了上級(jí)的詢(xún)問(wèn)事項(xiàng)和有關(guān)要求；第二句話(huà)主要是用以表明下面所要敘述的主體內(nèi)容，完全是根據(jù)來(lái)電來(lái)函中提出的問(wèn)詢(xún)事項(xiàng)進(jìn)行的回答，這樣就能使受文者快速地進(jìn)入閱知和處理公文的狀態(tài)。
第二部分是正文主體，也是報(bào)告的核心部分。這一部分主要是根據(jù)上級(jí)詢(xún)問(wèn)的問(wèn)題，具體表述有關(guān)的情況及其原因。寫(xiě)作時(shí)，如上級(jí)詢(xún)問(wèn)的事項(xiàng)單一，在行文時(shí)可以采用篇段合一的形式；如詢(xún)問(wèn)的事項(xiàng)較多，或者詢(xún)問(wèn)的事項(xiàng)雖然不多但要表述清楚卻有一定困難時(shí)，則可以采用分層分段或分部分寫(xiě)作的方式逐一進(jìn)行陳述。如例文中的主體部分，因?yàn)榭倕⒃盒＝虒W(xué)局將反映者的存疑之處在電函中進(jìn)行了詢(xún)問(wèn)，因此，該協(xié)作中心就針對(duì)電函中的問(wèn)題，分三個(gè)部分逐一給予回答。這三部分構(gòu)成答詢(xún)報(bào)告的主體，既表現(xiàn)了答詢(xún)單位對(duì)上級(jí)所垂詢(xún)問(wèn)題的重視，又體現(xiàn)出了答詢(xún)者清晰的寫(xiě)作思路。
第三部分是正文的結(jié)尾。答詢(xún)報(bào)告的結(jié)尾比較簡(jiǎn)略，通常都使用固定結(jié)語(yǔ)。但由于答詢(xún)報(bào)告屬于專(zhuān)題報(bào)告類(lèi)，因此它的固定結(jié)語(yǔ)不能隨便套用其他類(lèi)型報(bào)告的結(jié)語(yǔ)式樣，而應(yīng)主要使用“專(zhuān)此報(bào)告”或“特此報(bào)告”的形式，緊接著正文之后另起一段書(shū)寫(xiě)，用以表明所需回答的問(wèn)題到此結(jié)束，并以此表示對(duì)上級(jí)的尊重。
在掌握結(jié)構(gòu)規(guī)范的基礎(chǔ)上，寫(xiě)作答詢(xún)報(bào)告時(shí)尚需注意如下三個(gè)方面的問(wèn)題。
一、要注意答詢(xún)內(nèi)容的針對(duì)性。由于答詢(xún)報(bào)告的行文目的是回答上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的疑問(wèn)，以便其了解和掌握相關(guān)情況，為決策和處理問(wèn)題提供依據(jù)。因此，本級(jí)機(jī)關(guān)特別是撰寫(xiě)報(bào)告的工作人員，在熟知對(duì)方詢(xún)問(wèn)問(wèn)題的基礎(chǔ)上，就要緊緊圍繞其核心問(wèn)題去確定答詢(xún)報(bào)告的主旨，根據(jù)對(duì)方之所問(wèn)，有針對(duì)性地逐一給予恰如其分的回答。而不能在報(bào)告中顧左右而言他，在關(guān)系不大的問(wèn)題上詳陳細(xì)述，在實(shí)質(zhì)問(wèn)題上卻避實(shí)就虛，甚至答非所問(wèn)。如例文所示，撰稿人能針對(duì)總參教學(xué)局所提到的三個(gè)問(wèn)題，從復(fù)賽的前期準(zhǔn)備到現(xiàn)場(chǎng)比賽的組織過(guò)程，從評(píng)委的提議到本單位采納建議的考慮，從原始的比賽結(jié)果到評(píng)委最后的討論決定，條分縷析，不枝不蔓，將三個(gè)問(wèn)題回答得清楚明了，從而方便了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱知和處理。
二、要注意答詢(xún)內(nèi)容的真實(shí)性。內(nèi)容真實(shí)是公文具有存在價(jià)值和產(chǎn)生社會(huì)效用的關(guān)鍵，答詢(xún)報(bào)告也不例外。如果答詢(xún)報(bào)告雖然針對(duì)上級(jí)的問(wèn)題給予了回答，但給上級(jí)的答案是虛假的甚至是錯(cuò)誤的，這就不僅僅是撰寫(xiě)人員能力不高、文風(fēng)不正的問(wèn)題，更主要的是反映出了本級(jí)機(jī)關(guān)的工作指導(dǎo)思想不正確，領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)虛浮的問(wèn)題。
這種答詢(xún)報(bào)告所產(chǎn)生的后果，輕則是無(wú)法讓上級(jí)掌握了解情況，不能有效處理解決問(wèn)題；重則可能誤導(dǎo)上級(jí)作出錯(cuò)誤決定，在解決處理問(wèn)題時(shí)南轅北轍、事與愿違，甚至出現(xiàn)無(wú)可挽回之結(jié)局。因此，在回答上級(jí)的問(wèn)題時(shí)，正確的做法是有一說(shuō)一，有二說(shuō)二，陳述客觀事實(shí)有利于人時(shí)不虛美，不利于己時(shí)也不隱惡，實(shí)事求是，使答詢(xún)報(bào)告的公文信息回應(yīng)達(dá)到最高的可采信度，從而實(shí)現(xiàn)行文目的。如例文中第二部分“關(guān)于對(duì)比賽名次的確認(rèn)考慮”和“關(guān)于對(duì)復(fù)賽結(jié)果的確定情況”的回答，就是一種正確行文的范例。實(shí)事求是地說(shuō)，比賽的目的就是不管選手們?cè)臼鞘裁此剑灰驹诹速惻_(tái)上，大家就必須在同一尺度下量長(zhǎng)短，在統(tǒng)—評(píng)分中排名次。因此，就文中所述原因，盡管評(píng)委的建議和協(xié)作中心從顧全大局角度的考慮不無(wú)可取之處，但其實(shí)質(zhì)上以照顧參賽院校的“面子”而調(diào)整比賽結(jié)果的做法，從比賽的公平公正性角度而言仍然是錯(cuò)誤的，這一點(diǎn)我們無(wú)需回避。但就從保證公文內(nèi)容的真實(shí)性角度來(lái)說(shuō)，例文卻有很好的借鑒作用。因?yàn)槔闹性谶@兩個(gè)問(wèn)題的回答上客觀真實(shí)，使淡然其中的—點(diǎn)“私慮”融化在了“公心”之中，因此，其報(bào)告的效果應(yīng)該是容易讓總參院校教學(xué)局采信和接受復(fù)賽結(jié)果的。
三、要注意答詢(xún)辦文的時(shí)效性。答詢(xún)報(bào)告較之于其他類(lèi)型的專(zhuān)題報(bào)告，由于存在上級(jí)的“問(wèn)”，問(wèn)的目的是要獲得答案，因此也就決定了回答要快的特點(diǎn)。這就要求撰稿人在寫(xiě)作過(guò)程中必須注重答詢(xún)辦文的時(shí)效性。一方面是要有時(shí)限觀念。上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)之所以會(huì)有電函詢(xún)問(wèn)某事項(xiàng)，大多是在處理事務(wù)或決策過(guò)程中遇到了不清不明之事，需要對(duì)相關(guān)的問(wèn)題進(jìn)行準(zhǔn)確掌握或全面了解，以待在充分掌握情況的前提下排除存疑，作出決定。因此作為給上級(jí)提供“答案”的報(bào)告，在這一點(diǎn)上就需要給予充分的“配合”，在其規(guī)定的時(shí)限內(nèi)盡快完成文稿上報(bào)。另一方面是要以短小精實(shí)的篇幅去增強(qiáng)時(shí)效。答詢(xún)報(bào)告通常必須一次性回答清楚所有問(wèn)詢(xún)事項(xiàng)，如若為求“毫厘必清”而在答詢(xún)時(shí)面面俱到，不舍棄事項(xiàng)的細(xì)枝末節(jié)，就勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致撰稿時(shí)要花費(fèi)大量時(shí)間去理清“答案”間的關(guān)系從而使報(bào)告內(nèi)容變得冗長(zhǎng)，不利于閱文者盡快閱知和處理。所以要使報(bào)告有時(shí)效性，還應(yīng)盡可能在取重點(diǎn)、抓實(shí)質(zhì)內(nèi)容方面下功夫，并在用語(yǔ)方面取精用宏，這樣才能以短小精實(shí)的文字去加強(qiáng)答詢(xún)報(bào)告的時(shí)效性。
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