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對公司采購部的審計報告征求意見稿
根據(jù)審計部工作安排，審計人員于**年1月3日-1月28日對A采購部進行內(nèi)部審計，本次審計重點是對采購部門現(xiàn)階段的采購管理工作進行檢查和內(nèi)部控制情況進行評估，揭示其中存在的控制風(fēng)險，完善公司采購供應(yīng)流程，促進建立和健全內(nèi)部控制制度，并提出可行的建議和改善措施。
一、基本情況：
（一）、采購部現(xiàn)有員工4名，其中含部門經(jīng)理一名、采購員兩名和采購文員一名。主要負責(zé)全公司物料、固定資產(chǎn)等采購及供應(yīng)商管理工作。采購部提供合格供應(yīng)商名錄31位，其中**-1年引進新供貨商3家，淘汰2家。采購部提供原采購管理規(guī)定文件一份，供應(yīng)商管理控制程序一份（文件號；GLCG-001）,文件未注明制訂日期，經(jīng)對采購流程測試，制度未得到有效執(zhí)行。
（二）、根據(jù)采購部提供的數(shù)據(jù)分析，**-1年采購部共完成采購量8,817,901.89元，其中采購量最大排序依次為柴油類、汽車類、輪胎，汽車配件，這四項合占**-1年采購量總額79.57%，具體明細見下表：
（三）、**-1年A公司主要物資單價均出現(xiàn)大幅度漲價，**-1年柴油價格全年漲價幅度為32.8%,雙線1100R輪胎價格漲價幅度為26.10%。柴油、輪胎每月平均單價見下表：(如當(dāng)月有不同單價時,取其平均單價,
單位:人民幣元)
二、內(nèi)部控制制度方面：
1、供應(yīng)商管理薄弱。
審計情況：
對于供應(yīng)商管理，采購部除了提供一份電子版供應(yīng)商名單，未見到任何其它供應(yīng)商管理資料，如供應(yīng)商檔案、供應(yīng)商調(diào)查表、考核記錄等。鑒于以上情況，我們無法對采購部關(guān)于供應(yīng)商管理工作作出評價。
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審計建議：
1、 制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、評選流程，供應(yīng)商資質(zhì)確定應(yīng)經(jīng)過總辦批準(zhǔn)方可引入。
2、 制定供應(yīng)商考核標(biāo)準(zhǔn)，定期對供應(yīng)商實行考核并實行分類管理，考核部門應(yīng)由采購部、財
務(wù)部、倉庫、各物料使用部門等相關(guān)部門共同參加。
3、 建立供應(yīng)商資料信息庫，完善供應(yīng)商檔案。
4、 與供應(yīng)商簽訂反舞弊協(xié)議和提供舞弊舉報方式。
2、采購詢價與定價缺乏監(jiān)督，價格合理性缺乏支持。
審計情況：
① 未保存書面詢價記錄，也未保留供應(yīng)商報價單。對此采購人員回復(fù)：有做口頭報價但未留下書
面記錄報價價格。價格合理性缺乏足夠支持。
② 采購定價未經(jīng)有效審批。采購價格是采購管理的重點，但是在審計過程中我們發(fā)現(xiàn)，審計價格
核準(zhǔn)未經(jīng)過管理層批準(zhǔn)。對于采購部在采購過程中既未保存詢價記錄，也未對其實行有效審批，我們認為采購流程存在重大缺陷，也容易產(chǎn)生采購舞弊現(xiàn)象。
③ 與供應(yīng)商未簽訂訂購單，雙方權(quán)利義務(wù)不明晰。采購過程中采購部既未與供應(yīng)商簽訂訂購單，
也未簽訂書面合同，對供應(yīng)商付款方式、發(fā)票約定、品質(zhì)保證只有口頭約定，財務(wù)部無法對采購實行有效監(jiān)督，同時如與供應(yīng)商發(fā)生糾紛也無法保證采購方之利益。
④ 柴油價格漲價與市場反饋信息不一致。
**-1年A從中石化分公司購入0#柴油583.18噸，金額合計4,56,232.24元，當(dāng)年價格浮動共18次，其中上調(diào)15次，下調(diào)三次。**-1年4月價格上漲三次，例：4月1日單價6830/噸，4月8日單價6880/噸，4月16日單價7030/噸，柴油單價波動與國家調(diào)控柴油價格相關(guān)政策明顯不符。另由于未向供應(yīng)商下訂單且未訂合同，對于柴油結(jié)算單價究竟是以下訂單日、送貨日、入庫日哪日價格為準(zhǔn)未有確定，無法約束供應(yīng)商結(jié)算價格，未為公司爭取更大效益。
⑤ 詢價與確定供應(yīng)商屬于不相容職務(wù)，目前采購部詢價與確定供應(yīng)商全部由一個人完成操作，屬
于內(nèi)部控制缺陷。
審計建議：
1、 采購定價經(jīng)過恰當(dāng)?shù)脑儍r程序（一般不低于三家），并有書面的詢價記錄，采購訂價需經(jīng)過適當(dāng)
管理層審批。
2、 訂購單是采購流程控制的重要單據(jù)，定購單上必需注明品牌、規(guī)格、付款方式、發(fā)票提供方式
等，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，一聯(lián)交財務(wù)部留存，財務(wù)部憑訂單方可與供應(yīng)商結(jié)算貨款。
3、 制定物資基準(zhǔn)采購價格，對于采購價格超過基準(zhǔn)價采購部應(yīng)進行市場調(diào)查證明其合理性并經(jīng)有
效審批后方可簽訂訂單（合同）�；鶞�(zhǔn)采購價格應(yīng)定期更新。
4、 對于柴油在同月內(nèi)出現(xiàn)三次漲價事宜,請采購部在收到審計報告后一星期內(nèi)作出相關(guān)調(diào)查，并回
復(fù)審計部。
5、 建議詢價與確定供應(yīng)商職務(wù)相分離。詢價與確定供應(yīng)商不應(yīng)由同一人擔(dān)任。
3、物資驗收責(zé)任不明確，未經(jīng)有效驗收已辦理驗收入庫。
審計情況：
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審計部通過對**-1年入庫單進行檢查，發(fā)現(xiàn)收料單無驗收人簽字現(xiàn)象普遍，如購電腦一體機（收料單號00000583#）無IT部門驗收；資產(chǎn)驗收單（無編號）購直流焊機一臺單價3500.00元，品質(zhì)判定欄空白。對采購入庫物資無專門人員對此檢驗，質(zhì)量難以保證。
審計建議：
1、采購部應(yīng)針對物資類別確定相關(guān)驗收部門，驗收部門需詳細核對訂購單、送貨單，核對送貨單與訂購單上品名、規(guī)格、數(shù)量是否一致，驗收無誤后倉庫方可辦理入庫手續(xù)。
2、倉庫有權(quán)監(jiān)督驗收人員驗收貨物，對手續(xù)不全者倉庫可拒絕辦理入庫手續(xù)。
4、采購合同管理防范風(fēng)險意識不夠。
審計情況：
月結(jié)供應(yīng)商均未簽訂采購合同。
采購合同未附有合同審批記錄表。采購部現(xiàn)保管的15份合同中只有一份附有合同審批記錄表，
其余均未見到合同審批記錄。
審計建議：
1. 對應(yīng)簽訂合同的供應(yīng)商應(yīng)及時補簽合同，采購合同簽訂必須遵守集團合同管理制度，依據(jù)審批
后方可簽訂合同。
2. 建立合同臺賬，整理成冊，妥善保管。
5、零星采購較為混亂
**-1年采購部零星采購948,031,75元，占**-1年總采購量11.61% ，零星采購比例過大。部分零星采購無發(fā)票、無收據(jù)，大額結(jié)算也采用現(xiàn)金支付，違反《現(xiàn)金結(jié)算管理條例》。而且由于零星供應(yīng)商散亂、差參不齊，對于質(zhì)量未約定保修期限，一旦出現(xiàn)問題難以追究供應(yīng)商責(zé)任。
審計建議：
1、 財務(wù)部在與供應(yīng)商結(jié)算時，應(yīng)盡量采用支票或匯款等結(jié)算方式，減少現(xiàn)金結(jié)算比例。
2、 零散采購實行采購信息注冊備查制度，有關(guān)采購品名、數(shù)量、商標(biāo)、價格、廠家名稱、采購地
點、聯(lián)系電話等信息要詳細進行登記。
6、采購請購階段較為規(guī)范。
目前請購流程為：各部門填寫物料申請計劃單-部門經(jīng)理審批-倉庫核實庫存-副總審批-下單采購，這部分執(zhí)行較好，均經(jīng)過有效審批。但也有不足現(xiàn)象，如物料申請單有涂改單價、金額現(xiàn)象，另請購單有未計劃采購而訂購過多現(xiàn)象，如**-1年1月14日天津辦申購過磅單10000本，金額16500.00元，屬于請購過多呈在積壓庫存現(xiàn)象。另單據(jù)管理混亂，未對請購單進行登記管理。
審計建議：
1、 采購部制訂請購審批流程、權(quán)限做出明確規(guī)定，各部門做好預(yù)算管理，根據(jù)實際做好請購安排。
2、 請采購部在兩星期內(nèi)對所有的單據(jù)進行事理、整頓，并進行歸檔形成檔案備存。
對以上發(fā)現(xiàn)問題及審計建議的落實情況，請相關(guān)部門將整改時間、整改部門、整改責(zé)任人、整改措施在**年2月15日前報審計部備案。附：《落實審計建議計劃表》（模板）
集團審計部
審計報告日：**年 1月27日
集團總經(jīng)理批示：
關(guān)于審計報告征求意見書的復(fù)函2017-05-11 16:22 | #2樓
縣審計局：
你局于2017年3月20日至2017年8月11日對我單位2017年度預(yù)算執(zhí)行及其他財政收支情況的審計報告征求意見書于2017年8月12日收悉。我單位黨組高度重視，詳細閱讀了征求意見書。在你們的辛勤努力下，審計了工會經(jīng)費收支賬目和送溫暖資金的使用情況。反應(yīng)的基本情況真實、清楚，特別是預(yù)算執(zhí)行情況、財政財務(wù)收支情況和工會經(jīng)費各項收支情況的真實、完整、合法，指出的存在問題實事求是。經(jīng)黨組研究，同意你局對我單位2017年度預(yù)算執(zhí)行及其他財政收支情況的審計意見。
阜南縣總工會
2017年8月12日
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