人事檔案管理的基本知識

　　人事檔案是在組織人事工作管理活動中形成,并經(jīng)組織審查或認可的,記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌,以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的原始記錄。這是愛匯網(wǎng)小編整理的人事檔案管理的基本知識，希望你能從中得到感悟!

　　人事檔案管理的基本知識

　　干部人事檔案管理工作的規(guī)章制度很多，既有綜合性的，又有單項的;既有全國統(tǒng)一制定、普遍適用的，又有各單位根據(jù)實際情況具體制定的。主要有：

　　(1) 《干部檔案工作條例》(1990年修訂，以下簡稱《條例》)，于1991年由中央組織部、國家檔案局聯(lián)名頒發(fā)�！稐l例》明確了干部人事檔案管理工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點、體制，并對干部人事檔案管理工作的各項內(nèi)容作了統(tǒng)一的規(guī)定。它是一個法規(guī)性的文件，是干部人事檔案管理工作最根本的'規(guī)章制度，是各級干部人事檔案管理部門制定具體管理制度的依據(jù)。

　　《條例》有兩個附件，即：①“干部人事檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格”，規(guī)定了干部人事檔案卷皮的規(guī)格、式樣、制作材料、顏色、項目設(shè)置。②“轉(zhuǎn)遞干部人事檔案材料通知單”式樣，規(guī)定了轉(zhuǎn)遞干部人事檔案的統(tǒng)一辦法。

　　(2)《干部檔案整理工作細則》，是全國干部人事檔案整理工作統(tǒng)一遵循的制度。它對整理干部人事檔案的要求、標(biāo)準(zhǔn)、檔案材料內(nèi)容的鑒別、分類、整理過程、注意事項等作了詳細的規(guī)定。

　　(3)《干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》，對干部人事檔案材料的收集、歸檔范圍，歸檔材料必須具備的條件及收集檔案的方法作了具體的規(guī)定。

　　除以上幾種統(tǒng)一的制度外，還有一些基本的工作制度，如：

　　借閱利用制度。各級干部人事檔案管理部門為了做好利用工作，根據(jù)各自管理的干部人事檔案范圍和干部管理權(quán)限，都制定了本地區(qū)、本部門或本系統(tǒng)查閱干部人事檔案的制度。這項制度對借閱范圍、借閱手續(xù)、借閱人、借閱方式以及是否可以抄錄、復(fù)制作了規(guī)定。

　　登記制度。干部人事檔案管理部門為了防止檔案材料的遺失，便于查找、統(tǒng)計，建立了收檔、借閱、摘抄檔案材料、檔案底帳和銷毀材料等各項登記制度。這些制度的建立，不僅保證了正常的工作秩序，確保檔案的安全，而且還使干部人事檔案工作人員心中有數(shù)，隨時了解并掌握“家底”情況，有利于研究、安排工作。

　　保密制度。這是一項必不可少的保證干部人事檔案安全的制度。各級干部人事檔案管理部門要根據(jù)所管干部人事檔案的密級做好檔案的保管、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作。

　　人事檔案管理的基本內(nèi)容

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的'內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉?fàn)�，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

　　(1)突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：

　　(2)對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

　　(3)發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　(4)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的。

　　人事檔案管理的制度

　　第一，保守檔案機密�，F(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

　　第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

　　第三，便于檔案材料的'使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

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