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傳真管理制度
隨著社會不斷地進步，接觸到制度的地方越來越多，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準則。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編精心整理的傳真管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
傳真管理制度1
長途電話、傳真機是公司與外界各有關(guān)單位及部門間傳遞信息的專用設(shè)施,為確保設(shè)備的`安全運轉(zhuǎn)、信息的暢通,根據(jù)公司情況,特制定本規(guī)定。
1、副總經(jīng)理以上人員開通國際、國內(nèi)長途電話業(yè)務(wù)。
2、辦公室及財務(wù)部各設(shè)一部傳真電話,僅供接收、發(fā)送傳真之用。接收、發(fā)送傳真文件要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,重要文件辦公室要有登記記錄,未經(jīng)批準不得使用傳真機打長途電話。
3、因工作需要使用長途電話者,須經(jīng)主管副總批準后方可使用。
4、公司為各部門經(jīng)理配置市內(nèi)直撥電話一部,公司辦公室指派一名電話管理員(兼),按公司部門設(shè)置及業(yè)務(wù)開展情況給公司各部門分配直線電話。
5、公司內(nèi)部電話由公司電話管理員統(tǒng)一負責安排。
本規(guī)定由公司辦公室制訂并負責解釋。
傳真管理制度2
公司電話、傳真管理制度
為規(guī)范各部門電話與傳真的使用,保證業(yè)務(wù)的正常開展,特制訂本制度。
第一章需求申報
第一條各部門電話與傳真的需求申報由該部門經(jīng)理負責。
第二條部門經(jīng)理填寫“辦公用品需求申請表”,根據(jù)表格規(guī)定的內(nèi)容填寫。
第三條部門經(jīng)理負責將填寫完畢的“辦公用品需求申請表”呈報中心總監(jiān),中心總監(jiān)從中心的實際需求角度考慮后批示。
第四條部門經(jīng)理負責將中心總監(jiān)批示的表格送交人力資源部經(jīng)理。
第五條人力資源部經(jīng)理對表格的內(nèi)容進行初審,呈報總經(jīng)理進行批示。
第六條總經(jīng)理同意采購,由人力資源部經(jīng)理指派行政專員負責詢價、采購。
第二章使用管理
第七條各部門電話與傳真的使用由該部門經(jīng)理或由部門經(jīng)理指定人員負責。
第八條上班時間禁止利用公司電話進行聊天、炒股等非業(yè)務(wù)活動。
第九條各部門電話與傳真在不使用長途功能時要調(diào)至“加鎖”狀態(tài),鑰匙由部門經(jīng)理或其指定人員保管。部門經(jīng)理出差要及時移交他人保管,但直接責任由部門經(jīng)理承擔。
第十條員工因業(yè)務(wù)需打長途電話時,要在“長途電話記錄”上簽字,并經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的電話人簽字同意。
第十一條員工因私需打長途電話應(yīng)向部門經(jīng)理或其指定人員說明,并在“長途電話記錄”上簽字,經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的`人員簽字同意。費用由員工本人承擔,由人力資源部在其當月工資內(nèi)扣除。
第十二條員工所發(fā)傳真應(yīng)使用公司統(tǒng)一的封面與格式,內(nèi)容應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理審核無誤后再傳真,部門經(jīng)理不在可以直接由中心總監(jiān)進行審核。公司員工不能將未經(jīng)審核的文件傳真出去,否則,造成的后果完全由當事人本人承擔。
第十三條各部門應(yīng)在每月25日將本部門的“長途電話記錄”送交人力資源部。
第十四條人力資源部負責將各部門的“長途電話記錄”備案,并根據(jù)記錄內(nèi)容,計算員工應(yīng)當扣減的話費。
第三章維修與報停
第十五條各部門電話與傳真的報停由部門經(jīng)理或其指定人員負責。
第十六條電話或傳真出現(xiàn)故障,部門經(jīng)理或其指定人員應(yīng)馬上通知人力資源部,由人力資源部安排專業(yè)人員進行維修。部門非專業(yè)人員維修導(dǎo)致機器報廢或主要部件人為損壞的,由當事人與該部門經(jīng)理共同承擔責任。
第十七條各部門長途電話或傳真需要報停時,應(yīng)由部門經(jīng)理或其指定人員提前三天通知人力資源部經(jīng)理,由人力資源部指定行政專員處理。
第十八條本制度由人力資源部負責解釋,總經(jīng)理批準即日實施。
傳真管理制度3
售樓處傳真機、電話管理制度
一、售樓處所有電話由辦公室統(tǒng)一管理,對可拔長途及特殊功能電話實行嚴格管理,任何人因工作需要須用此類電話應(yīng)報副總監(jiān)批準到辦公室登記方可使用。
二、員工不得利用辦公電話進行與業(yè)務(wù)無關(guān)的聊天或閑談,被發(fā)現(xiàn)者將受到行政處罰50元/次。
三、傳真機由辦公室委托銷售副總監(jiān)管理使用,對外發(fā)送傳真應(yīng)先到副總監(jiān)處登記發(fā)送時間、接收人及文件大致內(nèi)容,經(jīng)副總監(jiān)簽批后再行發(fā)送。
傳真管理制度4
為規(guī)范公司打印機、復(fù)印機和傳真機的使用,加強對打印、復(fù)印和傳真的管理,制定本規(guī)定如下:
第一條公司各部門人員打字、復(fù)印或傳真可自行操作,及時取走所打印、復(fù)印或傳真的文件資料。請節(jié)約打印和復(fù)印紙張,如發(fā)現(xiàn)打印或復(fù)印的文件無人領(lǐng)取,由總經(jīng)理辦公室和人力資源部對無人領(lǐng)取的'文件進行核查,并提交人力資源部處理。
第二條愛護打印、復(fù)印和傳真設(shè)備,打印、復(fù)印和傳真設(shè)備出現(xiàn)故障時,及時通知總經(jīng)理辦公室。
第三條私人打印、復(fù)印或傳真的資料一律不予辦理。
第四條外單位人員不得在公司打印、復(fù)印和傳真文件,確因工作需要經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后由該部門人員代為打印、復(fù)印和傳真,特殊情況可向總經(jīng)理辦公室或人力資源部說明情況。否則,人力資源部可對相關(guān)當事人予以處罰。
第五條本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室和人力資源部監(jiān)督執(zhí)行。
傳真管理制度5
為規(guī)范各部門電話與傳真的使用,保證業(yè)務(wù)的正常開展,特制訂本制度。第一章需求申報
第一條各部門電話與傳真的需求申報由該部門經(jīng)理負責。
第二條部門經(jīng)理填寫“辦公用品需求申請表”,根據(jù)表格規(guī)定的內(nèi)容填寫。
第三條部門經(jīng)理負責將填寫完畢的“辦公用品需求申請表”呈報中心總監(jiān),中心總監(jiān)從中心的實際需求角度考慮后批示。
第四條部門經(jīng)理負責將中心總監(jiān)批示的表格送交人力資源部經(jīng)理。
第五條人力資源部經(jīng)理對表格的內(nèi)容進行初審,呈報總經(jīng)理進行批示。
第六條總經(jīng)理同意采購,由人力資源部經(jīng)理指派行政專員負責詢價、采購。第二章使用管理
第七條各部門電話與傳真的'使用由該部門經(jīng)理或由部門經(jīng)理指定人員負責。
第八條上班時間禁止利用公司電話進行聊天、炒股等非業(yè)務(wù)活動。
第九條各部門電話與傳真在不使用長途功能時要調(diào)至“加鎖”狀態(tài),鑰匙由部門經(jīng)理或其指定人員保管。部門經(jīng)理出差要及時移交他人保管,但直接責任由部門經(jīng)理承擔。
第十條員工因業(yè)務(wù)需打長途電話時,要在“長途電話記錄”上簽字,并經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的電話人簽字同意。
第十一條員工因私需打長途電話應(yīng)向部門經(jīng)理或其指定人員說明,并在“長途電話記錄”上簽字,經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的人員簽字同意。費用由員工本人承擔,由人力資源部在其當月工資內(nèi)扣除。
第十二條員工所發(fā)傳真應(yīng)使用公司統(tǒng)一的封面與格式,內(nèi)容應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理審核無誤后再傳真,部門經(jīng)理不在可以直接由中心總監(jiān)進行審核。公司員工不能將未經(jīng)審核的文件傳真出去,否則,造成的后果完全由當事人本人承擔。
第十三條各部門應(yīng)在每月25日將本部門的“長途電話記錄”送交人力資源部。
第十四條人力資源部負責將各部門的“長途電話記錄”備案,并根據(jù)記錄內(nèi)容,計算員工應(yīng)當扣減的話費。第三章維修與報停
第十五條各部門電話與傳真的報停由部門經(jīng)理或其指定人員負責。
第十六條電話或傳真出現(xiàn)故障,部門經(jīng)理或其指定人員應(yīng)馬上通知人力資源部,由人力資源部安排專業(yè)人員進行維修。部門非專業(yè)人員維修導(dǎo)致機器報廢或主要部件人為損壞的,由當事人與該部門經(jīng)理共同承擔責任。
第十七條各部門長途電話或傳真需要報停時,應(yīng)由部門經(jīng)理或其指定人員提前三天通知人力資源部經(jīng)理,由人力資源部指定行政專員處理。
第十八條本制度由人力資源部負責解釋,總經(jīng)理批準即日實施。
傳真管理制度6
一、公司裝配的`辦公電話機和傳真機等通訊工具均屬公務(wù)使用,員工不得使用辦公通訊工具進行個人私事活動,否則經(jīng)查實,除應(yīng)全責承擔相應(yīng)費用外,還須加倍罰款。
二、因公需要使用長途電話或發(fā)送傳真,須經(jīng)總經(jīng)理批準、審核、登記后使用。
三、傳真機由專人負責管理,收、發(fā)文登記、存檔等工作。
四、傳真原件由出納存檔,傳真文件具保密性,無關(guān)人員不得查閱。
六、辦公電話實行定額管理,具體定額及管理辦法根據(jù)實際情況制定,超出定額的,扣該話機所在部門、管理處人員的工資。
傳真管理制度7
物業(yè)公司傳真機、復(fù)印機、計算機(電腦)管理制度
一、為確保辦公設(shè)備的正常運行和使用,必須指定專人保管、操作使用。
二、非操作人員,未經(jīng)許可不得私自操作使用。
三、為節(jié)約紙張和能源,嚴格控制復(fù)印和傳真數(shù)量,非必要不予復(fù)印和傳真。
四、一般不承接外單位及私人委托的'打印、復(fù)印、傳真,特殊情況須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,并辦理付款手續(xù)后,方可操作使用。
五、嚴格控制計算機外部軟件流入管理,嚴禁安裝游戲軟件(盤)和使用,以防電腦病毒感染。
六、計算機內(nèi)存資料注意保密,凡涉及機要文件資料須加密碼保存,未經(jīng)批準,任何人不得提取(閱)電腦內(nèi)存信息、數(shù)據(jù)資料。
七、凡內(nèi)部常用業(yè)務(wù)資料、數(shù)據(jù),必須進行備份處理,以免丟失。
八、下班工作結(jié)束后,應(yīng)做好辦公設(shè)備的日常保養(yǎng)和清潔工作,并及時處理廢棄稿件,切斷電源。
傳真管理制度8
裝飾工程公司電話及傳真管理制度
1、原則上不準許撥打長途電話,如有特殊情況并經(jīng)過總經(jīng)辦或部門經(jīng)理準許后,方可撥打,需登記通話時間,并從每月工資中扣除;
2、嚴禁用公司電話打信息臺、私話、或聯(lián)系私人業(yè)務(wù);
3、接聽電話時,應(yīng)使用普通話:“您好,祥和園裝飾工程公司!”如當事人不在,應(yīng)告知對方,“請問有什么事,需要我?guī)椭蜣D(zhuǎn)告嗎”如對方有事需轉(zhuǎn)告,應(yīng)做好相關(guān)記錄,以便查詢;
4、在接聽內(nèi)部和外部電話時,如當事人不在,應(yīng)做好電話記錄并及時轉(zhuǎn)告,以免影響正常工作;
5、原則上公司傳真由專人指定接收及發(fā)送,涉及到機密內(nèi)容應(yīng)妥善保管;
6、在接發(fā)傳真時,應(yīng)做好登記工作,并及時把傳真內(nèi)容交由當事人,如當事人不在,應(yīng)保存好傳真文件。
7、各部門及分公司對本部的電話和傳真機應(yīng)保持暢通、完好,有問題及時維修,以免影響工作。
傳真管理制度9
z科技公司復(fù)印機和傳真機使用管理規(guī)定
1、部門復(fù)印資料,須自覺先登記,再復(fù)印。一次復(fù)印50份以上或100頁以上的文件資料,須由綜合辦經(jīng)理或副經(jīng)理批準。
2、需要復(fù)印的文件資料,屬于保密級資料的,須按照規(guī)定程序批準后,由綜合辦主管專人負責復(fù)印,任何人不得擅自復(fù)印。
3、公司復(fù)印機概不對外,不得復(fù)印與工作無關(guān)的私人資料。
4、為了使復(fù)印機更好地發(fā)揮作用,延長使用壽命,每次復(fù)印達100張時,須過10分鐘再繼續(xù)復(fù)印工作。
5、復(fù)印時報廢文件、資料,屬于保密性質(zhì)的',應(yīng)立即銷毀,不得外傳,非保密性質(zhì)的文檔資料,紙張可以重復(fù)使用,以厲節(jié)約。
6、傳真機由綜合辦前臺秘書負責維護、使用。各部門接、發(fā)傳真需要登記,由前臺秘書協(xié)助收、發(fā)。
7、公司傳真機不得傳真私人資料,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將予以嚴肅處理。
8、如未按上述條款執(zhí)行,造成文件流失、機械損失,由當事人承擔一切責任。
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