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商務(wù)傳真禮儀(4篇)
商務(wù)傳真禮儀1
目前，在商務(wù)交往中，經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達(dá)身在異地的交往對(duì)象手中。傳統(tǒng)的郵寄書信的聯(lián)絡(luò)方式，已難于滿足這一方面的要求。在此背景之下，傳真便應(yīng)運(yùn)而生，并且迅速走紅于商界。傳真，又叫作傳真電報(bào)。它是利用光電效應(yīng)，通過(guò)安裝在普通電話網(wǎng)絡(luò)上的傳真機(jī)，對(duì)外發(fā)送或是接收外來(lái)的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現(xiàn)代化的通訊聯(lián)絡(luò)的方式�，F(xiàn)在，在國(guó)內(nèi)的商界單位中，傳真機(jī)早已普及成為不可或缺的辦公設(shè)備之一。利用傳真通訊的主要優(yōu)點(diǎn)是，它操作簡(jiǎn)便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括一切復(fù)雜圖案在內(nèi)的真跡傳送出去。它的缺點(diǎn)主要是發(fā)送的自動(dòng)性能較差，需要專人在旁邊進(jìn)行操作。有些時(shí)候，它的清晰度難以確保。商界人士在利用傳真對(duì)外通訊聯(lián)絡(luò)時(shí)，必須注意下述三個(gè)方面的禮儀問(wèn)題。第一，必須合法使用。國(guó)家規(guī)定：任保單位或個(gè)人在使用自備的傳真設(shè)備時(shí)，均須嚴(yán)格按照電信部門的有關(guān)要求，認(rèn)真履行必要的使用的手續(xù)，否則即為非法之舉。具體而言，安裝、使用傳真設(shè)備前，須經(jīng)電信部門許可，并辦理相關(guān)的一切手續(xù)，不準(zhǔn)私自安裝、使用傳真設(shè)備。安裝、使用的傳真設(shè)備，必須配有電信部門正式頒發(fā)的`批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國(guó)外直接所帶入的傳真設(shè)備，必須首先前往國(guó)家所指定的部門進(jìn)行登記和檢測(cè)，然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。使用自備的傳真設(shè)備期間，按照規(guī)定，每個(gè)月都必須到電信部門交納使用費(fèi)用。
第二，必須得法使有。使用傳真設(shè)備通訊，必須在具體的操作上力求標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范。不然，也會(huì)令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機(jī)號(hào)碼，應(yīng)被正確無(wú)誤地告之自己重要的交往對(duì)象。一般而言，在商用名片上，傳真號(hào)碼是必不可少的一項(xiàng)重要內(nèi)容。對(duì)于主要交往對(duì)象的傳真號(hào)碼，必須認(rèn)真地記好，為了保證萬(wàn)無(wú)一失，在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前，最好先用對(duì)方通報(bào)一下。這樣作既提醒了對(duì)方，又不至于發(fā)錯(cuò)傳真。發(fā)送傳真時(shí)，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí)，也要注意使其內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，以節(jié)省費(fèi)用。單位所使用的傳真設(shè)備，應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)。無(wú)人在場(chǎng)而又有必要時(shí)，應(yīng)使之自動(dòng)處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機(jī)盡量不要同辦公電話采用同一條線路。
第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問(wèn)題，必須處處不失禮數(shù)。在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的問(wèn)候語(yǔ)與致謝語(yǔ)。發(fā)送文件、書信、資料時(shí)，更是要謹(jǐn)記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費(fèi)使用電信部門所設(shè)立在營(yíng)業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí)，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對(duì)于工作人員亦須依禮相待。人們?cè)谑褂脗髡嬖O(shè)備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙?duì)方，以免對(duì)方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí)，千萬(wàn)不可拖延時(shí)間，耽誤對(duì)方的要事。
商務(wù)傳真禮儀2
第一，必須合法使用。
國(guó)家規(guī)定：任何單位或個(gè)人在使用自備的傳真設(shè)備時(shí)，均須嚴(yán)格按照電信部門的有關(guān)要求，認(rèn)真履行必要的使用的手續(xù)，否則即為非法之舉。
具體而言，安裝、使用傳真設(shè)備前，須經(jīng)電信部門許可，并辦理相關(guān)的一切手續(xù)，不準(zhǔn)私自安裝、使用傳真設(shè)備。
安裝、使用的傳真設(shè)備，必須配有電信部門正式頒發(fā)的批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國(guó)外直接所帶入的傳真設(shè)備，必須首先前往國(guó)家所指定的部門進(jìn)行登記和檢測(cè)，然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。使用自備的傳真設(shè)備期間，按照規(guī)定，每個(gè)月都必須到電信部門交納使用費(fèi)用。
第二，必須清楚使用。
使用傳真設(shè)備通訊，必須在具體的操作上力求標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范。不然，也會(huì)令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機(jī)號(hào)碼，應(yīng)被正確無(wú)誤地告之自己重要的交往對(duì)象。一般而言，在商用名片上，傳真號(hào)碼是必不可少的一項(xiàng)重要內(nèi)容。對(duì)于主要交往對(duì)象的傳真號(hào)碼，必須認(rèn)真地記好，為了保證萬(wàn)無(wú)一失，在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前，最好先用對(duì)方通報(bào)一下。這樣作既提醒了對(duì)方，又不至于發(fā)錯(cuò)傳真。發(fā)送傳真時(shí)，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí)，也要注意使其內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，以節(jié)省費(fèi)用。單位所使用的傳真設(shè)備，應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)。無(wú)人在場(chǎng)而又有必要時(shí)，應(yīng)使之自動(dòng)處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機(jī)盡量不要同辦公電話采用同一條線路。
第三，必須依禮使用。
商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問(wèn)題，必須處處不失禮數(shù)。
在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的`問(wèn)候語(yǔ)與致謝語(yǔ)。發(fā)送文件、書信、資料時(shí)，更是要謹(jǐn)記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費(fèi)使用電信部門所設(shè)立在營(yíng)業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí)，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對(duì)于工作人員亦須依禮相待。
人們?cè)谑褂脗髡嬖O(shè)備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙?duì)方，以免對(duì)方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí)，千萬(wàn)不可拖延時(shí)間，耽誤對(duì)方的要事。
商務(wù)傳真注意事項(xiàng)：
傳真的完整性：在發(fā)送傳真時(shí)，應(yīng)檢查是否注明了本公司的名稱、發(fā)送人姓名、發(fā)送時(shí)間以及自己的聯(lián)絡(luò)電話。同樣地，應(yīng)為對(duì)方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的注釋均應(yīng)寫在傳真內(nèi)容的上方，可以參考以下規(guī)范格式。
在發(fā)送傳真時(shí)即便已經(jīng)給予了口頭說(shuō)明，也應(yīng)該在傳真上注明以上內(nèi)容，這是良好的工作習(xí)慣，對(duì)雙方的文件管理都非常有利。
傳真的清晰度：發(fā)送傳真時(shí)應(yīng)盡量使用清晰的原件，避免發(fā)送后出現(xiàn)內(nèi)容看不清楚的情況。
傳真內(nèi)容的限制：傳真一般不適用于頁(yè)數(shù)較多的文件，成本較高，且占用傳真機(jī)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)也會(huì)影響其他工作人員的使用。
傳真的使用時(shí)間：如果沒(méi)有得到對(duì)方的允許，不要將發(fā)送時(shí)間設(shè)定在下班后，這是非常不禮貌的行為。
傳真回復(fù)問(wèn)題：如果傳真機(jī)設(shè)定在自動(dòng)接受的狀態(tài)，發(fā)送方應(yīng)盡快通過(guò)其他方式與收件人取得聯(lián)系，確認(rèn)其是否收到傳真。收到傳真的一方也應(yīng)給予及時(shí)回復(fù)，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務(wù)溝通中，任何信息丟失都可能造成時(shí)間的延誤甚至影響到合作業(yè)務(wù)的成敗，這樣的細(xì)節(jié)不可輕視。
(一)格式規(guī)范
正式的傳真必須有首頁(yè)，上面注明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁(yè)數(shù)等，這樣就可以讓接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必須以3—1，3—2，3—3等方式注明，讓接收者一看就知道是三頁(yè)。如果其中某一頁(yè)不清楚或是未收到時(shí)，可以請(qǐng)對(duì)方再發(fā)一次，這樣可以節(jié)省雙方的時(shí)間。傳真最好使用白色或淺色信紙，有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋，用這些信紙發(fā)傳真會(huì)浪費(fèi)掃描時(shí)間。
(二)內(nèi)容齊全
正式的傳真信件必須像寫信一樣有禮貌，又必要的稱呼、問(wèn)候語(yǔ)、敬語(yǔ)、致謝語(yǔ)、簽字等均不可缺少，尤其是信尾的簽字非常重要，因?yàn)楹炞执磉@封信是發(fā)信者同意才發(fā)出的，表示傳真信件的嚴(yán)肅性以及對(duì)對(duì)方的尊重。
(三)及時(shí)通報(bào)。
發(fā)送傳真之前可以向?qū)Ψ酵▓?bào)一下，以免發(fā)錯(cuò)。收到傳真后要盡快通知對(duì)方，以免對(duì)方不放心。這既是傳真的工作程序，也是一種文明禮貌。
商務(wù)傳真禮儀3
【商務(wù)傳真禮儀技巧】
當(dāng)你要接收一份傳真時(shí)，商務(wù)對(duì)方在沒(méi)有說(shuō)清楚給誰(shuí)，而自己也知道對(duì)方的確是商務(wù)交往的伙伴，此時(shí)你可以問(wèn)他：“請(qǐng)問(wèn)是送到上次您安排送達(dá)的某某手中嗎?”這樣，商務(wù)對(duì)方就會(huì)更明確地交待給你，你就不會(huì)找不到送處或送錯(cuò)人了。
當(dāng)你在發(fā)送傳真和接收傳真時(shí)剛好有同事或朋友來(lái)找你，你可以對(duì)對(duì)方說(shuō)：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事�！被蛘f(shuō)：“我能一會(huì)兒再聯(lián)系你嗎?”有些特珠的商務(wù)傳真是不可以讓他人看見(jiàn)的。同時(shí)，你在發(fā)送傳真給商務(wù)對(duì)方的時(shí)候，你也最好先問(wèn)上一句：“請(qǐng)問(wèn)您，現(xiàn)在方便接收傳真嗎?”也讓商務(wù)對(duì)方避免這方面的失誤。
當(dāng)你正在發(fā)一份傳真時(shí)，由于某種原因，領(lǐng)導(dǎo)改變了主意讓你馬上中斷傳真，那么你可以和時(shí)方說(shuō)：“時(shí)不起，傳真機(jī)突然卡住了，我待會(huì)兒再給您傳過(guò)去，好嗎?”如果你處理不好，會(huì)讓對(duì)方誤認(rèn)為你并沒(méi)有誠(chéng)意發(fā)傳真，或者認(rèn)為你并不重視這個(gè)傳真，從而引起誤會(huì)。
【商務(wù)傳真禮儀禁忌】
發(fā)送傳真時(shí)要注意語(yǔ)言，要禮貌不要生硬，不要說(shuō)：“給我信號(hào)，我要發(fā)傳真�！被蛘邲](méi)有在傳真上注明是給某某部門和某某人的情況下，說(shuō)：“傳真是給某某的。”不讓對(duì)方記下了就掛了電話，對(duì)方會(huì)因?yàn)榇颐χ袥](méi)有記牢而無(wú)從送達(dá)。
當(dāng)時(shí)方不能準(zhǔn)確說(shuō)出要發(fā)送傳真的'部門和個(gè)人就說(shuō)公司沒(méi)有這個(gè)人，就掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果一是會(huì)破壞公司形象，還有可能拒絕了誠(chéng)心想商務(wù)交往的時(shí)方，而失去合作的機(jī)會(huì)。
【商業(yè)傳真文件標(biāo)準(zhǔn)格式】
FROM:貴公司名稱(注：如果用抬頭紙就不用寫公司的名稱了)
地址：
電話：
傳真
日期：
TO：對(duì)方公司名稱
地址：
電話：
傳真：
先生/女士：
您好!(祝福語(yǔ))我公司是xxx(對(duì)公司的介紹，如公司類型、規(guī)模、提供的產(chǎn)品或服務(wù)種類、特點(diǎn)和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)等)。
對(duì)對(duì)方公司的期望(如合作要求或建立客戶關(guān)系等)。
(中間也可以寫一些貴供公司對(duì)市場(chǎng)的看法、預(yù)期等)(正文內(nèi)容)
商務(wù)傳真禮儀4
商務(wù)傳真使用禮儀
1、必須依禮使用。
商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問(wèn)題，必須處處不失禮數(shù)。在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的問(wèn)候語(yǔ)與致謝語(yǔ)。發(fā)送文件、書信、資料時(shí)，更是要謹(jǐn)記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費(fèi)使用電信部門所設(shè)立在營(yíng)業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí)，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對(duì)于工作人員亦須依禮相待。
人們?cè)谑褂脗髡嬖O(shè)備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙?duì)方，以免對(duì)方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí)，千萬(wàn)不可拖延時(shí)間，耽誤對(duì)方的要事。
2、傳真的完整性：在發(fā)送傳真時(shí)，應(yīng)檢查是否注明了本公司的名稱、發(fā)送人姓名、發(fā)送時(shí)間以及自己的聯(lián)絡(luò)電話。同樣地，應(yīng)為對(duì)方寫明收傳真人的'姓名、所在公司、部門等信息。所有的注釋均應(yīng)寫在傳真內(nèi)容的上方。在發(fā)送傳真時(shí)即便已經(jīng)給予了口頭說(shuō)明，也應(yīng)該在傳真上注明以上內(nèi)容，這是良好的工作習(xí)慣，對(duì)雙方的文件管理都非常有利。
3、傳真的清晰度：發(fā)送傳真時(shí)應(yīng)盡量使用清晰的原件，避免發(fā)送后出現(xiàn)內(nèi)容看不清楚的情況。
4、傳真的使用時(shí)間：如果沒(méi)有得到對(duì)方的允許，不要將發(fā)送時(shí)間設(shè)定在下班后，這是非常不禮貌的行為。
5、傳真回復(fù)問(wèn)題：如果傳真機(jī)設(shè)定在自動(dòng)接收的狀態(tài)，發(fā)送方應(yīng)盡快通過(guò)其他方式與收件人取得聯(lián)系，確認(rèn)其是否收到傳真。收到傳真的一方也應(yīng)給予及時(shí)回復(fù)，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務(wù)溝通中，任何信息丟失都可能造成時(shí)間的延誤甚至影響到合作業(yè)務(wù)的成敗，這樣的細(xì)節(jié)不可輕視。
注意事項(xiàng)：
(一)格式規(guī)范
正式的傳真必須有首頁(yè)，上面注明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁(yè)數(shù)等，這樣就可以讓接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必須以3—1，3—2，3—3等方式注明，讓接收者一看就知道是三頁(yè)。如果其中某一頁(yè)不清楚或是未收到時(shí)，可以請(qǐng)對(duì)方再發(fā)一次，這樣可以節(jié)省雙方的時(shí)間。傳真最好使用白色或淺色信紙，有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋，用這些信紙發(fā)傳真會(huì)浪費(fèi)掃描時(shí)間。
(二)內(nèi)容齊全
正式的傳真信件必須像寫信一樣有禮貌，有必要的稱呼、問(wèn)候語(yǔ)、敬語(yǔ)、致謝語(yǔ)、簽字等均不可缺少，尤其是信尾的簽字非常重要，因?yàn)楹炞执磉@封信是發(fā)信者同意才發(fā)出的，表示傳真信件的嚴(yán)肅性以及對(duì)對(duì)方的尊重。
(三)及時(shí)通報(bào)。
發(fā)送傳真之前可以向?qū)Ψ酵▓?bào)一下，以免發(fā)錯(cuò)。收到傳真后要盡快通知對(duì)方，以免對(duì)方不放心。這既是傳真的工作程序，也是一種文明禮貌。
傳真使用方法
一、發(fā)送傳真
1、按【傳真】鍵
2、放入原稿
3、輸入傳真號(hào)碼
4、按【啟動(dòng)】鍵發(fā)送傳真
二、接收傳真
1、接收模式設(shè)定，可以通過(guò)面板的【收傳真自動(dòng)/手動(dòng)】鍵切換至【傳真自動(dòng)】或【傳真手動(dòng)】模式。
傳真自動(dòng)：在指定的振鈴次數(shù)內(nèi)可以接聽(tīng)電話(默認(rèn)振鈴4次),然后自動(dòng)給傳真信號(hào)。
傳真手動(dòng)：每次都需要接通電話后，再按啟動(dòng)鍵接收傳真。
2、如何手動(dòng)給傳真信號(hào)?
接通電話后，按面板的綠色啟動(dòng)鍵。
三、如何PC發(fā)送傳真(以Win7系統(tǒng)為例)
1、正確安裝驅(qū)動(dòng)(可以通過(guò)隨機(jī)光盤安裝)
2、文件——打印(快捷鍵Ctrl+P)——出現(xiàn)以下對(duì)話框，找到DocuPrint M115 fax——點(diǎn)擊“OK”
3、撥號(hào)，添加號(hào)碼，然后點(diǎn)擊開(kāi)始即可。
如果需要撥分機(jī)，請(qǐng)使用暫停鍵
四、如何PC接收傳真(以win7操作系統(tǒng)為例)
PC-Fax接收功能：將接收到的傳真信息存儲(chǔ)到內(nèi)存中，并將它自動(dòng)發(fā)送到計(jì)數(shù)機(jī)中，即使計(jì)算機(jī)關(guān)閉，設(shè)備仍會(huì)接收傳真，并存儲(chǔ)在內(nèi)存中，液晶屏?xí)缦嘛@示存儲(chǔ)傳真的數(shù)量【PC Fax信息：001】，
打開(kāi)計(jì)算機(jī)并運(yùn)行PC-fax接收后，內(nèi)存中的傳真會(huì)自動(dòng)發(fā)到計(jì)算機(jī)中。
1、在控制面板打開(kāi)“PC Fax接收”功能
功能——向下鍵找到【傳真】——Ok健然后向下健，找到【遠(yuǎn)程傳真選項(xiàng)】——OK健找到【PC Fax接收】——將選項(xiàng)改為“開(kāi)”(如果需要接收PC傳真的同時(shí)收到一份紙質(zhì)傳真，即將【備份打印】改為“開(kāi)”，否則改為“關(guān)”)。
2、在PC端安裝并打開(kāi)【PC Fax接收】，隨機(jī)光盤中有相關(guān)軟件。
開(kāi)始——所有程序——Fuji Xerox——DocuPrint M115f/fs——PC Fax接收——接收
3、右擊計(jì)算機(jī)任務(wù)欄中的PC-FAX圖標(biāo)，然后點(diǎn)擊PC-Fax接收設(shè)置。出現(xiàn)PC-Fax接收設(shè)置對(duì)話框，可以設(shè)置接收文件的路徑以及接收文件的格式等
4、瀏覽新的PC-FAX信息
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