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幫助員工有效溝通
溝通是現(xiàn)代管理的命脈，是企業(yè)管理的有效工具。那如何幫助員工有效溝通呢？下面跟隨小編看看吧。更多信息敬請關(guān)注相關(guān)欄目。
無論從事什么職業(yè)，會計(jì)師、工程師、培訓(xùn)師，還是投資顧問，員工多半要在溝通上花掉大部分的時(shí)間。溝通做得比較好的員工一般會被委以重任，會不斷升職，會獲得事業(yè)上的成功。而那些溝通得不夠好的員工就得不到這些。因此，對企業(yè)來說，當(dāng)務(wù)之急是要確保員工掌握了有效溝通的方式與方法。
不幸的是，信息溝通渠道越來越多，員工對于如何有效溝通卻越來越茫然。根據(jù)一項(xiàng)研究，普通知識型員工每天需要管理200多條信息；39%的知識型員工平均每天有六次或六次以上要被信息打擾；27%的員工必須分心去處理大量信息；而有19%的員工表示，他們收到的信息太多，已經(jīng)難以招架。
信息為何泛濫
造成這種所謂“信息泛濫”的原因有很多，也各不相同，總的來說有以下幾種。
●溝通方式因人而異。公司無法強(qiáng)行要求員工使用什么樣的溝通工具，因?yàn)檫@是一個(gè)因人而異的決定。
●溝通工具日漸增多。每一種新技術(shù)，都是對原有工具的豐富。在電子郵件被廣泛使用的時(shí)候，傳真機(jī)并沒有慘遭淘汰。所以現(xiàn)在員工至少可以使用16種信息交流方式，從普通的郵局信件到即時(shí)通訊工具，可謂五花八門。
●地理位置各不相同。住在不同國家的人在使用溝通工具方面具有不同的偏好。例如，在美國，由于有多個(gè)時(shí)區(qū)，因此人們喜歡用電子郵件來溝通；而英國只有一個(gè)時(shí)區(qū)，所以人們更愛用手機(jī)。
●工作負(fù)擔(dān)越來越重。普通知識型員工平均每周要應(yīng)對17個(gè)項(xiàng)目，而每個(gè)項(xiàng)目都需要溝通。
●工作安排日漸靈活。遠(yuǎn)程工作以及其他非傳統(tǒng)的工作安排，已經(jīng)使人們越來越需要保持聯(lián)系并隨時(shí)獲取信息。
● 公司規(guī)模有大有小。公司規(guī)模越大，越可能催生各式的信息交流系統(tǒng)。
郵件為何堆積
信息交流系統(tǒng)的膨脹已經(jīng)很成問題了，而電子郵件所帶來的麻煩也不應(yīng)小覷。最近做的一項(xiàng)研究表明，員工收到的電子郵件中，有三分之一與正在做的工作沒有關(guān)系。如果公司有100位員工，那么每年處理這些無關(guān)信息總共就要花掉15,000個(gè)小時(shí)，或者說420,000美元。如果員工數(shù)量增加到5,000人，那么工作效率方面的損失就會達(dá)到750,000個(gè)小時(shí)，等價(jià)于2,100萬美元。與此同時(shí)，隨著電子郵件的大量使用，面對面交流這種非常重要的溝通方式，尤其是在傳達(dá)壞消息以及勸說他人時(shí)應(yīng)該采用的方法，現(xiàn)在卻用得越來越少了。
那么工作中的電子郵件為什么會增加呢？除開垃圾郵件的因素之外，主要原因有以下幾個(gè)方面。
●員工將電子郵件抄送給所有他們能夠想到的人，確保大家都知道他們答應(yīng)的事情已經(jīng)做了。
●主管不想和員工當(dāng)面交涉。負(fù)面的績效評估報(bào)告，甚至是解雇信，都已經(jīng)通過電子郵件的方式向員工傳達(dá)了。
● 員工收到電子郵件后，不假思索地“回復(fù)所有人”而不是“回復(fù)”，結(jié)果把郵件回復(fù)了所有收到原始郵件的人，而不只是目標(biāo)收件人。
● 員工對原始郵件不做任何編輯修改就直接回復(fù)，因此很多郵件長得成了拉洋片，既無用處，讀起來又費(fèi)力。
● 管理層認(rèn)為，電子郵件比其他信息溝通方式的成本更低，因此應(yīng)該取代所有其他的溝通渠道。
建立溝通部門
誰應(yīng)該負(fù)責(zé)建立并指導(dǎo)員工在公司內(nèi)部的信息溝通方式呢？是人力資源部門，IT部門，還是郵件收發(fā)室？在很多公司，可能的結(jié)果是，沒有人對此負(fù)責(zé)。
今天，公司對溝通缺乏統(tǒng)一管理的惟一可能的解釋就是：管理層認(rèn)為這不值得去管理。他們認(rèn)為，員工之間采取什么方式傳遞信息屬于雞毛蒜皮的小事，幫助員工有效溝通是非生產(chǎn)性的活動，投入時(shí)間、資金或人力等資源又不會提高利潤。
大錯(cuò)特錯(cuò)！許多公司最關(guān)鍵的成功要素，無論是生產(chǎn)率還是創(chuàng)新，其核心就是溝通。溝通才是創(chuàng)新的基礎(chǔ)！
現(xiàn)在你知道是怎么回事了。也就是說，除非有人負(fù)起責(zé)任來，否則信息泛濫現(xiàn)象是不會好轉(zhuǎn)的，它只會變得更糟。
話雖如此，重要的還是要成立溝通部門，讓其負(fù)責(zé)公司的信息溝通任務(wù)。公司希望所有員工能夠分享共同的理念、目標(biāo)、信仰、知識和信息，而溝通部門就是這一任務(wù)的正式執(zhí)行機(jī)構(gòu)。這是溝通人員的工作，這是他們的專長，在幫助公司其他人掌握溝通技巧方面，沒有人比他們更有資格了。
溝通不屬于IT部門的工作范疇。IT部門的任務(wù)是確保電纜連接正確，讓那些二進(jìn)制代碼能夠暢通無阻地傳輸。也不是人力資源部門的工作，人力資源部是要吸引和留住公司需要的人才。
實(shí)施四個(gè)步驟
將整個(gè)公司的溝通任務(wù)交給溝通部門絕不是一項(xiàng)簡單的工作，必須認(rèn)真進(jìn)行規(guī)劃。溝通部門可能會利用現(xiàn)有資源來處理大部分工作，但是你可能還需要增加人手和預(yù)算以做好這項(xiàng)新工作。
向溝通部門委以負(fù)責(zé)溝通工作的任務(wù)，包括四個(gè)重要步驟：第一步要確立目標(biāo)；第二步要制定戰(zhàn)略；第三步要設(shè)立可衡量的分目標(biāo)；最后是拿出具體的實(shí)施方案。
1、確立目標(biāo)。將溝通工作交付給一個(gè)部門時(shí)，首先應(yīng)該為這個(gè)部門確立工作目標(biāo)。這一目標(biāo)與溝通計(jì)劃中的目標(biāo)非常類似，是你所追求的總體的、最終的目標(biāo)。下面列舉一些例子。
● 解決電子郵件問題。改善電子郵件的使用現(xiàn)狀，使其成為提高工作效率的工具，而不是影響效率的絆腳石。
● 改進(jìn)員工的溝通習(xí)慣。無論是對個(gè)人還是對公司的成就而言，溝通的影響都是巨大的。
● 解決總體溝通問題。提供溝通的工具，以及使用這些工具的方法，既能夠滿足公司的需求，也是公司創(chuàng)新和提高效率的基礎(chǔ)。
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