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秘書在辦公室怎么與領(lǐng)導(dǎo)相處
在職場中，你最需要搞好的關(guān)系就是和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。你和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，決定了你在職場中能夠走多遠(yuǎn)。以下是小編整理的秘書在辦公室怎么與領(lǐng)導(dǎo)相處，希望對(duì)大家有所幫助。
秘書在辦公室怎么與領(lǐng)導(dǎo)相處
1.在工作中秘書不能越位，必須與領(lǐng)導(dǎo)保持上下級(jí)關(guān)系。
(1)"越位"是下級(jí)在處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系過程中常發(fā)生的一種錯(cuò)誤。其主要表現(xiàn)為：
決策越位。決策，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)做出，并且處于不同層次上的領(lǐng)導(dǎo)者其決策權(quán)限是不一樣的。在辦事過程中，有些決策可以由秘書做出，有些決策則必須由領(lǐng)導(dǎo)做出，而且那些必須由領(lǐng)導(dǎo)做出的決策，必須在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下，秘書才可以替領(lǐng)導(dǎo)做出決策。有的秘書人員不能充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，明明應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)做出的決策，他卻超越權(quán)限。這使領(lǐng)導(dǎo)視之為危險(xiǎn)人物，并會(huì)利用各種方法和力量來制約秘書。在這種情況下，作為秘書絕無良好的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系可言。
表態(tài)越位。一般說來，單位之間交涉問題，對(duì)帶有實(shí)質(zhì)性問題的表態(tài)，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)才能進(jìn)行。要知道，表態(tài)，是與一定的身份相聯(lián)系。超越身份，胡亂表態(tài)，是不負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，是無效的。而有的人作為秘書，卻沒能做到這一點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)未表態(tài)也沒授權(quán)，他卻搶先表明態(tài)度，造成喧賓奪主之勢，陷領(lǐng)導(dǎo)于被動(dòng)。
干工作越位。身為秘書，就要守本份，做自己應(yīng)該做的工作。有的人不明白這一點(diǎn)，有些工作，本來由領(lǐng)導(dǎo)出面做更適合，他卻搶先去做，從而造成干工作越位。要知道，在辦公室中秘書的工作是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)。秘書人員負(fù)擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)收集資料、匯總情況的重要任務(wù)，又擔(dān)負(fù)著匯報(bào)情況和咨詢的重?fù)?dān)。匯報(bào)的情況準(zhǔn)確與否、全面與否，在一定程度上會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)判斷的準(zhǔn)確性。在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)政策規(guī)定不甚明了時(shí)，秘書人員應(yīng)提供正確而充分的政治依據(jù);在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)被掩蓋的傾向尚未察覺時(shí)，秘書人員應(yīng)適當(dāng)?shù)丶右蕴嵝?在領(lǐng)導(dǎo)和首長難以做出決斷時(shí)，秘書人員應(yīng)幫助他們衡量得失，進(jìn)行正確的決策;在領(lǐng)導(dǎo)為解決某一疑難問題苦苦思索而又找不到解決的辦法時(shí)，秘書人員應(yīng)積極地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)。
(2)“越位”會(huì)對(duì)工作帶來嚴(yán)重的危害。
越位往往會(huì)對(duì)工作、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系帶來嚴(yán)重危害。首先從工作上看，領(lǐng)導(dǎo)和秘書是兩個(gè)擔(dān)負(fù)著不同分工職能的社會(huì)角色，畢竟職責(zé)與職責(zé)相應(yīng)的工作方式和工作方法是不同的。若二者不是各司其職、各負(fù)其責(zé)，而是互相替代、職責(zé)不清，就不可避免要帶來混亂局面。突破了上下級(jí)的界限，又往往會(huì)影響別人的情緒和工作，影響領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)職能的發(fā)揮。其次，從領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系本身看。秘書越權(quán)嚴(yán)重，必然會(huì)導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)偏離帥位，大權(quán)旁落，無法實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)行為。
因此，領(lǐng)導(dǎo)往往在這類問題，只要他還有能力來糾正，那么，他就一定會(huì)毫不猶豫地出來糾正。如果，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)秘書屢屢有意發(fā)生這種行為。領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)視之為危險(xiǎn)人物，對(duì)其處處警惕，事事留心，利用各種辦法和力量來制約。在這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你治之惟恐不及的情況下，作為秘書就絕無良好的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系可言。三國時(shí)期，漢獻(xiàn)帝屢屢要?dú)⒉懿�，就是因�(yàn)椴懿佟皰短熳右粤钪T侯”，嚴(yán)重越權(quán)專權(quán)。在現(xiàn)實(shí)生活中，有許多人工作干了不少，就是效果不佳，究其原因，恐怕與沒幫到點(diǎn)子上有關(guān)，過分了，越位了。結(jié)果影響了領(lǐng)導(dǎo)，影響了同事，從而引起他人的反感�？梢�，作為秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，凡事不可不守角色本分，收斂和約束自己，注意防止和克服越位現(xiàn)象。
2. 為了同領(lǐng)導(dǎo)保持緊密，和諧充滿友誼的工作關(guān)系必須注意以下幾點(diǎn)：
第一點(diǎn)：工作上的主從性。領(lǐng)導(dǎo)居與主要的、支配的地位，秘書人員處于從屬的支配地位是領(lǐng)導(dǎo)的助手，聽從領(lǐng)導(dǎo)的指示，起上傳下達(dá)的作用。在領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙時(shí)，可以替代領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議或參加宴會(huì)，幫助領(lǐng)導(dǎo)完成各項(xiàng)工作。
第二點(diǎn)：知識(shí)上的補(bǔ)充性。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)結(jié)構(gòu)要有補(bǔ)充性，相當(dāng)于 “一文一武”。最好能各有不同的知識(shí)面，秘書人員的知識(shí)側(cè)重點(diǎn)應(yīng)該是領(lǐng)知識(shí)面的缺陷點(diǎn)，這樣才能予以補(bǔ)充。當(dāng)然，在知識(shí)上也要有相同點(diǎn)，這樣才能使雙方達(dá)到最好的溝通，達(dá)到最佳的合作狀態(tài)。
第三點(diǎn)：能力上的替代性。秘書與領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)具有不同的能力結(jié)構(gòu)。達(dá)到能力上的互補(bǔ)，使之在工作中，充分發(fā)揮秘書作用，并能在事物性和技術(shù)性工作中，部分地代替領(lǐng)導(dǎo)的工作，使領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省一些時(shí)間和經(jīng)歷，去考慮更重要的工作。
第四點(diǎn)：思維上的互補(bǔ)性。秘書人員要精密細(xì)致，能從不同方面看問題。并且不要以自己的構(gòu)思來比較領(lǐng)導(dǎo)的決策。在工作中，善于表達(dá)自己的意見，使領(lǐng)導(dǎo)的決策更加成熟，完善。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)來說，他的思維要高瞻遠(yuǎn)矚、敢于取舍。并能從全局考慮，這樣的互補(bǔ)思維搭配，才能形成思維上的互補(bǔ)性。
第五點(diǎn)：人格上的平等性。在工作中，領(lǐng)導(dǎo)不能以職位的不同就不尊重或不平等地看待秘書。要知道，秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)在人格上應(yīng)該是平等的、相互尊重的。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書人員的尊重有助與其發(fā)揮創(chuàng)造性和積極性，同時(shí)也贏得了秘書人員的真誠相待。成為工作上的朋友，生活中的助手。
第六點(diǎn)：目標(biāo)步驟的一致性。雖然秘書與領(lǐng)導(dǎo)的職位不同，但在同一公司工作，所要做的就是使工作順利進(jìn)行。在工作中，秘書人員要配合領(lǐng)導(dǎo)共同完成工作，要有同一個(gè)目標(biāo)，秘書人員要了解領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，同時(shí)調(diào)整自己，更好地去輔助領(lǐng)導(dǎo)。這樣才能達(dá)到最佳的工作效果。
秘書如何處理和領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系
(一)秘書如何在生活中處理好與領(lǐng)導(dǎo)的人際關(guān)系。
1.工作外的日常生活中。
秘書要善于和不同職業(yè)、不同性格的人打交道，要善于適應(yīng)社會(huì)習(xí)俗和環(huán)境、場合特定的要求。有時(shí)秘書為了今后工作的順利進(jìn)行，要主動(dòng)創(chuàng)造環(huán)境來進(jìn)行人際交往，這樣可能給公司帶來合作伙伴，而且豐富了自己的人際關(guān)系網(wǎng)。由于人際關(guān)系畢竟是社會(huì)化交往所以秘書人員在日常生活中必須充當(dāng)公共關(guān)系活動(dòng)家的角色，其主要任務(wù)是：其一，與外界組織進(jìn)行業(yè)務(wù)交往，建立密切的聯(lián)系，協(xié)調(diào)外部關(guān)系;其二，在處理與外界組織有關(guān)的事務(wù)的過程中交流信息、溝通思想、聯(lián)絡(luò)感情，使之能樹立良好的自身形象。所以說，秘書在日常生活中與人的交往，往往會(huì)產(chǎn)生新的人際關(guān)系網(wǎng)。在以后的工作中往往會(huì)有很大的幫助。
2.在工作外的應(yīng)酬、參加宴會(huì)中。
首先，秘書要把領(lǐng)導(dǎo)放在首位。秘書在整個(gè)跟隨領(lǐng)導(dǎo)參加應(yīng)酬、參加宴會(huì)期間，要注意傾聽席間的談話并能適當(dāng)?shù)卣{(diào)節(jié)氣氛;要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信、執(zhí)行政策、遵守紀(jì)律、謙虛謹(jǐn)慎、平易近人。為領(lǐng)導(dǎo)，也為秘書自身樹立良好的形象。有些場合，應(yīng)適當(dāng)突出領(lǐng)導(dǎo)，有的秘書，張羅過歡，顯自己過多，顯領(lǐng)導(dǎo)太少，這也不好。我們常從電視里看到，中央領(lǐng)導(dǎo)接見先進(jìn)人物、參加宴會(huì)，一般主要領(lǐng)導(dǎo)走在前面，給的鏡頭要多些;照相也都是主要領(lǐng)導(dǎo)處于顯赫地位。這點(diǎn)，我們在處理秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系時(shí)，很有必要借鑒。
其次，秘書要做好出席的準(zhǔn)備。在私下，要把領(lǐng)導(dǎo)的愛好、喜歡的口味或忌諱告訴舉辦此活動(dòng)的單位，以免造成尷尬的局面。而且要把行程和出席的目的在出席前向領(lǐng)導(dǎo)復(fù)述一遍，以便領(lǐng)導(dǎo)更好地掌握局面。
再次，要保護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)。在出席時(shí)，秘書要保護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的形象。在適當(dāng)時(shí)候幫領(lǐng)導(dǎo)擋酒。如果參加宴會(huì)后還有其他事情，時(shí)間到了，然而宴會(huì)還沒結(jié)束，這時(shí)秘書就要委婉地提醒，使不影響行程的順利進(jìn)行。
最后，在特殊情況下的保護(hù)工作。有時(shí)的宴會(huì)是開辦方有目的舉辦的。此時(shí)，你和領(lǐng)導(dǎo)可能去參加投標(biāo)或其他重要會(huì)議，而且隨身帶著重要資料。心懷叵測的舉辦方會(huì)想把領(lǐng)導(dǎo)和你灌醉來推延時(shí)間，好去偷看你們的重要資料。此時(shí)，作為秘書的你要?jiǎng)?chuàng)造機(jī)會(huì)回房間，把你們的資料存向電子郵箱、修改或刪除。這么做便免除了資料外流，防止公司的經(jīng)濟(jì)損失。
(二)如何在出外辦公時(shí)處理好與領(lǐng)導(dǎo)的人際關(guān)系。
1.在外出辦公前做好充分準(zhǔn)備。
組織準(zhǔn)備。秘書要了解商務(wù)出訪的意圖、目的;從而能使出訪的內(nèi)容有側(cè)重點(diǎn)。在此秘書要做到的是，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制出訪方案;通知有關(guān)單位制定參加出訪的隨從人員名單，并進(jìn)行編組和分工;組織人員參加預(yù)備會(huì)，聽取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于預(yù)備工作的指示，學(xué)習(xí)有關(guān)文件，布置具體任務(wù);印發(fā)出訪方案和日程安排;要與邀請(qǐng)單位取得聯(lián)系，使其有所準(zhǔn)備。制定邀請(qǐng)單位和對(duì)象的名單;參加出訪的有關(guān)人員;出訪的大致日程安排;通知希望邀請(qǐng)單位做哪些準(zhǔn)備工作等。
資料和物品準(zhǔn)備。在出訪前，秘書要收集，當(dāng)前工作發(fā)表及評(píng)價(jià)的資料;出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示來安排行程，出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗(yàn)方面的資料;出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風(fēng)土人情方面的資料。秘書要攜帶，辦公用具、常用藥物、差旅費(fèi)以及照相機(jī)、收錄機(jī)等文化用品。
2.在出訪過程中處理好日常事務(wù)。
秘書要主動(dòng)處理日常的事務(wù)工作。在出訪過程中碰到人事、時(shí)間、地點(diǎn)等方面的矛盾，要主動(dòng)協(xié)調(diào)。要把看到、聽到的情況要及時(shí)、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并將外出領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)情況及時(shí)用通訊工具告知企業(yè)，使企業(yè)留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)。同時(shí)也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)的重要指示，以及原企業(yè)的工作動(dòng)向，保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，以利實(shí)施不間斷的指揮。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。這就要求秘書為之安排好時(shí)間、地點(diǎn)和相關(guān)人員。無論哪種活動(dòng)，秘書都要作好安排和記錄，以便事后分析、研究。
3.在出訪返回過程中的秘書工作。
首先，秘書要保護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的人身安全。領(lǐng)導(dǎo)完成出訪目的后，有時(shí)會(huì)提議到名勝地去旅游。例如，登山、滑雪。這個(gè)過程是充滿危險(xiǎn)的。而且，在出訪的過程中有許多不安穩(wěn)的因素，甚至可能有人要綁架、勒索你所跟隨的領(lǐng)導(dǎo)。作為秘書，在返回的過程中，必須進(jìn)行勸解要領(lǐng)導(dǎo)早日返回公司，并保護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的人身安全。當(dāng)然勸說時(shí)，不要太直接生硬，要巧妙委婉地勸說。
其次，在返回的過程中，秘書要做好這次出訪的總結(jié)，并把所見所聞及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)。隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，以便領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，這樣不僅提高辦事效率，而且給了領(lǐng)導(dǎo)考慮如何進(jìn)行下一步工作的時(shí)間。
最后，秘書應(yīng)安排好返程的交通工具，預(yù)定好車、船、機(jī)票;安排好途中的食宿，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。返回企業(yè)后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納，提出改進(jìn)工作的方案和解決問題的建議。在出訪時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事，回企業(yè)后秘書要及時(shí)通知、督促有關(guān)部門。必須做到言而有信，件件事有著落，事事有回音。
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