Word表格中實(shí)現(xiàn)序列的自動(dòng)填充
Word表格中實(shí)現(xiàn)序列的自動(dòng)填充。
編輯Excel工作表時(shí)，其提供的自動(dòng)填充柄可以實(shí)現(xiàn)序列的自動(dòng)填充，其實(shí)巧用Word提供的“編號(hào)”功能，也可以在Word表格中實(shí)現(xiàn)序列的自動(dòng)填充。
一、簡(jiǎn)單序號(hào)的填充
如果只是想對(duì)表格中的單元格從1開(kāi)始進(jìn)行編號(hào)，比如在圖1所示的表格中，“序號(hào)”列自動(dòng)填充的實(shí)現(xiàn)方法是：
1.選擇需要編號(hào)的單元格。
2.單擊“格式”工具欄上的“編號(hào)”按鈕。
二、復(fù)雜序號(hào)的填充
在圖1所示的表格“編號(hào)”列中，要實(shí)現(xiàn)從20031開(kāi)始進(jìn)行編號(hào)，方法如下：
1.選擇需要編號(hào)的單元格。
2.在“插入”菜單中，單擊“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令。
3.單擊“編號(hào)”選項(xiàng)卡，單擊“自定義”按鈕。如果“自定義”按鈕顯示為灰色即不可用，請(qǐng)先單擊除“無(wú)”以外的任意一種編號(hào)樣式。
4.在“編號(hào)格式”框中鍵入“2003”，然后在“編號(hào)樣式”框中選擇“1,2,3,…”（如圖2）。
5.單擊“確定”按鈕。
三、相同文本的填充
在圖1所示的表格“工種”列中，要實(shí)現(xiàn)批量填充，方法如下：
1.選擇需要填充的單元格。
2.在“插入”菜單中，單擊“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令。
3.單擊“編號(hào)”選項(xiàng)卡，單擊“自定義”按鈕。
4.在“編號(hào)格式”框中鍵入“設(shè)計(jì)師”，然后在“編號(hào)樣式”框中選擇“無(wú)”。
5.單擊“確定”按鈕
“樣式與格式”在排版中的妙用
相信好多朋友都見(jiàn)到過(guò)Word的“樣式與格式”功能，如圖1所示。但是，大多數(shù)朋友可能還是更習(xí)慣于使用格式刷來(lái)批量設(shè)置文本格式，每次詢(xún)問(wèn)他們時(shí)，都會(huì)得到“Word的默認(rèn)樣式太簡(jiǎn)陋，也不及格式刷用起來(lái)方便……”這樣的答復(fù)。
其實(shí)，筆者認(rèn)為這都是由于大家對(duì)Word樣式的功能了解不深所致。所以，今天筆者就來(lái)給大家介紹一下這個(gè)“樣式與格式”在長(zhǎng)篇文檔的排版里究竟有什么妙用？
好處一.快速同步同級(jí)標(biāo)題的格式
好多朋友都對(duì)編排長(zhǎng)篇文檔比較犯怵，原因大體有兩個(gè)，首先是手工在長(zhǎng)篇文檔中查找同級(jí)標(biāo)題并設(shè)置好標(biāo)題格式，本身就是個(gè)麻煩的事情。試想要在幾十頁(yè)、上百頁(yè)的文件里找出所有同級(jí)標(biāo)題來(lái)，恐怕沒(méi)有幾十分鐘是下不來(lái)的。兩者，如果文件排好后交到領(lǐng)導(dǎo)手里，領(lǐng)導(dǎo)卻讓我們將某一級(jí)別的標(biāo)題字體再換一換，那么剛才那份“折磨”恐怕又得重來(lái)一次了，整體效率很低。其實(shí)，如果我們事先使用了“格式與樣式”功能，這些問(wèn)題就能輕松地迎刃而解了。
一.快速套用現(xiàn)有標(biāo)題樣式
1.編輯完成后套用樣式
這種方法非常類(lèi)似于平時(shí)的格式刷使用，需要先將標(biāo)題選中，然后再點(diǎn)擊“樣式與格式”窗格中的相應(yīng)樣式即可。雖然設(shè)置好樣式后可以方便地快速修改同級(jí)標(biāo)題格式，但要將所有同級(jí)標(biāo)題從偌大的文章中找出也要花費(fèi)大量的時(shí)間。那么下面要介紹的第二種方法就顯得實(shí)用多了。
2.編寫(xiě)文件時(shí)套用樣式
這種方法可以讓我們一邊編寫(xiě)文件一邊設(shè)置樣式，為了加快操作效率，可以給每個(gè)樣式設(shè)置一個(gè)快捷鍵
1）點(diǎn)擊“樣式與格式”窗格中第一個(gè)樣式后面的菜單按鈕，執(zhí)行“修改”命令，
2）然后在彈出的“修改樣式”窗口中點(diǎn)擊“格式”按鈕→“快捷鍵”命令，
3）將鼠標(biāo)定位于“請(qǐng)按新快捷鍵”一欄，為它設(shè)置一個(gè)快捷鍵后點(diǎn)擊“指定”按鈕即可，
4）以此類(lèi)推，為其他樣式也設(shè)置好相應(yīng)的快捷鍵
去除word中多余的空格及空行
一、去掉表格和格式
為了版面的整齊，網(wǎng)頁(yè)文檔都是以表格的形式存在的，只是一般情況下表格的顏色被設(shè)為無(wú)色或表格寬度被設(shè)為0，所以我們?cè)诰W(wǎng)頁(yè)上看不到表格。另外，網(wǎng)頁(yè)文檔中換行用的都是手動(dòng)換行符，還有對(duì)字體等格式的設(shè)置。如果把從網(wǎng)頁(yè)上復(fù)制的文字直接粘貼到Word中，那么它們也都粘貼進(jìn)來(lái)了，這給重新排版帶來(lái)了很大的麻煩。
從“編輯”菜單中單擊“全選”，然后單擊“剪切”，再單擊“選擇性粘貼”。在打開(kāi)的的“選擇性粘貼”對(duì)話(huà)框中選擇“形式”為“無(wú)格式文本”，確定。這樣表格和各種格式都沒(méi)了，手動(dòng)換行符也變成了回車(chē)符（段落標(biāo)記）。另外還可以從“文件”菜單中選擇“另存為”，把文檔保存為純文本文件，再用Word打開(kāi)，效果和上面的方法完全一樣。
如果剛從網(wǎng)頁(yè)上復(fù)制了文字，那么在Word中可以直接執(zhí)行“選擇性粘貼”的步驟，這樣將省事得多。
二、刪除空格
網(wǎng)頁(yè)文字中會(huì)有許多的空段和空格，在Word中排版時(shí)也需要清除。那么為什么這一步要?jiǎng)h除空格，而不是先刪除空段呢？道理是：有些看起來(lái)什么也沒(méi)有的段落中可能存在空格，而有空格的段落并不是真正的空段，在Word中沒(méi)法對(duì)它們批量執(zhí)行刪除操作。
首先，從“編輯”菜單中打開(kāi)“替換”對(duì)話(huà)框（打開(kāi)后暫時(shí)不要關(guān)閉，后面的操作都要在這里完成）。把光標(biāo)定位到“查找內(nèi)容”文本框中，按一下空格鍵輸入一個(gè)空格（默認(rèn)情況下是半角空格），“替換為”文本框中什么都不填。單擊“全部替換”，Word將刪除所有的空格。你可能會(huì)說(shuō)怎么我這還有許多空格呀？別急，如果這樣的話(huà)，那是因?yàn)檫@個(gè)文檔中還有另外兩種空格：全角空格和制表符空格。對(duì)這兩種空格，半角空格是不會(huì)把它們當(dāng)一家人的，所以替換時(shí)對(duì)它們置之不理。打開(kāi)中文輸入法，按Shift+空格鍵，切換到全角狀態(tài)，然后按空格鍵在“查找內(nèi)容”框里輸入一全角空格，“替換為”為空，再按“全部替換”，所有的全角空格也都刪除了。再單擊對(duì)話(huà)框中的“高級(jí)”按鈕，然后單擊“特殊字符”，選擇“制表符”，在“查找內(nèi)容”框中會(huì)出現(xiàn)“^t”（當(dāng)然也可以手工輸入），“替換為”為空，再單擊“全部替換”，制表符空格也都沒(méi)了。
三、刪除空段
刪除空段的時(shí)機(jī)終于成熟了。在“查找和替換”對(duì)話(huà)框的“高級(jí)”模式下，兩次單擊“特殊字符”中的`“段落標(biāo)記”，“查找內(nèi)容”框中將出現(xiàn)兩個(gè)“^p”（也可以手工輸入^p^p），再把光標(biāo)定位到“替換為”框中，單擊“段落標(biāo)記”輸入一個(gè)“^p”，再單擊“全部替換”，文檔中所有的空段全部消失。
其中的道理是什么呢？請(qǐng)想一下，沒(méi)有空格的空段是怎樣產(chǎn)生的？不正是我們連打了兩次回車(chē)之后才有的么？現(xiàn)在把兩個(gè)連續(xù)的回車(chē)替換成一個(gè)，正好消除了那個(gè)空段。
如果有連續(xù)的空段的話(huà)，一次替換不完，你可以多按幾次“全部替換”，直到提示找不到替換的對(duì)象為止。
這樣，你從網(wǎng)上復(fù)制的資料肯定會(huì)減肥，讓你十分滿(mǎn)意了。
如何把Word文件變成JPG圖片？
如果要保存的內(nèi)容只有一屏，可以用屏幕拷貝工具進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
打開(kāi)word文件，按鍵盤(pán)上的PrintScreen鍵。然后打開(kāi)圖象編輯軟件如Fireworks，按Ctrl+N新建一個(gè)文件，再用Ctrl+V把剛才截獲的圖片粘貼上去，保存成jpg文件就可以了。如果文件是多頁(yè)的，您可以使用一個(gè)叫SnagIt的抓圖軟件進(jìn)行屏幕滾動(dòng)抓圖。這個(gè)軟件的工具欄上就有一個(gè)滾動(dòng)抓圖的選擇按鈕，按下之后，抓圖操作時(shí)就啟動(dòng)了滾動(dòng)抓圖功能。
另外一種方法：用Word新建一文檔，然后用“插入／對(duì)象”，選擇“從文件創(chuàng)建”，找到你的文章，插入后選中文檔，點(diǎn)右鍵，選擇“轉(zhuǎn)換”，轉(zhuǎn)換成圖片格式，然后把它復(fù)制到“畫(huà)圖”中，存為JPG格式即可。
讓W(xué)ord的輸入法提示條不自動(dòng)消失
當(dāng)用Word2000/2002輸入中文時(shí)，輸入空格后字體會(huì)變成“TimesNewRoman”格式，如果連續(xù)輸入幾個(gè)空格，再將光標(biāo)移動(dòng)到前面的空格，會(huì)發(fā)現(xiàn)輸入法提示條自動(dòng)消失，得按熱鍵激活才能繼續(xù)輸入中文輸入法，很不方便。要讓輸入法提示條不消失，只要在Word中打開(kāi)“工具”菜單，然后單擊“選項(xiàng)”，進(jìn)入“編輯”標(biāo)簽頁(yè)下，去掉“‘自動(dòng)鍵盤(pán)’切換”選項(xiàng)前面的小鉤即可。
在Word中快速輸入帶圈數(shù)字
Word2000/2002中提供的帶圈數(shù)字，其實(shí)就是一種域，利用更新域的方法快速輸入帶圈數(shù)字時(shí)，先單擊菜單中的“插入/數(shù)字”項(xiàng)，在彈出的“數(shù)字”項(xiàng)下輸入要插入的數(shù)字(如“1”)，在“數(shù)字類(lèi)型”中選擇帶圈數(shù)字樣式，單擊確定即可。隨后選中該帶圈數(shù)字，按下Ctrl鍵，同時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)至需要插入下一個(gè)帶圈數(shù)字的地方，這時(shí)此處又被復(fù)制了一個(gè)“①”，選中該帶圈數(shù)字，單擊右鍵選擇“切換代碼”命令，這時(shí)我們看到該“①”被變成了“{=1*GB3}”代碼(此代碼手工輸入無(wú)效)。隨后將代碼中的1改為2，選中該代碼，單擊右鍵菜單中的“更新域”命令，這時(shí)我們看到該代碼己經(jīng)變成②，按照此方法我們可以插入其他的帶圈數(shù)字。
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