word快速編輯長篇文檔的方法

　　現(xiàn)在大家主要都是用MicrosoftWord來編輯長篇文檔(不論各位用哪個版本，基本功能都是一致的，以下簡稱Word)。如果不能充分Word的一些強大功能，大家在撰寫和編輯較長篇幅的科技長篇文檔的時候，可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。在這里我把自己以前使用Word的經(jīng)驗和教訓(xùn)總結(jié)一下，以求拋磚引玉。

　　一篇長篇文檔應(yīng)該包括兩個層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，內(nèi)容是指文章作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等，表現(xiàn)則是指長篇文檔頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)，例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現(xiàn)；而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。

　　筆者認為，長篇文檔“表現(xiàn)”的編輯，是一個非常費時費力的工作。如果在寫長篇文檔之前，做了各方面的準備，并按照一定的規(guī)律來編寫和排列，會起到事半功倍的效果；否則，會給你帶來無窮無盡的痛苦。筆者根據(jù)自己寫碩士長篇文檔的體驗，向各位提供如下建議，供大家參考。

　　1. 用好樣式

　　編寫長篇文檔，一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。

　　如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來設(shè)定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。對于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式，這樣做能大大減少工作量和出錯機會。如果要對排版格式（文檔表現(xiàn)）做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由Word自動生成各種目錄和索引。

　　一般情況下，不論撰寫學術(shù)長篇文檔或者學位長篇文檔，相應(yīng)的雜志社或?qū)W位授予機構(gòu)都會根據(jù)其具體要求，給長篇文檔撰寫者一個清楚的格式要求。比如，要求宋體、小四，行間距17磅等等。這樣，長篇文檔的撰寫者就可以在撰寫長篇文檔前對樣式進行一番設(shè)定，這樣就會很方便的編寫長篇文檔了。

　　2. 使用交叉引用設(shè)置編號

　　一定不要自己敲編號，推薦使用交叉引用，否則手動輸入的編號極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標題的編號可以通過設(shè)置標題樣式來實現(xiàn)，表格和圖形的編號通過設(shè)置題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時，不要自己敲編號，應(yīng)使用交叉引用。這樣做以后，當插入或刪除新的內(nèi)容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護。并且可以自動生成圖、表目錄。

　　3. 對齊

　　一定不要用手動敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文檔沒有空格。所有的對齊都應(yīng)該利用標尺、制表位、對齊方式和段落的縮進等來進行。如果發(fā)現(xiàn)自己手動打了空格，一定要謹慎，想想是否可以通過其他方法來避免。同理，一定不要通過敲回車來調(diào)整段落的間距。

　　4. 繪圖技巧

　　長篇文檔中會用到很多圖表，筆者強烈建議長篇文檔撰寫者分清長篇文檔中的圖形和表格，表格可以使用Word提供的工具進行編寫，很簡單，這里就不再贅述了。框圖和流程圖的編輯，筆者強烈建議使用Office2003中綁定的MicrosoftOfficeVisioProfessional2003畫。如果不能忍受Visio對象復(fù)制到Word的速度，還可以試試SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。

　　5. 編輯數(shù)學公式

　　在長篇文檔中編輯數(shù)學公式，個人建議使用MathType5.0，其實Word集成的公式編輯器就是它的3.0版。安裝MathType后，Word會增加一個菜單項，其功能一目了然。推薦使用MathType的自動編號和引用功能，這樣首先有良好的對齊效果，還可以自動更新編號。Word正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過固定行距來修正。但是要提醒長篇文檔撰寫者，如果你計算機上安裝了MathType5.0后，撰寫公式的速度非常快，占用少量的CPU。但是，當你準備打印長篇文檔的時候，要記得找個按照了MathType5.0的計算機打印，不然，我們的公式就“不翼而飛”了。

　　6. 使用分節(jié)符

　　如果希望在一篇文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式，可以插入分節(jié)符，并給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。

　　上述六點都是關(guān)于排版的建議，還是要強調(diào)一遍，作者關(guān)心的重點是文章的內(nèi)容，文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無關(guān)的繁瑣的排版工作，一定要停下來學一下Word的幫助，因為Word早已提供了足夠強大的功能。

　　7. 使用子文檔

　　學位長篇文檔至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個文件里，打開、保存、關(guān)閉都需要很長的時間，且不保險。

　　建議長篇文檔的每一章保存到一個子文檔，而在主控文檔中設(shè)置樣式。這樣每個文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創(chuàng)建子文檔，個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。

　　8. 及時保存、多做備份

　　設(shè)置自動保存，還有一有空就Ctrl+S。

　　不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有備份才好。Word提供了版本管理的功能，將一個文檔的各個版本保存到一個文件里，并提供比較合并等功能。不過保存幾個版本后文件就大得不得了，而且一個文件損壞后所有的版本都沒了，個人感覺不實用。還是多處備份吧。

　　另外提醒一下，插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件里另做備份。否則，哪天打文檔時發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。

　　9. 大綱視圖與文檔結(jié)構(gòu)圖

　　使用大綱視圖寫文章的提綱，調(diào)整章節(jié)順序比較方便。

　　使用文檔結(jié)構(gòu)圖讓你方便地定位章節(jié)。

　　上面的建議并不全面，但相信比較管用，希望各位長篇文檔撰寫者能從中有所收獲。如果還有疑問，自己花些時間研究一下Word的幫助，相信會有事半功倍的效果。

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