Excel在預算單位會計實務中的日常應用論文
隨著以電子計算機為主體的信息技術的發(fā)展，Excel其在會計工作中得到越來越廣泛的應用，簡化了很多繁復的會計工作過程。下面，通過預算單位在實務中常見的幾例對Excel的應用說明這一問題。
一、在零余額對賬中的應用
國庫集中支付制度全面推行以來，因為無余額、風險低及系統(tǒng)內(nèi)自帶的電子對賬功能，而使大家忽視了其與賬務系統(tǒng)對賬的重要性，容易造成付款時銀行賬戶串戶、付款出現(xiàn)重復、付款到公務卡被退票導致公務卡未及時還款而背負銀行透支利息、支票過期而財務不能及時知曉等風險。很多人雖然意識到這個問題，有對賬意識，可是又覺得無從下手。將Excel作為中介，與賬務系統(tǒng)（以用友為例）、財政集中支付系統(tǒng)（以內(nèi)蒙古自治區(qū)集中支付系統(tǒng)為例）綜合運用可以很好的解決
這個問題。具體講，可以分成幾個步驟：
1.以月為一個對賬期間，首先，以出納身份登錄總賬系統(tǒng)，點擊“出納管理”-“銀行日記賬”，出現(xiàn)“銀行日記賬查詢條件”界面）�！翱颇俊表椷x擇“零余額賬戶用款額度”，點擊“按月查”，選擇所要查詢的月份，確認后界面會顯示所要查詢的零余額賬戶的銀行日記賬，點擊輸出后，出現(xiàn)另存為窗口，將文件類型選擇為*.xls，保存為Excel文件。
2.打開內(nèi)蒙古自治區(qū)財政廳國庫業(yè)務管理系統(tǒng)，進入集中支付，點擊國庫業(yè)務管理系統(tǒng)查詢報表，打開支出查詢報表，點擊授權支付憑證明細查詢，出現(xiàn)如下界面，選擇所要查詢月份的首尾日期后，點擊“導出Excel”，生成集中支付系統(tǒng)的支付明細表。
3.將2個文件輸出為*.xls文件后，分別打開進行整理，將不需要的選項以列為單位整列刪除，保留日期、憑證號、發(fā)生額等簡要事項，為方便對賬，節(jié)省每筆金額全篇查找的時間，利用Excel軟件的排序功能，首先確定金額項為數(shù)字屬性，將2個表格分別全篇選擇，點擊“排序和篩選”按鈕，選擇自定義排序，出現(xiàn)“排序”界面。選擇主要關鍵字為“金額”列，次序選擇“升序”，點擊確定。形成2個金額從小到大排列的Excel表格文件。
4.比較2個表格文件的金額列，在空白列插入函數(shù)，用IF條件函數(shù)設置公式，比較金額數(shù)字是否相等，相等即意味著此筆數(shù)據(jù)對賬相符。找出不相等的，分別查找原因。
二、Excel在日常制單過程中對需要轉(zhuǎn)換大小寫情況的應用
財務單據(jù)很多都要書寫大寫金額，用友等軟件中制單可以自動生成大寫金額，但是很多作為附件的自制票據(jù)上（以差旅費報銷單為例）卻無法自動生成大寫金額，需財務人員計算出合計金額后手工錄入，這就容易產(chǎn)生錄錯、漏錄、大小寫不符等問題。用Excel軟件自制報銷單，同時編制公式由小寫合計數(shù)自動生成大寫金額，很好的解決了這一問題。
�。�1）用Excel編制差旅費報銷單表樣
差旅費報銷單是出差人員到財務部門報銷時的一種單據(jù)匯總憑證，與報銷單據(jù)一同作為記賬憑證的附件。用Excel電子版差旅費報銷單代替手工填寫的報銷單，在合計報銷金額處設置公式，使合計數(shù)自動生成，減輕了財務報銷人員的負擔，減少了出錯率。
�。�2）設置公式
A小寫金額處設置求和公式，通過求和公式將車船票金額、住宿費金額、補助費金額與其他單據(jù)金額合計數(shù)計入小寫金額處。公式為：L9==SUM（D15，F(xiàn)15，H15，J15，L15，N15，T15）。其中：L9為報銷金額（小寫）后單元格，D15為火車票金額，F(xiàn)15為汽車票金額，H15為飛機票金額，J15為宿費金額，L15為伙食費金額，N15為市內(nèi)交通費金額，T15為其他單據(jù)金額。
B用嵌套函數(shù)設置小寫金額轉(zhuǎn)大寫金額轉(zhuǎn)換公式。函數(shù)如下：
=IF（（L9-INT（L9））=0，TEXT（L9，"[DBNUM2]"）&"元整"，IF（INT（L9*10）-L9*10=0，TEXT（INT（L9），"[DBNUM2]"）&"元"&TEXT（（INT（L9*10）-INT（L9）*10），"[DBNUM2]"）&"角整"，TEXT（INT（L9），"[DBNUM2]"）&"元"&IF（INT（L9*10）-INT（L9）*10=0，"零"，TEXT（INT（L9*10）-INT（L9）*10，"[DBNUM2]"）&"角"）&TEXT（RIGHT（L9，1），"[DBNUM2]"）&"分"））
這個公式中用了IF（）、TEXT（）、INT（）、RIGHT（）四個函數(shù)，其中IF（）為條件函數(shù)，可以使用函數(shù)IF對數(shù)值和公式進行條件檢測，函數(shù)IF可以嵌套七層；TEXT（）函數(shù)在這里的幾次使用都是運用了高級應用。這個嵌套函數(shù)所包含的INT函數(shù)為取整函數(shù)，其作用是將任意實數(shù)向下取整為最接近的整數(shù)，比如A1=13.24，則公式”INT（A1）“返回值13；TEXT函數(shù)的作用是就將數(shù)值轉(zhuǎn)換成按指定數(shù)字格式表示的文本；嵌套函數(shù)中的【dbnum2】作用是數(shù)字轉(zhuǎn)中文大寫。Right（）函數(shù)的功能是從字符串右端取指定個數(shù)字符。
整個嵌套函數(shù)的含義是：
如果L9單元格的金額是一個自然數(shù)（元整）（”IF（（L9-INT（L9）））=0“），那么就將其轉(zhuǎn)換成大寫金額后再加上”元整“二字（”TEXT（L9，"[DBNUM2]"）&"元整"”）；
否則，如果L9單元格的金額是一位的小數(shù)（角整）（“IF（INT（L9*10）-L9*10=0）”），就先將L9單元格中的整元的.金額轉(zhuǎn)換為大寫再加上“元”字（“TEXT（INT（L9），"[DBNUM2]"）&"元"”），后面再補充上L9單元格中整角的金額轉(zhuǎn)換為大寫并添加上“角整”二字（“&TEXT（（INT（L9*10）-INT（L9*10）."[DBNUM2]"）&"角整"）”）；
在其他情況下（有元角分），轉(zhuǎn)換后的大寫金額由L9單元格中整元的部分加上“元”，“零”（L9單元格中整角的金額為0時）或者L9單元格中的整角的金額，L9單元格中的整分的金額三部分組成。
三、Excel在公積金備查中的應用
行政單位的公積金都是由單位統(tǒng)一繳交到本地的住房公積金管理中心，由公積金管理中心記錄累計個人公積金及匹配利息。只有每年公積金管理中心發(fā)放對賬單時職工才能掌握本人公積金累計數(shù)。作為單位的財務部門，為了保護職工的切身利益，應該利用Excel建立住房公積金備查賬，每年6月末將其與公積金管理中心對賬，以加強對本單位職工的公積金的管理。避免由于單位職工多，變動頻繁而產(chǎn)生的錯登、漏登現(xiàn)象。
1.建立表樣
根據(jù)對賬需要，設計建立出公積金備查簿的簡單表樣。
2.定義公式
將累計余額欄定義求和公式。將上年余額項至12月發(fā)生額使用SUM函數(shù)累計求和；再減去因各種原因發(fā)生的減少數(shù)，生成累計余額。公式為（以圖5為例）：=SUM（C3：P3）-Q3。其中，C3：P3為上年余額數(shù)、1-12月公積金、利息，Q3為各種原因發(fā)生的公積金提取數(shù)。
在每月將職工公積金匯至公積金管理中心后，在備查賬上以職工為單位登記公積金金額。6月末，公積金管理中心打出利息入賬單時，將利息以職工為單位分別記錄在賬。這樣，財務可以隨時掌握職工的公積金動態(tài)，避免發(fā)生錯記、漏記現(xiàn)象。
參考文獻：
[1]于清敏.Excel在財務中的應用.北京理工大學出版社，2011.7.
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