秘書基礎(chǔ)知識要點

　　基礎(chǔ)知識要點顧名思義就是比較重要的方面，下面是小編為你整理的秘書基礎(chǔ)知識要點，希望對你有用!

　　秘書基礎(chǔ)知識要點1

　　應(yīng)用文書的概念與制發(fā)

　　(一) 文書的含義與分類

　　1. 含義：應(yīng)用文書是各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及個人處理事務(wù)中經(jīng)常應(yīng)用到的具有一定格式的文體總稱。

　　2. 分類：

　　(1) 行政公文(通用公文)

　　黨的機(jī)關(guān)獨有5種：決議、指示、公報、條例、規(guī)定。

　　行政機(jī)關(guān)獨有4種：命令、公告、通告、議案。

　　黨政機(jī)關(guān)共有9種：通知、通報、決定、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要、意見。

　　(2) 事務(wù)文書

　　傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信、啟事、簡報、會議記錄、計劃、總結(jié)、述職報告、講話稿。

　　(3) 商務(wù)文書

　　意向書、訂貨單、商品說明書、市場調(diào)查報告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、合同、可行性研究報告。

　　(二)通用公文的制發(fā)程序

　　包括：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)。

　　1. 草擬

　　(1)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。

　　(2)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，一 (一) 1. (1)

　　(3)使用國家法定計量單位。

　　(4)公文的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用的詞素的數(shù)字必須使用漢字，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　2. 審核

　　行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求。

　　3. 簽發(fā)

　　上行文應(yīng)交由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);

　　下行文或者平行文由主要負(fù)責(zé)人或者授權(quán)的其他責(zé)任人簽發(fā)。

　　應(yīng)用文書的格式

　　一、通用公文的格式

　　(一) 通用公文用紙和印裝規(guī)格

　　1. 公文用紙：A4紙，尺寸210mm*297mm。

　　2. 公文頁邊與版心：天頭(上白邊)：37mm±1mm;

　　訂口(左白邊)：28mm±1mm;

　　版心尺寸：156mm*225mm。

　　(二) 各要素標(biāo)識規(guī)則：分為眉首、主體、版記三部分。

　　(1) 主題詞：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞�！爸黝}詞”用三號黑體字居左頂格標(biāo)識，

　　詞目用三號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。堅持“誰辦文，誰標(biāo)引”的原則。

　　(2) 抄送：主題詞下空1行，左空1字。用三號仿宋字體標(biāo)識。名稱中間用逗號

　　隔開，最后一個標(biāo)句號。

　　(3) 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。三號仿宋字

　　體。印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

　　(4) 版記中的反線：版記中上各要素下均加一條黑色間隔橫線，即反線，寬度同

　　版心。

　　(三) 通用公文的特定格式：

　　1. 信函式：發(fā)文名稱后不加“文件”兩字。范文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條橫線為武文

　　線(上粗下細(xì))，居下頁邊20mm處為文武線(上細(xì)下粗)。

　　2. 會議紀(jì)要格式

　　***************會議紀(jì)要

　　第*期

　　XXXXXXX辦公室 X年X月X日

　　應(yīng)用文書的要素

　　一、材料：一系列的事實和依據(jù)。包括四個環(huán)節(jié)：材料的占有、鑒別、選擇、使用。

　　(一)材料的占有

　　(二)材料的鑒別

　　(三)材料的選擇

　　1.圍繞主題選擇材料

　　2.選擇典型材料

　　3.選擇真實準(zhǔn)確的材料

　　4.選擇生動新穎的材料

　　(四)材料的使用

　　二、主題：要求——正確、深刻、新穎、集中。

　　三、結(jié)構(gòu)：

　　(一)內(nèi)容：標(biāo)題、開頭、結(jié)尾、層次、段落、過渡、照應(yīng)。

　　1.開頭的方式：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式。

　　2.層次：總分式、并列式、遞進(jìn)式、因果式、時序式、三段式。

　　3.段落：提行式、條款式、篇段合一式。

　　4.照應(yīng)：首尾照應(yīng)、文題照應(yīng)、行文前后照應(yīng)。

　　5.結(jié)尾：強調(diào)式、期求式、希望式、說明式、禿尾。

　　(二)要求：嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一。

　　四、語言

　　(一)標(biāo)準(zhǔn)：準(zhǔn)確、簡潔、平實。

　　(二)應(yīng)用文書專用語言：

　　1.開頭用語：為了、根據(jù)、鑒于、目前、茲有

　　2.承啟用語：根據(jù)~~~決定，為了~~~現(xiàn)決定，擬采取以下措施，經(jīng)~~~研究，答復(fù)如下。

　　3.引述用語：悉，收悉。

　　4.批轉(zhuǎn)用語：批示、閱批、審批、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)。

　　5.稱謂用語：我、貴、你、本、該

　　6.經(jīng)辦用語：經(jīng)、擬、施行、審定、會議聽取了。

　　7.表態(tài)用語：不同意、不可、批準(zhǔn)。

　　8.結(jié)尾用語：

　　(1)請示：當(dāng)否，請批示。

　　(2)函：請研究函復(fù)，請予復(fù)函。

　　(3)報告：請指正，請審閱。

　　(4)復(fù)函：特此專復(fù)，特函復(fù)。

　　(5)知照性公文：特此公告。

　　應(yīng)用文書的表達(dá)方式

　　一、敘述

　　1、 六要素：時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果

　　2、 敘述人稱：第一人稱、第三人稱。

　　3、 敘述方式：順敘、倒敘。

　　二、議論

　　1、三要素：論點、論證、論據(jù)。

　　2、類型：立論、反駁。

　　3、方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法。

　　三、說明

　　1、方法：定義和表述，分類和比較，數(shù)字和圖表。

　　秘書基礎(chǔ)知識要點2

　　收發(fā)文處理

　　一、繕印文書

　　1. 含義：對文件進(jìn)行抄寫謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機(jī)復(fù)印等工作。

　　2. 要求：文字準(zhǔn)確，字跡工整清晰;符合規(guī)定體式，頁面美觀大方;不隨意改動原稿;

　　裝訂齊整牢固;注意保密。

　　3. 文件的繕印應(yīng)該以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準(zhǔn)的份數(shù)為準(zhǔn)，不能隨意增減。

　　4. 工作程序：確定印制的文書-〉確定印制格式-〉完成印制-〉交付印制的文書。

　　二、校對文書

　　1、含義：根據(jù)定稿對文件校樣進(jìn)行核對校正。

　　2.校對的內(nèi)容：校訂清樣上的錯字、漏字、多字。規(guī)范字體字號。檢查版式、標(biāo)題是否端正，頁碼是否連貫，行字距是否勻稱，版面是否美觀。檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計量單位、專業(yè)術(shù)語是否有誤。檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有無需調(diào)整和改版之處。

　　3.工作程序：準(zhǔn)備好原稿和校樣-〉選定校對方法(看校、對校、讀校、折校)-〉核對校正。

　　三、用印

　　四、傳閱文書

　　1.含義：在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

　　2.工作程序：確定傳閱對象-〉選擇傳閱方式-〉傳遞文書-〉履行傳閱手續(xù)-〉檢查清理文件。

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