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OA自動化辦公系統(tǒng)的應用與發(fā)展
隨著互連網(wǎng)絡的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷進步，辦公自動化系統(tǒng)在企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營活動中發(fā)揮著越來越重要的作用。下面是YJBYS小編為大家搜索整理的關(guān)于OA自動化辦公系統(tǒng)的應用與發(fā)展，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續(xù)關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!
OA是英文Office Automation的簡寫，簡單的說就是辦公自動化。OA辦公系統(tǒng)可以讓公司的工作完全像流水線一樣，以最短的時間，最高的效率，最低的成本完成公司工作，同時也可以規(guī)范公司的管理。
我們把OA辦公系統(tǒng)確切的描述為用網(wǎng)絡和OA軟件構(gòu)建的一個單位內(nèi)部的辦公通信平臺，用于輔助辦公。它可以輔助完成單位內(nèi)部的電子郵件、管理文檔、發(fā)布信息、工作流程自動化等工作。為了使企業(yè)內(nèi)部信息方便企業(yè)員工快捷地共享，以最高效率相互協(xié)同完成工作，OA辦公系統(tǒng)基于工作流的概念，采用Internet/Intranet技術(shù)，以現(xiàn)在快速、全方位的信息采集、信息處理來替代過去復雜、低效的手工辦公方式，快速為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)。
一、OA自動化辦公系統(tǒng)的應用
隨著公司的業(yè)務不斷的發(fā)展壯大，企業(yè)也在信息化的高速公路上前進，企業(yè)管理層辦公中的許多問題逐漸凸現(xiàn)出來：企業(yè)由于員工缺乏知識與經(jīng)驗的積累，以及已有知識經(jīng)驗的共享而不能迅速提升;沒有暢通的溝通渠道，降低了溝通速度與效率;不明確的任務分配，致使員工之間缺少協(xié)作，員工與領導之間缺少反饋。
為加強員工之間的相互溝通;企業(yè)內(nèi)部的各種資源共享;使工作流程的審批簡化，企業(yè)通過利用電子郵件，手機短信，在線聯(lián)系的手段在內(nèi)部建立一個知識共享與辦公協(xié)作平臺，這就是OA系統(tǒng)的原型。OA軟件的應用規(guī)范化了企業(yè)的日常管理、提高了企業(yè)運轉(zhuǎn)的效率、增加了企業(yè)的可控性，OA軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、管理等具體的業(yè)務范疇。
1)OA辦公系統(tǒng)在生產(chǎn)與銷售之間的應用。銷售部門與生產(chǎn)部門之間的傳統(tǒng)溝通方式是通過人為溝通，并沒有一種統(tǒng)一的形式來規(guī)范這種溝通，由于這種溝通受到個人主觀意識的影響會出現(xiàn)理解的不一致，從而導致理解上的偏差。市場的需求是銷售人員對產(chǎn)品理解的主要來源，而產(chǎn)品的性能是生產(chǎn)人員對產(chǎn)品的理解主要來源，由于考慮問題的角度不同，很可能導致生產(chǎn)出來的產(chǎn)品和銷售部門理想中的產(chǎn)品存在很大的差異。特別是當企業(yè)訂單比較多的時候，他們之間的溝通就顯得非常重要了。OA辦公系統(tǒng)用發(fā)送電子郵件，網(wǎng)絡上發(fā)布信息等不同方式可以很好的解決上述溝通問題。OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)生產(chǎn)與銷售之間的應用如圖1所示。
2)OA辦公系統(tǒng)在員工管理中的應用。我們了解一個企業(yè)的經(jīng)營模式是各個領導層管理，作為高層領導，不可能熟知每個員工的個人工作能力等個人情況，通過會議的方式可以從某些方面了解員工的小部分情況，但這與實際情況還是有很大的出入。我們要變被動為主動，加強對各個員工的管理與了解。因為企業(yè)的部分命運是掌握在員工手中的，例如一個銷售人員可能要掌握企業(yè)中很多客戶的詳細資料，失去員工就相當于失去了一大部分的客戶資源。另外，對于一些生產(chǎn)制造型企業(yè)來講，企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)人員和產(chǎn)品設計人員的管理也非常重要。因此，領導要合理利用OA辦公系統(tǒng)做好員工管理工作，例如通過公司網(wǎng)絡發(fā)布個人工作業(yè)績，使領導對員工能力有更好的了解，創(chuàng)建一個員工與領導溝通與交流的網(wǎng)絡平臺等等。
二、OA辦公自動化的發(fā)展
Windows的流行超乎了人們的想象，一時間如雨后春筍出現(xiàn)在世界各個角落。隨著企業(yè)信息化的潮流，OA也如藍天白云出現(xiàn)在各個政府機關(guān)以及各色各樣的企業(yè)里。但是真正用好的卻為數(shù)不多，造成的這種現(xiàn)狀的原因是多方面的，主要是由于對OA的認識淺顯;與實際工作結(jié)合不夠緊密;沒有持續(xù)發(fā)展建設的思想。
那么我們應該怎樣合理利用OA辦公自動化系統(tǒng)呢?最重要一點是要與實際管理相結(jié)合，建立實用OA，做好個人工作管理;實現(xiàn)組織工作管理;完成項目工作管理。
總而言之，隨著社會的進步，企業(yè)朝向信息化高速發(fā)展的過程中，將OA辦公自動化變成了目前企業(yè)管理的發(fā)展趨勢，它將融入企業(yè)管理的一部分，為企業(yè)管理帶來方便，帶來意想不到的收益。只要我們深刻認識并理解OA系統(tǒng)，合理利用OA系統(tǒng)資源，充分挖掘其潛力，相信在今后的幾年中，它的應用將會遍地開花
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