如何進行跨部門溝通
現(xiàn)在眾多企業(yè)都趨于扁平化，使得跨部門之間的溝通更加頻繁。部門之間地位平等，不存在上下級關(guān)系，按說溝通應該比較容易。以下是“如何進行跨部門溝通”希望能夠幫助的到您！
許多事情，其實并不復雜，而是相互之間的溝通不暢，以至于要搬出上司，甚至是上司的上司來協(xié)調(diào)。繞了大大的圈子，走了長長的彎路，耽誤了你我他的寶貴時間。俗話說，浪費時間就是浪費金錢，這其實就是高昂的溝通成本。有句話說得很直接，搬出上司來協(xié)調(diào)，就是你我他的溝通無能。有效的溝通，能節(jié)約大家的時間，避免占用上司的時間。
那么，造成跨部門溝通如此高昂的成本原因何在呢？原因可能有三：
一、職能部門未能將各自的目標有效地整合在組織目標之下——盡管各自制定的目標似乎都無懈可擊，但都各自為政。如A部門在某件事情上做出讓步，對B部門有利、對組織整體也有利，但對A部門不利，則跨部門溝通就不好協(xié)調(diào)了。
二、由于部門不同，大家在認知上難免有差異。如果再加上溝通的信息不對等、不能及時反饋等因素，就會導致目的或結(jié)果預期的不同。
三、組織所倡導和形成的文化氛圍及員工的互動方式，決定了溝通效率的差別。
在公司里，員工和中級主管花在內(nèi)部溝通的時間大約占其工作時間的40%～50%，而對于高層主管，這個比率會更高。如何提高公司內(nèi)部跨部門溝通的運營效率呢？
一、有效整合部門目標
有部門就必然存在部門利益、小團體利益，這是不爭的事實。盡管大家理論上都知道要摒棄小團體利益，要從公司整體來考慮問題;但一旦公司利益侵犯到部門利益時，這個部門一般都會自覺不自覺地維護部門利益，而不是簡單地首先犧牲小團體利益。這是人的自利本性造成的;即使部門經(jīng)理不想這么做，但迫于部門基層員工的壓力也不得不這么做。這個問題的根子在于兩者利益的不一致性，或者說是兩者的目標是不一致的。
為此，我們應該整合那種各自為政的部門目標，使部門的各個目標與組織的總目標同心。如很多大企業(yè)給部門設定預算目標時，都采取企業(yè)內(nèi)部的計算依據(jù);這樣便于考核，但顯然這種內(nèi)部的計算依據(jù)是不面向市場的，也就是說部門的預算目標不是面向市場，而企業(yè)是面向市場的，它們的方向就明顯地不一致。這種企業(yè)設置的指揮棒方向性不一致，直接導致部門和企業(yè)的想法不一致，“志不同，不與謀”，故而溝通難以為繼。
二、換位思考
在溝通過程中，雙方的互相理解和換位思考非常重要。對于一個部門經(jīng)理來說，換位思考也即應該多了解其他部門的業(yè)務運作情況，多從其他部門的角度考慮問題，要理解其他部門的難處。這樣才能溝通無極限。當其它部門不配合你的工作時，你應該檢討自己，站在對方的角度去看問題，而不能一味地埋怨、抱怨。
那么，企業(yè)能為員工的換位思考做些什么？首先是可以制定一些制度，為員工創(chuàng)造一些條件跨部門溝通，也可以成立跨部門的項目小組進行工作。不過，最常做的也是最有效的一招就是實行崗位輪換或者是互相兼職!80/20規(guī)律告訴我們，公司內(nèi)部80%的信息交流與溝通發(fā)生在20%的人員之間，各部門的主管和秘書就是公司內(nèi)部溝通的“關(guān)鍵少數(shù)”。所以，應該鼓勵崗位輪換，請業(yè)務背景的人員擔當支持部門的主管，請業(yè)務鏈的上下工序主管互換。這既可以讓員工學習到多種知識，很好地規(guī)劃他們的職業(yè)生涯，也可以讓各部門的員工站在更高的一個職位角度思考問題，使團隊協(xié)作精神得以發(fā)揮。
三、注重非正式溝通
企業(yè)內(nèi)部溝通中有正式溝通和非正式溝通。正式溝通很普遍，在跨部門溝通時經(jīng)常被運用，如會議溝通。但我們需注意，部門間需要溝通的較為敏感問題，最好能在會議前私下解決，迫不得已需要在會議上討論的，也應該先通氣。此外在會上的溝通討論，要盡量以解決問題為主，而不能相互指責、相互挖墻腳。
部門經(jīng)理們應該�！按T”，要多與溝通對象面談�，F(xiàn)在很多企業(yè)的部門都是塊塊管理，各自為塊，部門經(jīng)理們很少“互訪”，用得最多的溝通就是電話溝通。對于面談，很多人會說“我正事都忙不過來，哪有空去串門閑聊？”孰不知，面對面的溝通借助豐富的表情，表達更加準確，可以大幅減少信息失真，還可以增進部門間的感情和理解。要避免告狀式溝通。發(fā)現(xiàn)了相關(guān)部門的問題，最好與這個問題的相關(guān)部門責任人協(xié)調(diào)解決，而不能簡單直接地把問題端給部門經(jīng)理，更不能直接端給部門經(jīng)理的上司。否則，這樣做，對于這個責任人而言，就是“告狀”;即使這個問題由上司出面干涉解決了，但以后的溝通協(xié)調(diào)可能更麻煩。
四、堅持跟進
跨部門溝通的一個重要原則就是永遠不要嫌麻煩。不要以為開完會、發(fā)個文件、寫個報告就沒事了，事后應該隨時保持聯(lián)系，主動了解其它部門的工作進度，掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發(fā)生了，而是要主動而持續(xù)地溝通，預防問題的發(fā)生。
拓展閱讀
企業(yè)內(nèi)跨部門溝通的障礙及原因
一、企業(yè)內(nèi)跨部門溝通的常見問題分析
跨部門溝通是管理溝通中的一種，是為達到一定的管理目標而進行的溝通，但它又不同于一般的管理溝通，是組織結(jié)構(gòu)中處于同一個層級上的個人或群體之間的'溝通。
(一)分歧型
意見分歧在企業(yè)中是很常見的，部門之間考慮問題的出發(fā)點不同，對工作內(nèi)容和方法的意見也就不完全一致，比如，銷售部門為完成任務希望投入更多的經(jīng)費進行市場推廣，財務部門可能從成本控制的角度出發(fā)限制這種業(yè)務拓展活動;而設計部門通常有一種“技術(shù)情結(jié)”，傾向于在產(chǎn)品設計中采用最先進的技術(shù)，往往使新產(chǎn)品過于復雜……
(二)回避型
回避型指部門之間某些工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題以后，雙方出于某種考慮(如不愿意多承擔責任，不愿意部門的利益受影響等)彼此都裝作沒看見，這種裝糊涂的結(jié)果是工作被耽誤，公司整體運作效率低下。
(三)矛盾沖突型
矛盾沖突型是跨部門溝通障礙比較嚴重的一種情況，往往由于跨部門溝通中小的分歧或磨擦沒有及時解決，日積月累到一定程度而形成。
二、跨部門溝通障礙的原因分析
(一)組織層面的原因
1.專業(yè)化分工帶來的部門目標差異
大多數(shù)企業(yè)的經(jīng)營管理模式源于亞當斯密的“勞動分工原理”和泰勒的“科學管理理論”，即強調(diào)專業(yè)化的分工，將企業(yè)的經(jīng)營活動過程分解為最簡單、最基本的工序。專業(yè)化的分工帶來企業(yè)內(nèi)部門的劃分，一項經(jīng)營活動要經(jīng)過若干個部門、環(huán)節(jié)的處理，各個部門按照專業(yè)職能劃分，企業(yè)雖然有整體經(jīng)營目標，但具體到每一個部門的目標是不同的，例如，某公司研發(fā)部的主要任務是盡快推出市場需求的新產(chǎn)品;而考核采購部的關(guān)鍵業(yè)績指標之一是采購價格，采購部門的負責人為了滿足要求獲得獎金，不愿意迅速采購新產(chǎn)品所需要的關(guān)鍵零部件，因為這些關(guān)鍵零部件的供應商不能提供優(yōu)惠的價格，如此一來，影響到研發(fā)部門的進度和整個公司的新產(chǎn)品推廣。
2.職能和權(quán)責劃分不明確
由于各種原因造成的組織分工不明確、部門之間權(quán)利、利益以及工作職責不清也是導致部門間溝通存在障礙的主要原因之一企業(yè)內(nèi)跨部門溝通的障礙及其原因企業(yè)內(nèi)跨部門溝通的障礙及其原因。當組織機構(gòu)發(fā)生變化或企業(yè)內(nèi)引入新的工作流程或工作內(nèi)容時，很容易出現(xiàn)部門間職責劃分不明確的情況，此時新的體系剛剛建立，新的工作模式還不熟悉而舊的工作模式記憶猶新，雖然可以“人人有事做”，但似乎不能“事事有人做”，部門之間存在職責上的重疊或缺漏、責任不清是常見的事。例如，某酒店前臺的行李主管認為他手下的行李員只能幫助客人提行李，對于來酒店開會的客人需要幫忙一概不管，因為他認為這是餐廳服務員的事情;而客房服務員拒絕對由于開錯房而不知所措的客人提供幫助，因為他們認為這是前臺的錯誤，應該由前臺大堂副理前來解決……類似這樣的部門之間推諉、扯皮的現(xiàn)象都是由于職責劃分不明確引起的。
3.溝通雙方信息不對稱
溝通是信息交流的過程，如果溝通渠道不暢，溝通雙方掌握的信息不對稱(掌握的信息內(nèi)容不同、程度不同及對信息理解的不同等)就會產(chǎn)生跨部門溝通問題。比如：某企業(yè)在制訂生產(chǎn)計劃時，計劃部門與供銷部門的意見不一致，原來計劃部門的數(shù)據(jù)來源于上級的規(guī)劃，而銷售部門的數(shù)據(jù)來源于市場需求，由于掌握的信息不一致，分歧在所難免。
(二)意識層面的原因
1.本位主義思想
企業(yè)內(nèi)的部門劃分使具有相同技能和知識背景的人集中在同一部門中從事同種類型的工作，每個部門內(nèi)部職工處于相對封閉的環(huán)境，很自然地在考慮各種問題時會偏向于本部門，結(jié)果是各部門只關(guān)心本部門的工作，重本職而忽視全局，執(zhí)行任務時，都從本部門的實際利益出發(fā)，強化了競爭而削弱了合作，這就不可避免地存在本位主義思想和相互推諉現(xiàn)象，猶如“鐵路警察”，各管一段，無疑增加了部門間溝通協(xié)作的管理成本。
2.價值觀的因素
由于人的經(jīng)歷不同、知識體系不同、所處的環(huán)境不同、認知能力不同、角色地位不同，決定了人們對外界事物的是非、好壞、善惡、美丑和重要性的評價標準也就不同，也就是價值觀上的分歧，往往容易造成部門間溝通的障礙。比如：很多公司市場部和銷售部是兩個獨立部門，市場人員總體文化程度更高，善于利用知識理性分析問題，喜歡經(jīng)過精心策劃，既能提升品牌、促進銷售又能表現(xiàn)自己專業(yè)能力的市場推廣活動，而銷售人員的閱歷更豐富，更注重行動，喜歡采用降價、贈送等直接刺激銷售增長的方式，市場部和銷售部的工作性質(zhì)密切相關(guān)，但觀念上的分歧往往會使兩個部門在工作中產(chǎn)生分歧或矛盾，成為企業(yè)隱性內(nèi)耗。
3.利益分配的因素
在一定的條件下，企業(yè)擁有的資源(人員、資金、設備、原材料等)是有限的，可供分配的利益(薪金、福利待遇等)總額是有限的，但每個部門甚至個人都本能地希望自己能夠擁有或有權(quán)支配、使用更多的資源，并獲得更多的利益。例如：某旅游集團是一家縱向整合的旅游公司，其業(yè)務組合涵蓋了旅游價值鏈上的所有環(huán)節(jié)：旅行社、旅游營運、客運、目的地旅游和酒店，集團內(nèi)部各營運部門之間經(jīng)常為了利益的分配吵得不可開交，酒店部門認為自己向旅游部門提供的報價太低，利潤都被旅游營運部門分走了，自己卻面臨不公平的虧損;而旅游營運部門堅持認為自己為酒店帶來了額外的生意，享受優(yōu)惠價格合情合理，類似的糾紛經(jīng)常出現(xiàn)，公司高層管理人員像消防隊員一樣疲于救火�？梢�，關(guān)系到利益分配的問題也是造成部門間溝通障礙的原因之一。
(三)行為層面的原因
跨部門溝通是以人為主體進行的，人的感情是無時不在的知覺過濾器，人們所看到和聽到的實際上都是感情所愿意接受的東西，不恰當?shù)臏贤ǚ绞胶蛻B(tài)度會對溝通效果產(chǎn)生嚴重影響，如：強迫對方接受的態(tài)度、模棱兩可的語言、分心的舉動或手勢、隨意插話、妄加批評和爭論、不好的傾聽習慣、不耐煩的姿勢、不恰當?shù)臏贤〞r機和溝通對象、失控的情緒等等企業(yè)內(nèi)跨部門溝通的障礙及其原因管理溝通。
溝通中人們傾向于使自己心目中關(guān)注的自我不受曲解，即自我觀念免受攻擊，當別人說出我們不希望聽到的話時，我們的自尊受到了威脅，很可能轉(zhuǎn)化為怨恨。有時，對方也會因自己說過有傷我們自尊的話而懊悔。雖然那些令人“懊悔”的話常常并非有意，但還是在接收者的心中造成了相當痛苦的感受，為雙方關(guān)系的緊張種下了禍根，例如，直率的言語冒犯、人身攻擊、毀謗、諷刺性的批評或其他有害的信息等。這些本能是為回避風險和掩飾無能的，但它通常都產(chǎn)生意欲控制和爭強好勝的局面，無疑會妨礙有效的溝通。
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