關(guān)于規(guī)范銷售中心費用報銷的通知

各部門（項目組）：

為規(guī)范費用報銷程序，做好銷售費用控制，現(xiàn)對銷售中心現(xiàn)有費用報銷有關(guān)事宜進行進一步明確，詳細(xì)情況通知如下：

一、費用報銷時限及要求

1.每周二、三9:00—15:00為各部門相關(guān)費用報銷固定提報時間，原則上其他時間不予受理，特殊緊急情況下除外。

2.差旅費報銷應(yīng)在返回公司一星期內(nèi)報賬，最長不能超過2個月；其他費用原則上應(yīng)在發(fā)生后兩周內(nèi)及時報銷。

二、費用報銷流程

一般按照以下流程進行： ①經(jīng)辦人填寫報銷憑證

②銷售總監(jiān)助理初審

③銷售總監(jiān)審批

④計劃財務(wù)部審核

⑤總經(jīng)理審批（視情）

⑥遞交財務(wù)報銷、打款

報銷憑證：

1. 差旅費：出差申請單+差旅費報銷單+發(fā)票

2. 業(yè)務(wù)招待費：業(yè)務(wù)招待申請單+本地費用報銷單+發(fā)票

3. 會議、培訓(xùn)費用報銷：會議、培訓(xùn)申請單+會議、培訓(xùn)費用報銷單+發(fā)票

4. 其他費用（交通、宣傳品）等報銷：申請單+本地費用報銷單+發(fā)票 注：出差時各種費用均直接填入差旅費報銷單，并注明

三、費用報銷有關(guān)要求

（一）申請表填寫

1.按條目填寫，字跡工整，干凈整潔；

2.要將項目填寫完整（既要填寫大項名稱同時注明下屬小項目名稱）

3.要將費用預(yù)估清楚；

4.要將申領(lǐng)或購買各類宣傳品填報清楚。

（二）報銷單填寫

1.按條目填寫，字跡工整，干凈整潔；

2.空白不填的地方要劃“/；”

3.要將金額大小寫填寫清楚正確；

4.必須分開填寫每一項發(fā)生費用，對于所有費用的描述清晰、準(zhǔn)確、完整。

5.差旅費報銷單上出差時間要與行政助理確認(rèn)清楚，精確填寫到半天；

（三）發(fā)票及粘貼

1.發(fā)票必須提供合法的原始憑證，嚴(yán)禁偽造、變造票據(jù)；

合法的原始憑證指的是：

A套印有稅務(wù)部門監(jiān)制章的發(fā)票或套印有財政部票據(jù)監(jiān)制章和解放軍總后勤票據(jù)監(jiān)制章的票據(jù)；

B、行政部門統(tǒng)一印制的事業(yè)性收費票據(jù)、統(tǒng)一收據(jù)及專用票據(jù)；

C、國家交通、水電等部門的專用票據(jù)。

2.所有發(fā)票須真實、有效、完整，所有發(fā)票抬頭一律填寫“中航泰德（北京）自控技術(shù)有限公司”；

3.報銷其他相關(guān)附件必須保持完整，飛機票、火車票、汽車票應(yīng)提供相關(guān)憑證原件。所有的出租車票應(yīng)注明出發(fā)地、目的地和事項，若拜訪客戶，填寫完整的客戶名稱。

4.報銷住宿費，應(yīng)提供賓館打印的住宿流水單，無法提供機打流水單的，可以是手寫，但需要蓋賓館印章。流水單一般包括賓館名稱、房號、住宿時間、房間價格、地址及聯(lián)系電話等主要信息。

5.取得的原始憑證不符合上述基本要求，出現(xiàn)以下情況一律不予報銷：

A、發(fā)票或收款憑證有涂改、挖補或模糊不清；

B、購物發(fā)票與驗收單在數(shù)量、金額上不相符；

C、發(fā)票或收款憑證的收款項目與收款單位經(jīng)營范圍不相符；

D、發(fā)票或收款憑證屬過期停用或偽造的；

E、套開票、連號票一律不予報銷；

F、其他未符合合法原始憑證基本要求的不予報銷；

G、以合法票據(jù)抵付不合法票據(jù)不予報銷。

6.粘貼：

A、請將報銷的發(fā)票、附件整潔、平整、規(guī)范，以左上角為準(zhǔn)，發(fā)票正面朝上，向右、向下厚度均勻的粘貼在空白的裁剪好的A4紙上，然后將報銷單封面與粘貼單粘貼左側(cè)部分。

B、粘貼的票據(jù)不得超出報銷單所覆蓋的范圍，超出部分需裁減或折疊整齊。

C、票據(jù)粘貼只許用膠水，不得使用訂書釘、別針和回旋針。單據(jù)粘貼應(yīng)當(dāng)整齊、牢固。

D、發(fā)票粘貼順序與報銷單填寫順序、發(fā)票與說明應(yīng)保持一致。

銷售中心

關(guān)于規(guī)范銷售中心費用報銷的通知 [篇2]

簽發(fā)：

項目部全體人員：

根據(jù)公司轉(zhuǎn)發(fā)局財務(wù)部 [2017]117號《關(guān)于加強業(yè)務(wù)招待費管理工作的通知》文件的要求，為了進一步加強項目管理，嚴(yán)肅財經(jīng)紀(jì)律，更好地控制好各項成本費用的支出，經(jīng)項目班子會議商討決定，現(xiàn)對費用報銷管理規(guī)范如下，請全體人員遵照執(zhí)行！

壹．業(yè)務(wù)招待費

1、該費用主要包括餐費（食品、水果）、煙、酒、茶等。

2、嚴(yán)格按照文件要求執(zhí)行，業(yè)務(wù)招待活動必須“先審后辦，超標(biāo)待審”，所有業(yè)務(wù)招待活動未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自安排。負(fù)責(zé)接待的部門或個人應(yīng)嚴(yán)格履行審批程序，事前提出接待活動安排申請和費用預(yù)算，實行一事一報。

3、如需業(yè)務(wù)招待餐飲活動需提前跟班子成員匯報并安排在我項目部定點飯店，其他飯店請取得發(fā)票在3天內(nèi)報領(lǐng)導(dǎo)并于發(fā)票上簽字，在規(guī)定的時間內(nèi)報銷。

4、涉及禮品贈送的，須報項目經(jīng)理審批，由辦公室統(tǒng)一經(jīng)辦。

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5、原則上取消日常業(yè)務(wù)招待用煙，如出外辦事確定需要，提前報分管領(lǐng)導(dǎo)審批（成條需項目經(jīng)理審批），由辦公室統(tǒng)一進行采購和發(fā)放。

貳．辦公用品、日用品、勞保用品等

1、主要包括辦公用紙、筆墨、打印機、辦公桌椅、文件柜、桶裝水、生活雜物及物品、工作服裝等。上述物品由辦公室統(tǒng)一采購和發(fā)放，并做好辦公用品領(lǐng)用登記工作。需要人先寫出書面申請，經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后交給辦公室進行采購，辦公室在收到申請后安排時間辦理。辦公室進行報銷時，要向財務(wù)部門提供與發(fā)票內(nèi)容相符的采購申請批準(zhǔn)單。

2、電話通訊費已經(jīng)實行包干使用，不再報銷。

3、勞保用品須有安保部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，安保部負(fù)責(zé)做好項目部人員和施工隊人員領(lǐng)用登記相關(guān)臺賬后，準(zhǔn)許發(fā)放。

4、單價大于500小于2000的辦公用品，須有低值易耗品的驗收單和領(lǐng)用單。

叁．差旅交通費、車輛維修保養(yǎng)費和汽油費

1、交通費，原則上上海地區(qū)的出租車車票不得報銷。員工因公外出辦事，在上海市內(nèi)的，原則上由辦公室安排車輛接送，確定安排不了時，如緊急事件經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，才可以乘座出租車輛。

2、其中的士費發(fā)票不得出現(xiàn)連票。夜間的士發(fā)票，原則上不給予報銷，如有特殊情況請說明。

3、外來人員的住宿費用由辦公室統(tǒng)一辦理及報銷，項目部其他人員禁止報銷上海市的住宿費用。

4、現(xiàn)項目部兩部車均有辦公室統(tǒng)一購買的充值油卡各一張，無特殊情況，其他汽油費發(fā)票不再予以報銷。

5、車輛維修保養(yǎng)費，發(fā)票上必須有明細(xì)呈現(xiàn)，且按照單車單機的原則核算，單據(jù)分開粘貼，分開報銷。

肆．職工福利費

1、食堂伙食費

項目部安排專人進行買菜，采購員當(dāng)天要將經(jīng)炊事員簽字確認(rèn)后的采購清單交給辦公室負(fù)責(zé)人審核，辦公室負(fù)責(zé)人要對價格合理性審核，看看是否存在比市場價高的情況等等，經(jīng)核實無誤后簽字確認(rèn)。月末報銷時，報銷人要向財務(wù)部門提供當(dāng)月的采購清單。（鑒于目前特殊情況，此費用暫按本條執(zhí)行）。

2、探親路程費已經(jīng)實行包干使用，不再報銷。

3、水電、燃?xì)赓M：由辦公室通知，各宿舍室長負(fù)責(zé)安排人員及時取得相關(guān)發(fā)票，再由辦公室統(tǒng)一繳費。

伍．報銷發(fā)票的相關(guān)要求和規(guī)定

1、發(fā)票抬頭統(tǒng)一開具：“中鐵十局集團有限公司”或“中鐵十局”。 2、發(fā)票的內(nèi)容必須要填寫物品的詳細(xì)名稱、單價和數(shù)量，計量單位要填寫標(biāo)準(zhǔn)計量單位。因采購的物品樣式比較多確實不能在發(fā)票上一一寫明的，應(yīng)附銷售方提供的詳細(xì)清單。對報銷人提供的內(nèi)容為商品一批、辦公用品一批、日用品一批、食品一批、汽車保養(yǎng)一次等模糊不清的，并且不能提供有效明細(xì)清單的發(fā)票不予以報銷。

3、報銷人提供的發(fā)票，其發(fā)票內(nèi)容與實際經(jīng)濟事項必須要一致。報銷應(yīng)遵循誰經(jīng)手誰報銷的原則，一般4、發(fā)票主要包括在購銷商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，取得的由稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制的發(fā)票，以及情況下不得由他人代報。經(jīng)辦人要對發(fā)票的真實性負(fù)責(zé)。 由財政部門監(jiān)制的國家機關(guān)、事業(yè)單位或社會團體提供的收費票據(jù)和軍隊等其他收費票據(jù)。資金往來結(jié)算收據(jù)僅作為收款單位向付款單位或個人出具的收到款項的憑證，不得作為報銷憑證。

5、定額發(fā)票：有蓋發(fā)票專用章方有效，除停車費、快遞費發(fā)票以外，其他定額發(fā)票必須注明用途。

6、發(fā)票上收款單位名稱與發(fā)票專用章上的名稱必須吻合，如不吻合，認(rèn)定為假發(fā)票。

陸．費用報銷的流程和報銷時間規(guī)定

1、報銷流程：填好粘貼單—→部門負(fù)責(zé)人核對簽字—→財務(wù)部出納審核、負(fù)責(zé)人簽字—→項目經(jīng)理審批和簽字—→交至財務(wù)部出納辦理支付手續(xù)—→實際領(lǐng)款人簽字（請報銷人收到款項后自覺到財務(wù)部簽字，否則下次報銷支付時間將相對延后）

2、實行“多次報銷單次付款制”，即由原來的周末時間報銷改為款的時間由財務(wù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排，報銷金額小于500的一般情況下于兩天內(nèi)使用現(xiàn)金支付。原則上本周發(fā)生的費用要在本周報銷完畢，發(fā)票報銷的有效期為15天（以發(fā)票日期為準(zhǔn)）。如實在不能在規(guī)定的時間內(nèi)報銷，請說明和登記情況；如發(fā)票過15天期限，又未說明情況的，則不再予以報銷。

柒．其他

1、次月10號前財務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)計上月個人報銷費用情況，并就較大影響到日常成本的事項作出分析。

2、截止6月5日，清理5月31日之前所有的報銷，以發(fā)票日期為準(zhǔn)，如有特殊情況請?zhí)崆罢f明，過后3、由于特殊情況未取得正規(guī)發(fā)票，可先由銷售單位開具收款收據(jù)及清單，再做以下處理：①、金額較小在兩千元以下（含兩千）的，可另行找可開具相關(guān)發(fā)票的機構(gòu)開具發(fā)票，按報銷程序報銷。②、金額較大在兩千元以上（不含兩千）的，將相關(guān)業(yè)務(wù)事項列表注明各詳細(xì)，交至財務(wù)部，由財務(wù)部與項目經(jīng)理等領(lǐng)導(dǎo)班子商量后再做處理。

4、本通知由財務(wù)部、辦公室負(fù)責(zé)解釋。

5、本通知自2017年6月1日起執(zhí)行。

中鐵十局集團有限公司 不再補報。 金橋物流單元廠區(qū)工程項目經(jīng)理部 2017年5月30日

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