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醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與思考
醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前，醫(yī)療改革日益深化，檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。本文結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作實際，通過調(diào)查了解醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，提出了一些思考，旨在對于醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展起到一定的促進作用。
一、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀堪憂
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料。
隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視。盡管如此，醫(yī)院檔案管理工作仍存在諸多問題，無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)。
1、檔案管理制度不完善、事倍功半
通過走訪，了解到大部分醫(yī)院對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求或統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進行管理時，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。有的醫(yī)院沒有把檔案工作納入目標(biāo)管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全，出現(xiàn)問題的時候束手無策。
2、檔案意識不強，檔案利用率較低
大多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只注重醫(yī)院醫(yī)療建設(shè)和經(jīng)濟效益。對檔案管理方面的認識較淡薄，認為檔案工作可有可無，而忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子變換頻繁，只抓眼前醫(yī)療工作而忽視了對醫(yī)院長遠發(fā)展有利的檔案管理工作。造成醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。
3、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高
在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識面較窄、學(xué)歷偏低，有的是兼職人員，甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過來的，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
4、檔案管理分工不明，多頭管理
由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，檔案管理類別不明，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、x線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會計檔案、醫(yī)療卡盟http://m.emrowgh.com轉(zhuǎn)zeow設(shè)備檔案等都分屬各個科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。
5、檔案管理設(shè)施不全，檔案現(xiàn)代化管理水平不高
隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負擔(dān)。但目前大部分醫(yī)院存在著檔案庫房不夠規(guī)范，檔案管理設(shè)施不全，檔案設(shè)備比較陳舊、管理技術(shù)落后等問題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。
二、改進醫(yī)院檔案管理工作的思考
1、加強領(lǐng)導(dǎo)，增強檔案意識
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現(xiàn)科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展;要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。
2、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為
檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使檔案工作的每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。
3、加強檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)
提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能的人才，同時加強對現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或聘請專家講學(xué)，或派出人員參加學(xué)習(xí)班、學(xué)位班。鼓勵自學(xué)，把學(xué)習(xí)情況與人員的晉升、聘任掛鉤。
4、解放思想，更新觀念，提高檔案開發(fā)利用率
檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務(wù)為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù)的效益，要從被動坐等上門的服務(wù)方式，逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑。
5、適當(dāng)投入，強化檔案室的硬件建設(shè)
根據(jù)醫(yī)院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫(yī)院，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強各部門之間、院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。
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綜上所述，做好新時期醫(yī)院檔案管理工作要從多方面下功夫，不僅檔案收集要全，檔案保管上要嚴，檔案利用上更要做到使利用者滿意，以促進醫(yī)院平穩(wěn)快速健康可持續(xù)發(fā)展。
對醫(yī)院基建檔案管理工作的思考2017-05-12 06:02 | #2樓
作為醫(yī)院基本建設(shè)的真實記錄和反映，醫(yī)院基建檔案對醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展具有重要意義，是醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展的重要參考依據(jù)。做好醫(yī)院基建檔案管理工作為醫(yī)院的后續(xù)建設(shè)、維修、改建和擴建提供重要的參考依據(jù)，為醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)提供了重要的發(fā)展基石。
一、醫(yī)院基建檔案的重要意義
（一）基建項目基由基建檔案得以真實反映
在醫(yī)院的發(fā)展過程中，其基本建設(shè)項目在建設(shè)時期，會形成具有保存價值的文字、圖表、以及聲像材料等，這些材料是醫(yī)院工程建設(shè)活動的真實記錄，是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的一手資料。期刊中心采編網(wǎng)本文記錄醫(yī)院基建檔案將醫(yī)院基本建設(shè)項目真實反映出來，通過基建檔案，醫(yī)院管理部門可以清晰地了解到醫(yī)院在各個階段和時期的基本建設(shè)情況，以及其發(fā)展歷程，為后續(xù)醫(yī)院建設(shè)的規(guī)劃和管理提供重要的參考依據(jù)，是醫(yī)院基本建設(shè)發(fā)展的重要基石。[1]
（二）醫(yī)院基建檔案是為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供依據(jù)
醫(yī)院基建檔案在醫(yī)院的發(fā)展中具有重要的現(xiàn)實意義。在醫(yī)院建設(shè)中，完整全面的基建檔案尤其是在醫(yī)院基建過程中形成的圖紙檔案對醫(yī)院建設(shè)的發(fā)展、維修、改建和擴建等工作的開展都有重要的作用，為醫(yī)院建設(shè)的發(fā)展、維修、改建和擴建等工作提供重要的參考信息。如我院在放射機房改建過程中，由于放射機房的改建一方面對土木建筑工程的要求較高，另一方面對機房的放射防護要求也較高，而相關(guān)的基建檔案為機房改建提供重要的參考依據(jù)，對機房的放射防護以及加固改建都起到重要的參考作用。[2]
二、醫(yī)院基建檔案的特點
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基本建設(shè)歷史和現(xiàn)狀的直接反應(yīng)，統(tǒng)籌于醫(yī)院建設(shè)的規(guī)劃、建設(shè)和管理工作。作為醫(yī)院管理工作的一部分，醫(yī)院基建檔案管理具有特殊性顯著、技術(shù)性強、多套制和經(jīng)濟性高的特點。[1]
（一）檔案管理求較高
醫(yī)院基建檔案是對醫(yī)院基本建歷史與現(xiàn)狀的真實記錄。期刊中心采編網(wǎng)本文記錄與其他檔案不同的是，醫(yī)院基建檔案的文件主要涉及醫(yī)院建筑物、構(gòu)筑物、地下與地上管線等建設(shè)和管理過程中產(chǎn)生的文件。文件形式多樣，除圖表、圖紙外，還有各種建筑技術(shù)的文字資料。由于檔案記錄形式不一，數(shù)據(jù)復(fù)雜，給醫(yī)院基建檔案管理帶來諸多不便。再加上醫(yī)院基本建設(shè)過程復(fù)雜，且工期較長，這也使得醫(yī)院基建檔案管理增加了難度。鑒于此，要做好醫(yī)院基建檔案管理就對檔案管理者提出了較高的要求。[3]
（二）技術(shù)性強
由于醫(yī)院基本建設(shè)中涉及建筑學(xué)以及其他學(xué)科的諸多專業(yè)知識，因而使基建檔案顯現(xiàn)出較強的技術(shù)性和專業(yè)性。但目前醫(yī)院基建檔案管理工作者里面少有基建所涉及的專業(yè)人才，很多檔案管理者對檔案不了解，使得檔案在記錄、管理、分類和歸檔中出現(xiàn)諸多問題。
（三）多套制
一項基建工程檔案一般包括可行性研究任務(wù)書、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、建設(shè)文件、工程管理文件、施工圖紙、竣工圖紙等內(nèi)容。而參與基本建設(shè)的部門在基本建設(shè)中都起到不同的作用，每個部門都需要對基建檔案進行保存，以便工作的開展，所以針對諸多參與基建工程的部門都需要備案，采取了多套基建檔案保存的方式。
三、期刊中心采編網(wǎng)本文記錄醫(yī)院基建檔案管理中的問題
（一）檔案管理機制不健全
目前由于醫(yī)院對基本建設(shè)檔案管理缺乏足夠的重視，檔案管理機制不健全，缺乏嚴格的約束和調(diào)控機制。再加上檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，對檔案管理敷衍了事，往往造成檔案資料不全，檔案內(nèi)容不詳實，甚至造成許多重要的證件和圖紙的缺失，為醫(yī)院基本建設(shè)帶來巨大的損失。[4]
（二）檔案管理與建設(shè)落后
雖然計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷應(yīng)用與檔案管理中，但是由于很多醫(yī)院對基建檔案管理缺乏足夠的重視，致使在醫(yī)院基建檔案管理中，這方面的技術(shù)缺乏，同時檔案管理人員知識陳舊、管理手段單一、管理設(shè)備老化，使醫(yī)院基建檔案管理與建設(shè)遠遠落后與其他建設(shè)，制約了醫(yī)院基建檔案現(xiàn)代化發(fā)展。
（三）檔案管理量質(zhì)低
檔案管理的質(zhì)量是檔案管理人員綜合素質(zhì)的直接體現(xiàn)。期刊中心采編網(wǎng)本文記錄但目前醫(yī)院基建檔案管理人員由于知識單一，知識水平較低，專業(yè)能力較弱，導(dǎo)致醫(yī)院基本建設(shè)中的文件在采集、整理、編制、歸檔中存在很多問題，使醫(yī)院基建檔案管理質(zhì)量低下。
（四）檔案查閱不便
由于醫(yī)院基建檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)與知識水平總體較低，導(dǎo)致很多檔案分類、整理不當(dāng)，資料不系統(tǒng)、不完整，資料不規(guī)范，而一旦需要檔案資料時，對其查閱相當(dāng)困難，給檔案使用者帶來極大的不便。
四、完善醫(yī)院基建檔案管理的措施
（一）提高檔案質(zhì)量
在收集檔案材料過程中嚴把質(zhì)量關(guān)，要求參與工程建設(shè)部門的工程建設(shè)的檔案必需完整準(zhǔn)確，對所有工程建設(shè)中形成的有效資料都要嚴格按照《城建檔案歸檔條例》及《醫(yī)院檔案歸檔條例》進行系統(tǒng)整理，從而從源頭把好檔案材料的質(zhì)量，為基本建設(shè)部門提供高質(zhì)量的一手資料。[2]
（二）完善檔案歸檔和管理制度
基建檔案管理要做好，就要好的管理方法來約束。期刊中心采編網(wǎng)本文記錄由于醫(yī)院基本建設(shè)中形成的記錄、材料的累積和檔案的歸檔在基建檔案管理中占據(jù)重要位置，是醫(yī)院基建管理的核心環(huán)節(jié)，其管理應(yīng)和基本建設(shè)規(guī)劃和部門管理放在同等重要的位置上，將基建檔案管理責(zé)任落實到具體的工作人員身上，要確�；n案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。在基建檔案管理中應(yīng)將工程項目與檔案管理統(tǒng)籌起來，使之同步進行，將基本建設(shè)與檔案形成、累積、審定相協(xié)調(diào)，使工程建設(shè)的竣工和基建檔案的驗收一致，驗收合格方可移交檔案室，檔案室要對竣工圖紙等材料復(fù)制一份，同時還需光盤圖紙。[5]
（三）提高檔案管理科學(xué)水平
醫(yī)院基建檔案管理中最核心的是對人的管理，首先要針對檔案人員進行專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平及職業(yè)道德素養(yǎng)，使其在檔案管理具體事務(wù)中熟練運用各種技能對檔案進行整理歸檔，對檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)嚴格把控，確實擔(dān)當(dāng)起檔案管理的重擔(dān)，提高檔案服務(wù)水平。其次，醫(yī)院基建部門要確實擔(dān)起職責(zé)，認真對待基建各項工作的檔案，實行制度管理和統(tǒng)一管理。在此，要完善檔案管理的各項機制，使檔案管理有嚴格的制度約束，從而提高檔案管理的科學(xué)水平。
（四）實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，該技術(shù)已應(yīng)用到社會的各個領(lǐng)域。期刊中心采編網(wǎng)本文記錄目前醫(yī)院檔案管理設(shè)備陳舊、管理手段老化，針對這一問題，醫(yī)院管理部門應(yīng)重視醫(yī)院基建檔案管理工作，加大對基建檔案管理投入，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，為檔案使用者在查閱時大開方便之門。
五、結(jié)語
基建檔案作為醫(yī)院基本建設(shè)的真實記錄和反映，是醫(yī)院工程建設(shè)項目的重要組成部分，為醫(yī)院的后續(xù)建設(shè)、維修、改建和擴建提供重要的參考依據(jù)，為醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)提供了重要的發(fā)展基石。在醫(yī)院基建檔案工作中，要注意把握好檔案的完整、全面、系統(tǒng)和準(zhǔn)確，使基建檔案在為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)過程中充分發(fā)揮其重要的參考價值。
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